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[摘 要] 高校作为公立非营利组织,其内控管理长期处于比较薄弱的状态。手工核算体制下,很多财务控制机制还能平衡各个方面的关系。随着计算机技术及信息系统的运用和普及,高校的会计运行模式发生了很大的变化,原来的平衡被打破,新的运行模式带来很多变化。一方面,提高了财务工作者的效率,节省了大量的运算及校对数据的时间;另一方面,提升了对财务工作者的要求,要求更高层次的知识应用和更为实用有效的内控方式。本文从计算机技术对高校财务产生的影响入手,着重分析了当今高校财务内部控制的目标、面临的挑战及解决的对策;希望在计算机技术及会计电算化深入影响会计领域的形势下,寻找更为合理有效的内控方法。
[关键词] 高校财务;内部控制;计算机技术;风险管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 15. 010
[中图分类号]F233 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)15- 0020- 03
20世纪70年代末期以来,计算机技术开始进入我国的会计领域。随着计算机网络技术的飞速发展及应用,传统的会计工作方式也随之产生重大的变革,传统的控制思维已经不适应计算机网络技术下的会计工作。对于高校财务单位,会计软件的广泛使用对传统财务体系产生了一系列的冲击。最近10年来,许多学者专家对于新形势下的会计内部控制制度提出了建设性的意见。笔者将把目光专注于高校财务领域,循着众多前辈的方向,试着对高校财务新形势下的内部控制问题及对策提出一些自己的见解。
一、计算机技术对高校财务的影响
(一)颠覆传统高校财务管理思维
传统的高校财务部门主要管理内容为:对工作人员的管理、工作人员相互牵制制度的应用及对账本等记录资料的保存和稽查等。将计算机应用于会计核算以后,部门管理的主要内容变为对人的管理,对财务系统授权的管理,对财务数据的保存及风险管理等。管理内容的颠覆性变化急需部门领导者改变传统的管理思维,对新的高校财务系统构成有清醒的认识,并进行有效的管理。
(二)使高校财务的工作模式产生重大变革
传统的高校财务工作为资金的收付、账簿的记录、数据核算、数据审核及原始凭证和账本的保存管理,核算工作需要大量的工作人员来完成。将计算机引入财务工作后,高校的财务工作由各个计算机功能模块组合而成。工作人员根据相关的法律法规对原始的凭证进行甄别后,录入各个模块的系统里,然后由计算机系统来进行加工处理,导出相应的结果。在这个过程中,计算机系统的极速运算功能为会计的核算工作节省了大量的人力。会计人员的工作模式由人-数据模式转变为人-机模式,工作人员的工作重心不再是数据核算,而是对于计算机系统模块功能的应用。
(三)提高了高校对财务工作者的素质要求
相对于传统会计中核算型的财务人员,计算机系统下所需要的财务人员应具备更高层次的素质。在手工核算的时代,财务工作的内容单一,分工细致,以核算为主,基层财务人员管理职能被弱化。在计算机加入这个工作流程后,财务工作体现为对于不同的工作模块的应用和管理。这就需要财务人员具备全面的知识,处理日常工作中的各种问题。另一方面,计算机系统更新的速度很快,各个系统模块的升级已经是一种常态,这也需要财务工作人员持续学习,及时更新知识。
(四)高校财务部门与外部单位合作程度加大
近10年来,随着计算机系统的迅速发展,高校财务部门先后采用专业的财务软件进行业务处理。纵观现在高校财务所使用的软件,主要有天大天财、用友软件、金蝶软件等,它们可以满足各类高校的一般使用。由于不同高校具备各自的特点,要实现个性化的功能就需要软件供应商的个性化设计。这类程序设计需要高校财务部门同程序设计人员相互合作,才能设计出符合实际需要的软件。在财务部门逐步完成会计电算化的过程中,对于外部软件供应商的依赖性越来越大。
(五)高校财务风险防范的内容发生重大变化
