论文部分内容阅读
随着网络和计算机技术的高速发展，办公自动化系统的诞生推进着档案管理系统的快速研发，檔案的存储又有了新的介质：档案管理系统。由于档案管理系统的出现，档案的存储介质从过去的纸质文档又转化为计算机存储。新式存储介质的出现，使得现在档案存储和维护难度大大降低，利用计算机存储档案不仅没有了纸质档案存储所需要的空间问题，同时随着服务器维护技术的发展，火灾、水灾、虫害发生的风险也被降低到最小。同时，由于档案管理系统具有维护成本低、检索查看较容易的优势，这也推进着档案管理系统的快速发展。
而随着国家档案局对于档案相关法规的推出，档案存储也越来越正规化，具有规模的档案管理系统的开发团队越来越被企事业单位所重视。随着现在计算机办公的普及，在长期的业务处理工作中，会积累大量的电子文件和资料，如果没有专业人员对这些电子文档进行系统化管理，那么长期积累下来的这些财富会因分散管理而变得杂乱无章，利用起来则十分困难，难以发挥其实际作用。因此，为了解决这个问题，我们利用网络来实现科技化的档案管理，利用现有的网络资源为打造出一套实用、合理的档案管理系统。
档案管理系统是用来高效处理档案的工具。利用这样一套档案管理系统，可以以较小的代价迅速的处理大批量的信息档案（如普通文档，流文件，图片文件等等）。利用档案管理系统，档案管理员可以快速和安全的对档案进行保存和利用。这不仅解决了长久以来，档案存储管理的问题;也充分利用了网络的优势，让档案的检索和使用变得简单;同时，因为系统的便利性，大大降低了档案管理人员的工作量，这也间接减少了的人事成本和运营成本。
随着网络应用的逐渐普及，对办公自动化系统的不断关注以及我们办公计算机的性能逐步增强，这使得大型管理系统逐步成熟，越来越多的软件供应商从过去的小规模开发逐渐转型面向大型、特定类型的进行系统开发。对于现今文档的复杂程度，系统需要采取合适的存储结构来对文档进行组织管理。档案管理系统要求对海量档案进行合理的规划，对于网络要求快速、准确的返回用户的搜索结果。随着如今我们所利用的操作系统越来越先进，我们身边可利用的文档种类也越来越多，同样的文档，不同的版本也会导致文件无法读取，如03版本的office就无法打开07或10版本下的office文档。因此，档案管理系统不可避免的要考虑到文档兼容性的问题。对于以后出现更加高级的文档版本，本系统也要利用系统升级的方式向下兼容所有文档。
档案管理系统可以将电子化的文档和档案通过信息收集、批量加工、分类保存、快速检索浏览等方式被进行利用。其主要作用为利用计算机系统将纸质化的文档利用扫描上传等工作进行处理，并通过系统中的档案管理员进行批量的维护管理;可以通过简单易用的检索功能进行文档的检索同时快速找到自己需要的文档，实现了以下作用：简化了档案管理员以人工维护的方式寻找纸质档案，大大缩减档案寻找的时间，充分利用档案的价值;通过发达的网络路径，即使不在档案保存的总部，也可以快速查找到自己需要的档案，优化了的工作效率。降低了档案管理员的工作量，大大降低纸质档案的维护成本，使得档案管理员在工作时间内通过文档管理系统进行档案编研，省去寻找纸质档案的时间，有效的降低档案管理作中所犯的错误。通过系统人员权限的设置，增加了档案控制力度，使得有权限的才可以查看自己所需要的档案，减少档案被盗窃，利用到非法途径的风险。有效充分的利用的有限空间，同时也规避了纸质档案受潮的缺点。通过有效的备份手段，防止非人为性的灾难发生的时候（如火灾、地震）造成无法挽回的损失，同时也能有效防止如虫害、鼠害造成的损失。
档案管理系统特性：档案管理系统拥有如下特性，让档案维护变得简单。集中式的存储管理可以简单的读取系统中的数据;操作人员权限分配技术，操作人员的权限可以根据的需要自行分配，让系统的安全性有充分的保证;可以自定义数据的存储，强大的搜索引擎保证了使用人员可以快速的定位自己需要的档案，快捷的操作方式，能够在线文档编辑，在线文档预览，提供版本控制，通过审批流的方式控制档案的编辑下载，以保证各种文档修改的唯一性，系统完整的报表和口志功能让系统管理员更加简便快捷的对系统进行管理。
由于档案管理在进行档案归档的过程中，会进行档案属性的录入，用户可以通过检索档案的属性来查询自己所需要的档案，同时要求设计一套合理的全文检索引擎，用户可以通过全文检索引擎来进行文档的检索，更加准确的定位用户最需要的文档。另外，由于业务档案主要是通过档案管理员集中扫描归档，因此，设计出一套运用光学技术来进行扫描件的识别技术，将己经扫描上传的文档进行识别分析，建立一层可以检索的关键字库，从而方便用户进行业务档案的检索。另外，针对档案系统的安全性，为档案管理系统设计一套容灾备份系统，即使出现重大非人为性的灾难，也可以通过该系统对档案管理系统进行快速恢复，将的损失减少到最低。随着计算机技术的高速发展，开发平台的架构也随之逐步变化。从最开始的大型机系统，到后期网络的出现，推动了客户端结构的双层模式。但是，客户端结构由于服务器端受到很大的限制，从而诞生了多层分布式架构。但是，多层分布式架构由于其自身的复杂性，对系统开发人员的发挥有了很大的限制，如何让系统开发变得简便、快捷是我们所关心的问题之一。
