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一、企业集团公司实施资金监控的意义
(一)资金管理是企业集团的生命线
对企业集团公司来说,资金作为连接母子公司最重要的纽带,发挥着极其重要的作用,控制管理好资金就等于把握住了企业的生命线。实现资金均衡、有效、顺畅的流动是企业集团生存和发展的基础。企业集团应重视资金的管理,以资金为链条,将企业内部各层次、各部门的管理对象和业务职能紧密地联系在一起,以系统科学的观点保证集团公司实现资金管理整体效果的最优化。
(二)企业集团实施资金监控的必要性
我国企业集团大多采用多级法人制,地域分布广、组织层次复杂,管理链条过长。在这种环境下难以有效地监控集团分公司的经营活动,尤其是资金运作。具体表现为因资金分散导致资金利润率降低,因资金管理失控影响公司信誉,因分公司长期占用资金导致应收账款难以收回,由于分公司拥有资金量较大造成其独立思想较强。其结果一方面会影响到集团公司的资金运用效率,造成资金周转速度降低,另一方面还会容易出现在资金使用上的舞弊和浪费现象。因此,如何实施对分公司的资金监控,是集团总公司财务管理的一个重要课题。
二、分公司资金管理的现状
(一)财务机构简单,财务人员少
很多分公司没有专门设立财会机构,即使设立也非常简单,配备的财会人员也比较少,一个会计岗位,一个出纳岗位。
(二)财会人员专业水平低,专业素质差
很多企业对分公司财会工作重视不够,对所配备的财会人员在素质上、业务水平上都降低了要求。
(三)财务审批手续简化,监督控制力度弱
在总公司,财务审批一般要经过多个审批环节。在分公司,往往简化为会计审核,分公司负责人审批这样两个环节。
(四)资金使用的计划性差,随意性强
多头开户的现象比较普遍,以致资金失控,沉淀严重。在资金使用上,往往没有计划,或者有计划也不严格执行,主要是由分公司负责人决定如何使用。
(五)销售货款回收后容易被滞留或挪用
分公司大多承担销售任务,很多分公司收到销售货款后要在分公司银行帐户上滞留一段时间,有的甚至被分公司坐支,挪做它用。
(六)虚报需求,少报收入
在申请拨款时虚报需求,在统计回收货款时,少报收入,以保证本单位有充裕的资金可用。
三、“收支两条线”的理论
“收支两条线”是指国家机关、事业单位、社会团体及其他组织,将按照国家有关规定依法取得的政府非税收入全额缴入国库或者财政专户,支出通过财政部门编制预算进行统筹安排,资金通过国库或财政专户收缴和拨付的管理制度。“收支两条线”可以有效地避免对收入的截留和坐支,也可以有效地按预算控制支出,避免浪费。企业集团作为追求价值最大化的营利组织,实施“收支两条线”的目的是以此为切入点,构建企业财务管理体系中内部控制系统,对集团范围内的现金进行集中管理,要将全部收入上缴总公司,分公司所需资金由总公司按预先制定的资金计划拨付。减少现金持有成本,加速资金周转,提高资金使用效率,通过高效的价值化管理来提高企业效益。企业集团实行“收支两条线”,可以较好地克服分公司资金使用的随意性,通过集团公司财务部门对资金预算的制定和执行的控制,有效地实现对分公司资金的良好监控。
四、实施“收支两条线”的具体方法
(一)建立预算制度,加强资金预算管理
建立资金预算制度是实行“收支两条线”的重要内容。每个月的月末前企业要做好下个月的资金预算。分公司先行编制草案并向总公司财务部门申报,由总公司财务部门根据资金情况进行平衡,统一确定标准,最后报总公司审批。分公司要严格执行已批准资金预算,有特殊情况需要调整预算的,要通过预算变更的程序进行调整。总公司对资金预算要实行归口管理,提高预算编制的科学性和合理性。
(二)分公司开设两个银行帐户