手工核算体制下,财务风险防范主要以不相容职务相互分离为原则,以人员相互牵制、定期进行稽核为主要方式。然而在计算机加入这个工作组织以后,先前风险防范的体系被打破。在计算机系统下不相容职务相互分离的原则没有彻底执行,人员相互牵制也不能保证控制的效果。风险的大小很大程度上取决于系统授权管理和执行程度、接触计算机相关人员的操作方法、计算机软硬件的安全性与稳定性、数据的安全性等。高校的财务部门采用计算机系统不过短短几年的时间,对于新形势下风险防范的意识还不足,内部控制的方法也在积累和摸索中,很多具体的做法需要完善和改进。
二、高校财务计算机系统下内部控制的目标
一切的行为都有其目的性。《内部会计控制规范——基本规范(试行)》中对内部会计控制的定义为:“为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序”。这个概念对于我国各个行业中的会计内部控制实践都具有指导意义。具体到高校财务,其内部控制的目标为保证高校财务工作的有效进行,保护高校各方面资产的安全与完整,在实际业务中可以防止、发现、纠正错误和舞弊的发生,保证会计资料的真实、合法和完整。
三、计算机系统的运用对高校财务部门内部控制体系运行带来的挑战
(一)内控意识更新缓慢,带来决策风险
意识是决策的基础。最近几年,随着计算机系统在高校中应用越来越多,内控的条件和对象等一些重要因素已经发生重大改变。很多高校的领导层,对于这个变化没能进行正确的判断,对于新情况没能进行及时、合理的反应。现在运行的内控体系大多只是在传统的内控方式上进行了表面的修改。计算机系统已然成为财务部门一个重要组成部分,而内控的意识和内控的现实出现不对称,可能导致部门领导在内部控制机制设计上做出错误的决策。
(二)可能引发技术风险
传统的手工核算体制下,高校财务各个业务组之间通过数据传递和交换建立联系,部门通过稽核和牵制来进行控制。计算机加入这个工作组织后,从录入凭证、记账、结账到输出报表等都是根据软件程序来进行。这个过程中只有录入凭证由工作人员控制,而其他步骤则由计算机独立完成。在这样的情况下会计信息的准确性和安全性就不能由稽核和牵制措施来保证,更大程度上将依赖操作人员输入的信息和操作系统的方法,以及硬件软件本身的稳定性和安全性。如何控制技术风险,是内控机制中很重要的部分。
(三)可能引发道德风险
计算机系统的运用,改变了传统的人员牵制和相互稽核过程,加大了道德风险的隐患。从现实来看,由于部门本身的工作人员更加熟悉部门软件的操作和功能,熟悉系统的管理,一旦发生内部人员违规操作其手法将更加隐蔽,不便察觉,甚至对整个系统加以破坏,那后果将不堪设想。在会计信息网络化条件下,同样存在通过网络侵入系统,从而获得会计信息或者修改会计信息的风险。
(四)缺乏针对性的风险评估,监督反馈机制不完善,增加了管理风险
高校财务部门大多延续传统的风险管理经验,缺乏及时的风险评估。在计算机技术大量运用于会计管理的情况下,需要进行全面客观的风险评估才能揭示现在高校财务部门所存在的风险。风险评估不足,会带来内控制度设计的盲区,影响内控机制的作用。另外,审计部门对于会计电算化模式的监督和反馈缺乏经验,也从一定程度上增加了管理上的风险。
四、改进内部控制机制,应对会计工作变化的挑战
在认清了高校财务部门采用计算机系统办公后带来的各方面问题之后,笔者认为:要规避计算机系统带来的风险,形成一个有效的控制体系,应该从更新意识入手,增强风险意识;针对计算机系统应用的特点改进内控设计;对工作人员进行培训,树立正确的职业道德观念,提高员工执行业务的能力;最后利用监督机制来保障部门的顺利运行。具体做法如下:
(一)更新内控意识,引入风险管理的概念
1.领导层
领导层作为决策的中枢,首先需要在意识上提高对内部控制的重视程度;其次需要对部门内控因素的变化有真实的了解,清楚地认识各环节风险的变化,具体可以通过部门会议对这些风险进行评估认定;再次需要就规避这些风险进行充分讨论,形成方案,制定部门内控SOP(标准化程序);最后需要领导层对控制过程和内容进行动态更新,始终保持正确的方向。
