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摘 要：本文认为电子档案与电子文件是有区别的，一是电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件：二是电子档案是记忆工具，电子文件是办事工具。还认为“前端控制”、“全程管理”、“档案化管理”、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限，应该在“档案形成在前”的观点下实行电子档案全程管理。
关键词：档案形成在前 电子文件 电子档案 全程管理
1 引言
信息技术的发展，大量电子档案的产生，给档案管理带来了挑战，也使“作为档案学支柱理论之一的文件生命周期理论受到了冲击和质疑，与此同时，西方档案界提出了文件连续体理论”。由此，也产生了两种理论的优劣之争。国外档案界主要有“取代说”和“反对说”，国内主要有“有限取代说”、“修正说”和“兼容说”，这里不探讨两者孰优孰劣，而只是探讨两者对电子档案的管理是否适用。两者的基础都是建立在“文件是档案的前身，档案是由文件转化来的”观点之上的。国内外档案界根据这两种理论提出了“前端控制”、“全程管理”、“档案化管理”的观点，但是并未解决问题。如我国学者杨霞“提出了‘文件生命周期管理’的概念，强调档案馆应站在文件管理的开端从文件创建、使用到销毁或永久保管的整个生命过程采取连贯一致的方式予以管理”，“丁海斌博士针对杨霞博士提出的档案馆如同长江下游，而文件形成机构如同上游，档案馆应当参与上游的活动(政府信息公开职能)的观点提出‘上游污染，为何要下游治理?下游如何参与上游的治理?’的问题，丁博士认为，档案馆不可能防止‘上游污染’并参与‘上游的治理’”。还有学者认为：“档案管理实际上就是文件生命过程中的‘后期管理’。档案管理的内容从严格意义上讲，是难以实现对文件生命过程的所谓的全过程管理的。”事实上，在“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点下，这些问题是难以解决的。笔者认为：“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”，并认为：“‘档案形成在前’说如果还用上下游作比喻的话，那么档案形成就是上游，这样就使档案管理者可以名正言顺地参与或以主角的身份，解决电子信息管理系统中的档案管理问题”。本文就“档案形成在前”观点下的电子档案管理谈点看法。
2 本论
为了能够与同仁在一个平台上探讨问题，本文所采用的文件概念是《档案学词典》中的狭义文件概念，即：“仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文”。电子文件概念是冯惠玲教授主编的《电子文件管理教程》中的概念。即：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。电子文件中的文件概念是狭义文件概念。档案概念是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的概念。即“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录”，可简述为：“档案是原始的历史记录”。电子档案概念是指在计算机系统中生成的以代码形式记录的档案，电子档案中的档案概念即本文所采用的档案概念。
2.1 电子文件与电子档案的区别
传统的档案学理论是承认文件与档案有区别的。但是，电子档案的出现，打破了原有的格局，为了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”、“档案化管理”、电子文件生命周期理论和文件连续体理论，而这些管理思想和理论正在抹杀文件与档案的区别。如“档案化管理”认为“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”，“必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理”。从中可看出在淡化档案概念，淡化文件与档案的区别。有学者已指出：“淡化文件与档案的区别，这是不科学的”。在信息时代，电子文件与电子档案仍然有区别，如果用“档案形成在前”的观点看区别更明显。
2.1.1 电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件
笔者认为：档案与文件的区别是，档案形成在前，是原始记录，是文件的前身，文件是档案的复制件。由于电子档案的一些特性，使有人认为电子档案不再有“原件”的概念，加上在文件是档案的前身的观点下的“全程管理”，似乎电子文件与电子档案没有区别了。果真如此吗?如果仔细观察它们就能看出，它们不仅有区别，而且，文件是档案的复制件的本质根本没有改变。在计算机上形成的原始记录，首先要保存到计算机的硬盘上，而在计算机硬盘上保存的这份原始记录正是电子档案，正是电子档案的原件。而需要办理或执行的则必须将这份原始记录(电子档案)复制成电子文件发往有关部门办理执行。图1是一位学者所绘的电子公文发文流程图，图2是另一位学者所绘的电子档案管理示意图，这两个图都是在“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点下的产物。但是，仔细观察就会看出电子文件与电子档案的区别。在图1中“确定文号”以上的程序都是“原始的历史记录”的形成过程，到“确定文号”整个“原始的历史记录”形成过程完毕，形成档案。接着才是印成(复制)“红头文件”发往有关部门办理执行。存与印成(复制)“红头文件”程序的同时是“归档”程序，这里需要说明的是“归档”不是形成档案的必要条件，“归档”只是保存档案的管理手段，归不归档并不影响档案的形成。也许有人会说，在“确定文号”之前的所有程序都是“文件”的形成过程。但是“文件”的形成过程中形成的这些“原始的历史记录”，并不是文件(“红头文件”)，而是档案，它记录着此稿本形成的过程。而文件则是档案最终稿本的复制件。因此，电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件。从图2看更明显，一路从“电子文件(设计、形成)”(实际是电子档案形成)直到“电子档案销毁”可看出，所谓的“电子文件”(实是电子档案)，从形成到最后始终没有离开档案人员的视野和管理，也从未发生过办理事情，发挥过现行作用和被用于执行过。没有发挥现行作用的还是“文件”吗?另一路是“电子文件(设计、形成)”(电子档案)通过“网络”复制到“用户”(办理执行)，到“用户”的才是电子文件，它们既没经过也没回到档案人员的管理中。怎么能说“文件是档案的前身，档案是由文件转化来的”呢?分明是档案形成在前，文件形成在后，文件是档案的复制件。图l图2比较复杂，可用一个简化的图来表示，见图3。从图3中可以很容易地看出电子档案和电子文件的关系并把它们区别开来。
