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【摘 要】 企业档案管理是企业管理重要组成部分。企业在生产及运营活动形成的大量档案资料已成为企业发展壮大的重要信息资源。档案管理相对企业有着十分重要的意义。本文以目前企业档案管理中出现的不足为研究对象，从创新档案管理角度提出了一些档案创新管理的方法，以期为业内提供有价值的参考意见。
【关键词】 档案管理；企业管理；现代化；应用
一、前言
21世纪开创了网络信息现代化的新纪元，档案部门作为信息资源重地，特别是基层档案室，设施落后，手段守旧，多数停留在传统的手工模式，严重影响着档案信息资源的开发和有效利用，难以满足社会对档案信息资源的多种需求。陷入了困境中的档案工作，亟待寻找档案工作创新的方向。然而，许多只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏创新的思维理念，档案信息化建设的根本目的认识不深刻，重视档案信息资源管理系统的建设，而轻视档案信息资源的开发利用，导致档案信息化建设效率不高。
我国政府工作报告提出了“促进档案事业的发展”的指示，国家档案局也充分关注地方档案管理建设，为了建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，档案事业面临着前所未有的发展机遇和挑战。
二、企业档案管理的内容
一般的企业档案馆全宗主要馆藏由党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、档案生产技术管理档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉档案、照片档案等组成。
各类档案归档的主要内容成份是档案党群工作档案包括主要有公司党政发文、上级来文、整党整风、干部管理、思档案想教育、政治运动、三代会文件、党委会记录等等。
档案行政管理档案主要有劳资管理、人事管理、启用印章、后勤福利、法纪监档案察等等。
档案经营管理档案：主要有钢材销售情况、统计报表、市场分析、销售工作计划、档案总结等等。
档案生产技术管理档案主要有计划管理、安全管理、生产管理、质量管理、计档案量管理、档案信息管理等等。
档案产品档案主要有产品的试制计划、总结、技术标准、工艺方案、攻关措施、档案质量分析以及产品技术鉴定材料、证书等等。档案科学技术研究档案：主要有科研项目的研究方案、总结、工艺要求、技术条档案件、试验小结、鉴定报告及评价等等。
档案基本建设档案主要有公司系统的工程地质、初步设计、可研报告、宿舍厂档案区地形管线图、远景规划、水文气象、北京太钢宾馆有关资料以及各二级厂（矿）档案的基建档案。档案设备仪器档案：主要有档案馆数字化系统随机资料以及各二级厂（矿）的设档案备档案。
档案会计档案主要有会计凭证、账簿、报表、工资册等等。档案荣誉档案：主要有奖杯、奖章、荣誉证、锦旗等等。档案照片档案：主要有太钢各项工作、先进集体个人、领导视察档案工作、各种档案工作会议、各厂设备的照片等等。
三、企业档案管理存在的不足
目前我国的很多档案管理工作总体上已经有了不少的改进，但是随着改革不断深化，现代科学技术在中的广泛应用，世界进入了高度发达的信息社会，这些外部环境的变化，使改进不大的传统档案学理论受到巨大的冲击，档案管理方式和日新月异的新形势的矛盾日渐突出，不足的地方有很多，本文提出主要的几点，具体表现在：
（一）还存在对传统档案管理的依赖
国内的大小公司，从基层班组到公司的决策机关，计算机应用已十分普及，无纸化办公、CAD制图、E-mai1传输日益广泛，电子档案的大量涌现，但公司的档案管理还是以纸介质档案为主体，以手工检索为基本手段的管理方式，对电子档案的管理涣散，但使档案管理面临不适应，已进行档案管理的数字化、网络化的研究，但电子档案查询的网络化进展较慢，且利用率不高。
（二）档案建设经费投入不足
