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摘要电子政务发展是世界性潮流,是当代信息化最重要的领域之一,是信息技术应用到政府管理的必然趋势。流动人口档案管理作为政府机关的一项重要工作,必须适应行政管理体制改革,积极有效地推进电子政务建设。本文从档案管理重要性出发,来探讨依托电子政务对流动人口档案进行管理的可行性措施。
关键词电子政务 流动人口档案 管理
中图分类号:G27文献标识码:A
所谓流动人口,是指离开了户籍所在地,跨越了一定的行政辖区范围,在某一地区暂住、滞留、活动,并在一定时间内返回其常住地的人口。近年来,随着社会的不断发展,城市在经济发展和硬件设施方面的魅力也逐渐展现出来,有越来越多的非本城市的人涌入城市,如农民工、外地人等造成了城市中存在着大量的流动人口。城市流动人口是我国在城乡一体化建设中所产生的特殊社会群体,作为一个复杂的社会群体,流动人口为城市的建设和经济的发展注入了强大的活力,如农民工是城市中的重要劳动力资源,另外大量的流动人员在城市中需要进行大量的消费,这在一定程度上繁荣了城市经济。但同时也对城市管理带来了前所未有的挑战,如面对日益庞大的流动人口,城市在社会治安综合治理、城市管理、计划生育等方面都显得不适应,引发了不少负面效应。因此,管理好流动人员已成为城市的一项重要任务。
1 流动人口档案管理的重要性
城市政府要想解决好流动人口在城市中的一系列问题,如社会保障机制是否健全,农民工是否有很好的就业渠道,当外来人员的权益受到侵犯时如何维护,以及如何解决流动人员的子女入学问题等,都需要城市建立相关的政策及法制,而档案是连接这一过程的载体。因此,流动人口的管理工作离不开借鉴档案。
1.1 资料原始,便于流动人口的管理
流动人口管理工作的复杂性,使得解决任何社会问题,出台任何新政策,都需要先进行调查研究。虽然调查的渠道是多方面的,但流动人口档案却是最原始的资料。它是在对流动人口进行调查、升记、验证、查访、统计等管理活动中产生的,含有有关流动人口大量的信息,是做好流动人口管理调查工作的最早的出发点。如在城市生活中,流动人口就业需要将个人档案转到工作单位,社会保险的缴纳和享受签需要通过档案来记录,工作年限需要档案来确认,劳动纠纷案件的审理需要档案来做证据。可见,流动人口的管理处处都离不开个人档案,流动人口档案起着不可替代的作用。
1.2 信息真实,有助于对实际情况的把握
流动人口管理是一项社会系统工程,在解决流动人口具体问题的过程中,需要了解事实的真相,做出正确的判断。政府有关部门想要了解事情的真实情况首先就是去查阅流动人口的档案。因为,流动人口的档案中,记录了他们大量可靠的真实记录,如流动人口的籍贯、工作经历、职业等。因此,真实的档案材料是做好流动人口管理工作的前提。另外,通过对流动人口各方面的信息和统计数据进行综合的分析,可以从中发现问题,进而可以推导出流动人口的规律特点。政府部门能更真实的掌握情况,有利于制定管理流动人口相关的政策、方针,有利于维护流动人口在暂住地的合法权益,保护其人身财产不受侵犯。
1.3 提供情报,有助于提高社会控制力
由于流动人口多来自文化水平低的贫困地区,因此其法制观念也比较淡薄,因此城市的流动人口中存在着很多潜在犯罪对象,即对社会治安有现实危害以及有违法嫌疑的对象,因此我们应该认真对待这些潜在犯罪对象,这就要求我们及时掌握流动人口的分布、变动情况和各种治安动向信息,从而发现流动人口违法犯罪的线索和渠道,将流动人口倾向性犯罪消灭在萌芽状态。对于隐藏在流动人口中的惯犯、罪犯,对他们进行重点调查,建立相应的工作档案,这有助于提高社会治安管理工作效能,提高社会控制能力。以查获的违法犯罪流动人口为例,依据档案信息,有助于对流动人口做到底数清、情况明。
2依托电子政务的流动人口档案管理