2.1.2 电子档案是记忆工具，电
关键词：档案形成在前 电子文件 电子档案 全程管理
1 引言
信息技术的发展，大量电子档案的产生，给档案管理带来了挑战，也使“作为档案学支柱理论之一的文件生命周期理论受到了冲击和质疑，与此同时，西方档案界提出了文件连续体理论”。由此，也产生了两种理论的优劣之争。国外档案界主要有“取代说”和“反对说”，国内主要有“有限取代说”、“修正说”和“兼容说”，这里不探讨两者孰优孰劣，而只是探讨两者对电子档案的管理是否适用。两者的基础都是建立在“文件是档案的前身，档案是由文件转化来的”观点之上的。国内外档案界根据这两种理论提出了“前端控制”、“全程管理”、“档案化管理”的观点，但是并未解决问题。如我国学者杨霞“提出了‘文件生命周期管理’的概念，强调档案馆应站在文件管理的开端从文件创建、使用到销毁或永久保管的整个生命过程采取连贯一致的方式予以管理”，“丁海斌博士针对杨霞博士提出的档案馆如同长江下游，而文件形成机构如同上游，档案馆应当参与上游的活动(政府信息公开职能)的观点提出‘上游污染，为何要下游治理?下游如何参与上游的治理?’的问题，丁博士认为，档案馆不可能防止‘上游污染’并参与‘上游的治理’”。还有学者认为：“档案管理实际上就是文件生命过程中的‘后期管理’。档案管理的内容从严格意义上讲，是难以实现对文件生命过程的所谓的全过程管理的。”事实上，在“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点下，这些问题是难以解决的。笔者认为：“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”，并认为：“‘档案形成在前’说如果还用上下游作比喻的话，那么档案形成就是上游，这样就使档案管理者可以名正言顺地参与或以主角的身份，解决电子信息管理系统中的档案管理问题”。本文就“档案形成在前”观点下的电子档案管理谈点看法。
2 本论
为了能够与同仁在一个平台上探讨问题，本文所采用的文件概念是《档案学词典》中的狭义文件概念，即：“仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文”。电子文件概念是冯惠玲教授主编的《电子文件管理教程》中的概念。即：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。电子文件中的文件概念是狭义文件概念。档案概念是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的概念。即“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录”，可简述为：“档案是原始的历史记录”。电子档案概念是指在计算机系统中生成的以代码形式记录的档案，电子档案中的档案概念即本文所采用的档案概念。
2.1 电子文件与电子档案的区别
传统的档案学理论是承认文件与档案有区别的。但是，电子档案的出现，打破了原有的格局，为了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”、“档案化管理”、电子文件生命周期理论和文件连续体理论，而这些管理思想和理论正在抹杀文件与档案的区别。如“档案化管理”认为“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”，“必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理”。从中可看出在淡化档案概念，淡化文件与档案的区别。有学者已指出：“淡化文件与档案的区别，这是不科学的”。在信息时代，电子文件与电子档案仍然有区别，如果用“档案形成在前”的观点看区别更明显。
2.1.1 电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件
笔者认为：档案与文件的区别是，档案形成在前，是原始记录，是文件的前身，文件是档案的复制件。由于电子档案的一些特性，使有人认为电子档案不再有“原件”的概念，加上在文件是档案的前身的观点下的“全程管理”，似乎电子文件与电子档案没有区别了。果真如此吗?如果仔细观察它们就能看出，它们不仅有区别，而且，文件是档案的复制件的本质根本没有改变。在计算机上形成的原始记录，首先要保存到计算机的硬盘上，而在计算机硬盘上保存的这份原始记录正是电子档案，正是电子档案的原件。而需要办理或执行的则必须将这份原始记录(电子档案)复制成电子文件发往有关部门办理执行。图1是一位学者所绘的电子公文发文流程图，图2是另一位学者所绘的电子档案管理示意图，这两个图都是在“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点下的产物。但是，仔细观察就会看出电子文件与电子档案的区别。在图1中“确定文号”以上的程序都是“原始的历史记录”的形成过程，到“确定文号”整个“原始的历史记录”形成过程完毕，形成档案。接着才是印成(复制)“红头文件”发往有关部门办理执行。存与印成(复制)“红头文件”程序的同时是“归档”程序，这里需要说明的是“归档”不是形成档案的必要条件，“归档”只是保存档案的管理手段，归不归档并不影响档案的形成。也许有人会说，在“确定文号”之前的所有程序都是“文件”的形成过程。但是“文件”的形成过程中形成的这些“原始的历史记录”，并不是文件(“红头文件”)，而是档案，它记录着此稿本形成的过程。而文件则是档案最终稿本的复制件。因此，电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件。从图2看更明显，一路从“电子文件(设计、形成)”(实际是电子档案形成)直到“电子档案销毁”可看出，所谓的“电子文件”(实是电子档案)，从形成到最后始终没有离开档案人员的视野和管理，也从未发生过办理事情，发挥过现行作用和被用于执行过。没有发挥现行作用的还是“文件”吗?另一路是“电子文件(设计、形成)”(电子档案)通过“网络”复制到“用户”(办理执行)，到“用户”的才是电子文件，它们既没经过也没回到档案人员的管理中。怎么能说“文件是档案的前身，档案是由文件转化来的”呢?分明是档案形成在前，文件形成在后，文件是档案的复制件。图l图2比较复杂，可用一个简化的图来表示，见图3。从图3中可以很容易地看出电子档案和电子文件的关系并把它们区别开来。
2.1.2 电子档案是记忆工具，电