不少企业已经着手创新档案管理方面的工作，但是经费投入不够，导致建设不容乐观。档案管理区域的机房或库房设施非常简陋，没有必要的通风设施，也没有安全保障之类的灭火器、避雷针等，虽有运行缓慢的破旧电脑，却没有先进的配套基础设施，即便有先进的软件技术，硬件也是无法承担高速运转的需要，专用档案室由于以上不足而形同虚设，有的企业甚至没有专用的档案室，办公室就是档案室，还完全没有迈出档案管理信息化建设的第一步。档案创新管理在某些企业高层的脑子中，不被认可。
（三）档案管理队伍建设落后
目前我国大多数企业档案的工作人员基本上是兼做的，有的企业有专门的管理人员，但不管是哪种情况，管理人员整体素质都很低下，没有专业职称，没有对口专业，更甚者不熟悉计算机的基础操作，有的人不会使用配套设备比如复印机、扫描仪等，致使信息网络的咨询、检索、查阅工作无法顺利、便捷的进行。在企业档案管理队伍中，缺少管理和技术双秀的复合型人才。严重影响新技术、新方法在管理中的应用，档案信息化建设无法顺利开展。导致档案管理缺少规范、不科学、不够现代化。
（四）档案资料安全管理差
以往的档案监管有严格的监管规则和管理体系，可以有效提高档案的安全程度。然而在网络环境下，互联网的通讯的高效性，被曝光的资料不到几秒就可能播及全球，互联网技术使得对个人、教育机构甚至是政府都面临着很大的风险。网络安全问题有以下几个主要方面；一、是全球互联网本身所带来的外部入侵威胁；二、是局域机构网内部安全的隐患，也会造成档案的遗失和泄漏；三、是单位内部连接互联网的硬件的安全性，也关联着档案在互聯网中交互的风险。
四、实现现代化档案管理创新的方法
美籍奥地利经济学家J·A·熊彼特最先中提出管理创新，是指能激发创造力的组织，可以不断地开发出做事的新方式以及解决问题的新办法。档案管理创新就是不断根据市场和社会变化，以满足用户档案服务需求，同时达到经济效益和社会责任的目标的过程。 （一）创新服务机制
在现代管理中，思想观念是否适应至关重要，传统的档案管理服务理念缺乏主动，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求。档案工作是各项工作的基础，蕴藏着丰富的知识和力量，又有广泛的社会性。要通过报道、杂志、广播、电视、举办主题讲座、开展有奖知识竞赛等行之有效的途径，大力宣传档案法律法规知识，扩大档案工作的知名度和社会渗透力，让更多的人了解、关心，进而参与、支持和利用档案。利用应以全面服务社会为宗旨，以满足广大利用者为目的，而依法收集、开发又是利用的前提和基础，所以，可不断编研精品，适应各层次的需要，实现利用的社会化和最大化，在丰富馆藏的同时，改善馆藏结构。档案馆积极拓展为社会公众服务的功能，是档案馆拓展其它服务功能的基础，将对社会产生更长远的效益。因此，发挥档案馆自身优势，为社会公众提供代管寄存档案资源等服务，应成为档案馆拓展社会公共服务功能的另一个重要方面。
（二）提高档案管理人员的业务素质
档案监管单位，需要强化档案管理职员的相关能力培训，特别是对硬件操作和软件实用的培训，提升资料监管职员的综合能力。并且还需大力引入专业对口的人才，为能够熟练运用信息化管理硬件和软件应用的综合性人才提供就业途径，栽培熟练运用现代化网络技术的高素质档案管理员，壮大队伍并使之成为企业档案管理的优质机构精英。提高档案部门的服务能力，一方面要完善档案基础设施提高档案部门的信息管理能力，从而为社会各界提供更多的信息服务；另一方面要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才，创造一种业务交流、学习的环境，提高档案管理队伍的素质，提高档案部门的整体服务效率和服务质量，以适应现代化管理的需要。
档案监管单位，需要强化档案管理职员的相关能力培训，特别是对硬件操作和软件实用的培训，提升资料监管职员的综合能力。并且还需大力引入专业对口的人才，为能够熟练运用信息化管理硬件和软件应用的综合性人才提供就业途径，栽培熟练运用现代化网络技术的高素质档案管理员，壮大队伍并使之成为企业档案管理的优质机构精英。
（三）扩大资金投入，健全相关设备
