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【摘 要】高职院校是为社会建设输送技能型职业人才的主要机构，随着社会经济建设的不断深化，对技能型人才需求量越来越大，学院扩招使得高职院校得到了长足发展。高职院校在享受扩招带来的福利的同时，也面临着学员增多所带来的一系列问题。其中，高职院校档案管理滞后问题较为严重，众做周知，高职院校档案管理是高职学校管理工作的重点内容，也是重要的组成部分，但是传统的档案管理理念和方法较为落后，无法满足当前形势发展的需要，因此，为了提高高职院校管理工作质量，就要对加强当前高职院校档案管理工作效率的有效措施进行探讨。
【关键词】高职院校；档案管理；有效措施
文章编号：ISSN1006—656X（2014）012-0173-01
引言：高职院校开展教学、科研、管理及校园文化建设等方面，都需要涉及到档案，由此可见，档案的管理工作是高职院校不容忽视的重要工作内容。由于，素质教育的实施，高职院校生源扩大，校方将精力都放到教育教学工作上，对于档案管理工作重视度不够，这就使得当前档案管理工作出现纰漏，越来越多的管理问题给高职院校敲响了警钟。下面本文简单阐述一下高职院校档案管理工作的重要性，并分析档案管理工作存在的问题，提出加强档案管理的有效策略，以此来促进高职院校稳定发展
一、高职院校档案管理的重要性
高职院校在进行教育教学、科研管理和后勤服务工作时，会形成较多的文字、图标等文件资料，这些资料随着学校建立而产生并不断积累，这些原始记录无法再生，它们是高职院校开展各项工作的依据和必要条件。而高职院校档案管理工作的主要内容，就是对这些极具考证价值的资料进行归档保存，以便于高职院校进行总结经验、科研成果推广和文化传承，同时，这也对高职院校教学质量和服务水平的提升具有重要意义。因此，必须对档案管理工作加强重视，科学化、规范化和系统化的实施档案管理，这样才能充分发挥出档案管理工作的作用，使其更好的为教育教学服务，促进高职院校稳定发展，
二、高职院校档案管理存在的问题
（一）档案管理重要性认知不足。高职院校一直以教学工作为核心，学生管理则是工作的重点，档案管理只居于次位，而且，据不完全统计，当前高职院校中未设置独立档案馆的占大多数，只将档案室列在学院办公室之内，还有些作为图书馆二级部门，而且，由于过分压缩专职档案人员，使得该部门工作人员不足，需要由其他职能部门人员来做兼职档案管理人员，这样就会造成例如无法及时归档立卷，使得资料大量积压而造成丢失，对档案工作顺利开展造成不良影响。还有一些由部分中等专业学校整合、重组形成的高职院校，迁移过程中会使得档案无法及时整理，而且还会出现移交不全面，重新记载和收集的档案无法归档存放，以至于无法对合并后全校情况进行全面、系统掌握，对高职院校管理造成严重影响。
（二）工作人员素质低，缺乏管理。由于，高职院校缺乏对档案管理工作的重视，使得高职院校档案管理部门缺少科班出身的档案管理人员，受过全面档案管理专业培训的工作者少之又少。目前，从事档案管理者多数是半路出家，或者是兼职人员，这些工作人员缺少专业的知识技能和业务能力，在进行档案管理工作时常常力不从心，而且，在进行档案管理工作过程中多为人工操作，缺少对计算机、通讯和网络技术的使用和利用。虽然，高职院校档案管理人员数量符合要求，但实际的工作质量无法满足正处于发展阶段高职院校的需要。
（三）档案信息未得到充分利用。当前，高职院校从事档案管理工作者较为年长，他们的观念和思想意识都较为保守，无法跟上时代发展的步伐，对于部分保守档案机密与开放、开发档案信息资源关系的处理不够合理。通常，高职院校档案只为校内提供服务，只有少数档案资源服务于社会，这就使得高职院校教学、科研及校史资料无法充分被利用，这样不利于高职院校传承，而且也不利于校园文化的传播。而且，由于对信息技术利用率较低，手工进行资料检索查阅极为繁琐，加之服务设施不完善、没有专门的阅览室，导致档案室无人问津，这也极大的降低了档案信息的利用率。
三、加强高职院校档案管理的有效措施
（一）提高档案管理的重视度。档案管理工作涉及到高职院校的各个方面，对于高职院校建设和发展有着积极的促进作用，因此，高职院校必须提高对档案管理工作的重视度。首先，高职院校领导层应该对档案管理价值进行重新定位，使档案管理被纳入整体发展规划中，并协调好教育教学、学生管理和档案管理工作；其次，高职院校要制定完善的档案管理规章制度，使档案管理工作能够更加规范、合理；最后，档案部门还要加大对高职院校档案管理工作的宣传力度，让高职院校档案管理价值充分体现出来，使员工对档案管理工作有正确的认识，这样才能积极主动的参与到档案管理工作中，对档案进行收集、整理和保管，这样不仅让更多的人了解到档案管理的重要性，而且也在无形当中减轻了档案管理工作人员的工作量[1]。
