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摘 要：随着教育部关于高等教育电子档案注册管理制度的出台，成人教育档案管理从手工操作转变为以计算机网络操作的电子档案管理。电子档案在高校与发展管理中发挥着不可替代的作用，它将日益受到各级领导和广大教职工的重视。与传统学籍档案管理相比，这种新型的管理模式具有数据共享度高等优点，极大地提高了工作效率。只有掌握了电子档案的归档和利用方面的规律和特点，才能更好地实现科技档案的价值。
关键词：成人教育 电子档案 注册管理
本世纪初，教育部发布了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度：这一举措意味着高校档案管理由手工操作转变为以计算机网络操作的电子档案管理。成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成人教育档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
一、成人高等教育电子档案中存在的问题
l.对学籍管理工作不够重视，认识模糊。在硬件设施不完善，档案管理混乱等，管理手段落后。目前，仍有许多高校成人高等教育电子档案管理仍然采用传统手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段跟不上时代发展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
2.忽视档案管理队伍建设和人员培洲。管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多高校普遍忽视了高等教育电子档案管理队伍的建设，并且 随着学分制的实施，加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时代发展对成人高等教育的新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
二、完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1.完善归档制度，建立完善的目标管理机制。目标管理机制是指在规定的时间内完成一定的任务而建立的量化管理模式，要求以岗位责任制为基础，把具有竞争性的激励机制导入到档案管理 中 。只有健全的规章制度，才能使电子档案工作有章可循，才能保障科技档案的管理工作按照统一的规范协调一致的发展。
2.制订归档计划，建立和完善归档程序。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的电子档案管理技术。在广泛听取意见的基础上，将“电子档案”充实到档案管理制度 中 去，并对原有的档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
3.充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。为此，成教学籍管理部 门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态：教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
三、对做好成人教育电子档案管理工作的建议
（一）建立适合本单位实际需要的管理模式
电子档案只有经过科学的整理，才能保持有机联系，才能体现出档案的价值。电子档案与学校性质、特色密切相关。因此，各学校应依据自身不同性质、特色，对电子档案进行整理、保管。专业性学校的电子档案分类整理模式分为：综合类、教学管理类、教学业务类、教学研究类。而高职高专学校的电子档案分类整理模式分為：综合管理性文件类、教学计划类、教务类、教材类、学籍类、师资类、师资类。
（二）建立科学的检索体系，提高档案查寻的工作效率
根据学校的实际情况及利用者的特点，改变检索工具单一的状况，建立和完善多种检索工具和检索渠道，以便利用者从不同的层次、不同的角度查找教学档案，为更好地利用电子档案创造条件，如多编制一些专题卡片、分类卡片、专题目录、重要文件目录、分类目录以及各种索引、文稿、指南等。这样不但减少档案原件的调阅次数，加快档案信息的提供，还能将“死”档案变成“活”信息，为利用者提供大量的综合性信息，最大限度地实现档案信息的价值。
（三）做好电子档案基础工作，同时搞好电子档案编研工作