2.基层员工
基层员工是内部控制的执行主体,他们执行的情况决定了内部控制体系能产生多大的作用。所以,需要让基层员工在思想上对内部控制的新形势有统一清晰的认识,能够严格执行领导层所制订的方案和规则。另外,应该发挥基层员工的主动性,及时反馈日常业务处理过程中遇到的问题,以便领导层能够更及时、全面地了解计算机系统应用带来的各种变化,便于领导层作出更加准确的决策。
(二)针对计算机系统的特点改进内部控制设计
1.明确内部控制的原则并严格遵守
分工是内部控制的基本原则,人员的分工和牵制一直是会计控制的主要措施。所谓分工,即在组织中一项业务都必须由两个或者两个以上的人来完成,不能由一个人完全包办一项业务。严格执行分工的原则是规避风险的重要保障。
2.针对计算机系统的应用,合理设置岗位
在高校财务实际工作中,应根据需要设置不同职责的岗位,一般主要有预算管理、会计核算、学生缴费管理、出纳管理、系统管理等。在每个岗位中应设置经办人员、复核人员等。这些不同职责的岗位应该由不同的人员来担任,并且应该定期进行轮岗,让不同的人定期到新的岗位工作。一方面可以加强工作人员业务的全面性,一方面也可以加强内部控制。在某些高校中,由于人员紧缺,无法安排足够的人手,也可以由同一个人同时作为几个系统的复核人员,需要杜绝同一个人既做录入又做复核。
3.系统应用及权限控制
(1)要明确每个工作人员上机操作的内容和权限,杜绝未经授权的人员操作会计软件。
(2)当权限需要修改的时候需要报请相关领导批准,并进行登记。
(3)操作人员在进行输入操作时应该对每笔业务的合法性和准确性进行检查,确认其批准部门和人员的盖章或签名、原始票据各项填写完整正确。
(4)操作人员应该录入合理的摘要及系统要求的相关信息,正确使用会计科目。
(5)操作人员在输出相关的会计资料后,应及时送交指定人员,不可擅自泄露会计资料。
(6)需要系统管理人员保存必要的系统操作记录,记录系统的使用情况及系统故障情况等,以备随时监督查看。
4.系统与数据安全控制
(1)工作人员应该保管好自己的上机密码,定期进行更换。
(2)系统管理人员应该做好数据的备份工作,采用不同的介质进行备份。
(3)应该确保计算机不被电脑病毒侵入,要定期进行维护和检查。
(4)在系统需要升级或者修改的时候,工作人员应该报请领导审批,并对修改作详细的记录。
(5)在需要外单位协助修改系统软件的时候应注意数据的保密,同协助单位签订保密协议,同时做好数据的备份及软件修改记录。
(三)对工作人员进行全面培训,适应计算机系统运用带来的变化
会计知识处于不断的更新中,而本阶段也是会计系统快速发展的时期,有必要对工作人员进行相关的培训工作。培训的内容如下:
1.社会道德和职业道德的培训
良好的社会道德和职业道德是规范各类风险的一个重要保障。各个学校可以根据具体情况,安排相关的讲座或者定期进行法制教育,也可以通过开展批评和自我批评的方式,让工作人员树立正确的价值观,降低新的工作环境下可能引发的道德风险。
2.专业知识的培训
国家发布的会计准则和政策在不断完善。最近几年来,会计的专业知识已经更新了很多。因此,高校的财务人员需要定期进行专业知识的培训,才能把握正确的会计知识,对业务作出正确判断。每年各地政府组织的会计继续教育可以在一定程度上对专业知识进行补充,但是由于时间短,效果并不明显,在可行的情况下应该增加培训的次数,保证工作人员的专业知识能够获得更新。
3.系统知识的培训
从现实情况来看,由于各个高校正处于信息化的过程中,对于刚刚使用的系统也处于熟悉的过程中,相当部分人员对于所使用的系统处于一知半解的状态。这样的情况使得工作人员在处理日常业务的过程中进行错误操作的风险骤然上升。因此,需要各个单位组织相关系统供应商及时对工作人员进行培训,让相关的工作人员可以正确使用系统,避免进行错误操作,保证系统和数据的安全。
