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摘 要：随着我国经济水平的不断发展，网络科技已经渗透到了社会的每个角落。在这样的新形势下，我国的档案管理也发生了巨大的变化，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案。然而因为纸质档案管理与电子档案管理存在着巨大差异，大多数事业单位和企业无法应用先进的科学技术对电子档案实施有效管理，使得电子档案的管理工作还存在着很多不足。为了更好的促进我国电子档案管理工作，本文将对新形势下的电子档案管理所面临的问题，作了简要分析，并提出几个有效对策。
关键词：电子档案管理 问题 新形势
在信息技术飞速发展的今天，随着全球信息化技术的完善，档案管理也进入了电子化时代。传统的纸质档案管理模式被电子档案模式所取代，为我国的档案事业打下良好的基础。然而，电子档案虽然方便，但是由于网络的不稳定、安全保密性不高等因素的影响，也存在着很多的问题。例如信息丢失、黑客攻击、网络病毒等一系列问题。这些问题加大了我们对于电子档案管理的难度，降低了电子档案管理工作的效率。
一、电子档案管理的现状
相较于传统纸质的档案，节约人力、物力的电子档案的优势是不容置疑的。它提高了档案管理的工作效率，减少了管理成本，同时也大大的改变了人们的生产与生活方式。电子档案摆脱了纸张的束缚，通过电子技术，使用数据库进行储存，存储量更加庞大，且读取也更加方便快捷。强大的网络管理技术，提高了电子档案管理的数据处理效率，极大程度的降低了管理人员的工作强度。虽然电子档案管理技术有很多好处，但是目前我国很多有关部门对于档案管理这一项并不重视，他们甚至认为档案的管理工作是可有可无的，根本不用浪费精力在这项工作上。这使得一些档案管理工作人员在进行档案管理工作时，都是抱着随意的态度，这使得档案管理工作的质量和效益出现了大幅度的降低。这是个极其严重的观念错误，而导致这个观念错误的产生是因为人们还没有充分的认识档案管理这项工作。电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，但是在我国还存在着很多档案管理工作人员的能力不足，不能胜任电子档案管理工作的情况。
二、新形势下管理电子档案存在的问题
难以把握电子档案的原始性、真实性。档案具有两个本质因素：原始性与真实性。然而因电子档案存在的宜篡改的特性，其可靠性并不高，在真实性与原始性上大大低于传统的纸质档案。并且由于目前我国，大部分档案管理的相关部门对档案管理的不重视，对于电子档案管理工作严重缺乏严谨性。上级对档案管理的不重视，对下级工作人员态度造成影响。使得目前在网络化电子档案管理工作中，相关的档案管理人员在思维上、观念上没有进行及时的思考与探索。对于使用电子计算机进行文件管理的过程中，电子档案管理人员往往会因为自身的原因对档案内容是否正确没有确切的把握，更加降低了电子档案的真实性。
长久保存电子档案的难度。由于电子档案管理受网络技术与数字环境的束缚，还有储存载体、软件服务系统与电子设备技术等问题，电子档案的存储是电子档案管理的一个难点。电子档案的储存载体是很脆弱的，它对于环境有着非常严格的要求，电压、天气、网络病毒等这些因素都会对储存载体造成无法复原的危害。而且储存载体的使用寿命不长，在更换载体的过程中可能会出现档案信息的损坏或丢失。
有关部门对档案管理的轻视及有待提高的档案管理人员素质。在我国，有很大一部分电子档案管理部门对电子档案管理这项工作存在轻视的现象，他们往往只把电子档案管理当成一项仅仅只是保管的资料的事务性工作，认为这项工作对于公司的未来发展没有任何积极意义。这项错误的观念导致了我国的档案管理一直无法达到与外国并肩的水平。除了相关部门对于电子档案管理的不重视，还有大多数档案管理人员低下的管理素质，都对电子档案管理工作造成了很大程度的负面影响。作为档案管理工作的执行者，档案管理人员的自身综合素质高低取決了管理工作的好坏。然而我国现阶段的档案管理工作中，有一部分档案管理人员的职业道德素质较差，无法完成自身的本职工作，使得档案管理工作无法顺利进行。
三、应对电子档案管理问题的有效举措
1.文件归档制度基本规范标准。参照外国先进的管理经验，结合我国现有档案管理模式，对归档工作，制定出规范、科学的操作标准。因为档案管理部门每年都需要接收、整理大量的电子档案，所以在这个过程中，必须对档案的原始性、真实性进行科学的监督。并且在档案成形的初期阶段，就要做好收集资料、整理相关文献等流程工作。除了对电子档案的真实性、原始性做鉴定工作以外，对档案的查调、发出工作，要好及时作好记录并备份，同时必须确保整个档案收发工作都是在有监管的状态下进行的。只有这样才能全方位的保证电子档案信息的真实性及原始性，让档案信息得到良好的保护。