企业领导层要严格执行对所有档案进行现代化信息建设的决策。对档案的现代化信息管理所需要资金进行预算，同时明确档案信息化资金专款运作方案，保证资金的合理使用。并按照档案现代化管理模式的要求，不断更新高新技术设备，添加高端技术仪器，弥补档案资料储备室的建设缺陷。按照档案储备室管理规定的要求，来配备各种防火、防潮、防震、防盗等对应设施。确保档案信息化工作的顺利开展。数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。
档案馆内部的利用服务方式也要与时俱进，不要再沿用过去那种查阅加目录式的单一服务方式，而应该是建立磁卡阅览区、纸质档案阅览区、微缩档案阅览区、声像档案阅览区等机读目录数量占覆盖馆藏总量的80%以上，兼有传输、检索和利用功能的在线化服务，逐步实现在线联网乃至国内联网，达到信息网络化、技术现代化、管理智能化。
（四）建立档案管理的安全保障机制
应该加强档案资料安全的防范意识。制定档案安全法规与档案信息收集、管理、保密与利用等制度，严格执行安全保密个人责任制，对在任职期间的失职、过失泄密、盈利性倒卖档案资料者，严惩不贷。要掌握安全防范技术，确保数字资源长期保存。对系统的用户实行分组管理、权限认定、登陆审核、数据库验证、资料读取权限认证等有严格的审核机制。对黑客代码投放、有意的钓鱼链接等有防范技术。对系统数据库实现定期维修及维护，当导入新的表单时，系统可以自动进行数据备份，确保各种数据的安全。处理好保密与利用的关系。优化系统的数据查询，当访客在权限范围内实施查询和访问时，保证及时、快速、准确的反应，为访客提供有利用价值的多方面档案信息。
总之，大力进行科学调研，探究档案管理的有效途径和方法，切实做好档案数据库表单设计、电子信息和纸质资料的等效转换，研究电子档案的数据挖掘技术。精湛档案资料保密和利用等方面的问题，提高现代化档案网络化建设的速率和管理水平十分必要。
參考文献：
[1]张秀芹.档案信息化管理存在的问题及设想[J].学理论，2011，8（03）：27-29
[2]石冰.浅议档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2011，12（04）：25-27
【关键词】 档案管理；企业管理；现代化；应用
一、前言
21世纪开创了网络信息现代化的新纪元，档案部门作为信息资源重地，特别是基层档案室，设施落后，手段守旧，多数停留在传统的手工模式，严重影响着档案信息资源的开发和有效利用，难以满足社会对档案信息资源的多种需求。陷入了困境中的档案工作，亟待寻找档案工作创新的方向。然而，许多只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏创新的思维理念，档案信息化建设的根本目的认识不深刻，重视档案信息资源管理系统的建设，而轻视档案信息资源的开发利用，导致档案信息化建设效率不高。
我国政府工作报告提出了“促进档案事业的发展”的指示，国家档案局也充分关注地方档案管理建设，为了建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，档案事业面临着前所未有的发展机遇和挑战。
二、企业档案管理的内容
一般的企业档案馆全宗主要馆藏由党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、档案生产技术管理档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉档案、照片档案等组成。
各类档案归档的主要内容成份是档案党群工作档案包括主要有公司党政发文、上级来文、整党整风、干部管理、思档案想教育、政治运动、三代会文件、党委会记录等等。
档案行政管理档案主要有劳资管理、人事管理、启用印章、后勤福利、法纪监档案察等等。
档案经营管理档案：主要有钢材销售情况、统计报表、市场分析、销售工作计划、档案总结等等。
档案生产技术管理档案主要有计划管理、安全管理、生产管理、质量管理、计档案量管理、档案信息管理等等。
