县级档案馆档案数字化建设研究——以太原市X县为例

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档案信息资源是信息化时代最重要的资源,欧美等发达国家都在积极建设档案目录库和档案利用数据库以及电子文件中心。档案的数字化是档案信息资源建设的基础,县级档案馆的档案数字化建设又是我国信息化建设的最基础最核心的一环。笔者长期在X县基层档案馆调研,掌握了大量一手资料,对X县档案馆从业人员的工作状态有细致的观察。档案的数字化工作不仅工作量大,耗时长,而且没有明显的经济效益,却要投入大量的经费,其社会效益的体现也具有明显的滞后性,并严重依赖档案数字化量的积累,因此各地的档案数字化工作虽然开始的早,但是进展缓慢。档案从业者长期从事于纸质档案的管理,缺乏和先进地区档案馆的交流学习,也没有新的档案人才流入进来,因此对于档案数字化建设的认识也不深刻。档案数字化建设只靠档案馆现有工作人员耗时极长,业务外包又缺乏经费上的支持。笔者作为X县从传统档案馆向数字档案馆建设的亲历者,在本论文中将展示X县档案馆在档案数字化建设进程中所面临的种种困难和出现的实际问题。基于此笔者希望以一个亲历者的视角,通过总结 X县档案馆在推进档案数字化建设的经验和教训,结合档案学、社会学和管理学原理,为基层档案馆档案数字化建设提供理论上的支持,并希望以现实工作的角度尝试论证这些方法政策,以求得到一个符合 X县实际情况的档案数字化建设方案。  第一部分对档案数字化建设涉及到的一些基本概念:档案数字化、数字化档案、数字档案、档案信息化以及数字档案信息的特点进行了简要介绍。  第二部分从数字化的客观环境、更好的保存和利用档案和更好的服务公众和政府三个方面说明了档案数字化建设的必要性。  第三部分从档案数字化基本标准的确定、基础设施的完善、信息化人才的培养、信息的安全保障四个方面提出档案数字化建设的路径。  第四部分X县档案馆的档案工作存在的对档案数字化建设的重要性认识不足,政府对基础设施的投入少,档案局馆职能行使混乱,人员档案信息化素养低,难以满足公众需求五个方面的问题进行了全面分析,展示了档案数字化建设面临的困难。  第五部分从县档案馆的角度提出档案数字化建设工作的对策,先从转变档案管理的观念出发,进一步加强档案馆资源建设,强化档案馆(局)的行政能力,完善档案服务的内容和方式,尤其是鼓励公众的参与和同社会的合作,最后吸引和培养人才。
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