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[摘 要]机关档案室开放服务是指机关档案室向档案原形成机关以外的其他机关以及个人利用者提供档案信息，允许通过一定的手续利用档案，从而满足社会利用需求的工作。
[关键词]机关档案室；开放服务；必要性；可行性
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）36-0329-01
人类自从进入了信息时代，对信息的需求从来都没有停止过，而且随着民主进程的加快，人们对信息的需求更加强烈。长期以来，档案馆作为社会记忆的存储机构，向公众提供开放服务已经成为其承担的主要功能。而机关档案室作为机关工作的重要组成部分，其工作重心一直被定为在为本机关服务上。随着政府信息公开力度的加大，机关档案室的开放服务渐渐进入人们的视线。机关档案室被历史地提上议事日程，深刻认识机关档案室开放服务的必要性和可行性是很有意义的。
一、机关档案室开放服务的必要性分析
当今社会，政府信息公开已经成为一种无法抵挡的时代潮流。作为机关信息资源丰富的档案室，向公众开放已经是大势所趋，现将其必要性分析如下：
1、机关档案室开放服务是加快民主进程、提高政府透明执政水平的需要。随着时代的发展和社会的进步，民主意识逐渐被提上日程，人们对政府信息需求量逐渐加大。机关档案室保存着海量的机关政务信息，具有较强的真实性、完整性和系统性。自机关档案室成立以来，它对内服务的业务相对成熟，社会要求其承担开放服务的任务却一直没有得到高度重视。近年来，社会公众要求知情权与信息权的呼声越来越高，这在一定程度上促使机关档案室开放不得不对广大公众开放，而不能像过去一样仅仅将视角定位在为本机关服务上。在相关的法律法规的引导下，将机关档案室保存的不涉及国家机密、不损害国家安全和人民利益的档案信息开放，有利于公民知情权的实现，有利于民主进程的加快。
2、機关档案室开放服务是弥补档案馆开放利用不足、满足广大公众查考利用的需要。长期以来，档案馆以其档案资源丰富、设施优越、服务良好等优势，成为承担社会利用档案需求的“主力军”。事实上，档案馆开放的档案对于历史研究的需求是得到了满足，而对于现实的查考利用需求却没有得到很好的满足。档案馆开放利用服务存在着两点不足：（1）根据《中华人民共和国档案法》的规定，档案馆馆藏的档案一般自形成之日起满30年才能对社会开放，即便开放期少于30年的档案，仍然满足不了公众现实的利用需求；（2）依据现行条文规定，县级和省市级机关档案移交入馆要在10年或20年以后，公众想要及时查考利用这些档案显然是不可能的。虽然一些地区的档案馆开创性地建立起现行文件利用中心，由于现行文件利用中心提供的档案信息并不完整的、不全面的，且对于文件的来龙去脉没有解释权，因此最终还是把目光转向了机关档案室。
3、机关档案室开放服务是缓解社会信息生态失衡、满足用户需求的需要。随着社会信息化的深入以及生态学在各个学科的渗透，信息生态学应运而生。信息生态学的诞生，将人类社会的信息活动及其构成要素看作是一个统一的不可分割的整体。当今人类对信息的依赖程度越来越高，需求量越来越大。而信息在以级数倍增长的同时，人们获取有效信息的渠道却并不通畅。信息生态失衡成为信息社会中的一个显著特点。长久以来，大量有价值的信息都掌握在政府手中，而政府信息对外开放的力度较小，尤其是与群众生活息息相关的政府机关掌握的信息更是鲜有开放。公众逐渐增大的需求与拥有大量信息的机关档案室不愿开放形成日益尖锐的矛盾，显然当今社会的信息供需严重失衡。从社会信息成本角度来看，社会公众花费大量的人力、物力以期获取所需信息，却因为没有有效的渠道往往徒劳无功；而政府坐拥大量信息却不及时开放为公众提供利用，这造成社会资源的极大浪费。实际上，机关档案室作为机关信息的集中地，十分熟悉本机关所形成的信息，由其提供开放服务具有先天的优势。因此机关档案室的开放服务可立足于整个社会信息生态系统，对公众的信息需求进行宏观思考与分析，对所掌握信息合理规划和开发利用，在一定程度上能够缓解信息生态平衡，降低社会成本。
二、机关档案室开放服务的可行性分析
机关档案室开放服务是顺应时代的要求，是当前政府信息公开和构筑和谐社会的需要。对于政府机关档案室来说，这是扩大服务范围、推行利民服务的契机。就其能力来说，推行机关档案室开放服务是切实可行的。
