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摘 要：制度是管理的基础。机关事务管理承担着机关后勤事务管理、保障和服务的职能，是政府高效、有序、协调运转的重要保障。而面对千头万绪，琐碎繁杂的后勤工作，要做到忙中有序、有条不紊还必须有规范化、标谁化、程序化制度管理作为基础，特别是确保后勤管理有法可依、有章可循。
关键词：机关单位 管理制度 失效
在社会组织实施规范化管理的过程中，管理制度必不可少。现实生活中，秘书往往需要协助单位与领导策划研究、起草制定、修订完善、监督实施一定的管理制度。不少单位，常由秘书按领导意图或任务安排，进行某些管理制度的必要性与可行性论证，拟写制度条文草案，为领导反馈制度实施的效果与意见信息等。如何对机关单位的管理制度进行有效设置与失效防范，对于秘书非常重要，它最能体现秘书尤其是负有较多管理责任的中高级秘书的管理能力与水平。这方面的成功范例比比皆是。但有些情况下，由于领导和秘书均缺乏经验、主观草率、方法不当或计划赶不上变化等，也会导致管理制度的制定设置欠妥或失效，影响管理效果，甚至造成管理失败。在实际工作中，要想达到管理制度的有效设置与失效防范，秘书在参与制定设置管理制度的过程中，就必须妥善处理和注意以下几方面问题。
一、管理制度内容与制定程序是否合法、合理、合情
在现代成熟的法治国家，新法律法规的出台，从内容到制定程序，首先必须合法，合乎约定俗成或有明文规定的法，而不能随心所欲。即使是议会、政府制定推出的法律法规，也往往面临着“是否违宪” “是否合法” 的审查。各个社会组织自定的规章制度，其内容及制定程序同样既不能违背国家法律法规，也不能违背单位组织的基本章程。合法性问题处理好了，才谈得上有效性，进而避免失效后果。
有的管理制度看似合法，却可能被认为不合理、不合情，如缺乏对社会公认的事物发展方向的适应性，缺少人性化关怀而难以得到人们的普遍认可，出发点虽好却难以达到实际效果等。现实生活中就有这样的情况： 某项制度出台后，虽然审查不出其有什么“违法性”，却受到人们的普遍质疑甚至谴责、反对，结果难以推行落实。如一些单位以制度形式规定的硬性工作任务指标、考核标准等，虽然理由堂皇，也可能没有哪部法律规定不能作出这样的规定，可是身处其境的员工实际上根本难以做到。由于不合情理得不到员工及各方面的配合，以致引发矛盾，流于失效。
秘书参与制定管理制度时，要注意防范和避免这种情况，尽力促进制度既合法合情又合理。
二、管理制度制定过程是否严谨、全面并符合管理程序
首先，机关单位制定管理制度必须严谨，在调查研究的基础上，针对需要解决的实际问题和应该达到的目标，拟定内容全面、具体的方案，经过充分论证和推敲，再提交有审批权的领导机构或代表会议表决通过。秘书在这一过程中发挥着重要作用，如参与调查研究、起草推敲相关条款等，这样可避免有的单位领导在推出新规时过于主观草率，导致新规缺乏严肃性和可行性，出现执行难等问题。
其次，推出管理制度，要尽量防止因内容不全面、不具体、不明确而出现模糊不清的问题，在实施中导致争议或混乱。拟定管理制度不仅不能出现重大失误，也要避免细节上的漏洞，以免在施行中被人钻空子，失去实质意义。也不能由于内容偏狭不全、顾此失彼，导致难以执行或无法达到应有的管理效果。
一般情况下，当新制度内容涉及单位员工切身利益、事关工作全局时，应注意广泛征求群众意见建议，慎重出台相关制度。一般可采取由管理者拟出方案稿，发放下去广泛征求意见，再修改完善 （有时征求意见与修改方案的过程会经历“几上几下”），交由职工代表大会表决或法定权力机构审批通过，再予以施行，这样更有群众基础。
反之，如果只有“长官意志”，没有群众认同，甚至出现侵犯员工利益的问题，就容易导致制度失效。据报道： 广东某地一家公司为了加强管理，千方百计让员工分担企业经营风险，就直接由公司总部出台了系列极为严厉的新规，其间没有征求员工意见，而采取张榜公布立即实施的方式，结果宣布实施当天，就引起从各部门主管到普通员工的普遍反对和抗议，被认为对员工的要求过分苛刻并侵犯了员工的合法权益，导致员工罢工并聚集请愿要求停止实施新规，后来员工又到当地政府所在地集会请愿，要求政府出面干预，维护员工合法权益，闹得沸沸扬扬，最后企业被迫停止实行新规。这种结局应该是新规制定者始料未及的，也是缺乏调查研究及沟通交流、民主协商的结果，这样的教训管理者应当汲取。负有参与管理责任的秘书，若能辅助企业管理者避免这样的失误，那也是对企业的贡献。
三、能否严格执行新制度并在实施中检验其有效性和可行性