2.重要电子档案实行专机、备份制度。由于电子档案的储存载体的安全性低下，对于重要的电子档案实行备份制度是一项很有必要的措施。将重要的电子档案使用储存载体保存两份或者三份，使用分布式双机备份。杜绝了由于工作人员操作不当或者是电子档案储存载体遭遇自然环境侵害等损害甚至丢失了电子档案的情况出现。而且当一台工作机器出现故障时，可以迅速启动另一台备份机进行工作，以此来阻止处理和储存电子档案的电脑出现崩溃现象，双重保证了电子档案的安全。
3.加大档案管理方面人才的培养力度。要想全面实现电子档案管理的现代化，不仅仅只是培养档案管理人员档案方面的理论知识和提高他们的实践经验。电子档案管理还需要管理人员具备一定的经济、信息技术以及写作等多方面的的综合知识。提高电子档案管理员工素质，是不能间断的。对档案管理的队伍要加强建设，从选拔优秀的电子档案管理人才开始，将这些复合知识型人才放在电子档案现代化管理的各个位子上，继续加强其教育培训，不拘于一种培训形式，到位的全方面培训，对电子档案现代化管理人员的知识结构进行优化，培养出维修与科学管理的复合型人才。
四、结语
综上所述，在这个信息化的时代中，我们在加强对电子技术的应用时，同时也不能忽视这项技术中存在的问题与不足。对于新形势下的电子档案管理工作我们除了要完善它的规章制度、改进电子档案储存方式、培养电子档案管理人才，也不能忽视其他细节问题。在不断的改进中，逐步完善规范电子档案管理工作，加大电子档案的可靠性，保证电子档案管理的工作质量，让我国的电子档案管理走上可持续发展道路。
参考文献：
[1]杨红.加强电子档案的管理.做好电子档案的利用[J].中国管理信息化，2014，32（24）：124-125.
[2]韩杰.浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].档案管理，2015，22（15）：89-91.
[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014，13（3）：79-81.
[4]张瑜.电子档案管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江杂志.2015，8（5）：154.
作者简介：王静（1973—），性别：女，山东省枣庄市人，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。
关键词：电子档案管理 问题 新形势
在信息技术飞速发展的今天，随着全球信息化技术的完善，档案管理也进入了电子化时代。传统的纸质档案管理模式被电子档案模式所取代，为我国的档案事业打下良好的基础。然而，电子档案虽然方便，但是由于网络的不稳定、安全保密性不高等因素的影响，也存在着很多的问题。例如信息丢失、黑客攻击、网络病毒等一系列问题。这些问题加大了我们对于电子档案管理的难度，降低了电子档案管理工作的效率。
一、电子档案管理的现状
相较于传统纸质的档案，节约人力、物力的电子档案的优势是不容置疑的。它提高了档案管理的工作效率，减少了管理成本，同时也大大的改变了人们的生产与生活方式。电子档案摆脱了纸张的束缚，通过电子技术，使用数据库进行储存，存储量更加庞大，且读取也更加方便快捷。强大的网络管理技术，提高了电子档案管理的数据处理效率，极大程度的降低了管理人员的工作强度。虽然电子档案管理技术有很多好处，但是目前我国很多有关部门对于档案管理这一项并不重视，他们甚至认为档案的管理工作是可有可无的，根本不用浪费精力在这项工作上。这使得一些档案管理工作人员在进行档案管理工作时，都是抱着随意的态度，这使得档案管理工作的质量和效益出现了大幅度的降低。这是个极其严重的观念错误，而导致这个观念错误的产生是因为人们还没有充分的认识档案管理这项工作。电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，但是在我国还存在着很多档案管理工作人员的能力不足，不能胜任电子档案管理工作的情况。
二、新形势下管理电子档案存在的问题
难以把握电子档案的原始性、真实性。档案具有两个本质因素：原始性与真实性。然而因电子档案存在的宜篡改的特性，其可靠性并不高，在真实性与原始性上大大低于传统的纸质档案。并且由于目前我国，大部分档案管理的相关部门对档案管理的不重视，对于电子档案管理工作严重缺乏严谨性。上级对档案管理的不重视，对下级工作人员态度造成影响。使得目前在网络化电子档案管理工作中，相关的档案管理人员在思维上、观念上没有进行及时的思考与探索。对于使用电子计算机进行文件管理的过程中，电子档案管理人员往往会因为自身的原因对档案内容是否正确没有确切的把握，更加降低了电子档案的真实性。