档案产品档案主要有产品的试制计划、总结、技术标准、工艺方案、攻关措施、档案质量分析以及产品技术鉴定材料、证书等等。档案科学技术研究档案：主要有科研项目的研究方案、总结、工艺要求、技术条档案件、试验小结、鉴定报告及评价等等。
档案基本建设档案主要有公司系统的工程地质、初步设计、可研报告、宿舍厂档案区地形管线图、远景规划、水文气象、北京太钢宾馆有关资料以及各二级厂（矿）档案的基建档案。档案设备仪器档案：主要有档案馆数字化系统随机资料以及各二级厂（矿）的设档案备档案。
档案会计档案主要有会计凭证、账簿、报表、工资册等等。档案荣誉档案：主要有奖杯、奖章、荣誉证、锦旗等等。档案照片档案：主要有太钢各项工作、先进集体个人、领导视察档案工作、各种档案工作会议、各厂设备的照片等等。
三、企业档案管理存在的不足
目前我国的很多档案管理工作总体上已经有了不少的改进，但是随着改革不断深化，现代科学技术在中的广泛应用，世界进入了高度发达的信息社会，这些外部环境的变化，使改进不大的传统档案学理论受到巨大的冲击，档案管理方式和日新月异的新形势的矛盾日渐突出，不足的地方有很多，本文提出主要的几点，具体表现在：
（一）还存在对传统档案管理的依赖
国内的大小公司，从基层班组到公司的决策机关，计算机应用已十分普及，无纸化办公、CAD制图、E-mai1传输日益广泛，电子档案的大量涌现，但公司的档案管理还是以纸介质档案为主体，以手工检索为基本手段的管理方式，对电子档案的管理涣散，但使档案管理面临不适应，已进行档案管理的数字化、网络化的研究，但电子档案查询的网络化进展较慢，且利用率不高。
（二）档案建设经费投入不足
不少企业已经着手创新档案管理方面的工作，但是经费投入不够，导致建设不容乐观。档案管理区域的机房或库房设施非常简陋，没有必要的通风设施，也没有安全保障之类的灭火器、避雷针等，虽有运行缓慢的破旧电脑，却没有先进的配套基础设施，即便有先进的软件技术，硬件也是无法承担高速运转的需要，专用档案室由于以上不足而形同虚设，有的企业甚至没有专用的档案室，办公室就是档案室，还完全没有迈出档案管理信息化建设的第一步。档案创新管理在某些企业高层的脑子中，不被认可。
（三）档案管理队伍建设落后
目前我国大多数企业档案的工作人员基本上是兼做的，有的企业有专门的管理人员，但不管是哪种情况，管理人员整体素质都很低下，没有专业职称，没有对口专业，更甚者不熟悉计算机的基础操作，有的人不会使用配套设备比如复印机、扫描仪等，致使信息网络的咨询、检索、查阅工作无法顺利、便捷的进行。在企业档案管理队伍中，缺少管理和技术双秀的复合型人才。严重影响新技术、新方法在管理中的应用，档案信息化建设无法顺利开展。导致档案管理缺少规范、不科学、不够现代化。
（四）档案资料安全管理差
以往的档案监管有严格的监管规则和管理体系，可以有效提高档案的安全程度。然而在网络环境下，互联网的通讯的高效性，被曝光的资料不到几秒就可能播及全球，互联网技术使得对个人、教育机构甚至是政府都面临着很大的风险。网络安全问题有以下几个主要方面；一、是全球互联网本身所带来的外部入侵威胁；二、是局域机构网内部安全的隐患，也会造成档案的遗失和泄漏；三、是单位内部连接互联网的硬件的安全性，也关联着档案在互聯网中交互的风险。
四、实现现代化档案管理创新的方法
美籍奥地利经济学家J·A·熊彼特最先中提出管理创新，是指能激发创造力的组织，可以不断地开发出做事的新方式以及解决问题的新办法。档案管理创新就是不断根据市场和社会变化，以满足用户档案服务需求，同时达到经济效益和社会责任的目标的过程。 （一）创新服务机制