流动人口的档案管理工作比之其他类型的档案管理工作,工作量大、涉及面广,传统的纸质档案管理方法不仅工作量大,同时也使档案审核缺乏准确和客观公正性,已经不适应当今知识经济时代发展的需要。因此,改变传统流动人口档案管理方式,引进和采取先进的管理方法,加大档案整理速度和检索速度,使档案管理更加合理,是知识经济时代的必然要求。再加上流动人口档案管理工作在信息收集上需要从多个渠道、从多个地域进行,在使用中需要跨区域性且时效性的要求日渐增高,客观上要求流动人口档案管理必须形成网络,这就需要采取包括计算机技术、激光光盘技术等先进的软硬件技术,建立一个现代化的档案信息处理系统。
2.1 流动人口档案电子化机制
建立现代化流动人口档案管理的首要步骤就是将档案的纳入社会化信息网络管理,把对流动人口的管理真正转变成信息化档案管理,因此,实现身份证号码、社会保障号码、劳动管理号码一体化管理的流动人口电子档案势在必行。从目前信息技术发展的现状看,作为人口管理的户籍管理和身份证管理已经完全实现了微机信息化管理,大学毕业证、学位证在网上直接可以辨别真伪,流动人口档案也部分(下转第74页)(上接第67页)实现了电子化,但还未实现真正的信息化。
要实现人口档案的真正信息化,首先就是要结合流动人日档案的著录标引等日常工作,把所有外来人口的基本信息及时输入电子计算机,建立起统一的流动人口信息档案数据库,并依靠电子政务的完全封闭的独立网,尽早实现流动人口档案电子化。但有几点要注意,即电子政务的每一终端不能进行修改和复制,只能进行数据参考和对比。
2.2 流动人口档案信息整合机制
流动人口档案的信息整合,就是借助于先进的信息技术和网络系统的思想,包括与电子政务相关的硬件、软件、网络和信息本身,由党委、政府牵头,对现有的人口档案信息资源进行整合,实现各部门信息资源的共享,数据的互联互访,生成满足不同需求的新的信息集合体,在已有信息的基础上实现信息价值的增值。信息的整合除了公安機关外所存储的资料外,还整合了计生、城建、城管、教育、宣传、劳动、民政、工商、房管等部门的资料。各有关部门在流动人口的建档工作中,在明确各自责任,保证完成自己所负责任务的情况下,紧密配合其他部门的工作,,从不同领域、不同层次,收集积累相应的档案材料。在各个部门的通力合作下,建立起流动人口的档案信息库,形成独立且严密的流动人口档案管理网络,创造出整体管理效能,使流动人口的管理不断加强。
传递渠道的整合要加强各级政府部门的协作机制,加强与流动人口流出地的公安机关的联系,多进行流动人口档案信息的交流与传递,通过统一的数据共享信息平台,共同处理各类社会保障、劳动力市场流动、刑事犯罪、公民政治参与、交通治安及突发事件,以解决跨地区的政务处理和打击流窜犯罪。
管理的整合应利用高科技手段采集流动人口信息,实现了对流动、暂住人口的数字化管理。可以考虑对城市流动人口实行涵盖原暂住证和身份证所有信息量的IC智能卡管理,用先进的IC智能卡代替了传统的暂住证。通过IC卡管理,可以使行政部门很容易的掌握流动人口的数量及分布,大大方便流动人口管理,提高流动人口管理的行政效率。
2.3 流动人口档案信息共享机制
流动人口档案信息共享是指强化人口档案信息资源的可获知性和可获取性,使政府各部门及社会公众与组织公平地拥有对各类信息资源的获取权利与获取条件。人口档案资源共享是人口信息获取的前提,同时政府信息资源的共享情况决定了公众信息需求的范围和内容。如建立“流动人口信息网络系统” ,各地政府凭借各自的登录账号及密码登录网站后可以及时共享各地流动人口的信息,并能及时的掌握到流动人口的动态变化。另外各地可建立外来流动人口专用网站,在网站中创办与流动人口的就业、社会保障、维权机制等工作生活密切相关的专栏,为流动人口提供及时、便捷的服务。
参考文献
[1]苏夏云,吕建华,齐佳妮. 洛南规范流动人口档案管理. 商洛日报,2009.1.
[2]董晓丹. 试论加强流动人口档案管理的重要性. 贵州档案,2001.4.