4.风险意识的培训
在会计系统大量应用的情况下,传统的会计核算工作被计算机取代。在这个过程中,风险的形式发生了转变,但并未消除。风险意识的培训对规避日常工作中的各类风险是相当必要的。具体做法是通过定期召开部门会议,共同讨论工作中各类的风险,针对一些日常工作中的失误情况进行说明,让每个工作人员都时刻保持警惕性。
(四)针对新的工作模式完善监督机制,采用合理的激励手段
1.建立部门内审机制
部门定期进行内审,重点查看原始凭证与明细账、明细账与总账、部门账与银行账之间是否相符。如果不符应及时查找原因,更改错误;如果是因为软件本身的原因就应该及时同软件开发人员沟通,寻找解决方法;问题严重的,应该报告相关部门及领导,及时解决存在的问题。
2.强化审计部门的监督作用
审计部门是高校中发挥重要监督作用的单位。现在大部分高校的审计部门比较多地延续传统的审计方式,注重对纸质信息的稽核,忽略对会计系统的稽核。应该强化审计部门的监督,针对会计信息系统的应用和特点,采取针对性的监督措施,不但监督会计信息正确与否,还应当监督整个运行过程的合理性和合法性,并及时反馈,保持高校财务部门的健康发展。
3.设立合理的激励机制
在内控的过程中,应该设立合理的激励措施。当前高校财务部门处于信息化的初始阶段,还有许多方面需要完善,应该鼓励工作人员积极参与内控机制的设计并及时反馈存在的问题,同时也对肆意破坏内控机制的工作人员给予必要的惩戒,从而保证内控实施主体能够统一思想,提高计算机系统中会计信息的安全性。
五、结束语
高校财务部门正在经历信息化的重要时期,这个转变过程面临很多挑战。但不论是制定措施还是执行措施,最关键的因素还是人,所以应该发挥工作人员的主观能动性,充分利用计算机系统所带来的便利,同时采用内控制度积极规避可能存在的风险,让计算机系统可以更好地为高校财务服务。
主要参考文献
[1]王锴.会计信息系统:管理的视角[M].北京:清华大学出版社,北京交通大学出版社,2006:120-157.
[2]潘琰.内部控制[M].北京:高等教育出版社,2008:3-38.
[3]龚小君.计算机引入后会计信息系统的内部控制[J].浙江树人大学学报,2002(3).
[4]童燕军.高校内部控制制度执行之思考[J].内江科技,2007(5).
[5]荆华. 网络环境下会计信息系统内部控制研究[J]. 全国商情:经济理论研究,2006(4).
[关键词] 高校财务;内部控制;计算机技术;风险管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 15. 010
[中图分类号]F233 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)15- 0020- 03
20世纪70年代末期以来,计算机技术开始进入我国的会计领域。随着计算机网络技术的飞速发展及应用,传统的会计工作方式也随之产生重大的变革,传统的控制思维已经不适应计算机网络技术下的会计工作。对于高校财务单位,会计软件的广泛使用对传统财务体系产生了一系列的冲击。最近10年来,许多学者专家对于新形势下的会计内部控制制度提出了建设性的意见。笔者将把目光专注于高校财务领域,循着众多前辈的方向,试着对高校财务新形势下的内部控制问题及对策提出一些自己的见解。
一、计算机技术对高校财务的影响
(一)颠覆传统高校财务管理思维
传统的高校财务部门主要管理内容为:对工作人员的管理、工作人员相互牵制制度的应用及对账本等记录资料的保存和稽查等。将计算机应用于会计核算以后,部门管理的主要内容变为对人的管理,对财务系统授权的管理,对财务数据的保存及风险管理等。管理内容的颠覆性变化急需部门领导者改变传统的管理思维,对新的高校财务系统构成有清醒的认识,并进行有效的管理。
(二)使高校财务的工作模式产生重大变革