（二）加强队伍建设提高素质。由于，档案管理人员的素质水平直接影响着档案管理工作效率，因此，要想提高档案管理工作质量，就要提高档案管理队伍素质，就需要配备专业的档案管理人才[2]。当前，档案管理工作人员知识结构和年龄结构问题较为突出，因此，必须针对这一问题采取有效措施。高职院校领导应该为档案部门配备充足的年轻工作者，并且配备人员要有较高的思想觉悟、较强的专业技能和业务能力，最重要的是要热爱档案工作，这样不仅使档案管理工作者趋于年轻化，还能从根本上解决档案人员队伍素质不高这一问题。同时，还要定期对档案管理人员进行培训，可以组织短期培训班和专题讲座，让档案管理者在学习交流的过程中不断扩大知识面，提高档案管理人员的综合素质。
（三）充分利用档案信息资源。高职院校档案管理工作要加强信息化建设，档案管理工作人员要充分掌握信息技术，免除人工操作造成的失误，降低纸质档案资料丢失、损坏现象的发生率，同时，信息化管理还方便查找，可有效提高档案信息资源的利用率[3]。高职院校档案事业发展的主题就是档案资源建设，所以，高职院校必须对档案史料的征集工作加强重视，史料征集的主要对象是资历较深的老教师以及毕业学生，除此之外，还可广泛征集社会的丰富资源。不断扩大档案资源后，要想资源能够被利用，就要提供档案阅览、咨询、检索等服务，这也是高职院校档案管理工作中最基本的服务工作。档案部门可以开辟对外服务窗口，同时，为了方便档案信息的检索与查询，还可建立数字化查询系统，为广大师生服务。档案管理部门还可定期举行档案展览活动，将所收集具有特点和特色的档案陈列、展示出来，这样可以充分发挥出档案宣传与教育功能。
结语：总之，高职院校档案管理工作是高职院校管理工作中的重点也是难点，因此，必须加强对高职院校档案管理工作的重视度，认真分析高职院校档案管理工作中存在的问题和不足，并有针对性的提出相应的解决方法和措施，为高职院校档案管理工作顺利进行提供保障。高职院校具有十分广阔的发展前景，规模会不断发展和壮大，这就需要高职院校建立一套完善的档案管理制度，使之更加标准化、规范化、制度化、专业化的进行档案管理工作，才能保障高职院校档案工作能够实现科学管理和有效利用，进而使高职院校档案管理工作能够跟上时代的步伐，充分发挥出促进高职院校发展的作用。
参考文献：
[1]卞婕.高职院校学生学籍档案管理工作的问题及对策[J].办公室业务，2012年06期.
[2]邢洁.大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].改革与开放，2011年11期.
[3]高鹏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J]. 教育与职业，2010年08期
【关键词】高职院校；档案管理；有效措施
文章编号：ISSN1006—656X（2014）012-0173-01
引言：高职院校开展教学、科研、管理及校园文化建设等方面，都需要涉及到档案，由此可见，档案的管理工作是高职院校不容忽视的重要工作内容。由于，素质教育的实施，高职院校生源扩大，校方将精力都放到教育教学工作上，对于档案管理工作重视度不够，这就使得当前档案管理工作出现纰漏，越来越多的管理问题给高职院校敲响了警钟。下面本文简单阐述一下高职院校档案管理工作的重要性，并分析档案管理工作存在的问题，提出加强档案管理的有效策略，以此来促进高职院校稳定发展
一、高职院校档案管理的重要性
高职院校在进行教育教学、科研管理和后勤服务工作时，会形成较多的文字、图标等文件资料，这些资料随着学校建立而产生并不断积累，这些原始记录无法再生，它们是高职院校开展各项工作的依据和必要条件。而高职院校档案管理工作的主要内容，就是对这些极具考证价值的资料进行归档保存，以便于高职院校进行总结经验、科研成果推广和文化传承，同时，这也对高职院校教学质量和服务水平的提升具有重要意义。因此，必须对档案管理工作加强重视，科学化、规范化和系统化的实施档案管理，这样才能充分发挥出档案管理工作的作用，使其更好的为教育教学服务，促进高职院校稳定发展，
二、高职院校档案管理存在的问题
（一）档案管理重要性认知不足。高职院校一直以教学工作为核心，学生管理则是工作的重点，档案管理只居于次位，而且，据不完全统计，当前高职院校中未设置独立档案馆的占大多数，只将档案室列在学院办公室之内，还有些作为图书馆二级部门，而且，由于过分压缩专职档案人员，使得该部门工作人员不足，需要由其他职能部门人员来做兼职档案管理人员，这样就会造成例如无法及时归档立卷，使得资料大量积压而造成丢失，对档案工作顺利开展造成不良影响。还有一些由部分中等专业学校整合、重组形成的高职院校，迁移过程中会使得档案无法及时整理，而且还会出现移交不全面，重新记载和收集的档案无法归档存放，以至于无法对合并后全校情况进行全面、系统掌握，对高职院校管理造成严重影响。