[3]乔玉洁,连卫卫. 档案电子化应用初探. 档案天地,2002.5.
[4]冯继成. 当前人事档案管理现状及改革探析. 机电兵船档案,2008.4.
关键词电子政务 流动人口档案 管理
中图分类号:G27文献标识码:A
所谓流动人口,是指离开了户籍所在地,跨越了一定的行政辖区范围,在某一地区暂住、滞留、活动,并在一定时间内返回其常住地的人口。近年来,随着社会的不断发展,城市在经济发展和硬件设施方面的魅力也逐渐展现出来,有越来越多的非本城市的人涌入城市,如农民工、外地人等造成了城市中存在着大量的流动人口。城市流动人口是我国在城乡一体化建设中所产生的特殊社会群体,作为一个复杂的社会群体,流动人口为城市的建设和经济的发展注入了强大的活力,如农民工是城市中的重要劳动力资源,另外大量的流动人员在城市中需要进行大量的消费,这在一定程度上繁荣了城市经济。但同时也对城市管理带来了前所未有的挑战,如面对日益庞大的流动人口,城市在社会治安综合治理、城市管理、计划生育等方面都显得不适应,引发了不少负面效应。因此,管理好流动人员已成为城市的一项重要任务。
1 流动人口档案管理的重要性
城市政府要想解决好流动人口在城市中的一系列问题,如社会保障机制是否健全,农民工是否有很好的就业渠道,当外来人员的权益受到侵犯时如何维护,以及如何解决流动人员的子女入学问题等,都需要城市建立相关的政策及法制,而档案是连接这一过程的载体。因此,流动人口的管理工作离不开借鉴档案。
1.1 资料原始,便于流动人口的管理
流动人口管理工作的复杂性,使得解决任何社会问题,出台任何新政策,都需要先进行调查研究。虽然调查的渠道是多方面的,但流动人口档案却是最原始的资料。它是在对流动人口进行调查、升记、验证、查访、统计等管理活动中产生的,含有有关流动人口大量的信息,是做好流动人口管理调查工作的最早的出发点。如在城市生活中,流动人口就业需要将个人档案转到工作单位,社会保险的缴纳和享受签需要通过档案来记录,工作年限需要档案来确认,劳动纠纷案件的审理需要档案来做证据。可见,流动人口的管理处处都离不开个人档案,流动人口档案起着不可替代的作用。
1.2 信息真实,有助于对实际情况的把握
流动人口管理是一项社会系统工程,在解决流动人口具体问题的过程中,需要了解事实的真相,做出正确的判断。政府有关部门想要了解事情的真实情况首先就是去查阅流动人口的档案。因为,流动人口的档案中,记录了他们大量可靠的真实记录,如流动人口的籍贯、工作经历、职业等。因此,真实的档案材料是做好流动人口管理工作的前提。另外,通过对流动人口各方面的信息和统计数据进行综合的分析,可以从中发现问题,进而可以推导出流动人口的规律特点。政府部门能更真实的掌握情况,有利于制定管理流动人口相关的政策、方针,有利于维护流动人口在暂住地的合法权益,保护其人身财产不受侵犯。
1.3 提供情报,有助于提高社会控制力
由于流动人口多来自文化水平低的贫困地区,因此其法制观念也比较淡薄,因此城市的流动人口中存在着很多潜在犯罪对象,即对社会治安有现实危害以及有违法嫌疑的对象,因此我们应该认真对待这些潜在犯罪对象,这就要求我们及时掌握流动人口的分布、变动情况和各种治安动向信息,从而发现流动人口违法犯罪的线索和渠道,将流动人口倾向性犯罪消灭在萌芽状态。对于隐藏在流动人口中的惯犯、罪犯,对他们进行重点调查,建立相应的工作档案,这有助于提高社会治安管理工作效能,提高社会控制能力。以查获的违法犯罪流动人口为例,依据档案信息,有助于对流动人口做到底数清、情况明。
2依托电子政务的流动人口档案管理