传统的高校财务工作为资金的收付、账簿的记录、数据核算、数据审核及原始凭证和账本的保存管理,核算工作需要大量的工作人员来完成。将计算机引入财务工作后,高校的财务工作由各个计算机功能模块组合而成。工作人员根据相关的法律法规对原始的凭证进行甄别后,录入各个模块的系统里,然后由计算机系统来进行加工处理,导出相应的结果。在这个过程中,计算机系统的极速运算功能为会计的核算工作节省了大量的人力。会计人员的工作模式由人-数据模式转变为人-机模式,工作人员的工作重心不再是数据核算,而是对于计算机系统模块功能的应用。
(三)提高了高校对财务工作者的素质要求
相对于传统会计中核算型的财务人员,计算机系统下所需要的财务人员应具备更高层次的素质。在手工核算的时代,财务工作的内容单一,分工细致,以核算为主,基层财务人员管理职能被弱化。在计算机加入这个工作流程后,财务工作体现为对于不同的工作模块的应用和管理。这就需要财务人员具备全面的知识,处理日常工作中的各种问题。另一方面,计算机系统更新的速度很快,各个系统模块的升级已经是一种常态,这也需要财务工作人员持续学习,及时更新知识。
(四)高校财务部门与外部单位合作程度加大
近10年来,随着计算机系统的迅速发展,高校财务部门先后采用专业的财务软件进行业务处理。纵观现在高校财务所使用的软件,主要有天大天财、用友软件、金蝶软件等,它们可以满足各类高校的一般使用。由于不同高校具备各自的特点,要实现个性化的功能就需要软件供应商的个性化设计。这类程序设计需要高校财务部门同程序设计人员相互合作,才能设计出符合实际需要的软件。在财务部门逐步完成会计电算化的过程中,对于外部软件供应商的依赖性越来越大。
(五)高校财务风险防范的内容发生重大变化
手工核算体制下,财务风险防范主要以不相容职务相互分离为原则,以人员相互牵制、定期进行稽核为主要方式。然而在计算机加入这个工作组织以后,先前风险防范的体系被打破。在计算机系统下不相容职务相互分离的原则没有彻底执行,人员相互牵制也不能保证控制的效果。风险的大小很大程度上取决于系统授权管理和执行程度、接触计算机相关人员的操作方法、计算机软硬件的安全性与稳定性、数据的安全性等。高校的财务部门采用计算机系统不过短短几年的时间,对于新形势下风险防范的意识还不足,内部控制的方法也在积累和摸索中,很多具体的做法需要完善和改进。
二、高校财务计算机系统下内部控制的目标
一切的行为都有其目的性。《内部会计控制规范——基本规范(试行)》中对内部会计控制的定义为:“为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序”。这个概念对于我国各个行业中的会计内部控制实践都具有指导意义。具体到高校财务,其内部控制的目标为保证高校财务工作的有效进行,保护高校各方面资产的安全与完整,在实际业务中可以防止、发现、纠正错误和舞弊的发生,保证会计资料的真实、合法和完整。
三、计算机系统的运用对高校财务部门内部控制体系运行带来的挑战
(一)内控意识更新缓慢,带来决策风险
意识是决策的基础。最近几年,随着计算机系统在高校中应用越来越多,内控的条件和对象等一些重要因素已经发生重大改变。很多高校的领导层,对于这个变化没能进行正确的判断,对于新情况没能进行及时、合理的反应。现在运行的内控体系大多只是在传统的内控方式上进行了表面的修改。计算机系统已然成为财务部门一个重要组成部分,而内控的意识和内控的现实出现不对称,可能导致部门领导在内部控制机制设计上做出错误的决策。
(二)可能引发技术风险
传统的手工核算体制下,高校财务各个业务组之间通过数据传递和交换建立联系,部门通过稽核和牵制来进行控制。计算机加入这个工作组织后,从录入凭证、记账、结账到输出报表等都是根据软件程序来进行。这个过程中只有录入凭证由工作人员控制,而其他步骤则由计算机独立完成。在这样的情况下会计信息的准确性和安全性就不能由稽核和牵制措施来保证,更大程度上将依赖操作人员输入的信息和操作系统的方法,以及硬件软件本身的稳定性和安全性。如何控制技术风险,是内控机制中很重要的部分。
(三)可能引发道德风险