新的管理制度不仅要合法合理合情，还要切实可行，确保收到应有的效果。一个单位的管理制度一般都会向员工公示，必要时还会编入员工手册，作为员工培训的内容，让员工自觉遵守执行。如果有规不执行，就等于无规。现实生活中不少公认的好的管理制度，因为缺乏有效执行手段和力度，而起不到应有的效果。如很多地方出台的清洁卫生制度，若群众不能自觉遵守配合，且缺乏必要的保证执行措施，就可能得不到遵守执行。秘书作为领导的助手，经常会受领导委派，负责监督、检查某项管理制度的具体落实。比如办公室日常管理制度、后勤管理制度等，就经常由秘书负责落实。
还有一种情况，就是管理者认为新制度有效可行，上下级也付出了很大努力，但受客观条件及现实环境的限制，执行结果并不尽如人意甚至与愿相反。如果秘书发现这种情况，就应积极调查和反思，在上下级之间、单位内外之间，搭建起有效沟通的桥梁，在必要时以适当的方式向单位领导提供相关的反馈信息与意见建议，协助领导通过实践、合理征求各方面意见等方式，来检验新制度实施的真实效果，分析失效的原因，進而总结经验教训，为今后制定新制度提供有益的参考。这样，就可以避免在新制度可能带来消极影响时无计可施，或是眼睁睁看着领导者高高在上而看不到实际执行中的种种问题。因此，秘书对于避免出现制度失效应发挥一定的积极作用。
四、管理制度能否适应现实变化需要，是否需要修改完善、推陈出新
在现代社会，各个国家的法律法规都有个适应变化的问题，新法出台，旧法作废，乃是常见现象。国家法律法规如此，机关单位内部的管理制度也是如此，都要适应现实变化需要而及时修改调整、补充完善、推陈出新。
秘书在参与制定管理制度时要清醒地认识到，单位的管理制度要保持相对的稳定性，不能“朝令夕改”； 同时也要适应现实变化而作出必要的调整。当管理制度尚处在边探索边建立、有待完善的阶段时，秘书可将其先定为“暂行规定”“试行办法” 等，为进一步修改更新留有余地。对于那些确有长效作用、需要长期存在的制度，可不断予以局部修正调适，使之趋于完善。
现实生活中，有的管理制度一开始人们认为很有制定的必要，但其实只是暂时适用，真正施行一段时日后，就会发现其内容全部或部分存在局限性，因弊大于利不便执行。因此，各机关应有目的有组织地定期开展管理制度的检查更新工作。对于那些时久不适、落后僵化的管理制度，尤其是一些临时性应急性制度，秘书应协助单位领导及时检查、审核、清理、淘汰； 或修正更新，以新规取代旧规。只有保持管理制度与时俱进，才能避免消极无效影响，更好地发挥制度的作用。
关键词：机关单位 管理制度 失效
在社会组织实施规范化管理的过程中，管理制度必不可少。现实生活中，秘书往往需要协助单位与领导策划研究、起草制定、修订完善、监督实施一定的管理制度。不少单位，常由秘书按领导意图或任务安排，进行某些管理制度的必要性与可行性论证，拟写制度条文草案，为领导反馈制度实施的效果与意见信息等。如何对机关单位的管理制度进行有效设置与失效防范，对于秘书非常重要，它最能体现秘书尤其是负有较多管理责任的中高级秘书的管理能力与水平。这方面的成功范例比比皆是。但有些情况下，由于领导和秘书均缺乏经验、主观草率、方法不当或计划赶不上变化等，也会导致管理制度的制定设置欠妥或失效，影响管理效果，甚至造成管理失败。在实际工作中，要想达到管理制度的有效设置与失效防范，秘书在参与制定设置管理制度的过程中，就必须妥善处理和注意以下几方面问题。
一、管理制度内容与制定程序是否合法、合理、合情
在现代成熟的法治国家，新法律法规的出台，从内容到制定程序，首先必须合法，合乎约定俗成或有明文规定的法，而不能随心所欲。即使是议会、政府制定推出的法律法规，也往往面临着“是否违宪” “是否合法” 的审查。各个社会组织自定的规章制度，其内容及制定程序同样既不能违背国家法律法规，也不能违背单位组织的基本章程。合法性问题处理好了，才谈得上有效性，进而避免失效后果。
有的管理制度看似合法，却可能被认为不合理、不合情，如缺乏对社会公认的事物发展方向的适应性，缺少人性化关怀而难以得到人们的普遍认可，出发点虽好却难以达到实际效果等。现实生活中就有这样的情况： 某项制度出台后，虽然审查不出其有什么“违法性”，却受到人们的普遍质疑甚至谴责、反对，结果难以推行落实。如一些单位以制度形式规定的硬性工作任务指标、考核标准等，虽然理由堂皇，也可能没有哪部法律规定不能作出这样的规定，可是身处其境的员工实际上根本难以做到。由于不合情理得不到员工及各方面的配合，以致引发矛盾，流于失效。
秘书参与制定管理制度时，要注意防范和避免这种情况，尽力促进制度既合法合情又合理。