1、档案学基本理论为机关档案室开放服务提供了理论依据。机关档案室进行开放服务的本质原因在于社会对其室藏档案的利用需求。首先，机关档案室的室藏档案具有双重价值。根据文件生命周期理论和档案双重价值理论，室藏档案是属于半现行阶段的文件。随着时间的推移，档案室档案第一价值逐渐衰退，第二价值日益凸现。此时机关档案室承担着提供本机关利用和向社会开放的双重任务，因而把这部分档案简单地滞留在机关档案室或者局限于档案馆都是不科学的。很显然，机关档案室作为最佳保管机构不能仅仅停留在为本机关各项活动提供服务上，还应该分析社会的需求，大力开发档案信息资源，向社会提供开放服务。其次，来源原则为机关档案室开放服务提供又一个理论依据。来源原则尊重来源，尊重全宗的完整性和尊重全宗内原始的整理体系。因此根据来源原则，由本机关整理出来的档案能够保证档案与形成者之间的有机联系，维护档案的真实性与完整性。出于本机关自身利益的考虑，政府机关不可能向档案馆移交完整的档案，这样很容易破坏档案的完整性，从而无法满足利用者的需要。而且档案室向档案馆移交周期较长，不能使求快的利用者满意。因而由机关档案室提供开放服务可以满足利用者求快、求全、求准的需要。
2、《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）等相关法律法规为机关档案室开放服务提供了法律依据。其中《档案法》第二十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织以公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”可见，机关档案室开放服务是有法可依的。除此之外，随着政府信息公开条例的实施，公众信息权利又被重新提出，公众拥有根据自己的需要获取信息的权利。而政府机关具有公共资源的配置权，其室藏档案关乎公众民生，公众对其需求是十分迫切的。因此公众要求获取机关档案室所保存的信息也是合法合理的。虽然这些法律法规对于机关档案室开放没有具体可操作性的规定，但是我们仍然可以做出这样的结论，公民可以利用机关档案室所保存的档案，机关档案室提供开放服务是很有必要的。
3、机关档案室向社会开放在实践方面才刚刚起步。随着政府信息公开步伐的加快，人们更要求政务信息的连续性、系统性和专题性。在这种背景下，机关档案室的职能开始转变，逐渐开始扩大其服务范围，走向为广大公众服务的新领域。机关档案室的对外开放服务是顺应民意、符合形势的明智举动。随着政府信息公开观念的深入人心，国家各部委也纷纷制定出广大公众利用政务信息的相关规定。在政府信息公开环境下，其借阅处作为档案开放服务的窗口，为其他机关档案室开放服务提供了重要的借鉴和指导作用。伴随着政府信息公开理念渗透到社会各个领域，机关档案室的开放服务必将走向更深层次的发展。
参考文献
[1] 吴文革，构建档案开放的系统体系[J]，档案学通讯，2003，2.
[2] 胡燕，试论档案学基础理论对机关档案室开放服务的指导意义[J]，档案与建设，2004，2.
[关键词]机关档案室；开放服务；必要性；可行性
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）36-0329-01
人类自从进入了信息时代，对信息的需求从来都没有停止过，而且随着民主进程的加快，人们对信息的需求更加强烈。长期以来，档案馆作为社会记忆的存储机构，向公众提供开放服务已经成为其承担的主要功能。而机关档案室作为机关工作的重要组成部分，其工作重心一直被定为在为本机关服务上。随着政府信息公开力度的加大，机关档案室的开放服务渐渐进入人们的视线。机关档案室被历史地提上议事日程，深刻认识机关档案室开放服务的必要性和可行性是很有意义的。
一、机关档案室开放服务的必要性分析
当今社会，政府信息公开已经成为一种无法抵挡的时代潮流。作为机关信息资源丰富的档案室，向公众开放已经是大势所趋，现将其必要性分析如下：
1、机关档案室开放服务是加快民主进程、提高政府透明执政水平的需要。随着时代的发展和社会的进步，民主意识逐渐被提上日程，人们对政府信息需求量逐渐加大。机关档案室保存着海量的机关政务信息，具有较强的真实性、完整性和系统性。自机关档案室成立以来，它对内服务的业务相对成熟，社会要求其承担开放服务的任务却一直没有得到高度重视。近年来，社会公众要求知情权与信息权的呼声越来越高，这在一定程度上促使机关档案室开放不得不对广大公众开放，而不能像过去一样仅仅将视角定位在为本机关服务上。在相关的法律法规的引导下，将机关档案室保存的不涉及国家机密、不损害国家安全和人民利益的档案信息开放，有利于公民知情权的实现，有利于民主进程的加快。
2、機关档案室开放服务是弥补档案馆开放利用不足、满足广大公众查考利用的需要。长期以来，档案馆以其档案资源丰富、设施优越、服务良好等优势，成为承担社会利用档案需求的“主力军”。事实上，档案馆开放的档案对于历史研究的需求是得到了满足，而对于现实的查考利用需求却没有得到很好的满足。档案馆开放利用服务存在着两点不足：（1）根据《中华人民共和国档案法》的规定，档案馆馆藏的档案一般自形成之日起满30年才能对社会开放，即便开放期少于30年的档案，仍然满足不了公众现实的利用需求；（2）依据现行条文规定，县级和省市级机关档案移交入馆要在10年或20年以后，公众想要及时查考利用这些档案显然是不可能的。虽然一些地区的档案馆开创性地建立起现行文件利用中心，由于现行文件利用中心提供的档案信息并不完整的、不全面的，且对于文件的来龙去脉没有解释权，因此最终还是把目光转向了机关档案室。