在人们将目光集中在如何让系统开发变得简单的同时，由于网络的高速发展，基于网络的大型系统也逐渐转移了人们的视线。大型的管理人员对科技化管理产生了浓厚的兴趣，这时，办公自动化系统也逐渐被系统开发人员开发出来。如何让大型系统更加合理、符合的操作习惯，也成了系统开发人员最为关注的问题。因此，无论是系统的更新或者是操作人员的需要，这些都推动着更加强大的开发平台的诞生。
而随着国家档案局对于档案相关法规的推出，档案存储也越来越正规化，具有规模的档案管理系统的开发团队越来越被企事业单位所重视。随着现在计算机办公的普及，在长期的业务处理工作中，会积累大量的电子文件和资料，如果没有专业人员对这些电子文档进行系统化管理，那么长期积累下来的这些财富会因分散管理而变得杂乱无章，利用起来则十分困难，难以发挥其实际作用。因此，为了解决这个问题，我们利用网络来实现科技化的档案管理，利用现有的网络资源为打造出一套实用、合理的档案管理系统。
档案管理系统是用来高效处理档案的工具。利用这样一套档案管理系统，可以以较小的代价迅速的处理大批量的信息档案（如普通文档，流文件，图片文件等等）。利用档案管理系统，档案管理员可以快速和安全的对档案进行保存和利用。这不仅解决了长久以来，档案存储管理的问题;也充分利用了网络的优势，让档案的检索和使用变得简单;同时，因为系统的便利性，大大降低了档案管理人员的工作量，这也间接减少了的人事成本和运营成本。
随着网络应用的逐渐普及，对办公自动化系统的不断关注以及我们办公计算机的性能逐步增强，这使得大型管理系统逐步成熟，越来越多的软件供应商从过去的小规模开发逐渐转型面向大型、特定类型的进行系统开发。对于现今文档的复杂程度，系统需要采取合适的存储结构来对文档进行组织管理。档案管理系统要求对海量档案进行合理的规划，对于网络要求快速、准确的返回用户的搜索结果。随着如今我们所利用的操作系统越来越先进，我们身边可利用的文档种类也越来越多，同样的文档，不同的版本也会导致文件无法读取，如03版本的office就无法打开07或10版本下的office文档。因此，档案管理系统不可避免的要考虑到文档兼容性的问题。对于以后出现更加高级的文档版本，本系统也要利用系统升级的方式向下兼容所有文档。
档案管理系统可以将电子化的文档和档案通过信息收集、批量加工、分类保存、快速检索浏览等方式被进行利用。其主要作用为利用计算机系统将纸质化的文档利用扫描上传等工作进行处理，并通过系统中的档案管理员进行批量的维护管理;可以通过简单易用的检索功能进行文档的检索同时快速找到自己需要的文档，实现了以下作用：简化了档案管理员以人工维护的方式寻找纸质档案，大大缩减档案寻找的时间，充分利用档案的价值;通过发达的网络路径，即使不在档案保存的总部，也可以快速查找到自己需要的档案，优化了的工作效率。降低了档案管理员的工作量，大大降低纸质档案的维护成本，使得档案管理员在工作时间内通过文档管理系统进行档案编研，省去寻找纸质档案的时间，有效的降低档案管理作中所犯的错误。通过系统人员权限的设置，增加了档案控制力度，使得有权限的才可以查看自己所需要的档案，减少档案被盗窃，利用到非法途径的风险。有效充分的利用的有限空间，同时也规避了纸质档案受潮的缺点。通过有效的备份手段，防止非人为性的灾难发生的时候（如火灾、地震）造成无法挽回的损失，同时也能有效防止如虫害、鼠害造成的损失。
档案管理系统特性：档案管理系统拥有如下特性，让档案维护变得简单。集中式的存储管理可以简单的读取系统中的数据;操作人员权限分配技术，操作人员的权限可以根据的需要自行分配，让系统的安全性有充分的保证;可以自定义数据的存储，强大的搜索引擎保证了使用人员可以快速的定位自己需要的档案，快捷的操作方式，能够在线文档编辑，在线文档预览，提供版本控制，通过审批流的方式控制档案的编辑下载，以保证各种文档修改的唯一性，系统完整的报表和口志功能让系统管理员更加简便快捷的对系统进行管理。
由于档案管理在进行档案归档的过程中，会进行档案属性的录入，用户可以通过检索档案的属性来查询自己所需要的档案，同时要求设计一套合理的全文检索引擎，用户可以通过全文检索引擎来进行文档的检索，更加准确的定位用户最需要的文档。另外，由于业务档案主要是通过档案管理员集中扫描归档，因此，设计出一套运用光学技术来进行扫描件的识别技术，将己经扫描上传的文档进行识别分析，建立一层可以检索的关键字库，从而方便用户进行业务档案的检索。另外，针对档案系统的安全性，为档案管理系统设计一套容灾备份系统，即使出现重大非人为性的灾难，也可以通过该系统对档案管理系统进行快速恢复，将的损失减少到最低。随着计算机技术的高速发展，开发平台的架构也随之逐步变化。从最开始的大型机系统，到后期网络的出现，推动了客户端结构的双层模式。但是，客户端结构由于服务器端受到很大的限制，从而诞生了多层分布式架构。但是，多层分布式架构由于其自身的复杂性，对系统开发人员的发挥有了很大的限制，如何让系统开发变得简便、快捷是我们所关心的问题之一。
在人们将目光集中在如何让系统开发变得简单的同时，由于网络的高速发展，基于网络的大型系统也逐渐转移了人们的视线。大型的管理人员对科技化管理产生了浓厚的兴趣，这时，办公自动化系统也逐渐被系统开发人员开发出来。如何让大型系统更加合理、符合的操作习惯，也成了系统开发人员最为关注的问题。因此，无论是系统的更新或者是操作人员的需要，这些都推动着更加强大的开发平台的诞生。