在现代管理中，思想观念是否适应至关重要，传统的档案管理服务理念缺乏主动，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求。档案工作是各项工作的基础，蕴藏着丰富的知识和力量，又有广泛的社会性。要通过报道、杂志、广播、电视、举办主题讲座、开展有奖知识竞赛等行之有效的途径，大力宣传档案法律法规知识，扩大档案工作的知名度和社会渗透力，让更多的人了解、关心，进而参与、支持和利用档案。利用应以全面服务社会为宗旨，以满足广大利用者为目的，而依法收集、开发又是利用的前提和基础，所以，可不断编研精品，适应各层次的需要，实现利用的社会化和最大化，在丰富馆藏的同时，改善馆藏结构。档案馆积极拓展为社会公众服务的功能，是档案馆拓展其它服务功能的基础，将对社会产生更长远的效益。因此，发挥档案馆自身优势，为社会公众提供代管寄存档案资源等服务，应成为档案馆拓展社会公共服务功能的另一个重要方面。
（二）提高档案管理人员的业务素质
档案监管单位，需要强化档案管理职员的相关能力培训，特别是对硬件操作和软件实用的培训，提升资料监管职员的综合能力。并且还需大力引入专业对口的人才，为能够熟练运用信息化管理硬件和软件应用的综合性人才提供就业途径，栽培熟练运用现代化网络技术的高素质档案管理员，壮大队伍并使之成为企业档案管理的优质机构精英。提高档案部门的服务能力，一方面要完善档案基础设施提高档案部门的信息管理能力，从而为社会各界提供更多的信息服务；另一方面要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才，创造一种业务交流、学习的环境，提高档案管理队伍的素质，提高档案部门的整体服务效率和服务质量，以适应现代化管理的需要。
档案监管单位，需要强化档案管理职员的相关能力培训，特别是对硬件操作和软件实用的培训，提升资料监管职员的综合能力。并且还需大力引入专业对口的人才，为能够熟练运用信息化管理硬件和软件应用的综合性人才提供就业途径，栽培熟练运用现代化网络技术的高素质档案管理员，壮大队伍并使之成为企业档案管理的优质机构精英。
（三）扩大资金投入，健全相关设备
企业领导层要严格执行对所有档案进行现代化信息建设的决策。对档案的现代化信息管理所需要资金进行预算，同时明确档案信息化资金专款运作方案，保证资金的合理使用。并按照档案现代化管理模式的要求，不断更新高新技术设备，添加高端技术仪器，弥补档案资料储备室的建设缺陷。按照档案储备室管理规定的要求，来配备各种防火、防潮、防震、防盗等对应设施。确保档案信息化工作的顺利开展。数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。
档案馆内部的利用服务方式也要与时俱进，不要再沿用过去那种查阅加目录式的单一服务方式，而应该是建立磁卡阅览区、纸质档案阅览区、微缩档案阅览区、声像档案阅览区等机读目录数量占覆盖馆藏总量的80%以上，兼有传输、检索和利用功能的在线化服务，逐步实现在线联网乃至国内联网，达到信息网络化、技术现代化、管理智能化。
（四）建立档案管理的安全保障机制
应该加强档案资料安全的防范意识。制定档案安全法规与档案信息收集、管理、保密与利用等制度，严格执行安全保密个人责任制，对在任职期间的失职、过失泄密、盈利性倒卖档案资料者，严惩不贷。要掌握安全防范技术，确保数字资源长期保存。对系统的用户实行分组管理、权限认定、登陆审核、数据库验证、资料读取权限认证等有严格的审核机制。对黑客代码投放、有意的钓鱼链接等有防范技术。对系统数据库实现定期维修及维护，当导入新的表单时，系统可以自动进行数据备份，确保各种数据的安全。处理好保密与利用的关系。优化系统的数据查询，当访客在权限范围内实施查询和访问时，保证及时、快速、准确的反应，为访客提供有利用价值的多方面档案信息。
总之，大力进行科学调研，探究档案管理的有效途径和方法，切实做好档案数据库表单设计、电子信息和纸质资料的等效转换，研究电子档案的数据挖掘技术。精湛档案资料保密和利用等方面的问题，提高现代化档案网络化建设的速率和管理水平十分必要。
參考文献：
[1]张秀芹.档案信息化管理存在的问题及设想[J].学理论，2011，8（03）：27-29
[2]石冰.浅议档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2011，12（04）：25-27