档案汇集了浩瀚的知识和丰富的信息,是社会信息资源的重要组成部分。然而我国由于历史和现实的原因,社会档案意识普遍淡薄,档案利用率偏低。
　　
　　一、影响档案开放利用的因素
　　
　　1.档案自身因素
　　(1)从性质上看:档案信息具有本源性。档案文件记录和反映了各机关、单位已经发生的活动、事件。最初保存档案只是供以后备考,档案信息在档案室阶段主要是面向其形成者的,外部需求不大。
　　(2)从内容上看:档案信息具有单一性。档案信息的直接服务面比较窄,主要为学者、专家、教师、大学生及其他研究者,虽然通过学术利用所创造的知识成果能够影响社会公众,但这种间接取得却使公众忽视了档案馆应起的作用。
　　(3)从特点上看:档案信息具有机密性,其中有很多涉及国家安全、社会秩序、个人隐私的内容。许多档案在国家规定的一定期限内拒绝向社会公开,这显然将利用的档案信息人减少,成为制约档案进一步开放利用的瓶颈。
　　(4)从形式上看:档案信息具有无序性。档案信息是社会活动最原始的记录,具有单一性、凭证性、权威性。档案信息来源广泛,内容丰富,在整理、组卷方面形式多样、主观性比较强,对于普通人而言利用起来颇费时间。
　　2.档案管理因素
　　(1)思想观念落后。档案馆的历史渊源性、档案部门和档案人员长时间的自我封闭,使得档案馆在社会公众心目中成了一块“禁地”。除了政府机关和历史研究者,鲜有人会主动走进档案馆查阅。
　　(2)馆藏档案单一。由于历史和现实的原因,档案部门长期注重对政府机构文书的收集,缺少对于社会变迁的记录。因此,馆藏档案更像是“政府档案室”,存在门类单一、载体单一、内容单一等缺陷。
　　(3)检索手段落后。受经济、人才以及其他因素的制约,我国档案检索大都沿用簿册式、卡片式、缩微品胶片和微机录入档案条目。档案利用者须上门查阅目录,这种柜台式的服务严重影响到档案信息的利用。
　　(4)档案信息开发层次浅。受“重保存、轻利用”思想的影响,一方面馆藏档案随着时间延伸而日益膨胀,利用方式仍停留在传统的纸质档案层面上;另一方面档案鉴定工作滞后,大量无用信息与有用信息混杂在一起。
　　
　　二、解决的对策
　　
　　1.着力转变四个观念
　　(1)加深对档案工作重要性的认识。档案工作是是联系过去、现在、未来的纽带,是各项工作的重要组成部分。我们党的三代领导集体,对档案和档案工作的重要地位和作用都作过深刻的论述。江泽民集中全党智慧提出过“档案工作是各项事业发展的重要基础”的著名论断,对档案工作的地位作了准确的定位。
　　(2)树立“跳出档案看档案”的意识。档案工作要与整个社会发展接轨,改变过去为整理而整理、为保管而保管、为编研而编研的思想,把维护档案完整与安全的责任感和提供档案为社会服务的使命感结合起来。
　　(3)树立“以人为本”的理念。我国较长一段时间把档案收藏看成是第一位的,认为档案利用是次要的,把提供利用的范围限制得很小。并且有国家机构是档案馆主要用户这样的错误观点,档案馆必须扩大接受各种载体的档案和与群众切身利益相关的档案。
　　(4)树立改革创新的理念。社会背景、技术手段发生了深刻的变化,而档案工作相对封闭和滞后。档案工作人员需要解放思想,变被动为主动,由滞后变超前,由封闭走向开放。
　　2.优化与丰富馆藏
　　(1)从内容上拉近档案与社会、档案与公众的距离。根据历史和现实需要合理确定档案收集范围,将反映本地区经济、政治、文化发展情况的不同门类、载体的档案完整接收进馆。有计划地征集散失在社会上的珍贵档案,如户籍档案、婚姻档案、村务档案、民生档案、公证档案、历史重大事件档案等。
　　(2)丰富档案记录形式。要利用现代化手段开发照片、磁带、光盘、胶片、录音录像、缩微片等档案。
　　3.完善档案检索方式
　　档案馆通过协作建设各种文献数据库,共同开发档案信息资源,实现网上信息资源共享。逐步实现网络联接,提供网上目录检索、全文存贮和检索、网上在线阅读和下载、馆际互借、网上预约等,为利用者提供丰富多彩的网上信息。档案部门还可以根据利用者提出的需要,借助搜索引擎寻找、搜集各种档案信息源,将检索获得的各类信息分门别类,按照一定的主题进行过滤、分解、梳理及归纳。编制与之相配套的二次文献,通过加工、整合,形成符合特定利用者需要的、序列化的有效信息资源,这样可以大大节省用户的查找时间和通信费用。
　　4.抓好档案宣传工作
　　(1)举办档案专题展览。档案学家威尔弗雷德