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摘要：众所周知，建筑工程项目档案是整个工程建设的见证和反映，真实记录了工程建设全过程的原始完整信息，极具存储价值。基于此，本文笔者根据多年工作经验对建筑工程档案资料有效管理措施进行简要探讨。
关键词：建筑工程;档案资料;有效管理;
1 建筑工程档案资料管理的重要性
1.1 工程建设项目全生命周期基础信息资源
工程建设项目的生命周期一般包括批准立项、勘察设计、招投标、施工、验收、营运等阶段，项目档案含括工程建设项目全过程形成的文字、图纸、图表、科研文件、声像材料等各种形式与载体的文件材料。项目档案作为记录工程建设全过程的真实反映，是行政管理人员和工程技术人员等按照相关法规、政策、标准、规范的规定如实填写形成、妥善保存并归档的凭证和证据，它以自身真实、准确、完整、详实的特色再现了整个工程建设和管理过程的全貌 ， 可以起到溯本追源的作用，是工程建设项目全生命周期基础信息资源。
1.2 工程建设项目对法律、法规和标准的执行情况体现
可以作为今后证实某一事实的工程建设项目各种文件资料在形成、整理、归档时按照法规规定能够比较真实地记载事件发生的全过程，依据，具有凭证和证据等档案作用。项目档案内容齐全、真实、准确，与工程实物相符合 ;竣工图图样清晰，图表整洁，签章手续完备等，均能有力地印证工程建设项目严格执行国家有关法律、法规和标准规定的内容和程序，体现了项目參建单位对工程建设相关的法律、法规、标准、规范的执行情况，特别是强制性标准的执行情况。同时，项目档案积累了建设工程全过程重要而丰富的信息资源，提供了工程建设项目获得荣誉和奖项必不可少的资料。
1.3 工程建设项目质量和安全的直接依据
项目档案是质量责任落实情况的全面记载，项目档案管理的过程，就是对工程质量实施记录、监测、监督、验收等的具体过程体现，是工程质量管理和安全管理最基础、最有效的环节。项目档案是反映工程实体最终成果的重要依据，设计、施工技术和管理水平直接决定工程质量好坏、安全与否，而形成的项目档案是评定工程质量优劣、安全可靠程度及认定工程质量等级的必要条件。因此，建立一套完整、准确、系统、规范和安全的项目档案能有效促进工程质量，确保工程安全和建设生产安全。
2 建筑工程项目档案管理中存在的问题
在建筑工程项目档案管理中，普遍存在着：档案人员管理职责不明确，对应收集材料的范围不清晰，人员专业知识缺乏;重点大型工程项目具有线长、点多、分散的特点，同时建设单位等对档案管理工作缺乏重视，未设置专门的档案管理人员进行文件资料的收集工作，导致建设项目文件不齐全;文件签章手续不齐备，缺乏真实性，复印件较多，以及图纸修改不符合要求等;文件材料分类不准确、归档不及时，使项目档案的完整性、准确性难以保障。另外，在进行电子档案管理时，未及时归档，以及归档完成后使用不便;现场施工对声像材料的形成、收集缺乏重视，导致工程质量、进度、安全等问题无法在声像材料中予以真实反映。
3 加强工程档案管理的具体措施
3.1 建立健全档案管理部门及管理体系
为了保证档案管理与工程建设同步，首先应从项目计划任务书下达阶段开始，对项目档案的建立任务加强重视，并制定相应的管理要求;其次，在施工过程中，监督检查施工进度和质量时，应对施工档案资料加强收集、整理和审核;最后，在项目竣工验收时，应确保档案验收工作同步进行。工程项目立项审批环节完成后，在进入施工建设阶段时，需要结合施工实际，适时建立建筑工程指挥部，并同步建立档案管理部门。
3.2 加强资料整理和有序管理工作
首先在制度上需要对档案管理的任务和责任予以明确，尽可能做到人员固定，确保档案管理的延续性和统一性。在项目启动初期，档案管理人员需要根据项目的特点及档案要求，对项目档案规章制度、工作细则、分类细则、立卷归档办法等进行制定，及时下发并通知到各项目实施单位，对项目档案归档要求和进度检查要求等予以明确，从而使档案人员有据可依。档案员在工作中需要对所收到的文件资料进行存档备份，再将相关材料向相应的部门和单位进行分发，同时做好登记。在工程建设过程中，会产生大量的文件资料，需要进行逐一登记、收集和及时归档，对不符合归档要求的材料文件等应与相关部门进行及时沟通和交流，督促其进一步完善和修正。最后，针对所有形成文件材料，档案管理人员应及时收集、整理和归档，从而使档案的完整性得以保证。
3.3 加强业务指导，严把工程资料质量关