二、管理制度制定过程是否严谨、全面并符合管理程序
首先，机关单位制定管理制度必须严谨，在调查研究的基础上，针对需要解决的实际问题和应该达到的目标，拟定内容全面、具体的方案，经过充分论证和推敲，再提交有审批权的领导机构或代表会议表决通过。秘书在这一过程中发挥着重要作用，如参与调查研究、起草推敲相关条款等，这样可避免有的单位领导在推出新规时过于主观草率，导致新规缺乏严肃性和可行性，出现执行难等问题。
其次，推出管理制度，要尽量防止因内容不全面、不具体、不明确而出现模糊不清的问题，在实施中导致争议或混乱。拟定管理制度不仅不能出现重大失误，也要避免细节上的漏洞，以免在施行中被人钻空子，失去实质意义。也不能由于内容偏狭不全、顾此失彼，导致难以执行或无法达到应有的管理效果。
一般情况下，当新制度内容涉及单位员工切身利益、事关工作全局时，应注意广泛征求群众意见建议，慎重出台相关制度。一般可采取由管理者拟出方案稿，发放下去广泛征求意见，再修改完善 （有时征求意见与修改方案的过程会经历“几上几下”），交由职工代表大会表决或法定权力机构审批通过，再予以施行，这样更有群众基础。
反之，如果只有“长官意志”，没有群众认同，甚至出现侵犯员工利益的问题，就容易导致制度失效。据报道： 广东某地一家公司为了加强管理，千方百计让员工分担企业经营风险，就直接由公司总部出台了系列极为严厉的新规，其间没有征求员工意见，而采取张榜公布立即实施的方式，结果宣布实施当天，就引起从各部门主管到普通员工的普遍反对和抗议，被认为对员工的要求过分苛刻并侵犯了员工的合法权益，导致员工罢工并聚集请愿要求停止实施新规，后来员工又到当地政府所在地集会请愿，要求政府出面干预，维护员工合法权益，闹得沸沸扬扬，最后企业被迫停止实行新规。这种结局应该是新规制定者始料未及的，也是缺乏调查研究及沟通交流、民主协商的结果，这样的教训管理者应当汲取。负有参与管理责任的秘书，若能辅助企业管理者避免这样的失误，那也是对企业的贡献。
三、能否严格执行新制度并在实施中检验其有效性和可行性
新的管理制度不仅要合法合理合情，还要切实可行，确保收到应有的效果。一个单位的管理制度一般都会向员工公示，必要时还会编入员工手册，作为员工培训的内容，让员工自觉遵守执行。如果有规不执行，就等于无规。现实生活中不少公认的好的管理制度，因为缺乏有效执行手段和力度，而起不到应有的效果。如很多地方出台的清洁卫生制度，若群众不能自觉遵守配合，且缺乏必要的保证执行措施，就可能得不到遵守执行。秘书作为领导的助手，经常会受领导委派，负责监督、检查某项管理制度的具体落实。比如办公室日常管理制度、后勤管理制度等，就经常由秘书负责落实。
还有一种情况，就是管理者认为新制度有效可行，上下级也付出了很大努力，但受客观条件及现实环境的限制，执行结果并不尽如人意甚至与愿相反。如果秘书发现这种情况，就应积极调查和反思，在上下级之间、单位内外之间，搭建起有效沟通的桥梁，在必要时以适当的方式向单位领导提供相关的反馈信息与意见建议，协助领导通过实践、合理征求各方面意见等方式，来检验新制度实施的真实效果，分析失效的原因，進而总结经验教训，为今后制定新制度提供有益的参考。这样，就可以避免在新制度可能带来消极影响时无计可施，或是眼睁睁看着领导者高高在上而看不到实际执行中的种种问题。因此，秘书对于避免出现制度失效应发挥一定的积极作用。
四、管理制度能否适应现实变化需要，是否需要修改完善、推陈出新
在现代社会，各个国家的法律法规都有个适应变化的问题，新法出台，旧法作废，乃是常见现象。国家法律法规如此，机关单位内部的管理制度也是如此，都要适应现实变化需要而及时修改调整、补充完善、推陈出新。
秘书在参与制定管理制度时要清醒地认识到，单位的管理制度要保持相对的稳定性，不能“朝令夕改”； 同时也要适应现实变化而作出必要的调整。当管理制度尚处在边探索边建立、有待完善的阶段时，秘书可将其先定为“暂行规定”“试行办法” 等，为进一步修改更新留有余地。对于那些确有长效作用、需要长期存在的制度，可不断予以局部修正调适，使之趋于完善。
现实生活中，有的管理制度一开始人们认为很有制定的必要，但其实只是暂时适用，真正施行一段时日后，就会发现其内容全部或部分存在局限性，因弊大于利不便执行。因此，各机关应有目的有组织地定期开展管理制度的检查更新工作。对于那些时久不适、落后僵化的管理制度，尤其是一些临时性应急性制度，秘书应协助单位领导及时检查、审核、清理、淘汰； 或修正更新，以新规取代旧规。只有保持管理制度与时俱进，才能避免消极无效影响，更好地发挥制度的作用。