计算机系统的运用,改变了传统的人员牵制和相互稽核过程,加大了道德风险的隐患。从现实来看,由于部门本身的工作人员更加熟悉部门软件的操作和功能,熟悉系统的管理,一旦发生内部人员违规操作其手法将更加隐蔽,不便察觉,甚至对整个系统加以破坏,那后果将不堪设想。在会计信息网络化条件下,同样存在通过网络侵入系统,从而获得会计信息或者修改会计信息的风险。
(四)缺乏针对性的风险评估,监督反馈机制不完善,增加了管理风险
高校财务部门大多延续传统的风险管理经验,缺乏及时的风险评估。在计算机技术大量运用于会计管理的情况下,需要进行全面客观的风险评估才能揭示现在高校财务部门所存在的风险。风险评估不足,会带来内控制度设计的盲区,影响内控机制的作用。另外,审计部门对于会计电算化模式的监督和反馈缺乏经验,也从一定程度上增加了管理上的风险。
四、改进内部控制机制,应对会计工作变化的挑战
在认清了高校财务部门采用计算机系统办公后带来的各方面问题之后,笔者认为:要规避计算机系统带来的风险,形成一个有效的控制体系,应该从更新意识入手,增强风险意识;针对计算机系统应用的特点改进内控设计;对工作人员进行培训,树立正确的职业道德观念,提高员工执行业务的能力;最后利用监督机制来保障部门的顺利运行。具体做法如下:
(一)更新内控意识,引入风险管理的概念
1.领导层
领导层作为决策的中枢,首先需要在意识上提高对内部控制的重视程度;其次需要对部门内控因素的变化有真实的了解,清楚地认识各环节风险的变化,具体可以通过部门会议对这些风险进行评估认定;再次需要就规避这些风险进行充分讨论,形成方案,制定部门内控SOP(标准化程序);最后需要领导层对控制过程和内容进行动态更新,始终保持正确的方向。
2.基层员工
基层员工是内部控制的执行主体,他们执行的情况决定了内部控制体系能产生多大的作用。所以,需要让基层员工在思想上对内部控制的新形势有统一清晰的认识,能够严格执行领导层所制订的方案和规则。另外,应该发挥基层员工的主动性,及时反馈日常业务处理过程中遇到的问题,以便领导层能够更及时、全面地了解计算机系统应用带来的各种变化,便于领导层作出更加准确的决策。
(二)针对计算机系统的特点改进内部控制设计
1.明确内部控制的原则并严格遵守
分工是内部控制的基本原则,人员的分工和牵制一直是会计控制的主要措施。所谓分工,即在组织中一项业务都必须由两个或者两个以上的人来完成,不能由一个人完全包办一项业务。严格执行分工的原则是规避风险的重要保障。
2.针对计算机系统的应用,合理设置岗位
在高校财务实际工作中,应根据需要设置不同职责的岗位,一般主要有预算管理、会计核算、学生缴费管理、出纳管理、系统管理等。在每个岗位中应设置经办人员、复核人员等。这些不同职责的岗位应该由不同的人员来担任,并且应该定期进行轮岗,让不同的人定期到新的岗位工作。一方面可以加强工作人员业务的全面性,一方面也可以加强内部控制。在某些高校中,由于人员紧缺,无法安排足够的人手,也可以由同一个人同时作为几个系统的复核人员,需要杜绝同一个人既做录入又做复核。
3.系统应用及权限控制
(1)要明确每个工作人员上机操作的内容和权限,杜绝未经授权的人员操作会计软件。
(2)当权限需要修改的时候需要报请相关领导批准,并进行登记。
(3)操作人员在进行输入操作时应该对每笔业务的合法性和准确性进行检查,确认其批准部门和人员的盖章或签名、原始票据各项填写完整正确。
(4)操作人员应该录入合理的摘要及系统要求的相关信息,正确使用会计科目。
(5)操作人员在输出相关的会计资料后,应及时送交指定人员,不可擅自泄露会计资料。
(6)需要系统管理人员保存必要的系统操作记录,记录系统的使用情况及系统故障情况等,以备随时监督查看。
4.系统与数据安全控制
(1)工作人员应该保管好自己的上机密码,定期进行更换。
(2)系统管理人员应该做好数据的备份工作,采用不同的介质进行备份。
(3)应该确保计算机不被电脑病毒侵入,要定期进行维护和检查。