在工程资料收集过程中，需要对各环节中所需要签字确认的手续加强重视。在大型工程建设项目中，通常有大量的外地施工企业参与建设，待各自承担的工程项目完成后，便会离场并移至其他地区的工程建设中继续参与施工。针对此现状，档案人员如未能及时对其承担项目环节所产生的工程资料进行审查，或未对相应的整改意识及时进行督促，一旦施工人员或施工单位离开，会造成不必要开支的浪费，甚至还要花费更多的时间去外地进行相关手续补办，否则就对工程资料的完整性、真实性、准确性造成影响。因此，在进行建筑工程档案管理时，应与工程建设同步进行，从而使工程资料完整性、真实性、准确性得以有效保证，从源头开始，在工程建设的整个过程中，使档案工作管理能够贯穿始终。
3.4 做好声像档案的拍摄和整理
建筑工程档案的重要组成部分还包括了声像档案，通过特殊档案与视听相结合，能够使工程建设过程更真实、更系统、更准确地记录，从而工程档案的系统性、完整性得以保障。因此，在施工过程中，施工单位应加强声像档案的收集和整理，紧跟工程进度，并采取跟踪拍摄的方式，对各施工工序以及所采用的新技术、新材料、新结构、新工艺等进行详细记录，特别需要对隐蔽工程及地下工程等加强重视，最后对记录资料进行剪辑和整理，形成完整的声像档案。
3.5 确保竣工阶段的档案管理
与竣工验收同步在进入项目竣工验收阶段前，为了确保最终资料的完整性、准确性，应请相关档案管理部门或机构对最终的工程档案进行预验收。在此过程中主要工作内容包括：是否根据相关规划要求进行竣工资料的收集、整理和归档;资料的完整性和准确性;盖章、签字手续的完备性;根据变更文件竣工图转绘效果等。确保预验收合格后，建设单位可获得工程档案认可文件，再对竣工验收进行有效组织。
结束语
综上所述，在建筑工程项目建设中，工程建设与档案管理实现同步，能够在项目后期的管理、维护和运营中发挥重要作用。项目档案验收质量和水平直接影响着项目的竣工验收工作，其能够全面反映和体现整个项目活动的全过程及建设质量，因此通过实现工程档案管理与项目管理同步至关重要，能够使档案资料的准确性、完整性、系统性得以保证。
参考文献
[1] 贾添羽.浅谈工程项目档案的管理[J].治黄科技信息，2018（01）：131-133.
[2] 南方网.重温历史：粤港共同纪念东江水供港 50 周年 [DB/OL]. （2015-05-28）.http：//news.southcn.com/gd/content/2018-05/28/content_125214646_5.htm.
[3] 无锡市应急管理局.无锡市“10.10”312 国道锡港路上跨桥桥面侧翻较大事故调查报告[DB/OL].（2020-01-23）.http：//yjglj.wuxi.gov.cn/doc/2020/01/22/2766917.shtml .
浙江省二建建设集团有限公司 浙江 宁波 315000
关键词：建筑工程;档案资料;有效管理;
1 建筑工程档案资料管理的重要性
1.1 工程建设项目全生命周期基础信息资源
工程建设项目的生命周期一般包括批准立项、勘察设计、招投标、施工、验收、营运等阶段，项目档案含括工程建设项目全过程形成的文字、图纸、图表、科研文件、声像材料等各种形式与载体的文件材料。项目档案作为记录工程建设全过程的真实反映，是行政管理人员和工程技术人员等按照相关法规、政策、标准、规范的规定如实填写形成、妥善保存并归档的凭证和证据，它以自身真实、准确、完整、详实的特色再现了整个工程建设和管理过程的全貌 ， 可以起到溯本追源的作用，是工程建设项目全生命周期基础信息资源。
1.2 工程建设项目对法律、法规和标准的执行情况体现
可以作为今后证实某一事实的工程建设项目各种文件资料在形成、整理、归档时按照法规规定能够比较真实地记载事件发生的全过程，依据，具有凭证和证据等档案作用。项目档案内容齐全、真实、准确，与工程实物相符合 ;竣工图图样清晰，图表整洁，签章手续完备等，均能有力地印证工程建设项目严格执行国家有关法律、法规和标准规定的内容和程序，体现了项目參建单位对工程建设相关的法律、法规、标准、规范的执行情况，特别是强制性标准的执行情况。同时，项目档案积累了建设工程全过程重要而丰富的信息资源，提供了工程建设项目获得荣誉和奖项必不可少的资料。
1.3 工程建设项目质量和安全的直接依据
项目档案是质量责任落实情况的全面记载，项目档案管理的过程，就是对工程质量实施记录、监测、监督、验收等的具体过程体现，是工程质量管理和安全管理最基础、最有效的环节。项目档案是反映工程实体最终成果的重要依据，设计、施工技术和管理水平直接决定工程质量好坏、安全与否，而形成的项目档案是评定工程质量优劣、安全可靠程度及认定工程质量等级的必要条件。因此，建立一套完整、准确、系统、规范和安全的项目档案能有效促进工程质量，确保工程安全和建设生产安全。
2 建筑工程项目档案管理中存在的问题