长久保存电子档案的难度。由于电子档案管理受网络技术与数字环境的束缚，还有储存载体、软件服务系统与电子设备技术等问题，电子档案的存储是电子档案管理的一个难点。电子档案的储存载体是很脆弱的，它对于环境有着非常严格的要求，电压、天气、网络病毒等这些因素都会对储存载体造成无法复原的危害。而且储存载体的使用寿命不长，在更换载体的过程中可能会出现档案信息的损坏或丢失。
有关部门对档案管理的轻视及有待提高的档案管理人员素质。在我国，有很大一部分电子档案管理部门对电子档案管理这项工作存在轻视的现象，他们往往只把电子档案管理当成一项仅仅只是保管的资料的事务性工作，认为这项工作对于公司的未来发展没有任何积极意义。这项错误的观念导致了我国的档案管理一直无法达到与外国并肩的水平。除了相关部门对于电子档案管理的不重视，还有大多数档案管理人员低下的管理素质，都对电子档案管理工作造成了很大程度的负面影响。作为档案管理工作的执行者，档案管理人员的自身综合素质高低取決了管理工作的好坏。然而我国现阶段的档案管理工作中，有一部分档案管理人员的职业道德素质较差，无法完成自身的本职工作，使得档案管理工作无法顺利进行。
三、应对电子档案管理问题的有效举措
1.文件归档制度基本规范标准。参照外国先进的管理经验，结合我国现有档案管理模式，对归档工作，制定出规范、科学的操作标准。因为档案管理部门每年都需要接收、整理大量的电子档案，所以在这个过程中，必须对档案的原始性、真实性进行科学的监督。并且在档案成形的初期阶段，就要做好收集资料、整理相关文献等流程工作。除了对电子档案的真实性、原始性做鉴定工作以外，对档案的查调、发出工作，要好及时作好记录并备份，同时必须确保整个档案收发工作都是在有监管的状态下进行的。只有这样才能全方位的保证电子档案信息的真实性及原始性，让档案信息得到良好的保护。
2.重要电子档案实行专机、备份制度。由于电子档案的储存载体的安全性低下，对于重要的电子档案实行备份制度是一项很有必要的措施。将重要的电子档案使用储存载体保存两份或者三份，使用分布式双机备份。杜绝了由于工作人员操作不当或者是电子档案储存载体遭遇自然环境侵害等损害甚至丢失了电子档案的情况出现。而且当一台工作机器出现故障时，可以迅速启动另一台备份机进行工作，以此来阻止处理和储存电子档案的电脑出现崩溃现象，双重保证了电子档案的安全。
3.加大档案管理方面人才的培养力度。要想全面实现电子档案管理的现代化，不仅仅只是培养档案管理人员档案方面的理论知识和提高他们的实践经验。电子档案管理还需要管理人员具备一定的经济、信息技术以及写作等多方面的的综合知识。提高电子档案管理员工素质，是不能间断的。对档案管理的队伍要加强建设，从选拔优秀的电子档案管理人才开始，将这些复合知识型人才放在电子档案现代化管理的各个位子上，继续加强其教育培训，不拘于一种培训形式，到位的全方面培训，对电子档案现代化管理人员的知识结构进行优化，培养出维修与科学管理的复合型人才。
四、结语
综上所述，在这个信息化的时代中，我们在加强对电子技术的应用时，同时也不能忽视这项技术中存在的问题与不足。对于新形势下的电子档案管理工作我们除了要完善它的规章制度、改进电子档案储存方式、培养电子档案管理人才，也不能忽视其他细节问题。在不断的改进中，逐步完善规范电子档案管理工作，加大电子档案的可靠性，保证电子档案管理的工作质量，让我国的电子档案管理走上可持续发展道路。
参考文献：
[1]杨红.加强电子档案的管理.做好电子档案的利用[J].中国管理信息化，2014，32（24）：124-125.
[2]韩杰.浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].档案管理，2015，22（15）：89-91.
[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014，13（3）：79-81.
[4]张瑜.电子档案管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江杂志.2015，8（5）：154.
作者简介：王静（1973—），性别：女，山东省枣庄市人，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。