(4)在系统需要升级或者修改的时候,工作人员应该报请领导审批,并对修改作详细的记录。
(5)在需要外单位协助修改系统软件的时候应注意数据的保密,同协助单位签订保密协议,同时做好数据的备份及软件修改记录。
(三)对工作人员进行全面培训,适应计算机系统运用带来的变化
会计知识处于不断的更新中,而本阶段也是会计系统快速发展的时期,有必要对工作人员进行相关的培训工作。培训的内容如下:
1.社会道德和职业道德的培训
良好的社会道德和职业道德是规范各类风险的一个重要保障。各个学校可以根据具体情况,安排相关的讲座或者定期进行法制教育,也可以通过开展批评和自我批评的方式,让工作人员树立正确的价值观,降低新的工作环境下可能引发的道德风险。
2.专业知识的培训
国家发布的会计准则和政策在不断完善。最近几年来,会计的专业知识已经更新了很多。因此,高校的财务人员需要定期进行专业知识的培训,才能把握正确的会计知识,对业务作出正确判断。每年各地政府组织的会计继续教育可以在一定程度上对专业知识进行补充,但是由于时间短,效果并不明显,在可行的情况下应该增加培训的次数,保证工作人员的专业知识能够获得更新。
3.系统知识的培训
从现实情况来看,由于各个高校正处于信息化的过程中,对于刚刚使用的系统也处于熟悉的过程中,相当部分人员对于所使用的系统处于一知半解的状态。这样的情况使得工作人员在处理日常业务的过程中进行错误操作的风险骤然上升。因此,需要各个单位组织相关系统供应商及时对工作人员进行培训,让相关的工作人员可以正确使用系统,避免进行错误操作,保证系统和数据的安全。
4.风险意识的培训
在会计系统大量应用的情况下,传统的会计核算工作被计算机取代。在这个过程中,风险的形式发生了转变,但并未消除。风险意识的培训对规避日常工作中的各类风险是相当必要的。具体做法是通过定期召开部门会议,共同讨论工作中各类的风险,针对一些日常工作中的失误情况进行说明,让每个工作人员都时刻保持警惕性。
(四)针对新的工作模式完善监督机制,采用合理的激励手段
1.建立部门内审机制
部门定期进行内审,重点查看原始凭证与明细账、明细账与总账、部门账与银行账之间是否相符。如果不符应及时查找原因,更改错误;如果是因为软件本身的原因就应该及时同软件开发人员沟通,寻找解决方法;问题严重的,应该报告相关部门及领导,及时解决存在的问题。
2.强化审计部门的监督作用
审计部门是高校中发挥重要监督作用的单位。现在大部分高校的审计部门比较多地延续传统的审计方式,注重对纸质信息的稽核,忽略对会计系统的稽核。应该强化审计部门的监督,针对会计信息系统的应用和特点,采取针对性的监督措施,不但监督会计信息正确与否,还应当监督整个运行过程的合理性和合法性,并及时反馈,保持高校财务部门的健康发展。
3.设立合理的激励机制
在内控的过程中,应该设立合理的激励措施。当前高校财务部门处于信息化的初始阶段,还有许多方面需要完善,应该鼓励工作人员积极参与内控机制的设计并及时反馈存在的问题,同时也对肆意破坏内控机制的工作人员给予必要的惩戒,从而保证内控实施主体能够统一思想,提高计算机系统中会计信息的安全性。
五、结束语
高校财务部门正在经历信息化的重要时期,这个转变过程面临很多挑战。但不论是制定措施还是执行措施,最关键的因素还是人,所以应该发挥工作人员的主观能动性,充分利用计算机系统所带来的便利,同时采用内控制度积极规避可能存在的风险,让计算机系统可以更好地为高校财务服务。
主要参考文献
[1]王锴.会计信息系统:管理的视角[M].北京:清华大学出版社,北京交通大学出版社,2006:120-157.
[2]潘琰.内部控制[M].北京:高等教育出版社,2008:3-38.
[3]龚小君.计算机引入后会计信息系统的内部控制[J].浙江树人大学学报,2002(3).
[4]童燕军.高校内部控制制度执行之思考[J].内江科技,2007(5).
[5]荆华. 网络环境下会计信息系统内部控制研究[J]. 全国商情:经济理论研究,2006(4).