如何编制移交进馆档案的馆编件号

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  件号是归档文件排列的顺序号,分为室编件号和馆编件号两种。《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》(以下简称《实施细则》)对室编件号的编制有明确要求:“按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一保管期限内,类目与类目之间件号可以连编”。尽管《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)和《实施细则》对馆编件号的编制未作具体规定,但省局一直主张延续过去的方法编制进馆档案的馆编件号。在实际工作中,各个档案馆对此有许多处理方法,归纳起来主要有两种:一是档案馆对实施《规则》后立档单位移交的以“件”为单位整理的档案,实行新的编号方法,其档号结构为:全宗号+保管期限+件号+页数。进馆档案的件号在一个全宗同一保管期限内拉通重编,从1开始按年度先后实行大流水编号。二是档案馆对立档单位移交的以“件”为单位整理的档案,采用年度大流水的编号方法,其档号结构为:全宗号+保管期限+年度+件号+页数。进馆档案的件号在一个全宗同一保管期限同一年度内拉通重编,从1开始实行流水编号。
  针对袁萍提出的“归档文件实体与室编件号一致,是否必须填写每件文件的馆编件号”问题,笔者认为,主要是看进馆档案馆编件号的编制方法。若采用第一种方法,进馆档案的馆编件号与室编件号编制要求是不同的,档案馆应对进馆档案重新编制馆编件号。若采用第二种方法,进馆档案的馆编件号与室编件号编写要求是相同的。为了减轻工作量,档案馆不必重新编制馆编件号,可把进馆档案的室编件号作为馆编件号,但须在档案盒脊馆编件号位置直接填写室编件号,并在备考表中作说明。室编件号和馆编件号是归档章的必备项目,在进行档案著录时即使两者内容完全相同,也不能缺省任何一项。
  针对袁萍提出的第二种情况,即发生由于抽出、补入等,造成归档文件实体与室编件号不一致情况时,档案馆是否需要重新编制进馆档案的馆编件号的问题,笔者认为因室编件号不能完全反映档案的排列位置,无论采用那种编号方法,档案馆都应依据档号编制规则及件号编制办法,对进馆档案按实体顺序重新编制馆编件号。
  《规则》以图例的形式对归档文件目录的一般格式进行了说明。立档单位可以根据需要,在一般格式的基础上,确定归档文件目录的具体格式。按照这一要求,笔者基本赞同袁萍和同行“为使归档文件目录与归档章项目相对应,在实际工作中我们将归档文件目录增设了两项”的做法。同时,建议新县档案局将此格式的归档文件目录推广到属于该县档案馆接收进馆范围的所有立档单位,为统一进馆档案的归档文件目录格式奠定基础。
  另外,根据《实施细则》第三十五条“全省原则上采用竖式归档文件目录”的规定,笔者建议进馆档案的归档文件目录不要横排。
  
  (作者单位:河南省档案局业务指导处)
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