电子档案的基础工作是收集整理，只有做好这两项工作，才能保证编研工作的有效进行。否则，编研工作便成了无源之水，而编研工作是开发档案信息，提高利用工作水平的最好途径。为加大电子档案信息资源开发力度，根据利用者的需要，依据档案的内容，将分散的材料加工整理成适合需要的、内容集中、系统的、专题的编研成果资料，更直接、快捷、方便地为教学工作和教学管理服务。电子档案的编研活动，不同层次和性质的学校应根据其教学工作的性质和任务等需要进行。只有对这些材料进行收集、分析、选择、加工和编排，才能编制出具有学校特色的、能满足学校利用需要的编研材料。另外，由于大多数高校档案室人员短缺.所以电子档案的编研工作要依据实现情况的需要，分清主次，重要教学档案重点开发，例如：学院在本科评估阶段，就是大力开发与教学评估相关的档案资源，还要着手建立高校评估档案。
此外，要做好电子档案管理工作，还应分清保密与限制利用的区别，走出安全保密的怪圈。安全保密一向是文件、档案工作非常重要的问题。尤其是在网络环境下，文件、档案的安全保密问题已成为办公自动化的制约瓶颈。事实上，安全保密与限制利用不能画等号，更何况，高校电子档案大部分都是可以公开的，例如教师业务档案较类似于人事档案，但其内容却不但可以向 学校公开，也可以向个人公开。
四、档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响
进入21世纪以来，衡量人类社会是否在正常运行与顺利发展的重要标志之一，在于是否拥有并善于利用档案信息资源，这已经成为制约其竞争力的重要因素。这些档案资源只有开发利用起来，才能促进经济的增长和国家职能的转变，才能满足人民的物质文化需求，发挥它们应有的价值。
档案信息资源开发利用能够提高经济效益，促进经济社会又好又快发展。大家都知道，档案是各行各业生产建设活动的记录，能够为经济建设提供有价值的决策和参考信息，尤其是科技档案信息资源的开发，更能为经济的发展创造价值。以企业为例，档案对企业权益或资产归属的权威性证明，可以使企业避免不应有的经济损失。通过借鉴参考档案，可以降低资源的消耗，加速技术进步，提高经济效益，大力促进现代企业的可持续发展。开发利用档案信息资源，是实现企业科技进步，推动生产力发展的需要。科技活动是一种继承性很强的工作，特别是在企业里设备进行更新，生产工艺进行改进，工程设计进行修改等，都是在原科技成果的基础上进行研究和改进，所以都离不开档案。因此开发利用档案信息资源，可以帮助企业科技人员继承前人劳动成果，避免许多不必要的重复劳动，加速科技进步进程，推动生产力发展。
实践证明，随着教育部关于高等教育电子档案注册管理制度的出台，成人教育档案管理从手工操作转变为以计算机网络操作的电子档案管理。电子档案在高校与发展管理中发挥着不可替代的作用，它将日益受到各级领导和广大教职工的重视。与传统学籍档案管理相比，这种新型的管理模式具有数据共享度高等优点，极大地提高了工作效率。只有掌握了电子档案的归档和利用方面的规律和特点，才能更好地实现科技档案的价值。
关键词：成人教育 电子档案 注册管理
本世纪初，教育部发布了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度：这一举措意味着高校档案管理由手工操作转变为以计算机网络操作的电子档案管理。成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成人教育档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
一、成人高等教育电子档案中存在的问题
l.对学籍管理工作不够重视，认识模糊。在硬件设施不完善，档案管理混乱等，管理手段落后。目前，仍有许多高校成人高等教育电子档案管理仍然采用传统手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段跟不上时代发展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
2.忽视档案管理队伍建设和人员培洲。管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多高校普遍忽视了高等教育电子档案管理队伍的建设，并且 随着学分制的实施，加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时代发展对成人高等教育的新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
二、完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1.完善归档制度，建立完善的目标管理机制。目标管理机制是指在规定的时间内完成一定的任务而建立的量化管理模式，要求以岗位责任制为基础，把具有竞争性的激励机制导入到档案管理 中 。只有健全的规章制度，才能使电子档案工作有章可循，才能保障科技档案的管理工作按照统一的规范协调一致的发展。