在建筑工程项目档案管理中，普遍存在着：档案人员管理职责不明确，对应收集材料的范围不清晰，人员专业知识缺乏;重点大型工程项目具有线长、点多、分散的特点，同时建设单位等对档案管理工作缺乏重视，未设置专门的档案管理人员进行文件资料的收集工作，导致建设项目文件不齐全;文件签章手续不齐备，缺乏真实性，复印件较多，以及图纸修改不符合要求等;文件材料分类不准确、归档不及时，使项目档案的完整性、准确性难以保障。另外，在进行电子档案管理时，未及时归档，以及归档完成后使用不便;现场施工对声像材料的形成、收集缺乏重视，导致工程质量、进度、安全等问题无法在声像材料中予以真实反映。
3 加强工程档案管理的具体措施
3.1 建立健全档案管理部门及管理体系
为了保证档案管理与工程建设同步，首先应从项目计划任务书下达阶段开始，对项目档案的建立任务加强重视，并制定相应的管理要求;其次，在施工过程中，监督检查施工进度和质量时，应对施工档案资料加强收集、整理和审核;最后，在项目竣工验收时，应确保档案验收工作同步进行。工程项目立项审批环节完成后，在进入施工建设阶段时，需要结合施工实际，适时建立建筑工程指挥部，并同步建立档案管理部门。
3.2 加强资料整理和有序管理工作
首先在制度上需要对档案管理的任务和责任予以明确，尽可能做到人员固定，确保档案管理的延续性和统一性。在项目启动初期，档案管理人员需要根据项目的特点及档案要求，对项目档案规章制度、工作细则、分类细则、立卷归档办法等进行制定，及时下发并通知到各项目实施单位，对项目档案归档要求和进度检查要求等予以明确，从而使档案人员有据可依。档案员在工作中需要对所收到的文件资料进行存档备份，再将相关材料向相应的部门和单位进行分发，同时做好登记。在工程建设过程中，会产生大量的文件资料，需要进行逐一登记、收集和及时归档，对不符合归档要求的材料文件等应与相关部门进行及时沟通和交流，督促其进一步完善和修正。最后，针对所有形成文件材料，档案管理人员应及时收集、整理和归档，从而使档案的完整性得以保证。
3.3 加强业务指导，严把工程资料质量关
在工程资料收集过程中，需要对各环节中所需要签字确认的手续加强重视。在大型工程建设项目中，通常有大量的外地施工企业参与建设，待各自承担的工程项目完成后，便会离场并移至其他地区的工程建设中继续参与施工。针对此现状，档案人员如未能及时对其承担项目环节所产生的工程资料进行审查，或未对相应的整改意识及时进行督促，一旦施工人员或施工单位离开，会造成不必要开支的浪费，甚至还要花费更多的时间去外地进行相关手续补办，否则就对工程资料的完整性、真实性、准确性造成影响。因此，在进行建筑工程档案管理时，应与工程建设同步进行，从而使工程资料完整性、真实性、准确性得以有效保证，从源头开始，在工程建设的整个过程中，使档案工作管理能够贯穿始终。
3.4 做好声像档案的拍摄和整理
建筑工程档案的重要组成部分还包括了声像档案，通过特殊档案与视听相结合，能够使工程建设过程更真实、更系统、更准确地记录，从而工程档案的系统性、完整性得以保障。因此，在施工过程中，施工单位应加强声像档案的收集和整理，紧跟工程进度，并采取跟踪拍摄的方式，对各施工工序以及所采用的新技术、新材料、新结构、新工艺等进行详细记录，特别需要对隐蔽工程及地下工程等加强重视，最后对记录资料进行剪辑和整理，形成完整的声像档案。
3.5 确保竣工阶段的档案管理
与竣工验收同步在进入项目竣工验收阶段前，为了确保最终资料的完整性、准确性，应请相关档案管理部门或机构对最终的工程档案进行预验收。在此过程中主要工作内容包括：是否根据相关规划要求进行竣工资料的收集、整理和归档;资料的完整性和准确性;盖章、签字手续的完备性;根据变更文件竣工图转绘效果等。确保预验收合格后，建设单位可获得工程档案认可文件，再对竣工验收进行有效组织。
结束语
综上所述，在建筑工程项目建设中，工程建设与档案管理实现同步，能够在项目后期的管理、维护和运营中发挥重要作用。项目档案验收质量和水平直接影响着项目的竣工验收工作，其能够全面反映和体现整个项目活动的全过程及建设质量，因此通过实现工程档案管理与项目管理同步至关重要，能够使档案资料的准确性、完整性、系统性得以保证。
参考文献
[1] 贾添羽.浅谈工程项目档案的管理[J].治黄科技信息，2018（01）：131-133.
[2] 南方网.重温历史：粤港共同纪念东江水供港 50 周年 [DB/OL]. （2015-05-28）.http：//news.southcn.com/gd/content/2018-05/28/content_125214646_5.htm.
[3] 无锡市应急管理局.无锡市“10.10”312 国道锡港路上跨桥桥面侧翻较大事故调查报告[DB/OL].（2020-01-23）.http：//yjglj.wuxi.gov.cn/doc/2020/01/22/2766917.shtml .
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