流动人口的档案管理工作比之其他类型的档案管理工作,工作量大、涉及面广,传统的纸质档案管理方法不仅工作量大,同时也使档案审核缺乏准确和客观公正性,已经不适应当今知识经济时代发展的需要。因此,改变传统流动人口档案管理方式,引进和采取先进的管理方法,加大档案整理速度和检索速度,使档案管理更加合理,是知识经济时代的必然要求。再加上流动人口档案管理工作在信息收集上需要从多个渠道、从多个地域进行,在使用中需要跨区域性且时效性的要求日渐增高,客观上要求流动人口档案管理必须形成网络,这就需要采取包括计算机技术、激光光盘技术等先进的软硬件技术,建立一个现代化的档案信息处理系统。
2.1 流动人口档案电子化机制
建立现代化流动人口档案管理的首要步骤就是将档案的纳入社会化信息网络管理,把对流动人口的管理真正转变成信息化档案管理,因此,实现身份证号码、社会保障号码、劳动管理号码一体化管理的流动人口电子档案势在必行。从目前信息技术发展的现状看,作为人口管理的户籍管理和身份证管理已经完全实现了微机信息化管理,大学毕业证、学位证在网上直接可以辨别真伪,流动人口档案也部分(下转第74页)(上接第67页)实现了电子化,但还未实现真正的信息化。
要实现人口档案的真正信息化,首先就是要结合流动人日档案的著录标引等日常工作,把所有外来人口的基本信息及时输入电子计算机,建立起统一的流动人口信息档案数据库,并依靠电子政务的完全封闭的独立网,尽早实现流动人口档案电子化。但有几点要注意,即电子政务的每一终端不能进行修改和复制,只能进行数据参考和对比。
2.2 流动人口档案信息整合机制
流动人口档案的信息整合,就是借助于先进的信息技术和网络系统的思想,包括与电子政务相关的硬件、软件、网络和信息本身,由党委、政府牵头,对现有的人口档案信息资源进行整合,实现各部门信息资源的共享,数据的互联互访,生成满足不同需求的新的信息集合体,在已有信息的基础上实现信息价值的增值。信息的整合除了公安機关外所存储的资料外,还整合了计生、城建、城管、教育、宣传、劳动、民政、工商、房管等部门的资料。各有关部门在流动人口的建档工作中,在明确各自责任,保证完成自己所负责任务的情况下,紧密配合其他部门的工作,,从不同领域、不同层次,收集积累相应的档案材料。在各个部门的通力合作下,建立起流动人口的档案信息库,形成独立且严密的流动人口档案管理网络,创造出整体管理效能,使流动人口的管理不断加强。
传递渠道的整合要加强各级政府部门的协作机制,加强与流动人口流出地的公安机关的联系,多进行流动人口档案信息的交流与传递,通过统一的数据共享信息平台,共同处理各类社会保障、劳动力市场流动、刑事犯罪、公民政治参与、交通治安及突发事件,以解决跨地区的政务处理和打击流窜犯罪。
管理的整合应利用高科技手段采集流动人口信息,实现了对流动、暂住人口的数字化管理。可以考虑对城市流动人口实行涵盖原暂住证和身份证所有信息量的IC智能卡管理,用先进的IC智能卡代替了传统的暂住证。通过IC卡管理,可以使行政部门很容易的掌握流动人口的数量及分布,大大方便流动人口管理,提高流动人口管理的行政效率。
2.3 流动人口档案信息共享机制
流动人口档案信息共享是指强化人口档案信息资源的可获知性和可获取性,使政府各部门及社会公众与组织公平地拥有对各类信息资源的获取权利与获取条件。人口档案资源共享是人口信息获取的前提,同时政府信息资源的共享情况决定了公众信息需求的范围和内容。如建立“流动人口信息网络系统” ,各地政府凭借各自的登录账号及密码登录网站后可以及时共享各地流动人口的信息,并能及时的掌握到流动人口的动态变化。另外各地可建立外来流动人口专用网站,在网站中创办与流动人口的就业、社会保障、维权机制等工作生活密切相关的专栏,为流动人口提供及时、便捷的服务。
参考文献
[1]苏夏云,吕建华,齐佳妮. 洛南规范流动人口档案管理. 商洛日报,2009.1.
[2]董晓丹. 试论加强流动人口档案管理的重要性. 贵州档案,2001.4.
[3]乔玉洁,连卫卫. 档案电子化应用初探. 档案天地,2002.5.
[4]冯继成. 当前人事档案管理现状及改革探析. 机电兵船档案,2008.4.