2.制订归档计划，建立和完善归档程序。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的电子档案管理技术。在广泛听取意见的基础上，将“电子档案”充实到档案管理制度 中 去，并对原有的档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
3.充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。为此，成教学籍管理部 门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态：教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
三、对做好成人教育电子档案管理工作的建议
（一）建立适合本单位实际需要的管理模式
电子档案只有经过科学的整理，才能保持有机联系，才能体现出档案的价值。电子档案与学校性质、特色密切相关。因此，各学校应依据自身不同性质、特色，对电子档案进行整理、保管。专业性学校的电子档案分类整理模式分为：综合类、教学管理类、教学业务类、教学研究类。而高职高专学校的电子档案分类整理模式分為：综合管理性文件类、教学计划类、教务类、教材类、学籍类、师资类、师资类。
（二）建立科学的检索体系，提高档案查寻的工作效率
根据学校的实际情况及利用者的特点，改变检索工具单一的状况，建立和完善多种检索工具和检索渠道，以便利用者从不同的层次、不同的角度查找教学档案，为更好地利用电子档案创造条件，如多编制一些专题卡片、分类卡片、专题目录、重要文件目录、分类目录以及各种索引、文稿、指南等。这样不但减少档案原件的调阅次数，加快档案信息的提供，还能将“死”档案变成“活”信息，为利用者提供大量的综合性信息，最大限度地实现档案信息的价值。
（三）做好电子档案基础工作，同时搞好电子档案编研工作
电子档案的基础工作是收集整理，只有做好这两项工作，才能保证编研工作的有效进行。否则，编研工作便成了无源之水，而编研工作是开发档案信息，提高利用工作水平的最好途径。为加大电子档案信息资源开发力度，根据利用者的需要，依据档案的内容，将分散的材料加工整理成适合需要的、内容集中、系统的、专题的编研成果资料，更直接、快捷、方便地为教学工作和教学管理服务。电子档案的编研活动，不同层次和性质的学校应根据其教学工作的性质和任务等需要进行。只有对这些材料进行收集、分析、选择、加工和编排，才能编制出具有学校特色的、能满足学校利用需要的编研材料。另外，由于大多数高校档案室人员短缺.所以电子档案的编研工作要依据实现情况的需要，分清主次，重要教学档案重点开发，例如：学院在本科评估阶段，就是大力开发与教学评估相关的档案资源，还要着手建立高校评估档案。
此外，要做好电子档案管理工作，还应分清保密与限制利用的区别，走出安全保密的怪圈。安全保密一向是文件、档案工作非常重要的问题。尤其是在网络环境下，文件、档案的安全保密问题已成为办公自动化的制约瓶颈。事实上，安全保密与限制利用不能画等号，更何况，高校电子档案大部分都是可以公开的，例如教师业务档案较类似于人事档案，但其内容却不但可以向 学校公开，也可以向个人公开。
四、档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响
进入21世纪以来，衡量人类社会是否在正常运行与顺利发展的重要标志之一，在于是否拥有并善于利用档案信息资源，这已经成为制约其竞争力的重要因素。这些档案资源只有开发利用起来，才能促进经济的增长和国家职能的转变，才能满足人民的物质文化需求，发挥它们应有的价值。
档案信息资源开发利用能够提高经济效益，促进经济社会又好又快发展。大家都知道，档案是各行各业生产建设活动的记录，能够为经济建设提供有价值的决策和参考信息，尤其是科技档案信息资源的开发，更能为经济的发展创造价值。以企业为例，档案对企业权益或资产归属的权威性证明，可以使企业避免不应有的经济损失。通过借鉴参考档案，可以降低资源的消耗，加速技术进步，提高经济效益，大力促进现代企业的可持续发展。开发利用档案信息资源，是实现企业科技进步，推动生产力发展的需要。科技活动是一种继承性很强的工作，特别是在企业里设备进行更新，生产工艺进行改进，工程设计进行修改等，都是在原科技成果的基础上进行研究和改进，所以都离不开档案。因此开发利用档案信息资源，可以帮助企业科技人员继承前人劳动成果，避免许多不必要的重复劳动，加速科技进步进程，推动生产力发展。
实践证明，随着教育部关于高等教育电子档案注册管理制度的出台，成人教育档案管理从手工操作转变为以计算机网络操作的电子档案管理。电子档案在高校与发展管理中发挥着不可替代的作用，它将日益受到各级领导和广大教职工的重视。与传统学籍档案管理相比，这种新型的管理模式具有数据共享度高等优点，极大地提高了工作效率。只有掌握了电子档案的归档和利用方面的规律和特点，才能更好地实现科技档案的价值。