3、机关档案室开放服务是缓解社会信息生态失衡、满足用户需求的需要。随着社会信息化的深入以及生态学在各个学科的渗透，信息生态学应运而生。信息生态学的诞生，将人类社会的信息活动及其构成要素看作是一个统一的不可分割的整体。当今人类对信息的依赖程度越来越高，需求量越来越大。而信息在以级数倍增长的同时，人们获取有效信息的渠道却并不通畅。信息生态失衡成为信息社会中的一个显著特点。长久以来，大量有价值的信息都掌握在政府手中，而政府信息对外开放的力度较小，尤其是与群众生活息息相关的政府机关掌握的信息更是鲜有开放。公众逐渐增大的需求与拥有大量信息的机关档案室不愿开放形成日益尖锐的矛盾，显然当今社会的信息供需严重失衡。从社会信息成本角度来看，社会公众花费大量的人力、物力以期获取所需信息，却因为没有有效的渠道往往徒劳无功；而政府坐拥大量信息却不及时开放为公众提供利用，这造成社会资源的极大浪费。实际上，机关档案室作为机关信息的集中地，十分熟悉本机关所形成的信息，由其提供开放服务具有先天的优势。因此机关档案室的开放服务可立足于整个社会信息生态系统，对公众的信息需求进行宏观思考与分析，对所掌握信息合理规划和开发利用，在一定程度上能够缓解信息生态平衡，降低社会成本。
二、机关档案室开放服务的可行性分析
机关档案室开放服务是顺应时代的要求，是当前政府信息公开和构筑和谐社会的需要。对于政府机关档案室来说，这是扩大服务范围、推行利民服务的契机。就其能力来说，推行机关档案室开放服务是切实可行的。
1、档案学基本理论为机关档案室开放服务提供了理论依据。机关档案室进行开放服务的本质原因在于社会对其室藏档案的利用需求。首先，机关档案室的室藏档案具有双重价值。根据文件生命周期理论和档案双重价值理论，室藏档案是属于半现行阶段的文件。随着时间的推移，档案室档案第一价值逐渐衰退，第二价值日益凸现。此时机关档案室承担着提供本机关利用和向社会开放的双重任务，因而把这部分档案简单地滞留在机关档案室或者局限于档案馆都是不科学的。很显然，机关档案室作为最佳保管机构不能仅仅停留在为本机关各项活动提供服务上，还应该分析社会的需求，大力开发档案信息资源，向社会提供开放服务。其次，来源原则为机关档案室开放服务提供又一个理论依据。来源原则尊重来源，尊重全宗的完整性和尊重全宗内原始的整理体系。因此根据来源原则，由本机关整理出来的档案能够保证档案与形成者之间的有机联系，维护档案的真实性与完整性。出于本机关自身利益的考虑，政府机关不可能向档案馆移交完整的档案，这样很容易破坏档案的完整性，从而无法满足利用者的需要。而且档案室向档案馆移交周期较长，不能使求快的利用者满意。因而由机关档案室提供开放服务可以满足利用者求快、求全、求准的需要。
2、《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）等相关法律法规为机关档案室开放服务提供了法律依据。其中《档案法》第二十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织以公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”可见，机关档案室开放服务是有法可依的。除此之外，随着政府信息公开条例的实施，公众信息权利又被重新提出，公众拥有根据自己的需要获取信息的权利。而政府机关具有公共资源的配置权，其室藏档案关乎公众民生，公众对其需求是十分迫切的。因此公众要求获取机关档案室所保存的信息也是合法合理的。虽然这些法律法规对于机关档案室开放没有具体可操作性的规定，但是我们仍然可以做出这样的结论，公民可以利用机关档案室所保存的档案，机关档案室提供开放服务是很有必要的。
3、机关档案室向社会开放在实践方面才刚刚起步。随着政府信息公开步伐的加快，人们更要求政务信息的连续性、系统性和专题性。在这种背景下，机关档案室的职能开始转变，逐渐开始扩大其服务范围，走向为广大公众服务的新领域。机关档案室的对外开放服务是顺应民意、符合形势的明智举动。随着政府信息公开观念的深入人心，国家各部委也纷纷制定出广大公众利用政务信息的相关规定。在政府信息公开环境下，其借阅处作为档案开放服务的窗口，为其他机关档案室开放服务提供了重要的借鉴和指导作用。伴随着政府信息公开理念渗透到社会各个领域，机关档案室的开放服务必将走向更深层次的发展。
参考文献
[1] 吴文革，构建档案开放的系统体系[J]，档案学通讯，2003，2.
[2] 胡燕，试论档案学基础理论对机关档案室开放服务的指导意义[J]，档案与建设，2004，2.