在实行收支两条线过程中,及时、高效地划拨资金,在清理原有银行账户的基础上,确定各分公司的银行收款账户和支出账户,对银行帐户的开设、使用和清理实行严格的集中管理。同时公司应就收入户和支出户的使用同银行签定协议,利用银行资源来维持收支两条线管理。银行收款账户用于专门回收货款的帐户,规定所有收入的现金都必须进入收款账户,收款账户资金由集团公司资金管理部门统一管理;另一个是用于分公司日常开支的帐户,所有的货币性支出都必须从支出账户里支付,支出账户里的资金只能根据一定的程序由收入户划拨而来,由分公司按预算项目的进度掌握使用,严禁现金坐支。收款账户通常为在银行开设的一般结算帐户,只进行转帐结算,不提取现金。支出账户为分公司在银行开设的基本帐户,可以用于转帐结算,也可以用于提取现金。
(三)建立资金监督检查制度,实施资金的有效控制
建立对分公司资金状况的监督检查制度,通过总公司定期对分公司资金状况进行检查,对于在分公司滞留的退回保证金、押金、预付款以及各种项目节余资金等要及时清收,避免出现挪用。对于分公司不按规定执行“收支两条线”制度的情况要及时发现,及时上报处理。
(四)建立有关的审计、考核、奖惩制度
资金能否正常全额上缴是收支两条线的“支”能否按照预算实施的关键。总公司通过建立内部考核制度体系,加大对分公司的考核力度,以避免因亏损或应收账款等原因导致资金无法全额上缴情况的发生。同时作为内部审计的重点内容,将“收支两条线”制度的执行情况作为对分公司负责人、财务人员的重要的定期考核项目。对于严格执行“收支两条线”制度的分公司要予以表彰和奖励,反之则予以批评和处罚,对于有关责任人要按公司规章制度给予严肃的处理。这样才能保证制度真正起到控制的作用,保证资金的安全、完整和有效运用。
(五)实行 “收支两条线”全程的信息化管理
开发资金管理信息系统,这是实行“收支两条线”内部准备工作的关键。实行“收支两条线”全程的信息化管理的主要功能包括总公司与分公司之间资金预算的上报及批复、资金收支的上划及拨付,以及总公司与分公司之间关联交易的转账结算等。通过资金管理信息系统开发和运用,加快资金缴拨的效率,消除工作效率因素的制约;通过网上在线操作和现代网络信息技术的支撑,既建立起预算执行的监督管理机制约束违规行为,又保证业务处理的及时性;通过网络在线操作,实现总公司对分公司资金进行实时监控。
(高秀兰,1964年生,河北唐山人,唐山学院经济管理系副教授。研究方向:财务成本管理)
(一)资金管理是企业集团的生命线
对企业集团公司来说,资金作为连接母子公司最重要的纽带,发挥着极其重要的作用,控制管理好资金就等于把握住了企业的生命线。实现资金均衡、有效、顺畅的流动是企业集团生存和发展的基础。企业集团应重视资金的管理,以资金为链条,将企业内部各层次、各部门的管理对象和业务职能紧密地联系在一起,以系统科学的观点保证集团公司实现资金管理整体效果的最优化。
(二)企业集团实施资金监控的必要性
我国企业集团大多采用多级法人制,地域分布广、组织层次复杂,管理链条过长。在这种环境下难以有效地监控集团分公司的经营活动,尤其是资金运作。具体表现为因资金分散导致资金利润率降低,因资金管理失控影响公司信誉,因分公司长期占用资金导致应收账款难以收回,由于分公司拥有资金量较大造成其独立思想较强。其结果一方面会影响到集团公司的资金运用效率,造成资金周转速度降低,另一方面还会容易出现在资金使用上的舞弊和浪费现象。因此,如何实施对分公司的资金监控,是集团总公司财务管理的一个重要课题。
二、分公司资金管理的现状
(一)财务机构简单,财务人员少
很多分公司没有专门设立财会机构,即使设立也非常简单,配备的财会人员也比较少,一个会计岗位,一个出纳岗位。
(二)财会人员专业水平低,专业素质差
很多企业对分公司财会工作重视不够,对所配备的财会人员在素质上、业务水平上都降低了要求。
(三)财务审批手续简化,监督控制力度弱
在总公司,财务审批一般要经过多个审批环节。在分公司,往往简化为会计审核,分公司负责人审批这样两个环节。
(四)资金使用的计划性差,随意性强
多头开户的现象比较普遍,以致资金失控,沉淀严重。在资金使用上,往往没有计划,或者有计划也不严格执行,主要是由分公司负责人决定如何使用。
(五)销售货款回收后容易被滞留或挪用
分公司大多承担销售任务,很多分公司收到销售货款后要在分公司银行帐户上滞留一段时间,有的甚至被分公司坐支,挪做它用。