（二）工作人员素质低，缺乏管理。由于，高职院校缺乏对档案管理工作的重视，使得高职院校档案管理部门缺少科班出身的档案管理人员，受过全面档案管理专业培训的工作者少之又少。目前，从事档案管理者多数是半路出家，或者是兼职人员，这些工作人员缺少专业的知识技能和业务能力，在进行档案管理工作时常常力不从心，而且，在进行档案管理工作过程中多为人工操作，缺少对计算机、通讯和网络技术的使用和利用。虽然，高职院校档案管理人员数量符合要求，但实际的工作质量无法满足正处于发展阶段高职院校的需要。
（三）档案信息未得到充分利用。当前，高职院校从事档案管理工作者较为年长，他们的观念和思想意识都较为保守，无法跟上时代发展的步伐，对于部分保守档案机密与开放、开发档案信息资源关系的处理不够合理。通常，高职院校档案只为校内提供服务，只有少数档案资源服务于社会，这就使得高职院校教学、科研及校史资料无法充分被利用，这样不利于高职院校传承，而且也不利于校园文化的传播。而且，由于对信息技术利用率较低，手工进行资料检索查阅极为繁琐，加之服务设施不完善、没有专门的阅览室，导致档案室无人问津，这也极大的降低了档案信息的利用率。
三、加强高职院校档案管理的有效措施
（一）提高档案管理的重视度。档案管理工作涉及到高职院校的各个方面，对于高职院校建设和发展有着积极的促进作用，因此，高职院校必须提高对档案管理工作的重视度。首先，高职院校领导层应该对档案管理价值进行重新定位，使档案管理被纳入整体发展规划中，并协调好教育教学、学生管理和档案管理工作；其次，高职院校要制定完善的档案管理规章制度，使档案管理工作能够更加规范、合理；最后，档案部门还要加大对高职院校档案管理工作的宣传力度，让高职院校档案管理价值充分体现出来，使员工对档案管理工作有正确的认识，这样才能积极主动的参与到档案管理工作中，对档案进行收集、整理和保管，这样不仅让更多的人了解到档案管理的重要性，而且也在无形当中减轻了档案管理工作人员的工作量[1]。
（二）加强队伍建设提高素质。由于，档案管理人员的素质水平直接影响着档案管理工作效率，因此，要想提高档案管理工作质量，就要提高档案管理队伍素质，就需要配备专业的档案管理人才[2]。当前，档案管理工作人员知识结构和年龄结构问题较为突出，因此，必须针对这一问题采取有效措施。高职院校领导应该为档案部门配备充足的年轻工作者，并且配备人员要有较高的思想觉悟、较强的专业技能和业务能力，最重要的是要热爱档案工作，这样不仅使档案管理工作者趋于年轻化，还能从根本上解决档案人员队伍素质不高这一问题。同时，还要定期对档案管理人员进行培训，可以组织短期培训班和专题讲座，让档案管理者在学习交流的过程中不断扩大知识面，提高档案管理人员的综合素质。
（三）充分利用档案信息资源。高职院校档案管理工作要加强信息化建设，档案管理工作人员要充分掌握信息技术，免除人工操作造成的失误，降低纸质档案资料丢失、损坏现象的发生率，同时，信息化管理还方便查找，可有效提高档案信息资源的利用率[3]。高职院校档案事业发展的主题就是档案资源建设，所以，高职院校必须对档案史料的征集工作加强重视，史料征集的主要对象是资历较深的老教师以及毕业学生，除此之外，还可广泛征集社会的丰富资源。不断扩大档案资源后，要想资源能够被利用，就要提供档案阅览、咨询、检索等服务，这也是高职院校档案管理工作中最基本的服务工作。档案部门可以开辟对外服务窗口，同时，为了方便档案信息的检索与查询，还可建立数字化查询系统，为广大师生服务。档案管理部门还可定期举行档案展览活动，将所收集具有特点和特色的档案陈列、展示出来，这样可以充分发挥出档案宣传与教育功能。
结语：总之，高职院校档案管理工作是高职院校管理工作中的重点也是难点，因此，必须加强对高职院校档案管理工作的重视度，认真分析高职院校档案管理工作中存在的问题和不足，并有针对性的提出相应的解决方法和措施，为高职院校档案管理工作顺利进行提供保障。高职院校具有十分广阔的发展前景，规模会不断发展和壮大，这就需要高职院校建立一套完善的档案管理制度，使之更加标准化、规范化、制度化、专业化的进行档案管理工作，才能保障高职院校档案工作能够实现科学管理和有效利用，进而使高职院校档案管理工作能够跟上时代的步伐，充分发挥出促进高职院校发展的作用。
参考文献：
[1]卞婕.高职院校学生学籍档案管理工作的问题及对策[J].办公室业务，2012年06期.
[2]邢洁.大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].改革与开放，2011年11期.
[3]高鹏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J]. 教育与职业，2010年08期