(六)虚报需求,少报收入
在申请拨款时虚报需求,在统计回收货款时,少报收入,以保证本单位有充裕的资金可用。
三、“收支两条线”的理论
“收支两条线”是指国家机关、事业单位、社会团体及其他组织,将按照国家有关规定依法取得的政府非税收入全额缴入国库或者财政专户,支出通过财政部门编制预算进行统筹安排,资金通过国库或财政专户收缴和拨付的管理制度。“收支两条线”可以有效地避免对收入的截留和坐支,也可以有效地按预算控制支出,避免浪费。企业集团作为追求价值最大化的营利组织,实施“收支两条线”的目的是以此为切入点,构建企业财务管理体系中内部控制系统,对集团范围内的现金进行集中管理,要将全部收入上缴总公司,分公司所需资金由总公司按预先制定的资金计划拨付。减少现金持有成本,加速资金周转,提高资金使用效率,通过高效的价值化管理来提高企业效益。企业集团实行“收支两条线”,可以较好地克服分公司资金使用的随意性,通过集团公司财务部门对资金预算的制定和执行的控制,有效地实现对分公司资金的良好监控。
四、实施“收支两条线”的具体方法
(一)建立预算制度,加强资金预算管理
建立资金预算制度是实行“收支两条线”的重要内容。每个月的月末前企业要做好下个月的资金预算。分公司先行编制草案并向总公司财务部门申报,由总公司财务部门根据资金情况进行平衡,统一确定标准,最后报总公司审批。分公司要严格执行已批准资金预算,有特殊情况需要调整预算的,要通过预算变更的程序进行调整。总公司对资金预算要实行归口管理,提高预算编制的科学性和合理性。
(二)分公司开设两个银行帐户
在实行收支两条线过程中,及时、高效地划拨资金,在清理原有银行账户的基础上,确定各分公司的银行收款账户和支出账户,对银行帐户的开设、使用和清理实行严格的集中管理。同时公司应就收入户和支出户的使用同银行签定协议,利用银行资源来维持收支两条线管理。银行收款账户用于专门回收货款的帐户,规定所有收入的现金都必须进入收款账户,收款账户资金由集团公司资金管理部门统一管理;另一个是用于分公司日常开支的帐户,所有的货币性支出都必须从支出账户里支付,支出账户里的资金只能根据一定的程序由收入户划拨而来,由分公司按预算项目的进度掌握使用,严禁现金坐支。收款账户通常为在银行开设的一般结算帐户,只进行转帐结算,不提取现金。支出账户为分公司在银行开设的基本帐户,可以用于转帐结算,也可以用于提取现金。
(三)建立资金监督检查制度,实施资金的有效控制
建立对分公司资金状况的监督检查制度,通过总公司定期对分公司资金状况进行检查,对于在分公司滞留的退回保证金、押金、预付款以及各种项目节余资金等要及时清收,避免出现挪用。对于分公司不按规定执行“收支两条线”制度的情况要及时发现,及时上报处理。
(四)建立有关的审计、考核、奖惩制度
资金能否正常全额上缴是收支两条线的“支”能否按照预算实施的关键。总公司通过建立内部考核制度体系,加大对分公司的考核力度,以避免因亏损或应收账款等原因导致资金无法全额上缴情况的发生。同时作为内部审计的重点内容,将“收支两条线”制度的执行情况作为对分公司负责人、财务人员的重要的定期考核项目。对于严格执行“收支两条线”制度的分公司要予以表彰和奖励,反之则予以批评和处罚,对于有关责任人要按公司规章制度给予严肃的处理。这样才能保证制度真正起到控制的作用,保证资金的安全、完整和有效运用。
(五)实行 “收支两条线”全程的信息化管理
开发资金管理信息系统,这是实行“收支两条线”内部准备工作的关键。实行“收支两条线”全程的信息化管理的主要功能包括总公司与分公司之间资金预算的上报及批复、资金收支的上划及拨付,以及总公司与分公司之间关联交易的转账结算等。通过资金管理信息系统开发和运用,加快资金缴拨的效率,消除工作效率因素的制约;通过网上在线操作和现代网络信息技术的支撑,既建立起预算执行的监督管理机制约束违规行为,又保证业务处理的及时性;通过网络在线操作,实现总公司对分公司资金进行实时监控。
(高秀兰,1964年生,河北唐山人,唐山学院经济管理系副教授。研究方向:财务成本管理)