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摘 要：随着社会的发展与信息化技术水平的提升，在新的时代背景下，企业及单位在进行档案管理的过程中，应当逐渐实现信息化建设，来促进档案管理工作效率的提升。不过，就针对于目前的实际情况来看，企业在进行档案管理的过程中还存在着一定的问题，如果我们不能采取有效的方法，来加强档案管理的信息化建设，将会使得企业的档案管理工作出现混乱，从而对企业的经营与管理造成不可小觑的影响。基于此，本文就针对加快企业档案管理信息化建设的方法展开分析，以供参考。
关键词：企业；档案管理；信息化建设
1 引言
企业档案管理信息化是指企业在档案管理活动中应用现代信息技术，以网络为基本平台，对档案信息资源进行分类、管理和开发，实现档案工作为企业生产、经營和管理提供优质高效利用服务的过程。企业档案管理信息化是一个复杂的工程，是档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上企业管理信息化的步伐，使之真正成为企业信息化不可分割的一部分，已经成为衡量企业档案管理工作成功与否的重要标志。同时，要求企业档案工作者强化信息意识，完善档案信息化制度，不断提升档案管理信息化水平，保证档案信息安全，及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供有效的以数字信息为主要形式的档案利用服务，真正实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。
2 企业档案管理信息化的意义
2.1 电子文件归档便捷
以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，只需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。
2.2 有利于档案的安全和保密
企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。
2.3 减轻劳动强度，提高工作效率
档案管理人员以手工方式进行档案收集、整编、保管、提供利用等工作，工作量大、效率低、费时费力。档案管理信息化可以实现一次录入数据多次利用，在档案管理内部进行数据共享。同时，传统的档案管理模式存在着效率低、查询速度慢等缺点，更为重要的是，档案因长期保存、查阅频繁，会出现纸张发黄变脆、边角磨损、图片模糊等现象；而且档案资料在查阅、利用中容易出现档案原件损坏或丢失等问题。实行档案管理信息化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，能够更好地从事档案收集和编研工作，充分提高档案管理工作效率。
3 加快企业档案管理信息化建设的方法
3.1 及时转变相关人员的思想观念
在实际的企业管理工作中，要求单位的领导人员对管理工作的重要性有一个充分的认识，并将档案管理作为企业管理的一项重要内容加强管理。与此同时，相关工作人员也应当及时端正态度，来认真履行自己的工作职责，强化自己的工作能力，提高对档案管理的充分重视，促使档案资料的作用能够得到充分发挥。此外，在实际的档案管理过程中，企业应当安排专业的工作人员，来对其进行管理与保护工作，并且，在入职时，需要管理人员签署保密协议，对公司的重要档案进行严格的监管，与管理无关的人员，不可以擅自进入到档案室中，若出现特殊情况，则需要经过领导批准，并进行实名登记之后，在管理人员的陪同下，才能够进入，强化对档案的保密管理。
3.2 传统管理与信息化管理同步发展
事实上，要想真正、系统性的实现企业档案管理的信息化建设，就必须要做到传统管理与信息化管理的同步发展。就针对于目前的实际情况来看，大部分企业在进行档案管理工作时，所采取的还是传统的管理模式，如果说，想要在很短的时间中，完全实现信息化管理，是非常困难的。所以，在管理的前期，应当以传统管理模式为基础，来慢慢向信息化方向过渡，来逐渐实现全面的信息化管理。在这个过程中，企业最需要做的，还是强化对管理人员的专业培训工作，来确保其能够对专业的档案管理知识有一个全面的掌握，引导其更好的运用硬件设施来进行档案管理工作。
3.3 加强档案信息化基础设施建设
从根本上来讲，基础设施的质量情况，将会对档案管理的信息化建设工作起到直接性的影响作用。因此，企业应当根据自身的实际情况，结合发展需求，来进行数字化档案馆的建设工作。在档案馆中，主要包括了档案馆库房、档案馆馆藏等方面的内容。通过运用计算机网络技术，来为档案管理工作提供服务，才能有效促进档案管理信息化水平的提升。因此，企业的档案管理部门应当制定相应的管理方案，来为档案管理人员提供一个科学的工作平台，加强企业部门与人员间的沟通交流。此外，企业也可以建立一个自己的网站，来实现相关资源信息的快速传递与资源共享等，在未来的发展过程中，这种信息化的管理模式，将会成为企业档案管理的一个主流模式。
4 结束语
总而言之，在经济全球化的背景下，将信息化技术运用到企业的档案管理工作中，既是大势所趋，同时，也能为企业带来更高的经济效益。因此，在日后的经营与发展过程中，企业要想实现更好的发展，就必须要进行全方位的管理工作，强化档案管理的专业化，并进行管理模式的不断创新，来实现对档案管理的信息化建设。只有这样，才能更好的提高企业档案管理工作的效率，降低管理成本投入，确保企业能够在新时代背景下更好的生存与发展。
参考文献
[1] 张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.
[2] 张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.
[3] 王玲.基于企业风险控制的档案信息安全保障体系探析[D].湖北大学，2014.
[4] 朱凤云.某投资管理企业数字化档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.
[5] 高晓玲.浅议煤矿企业档案信息化建设的影响因素及改进措施[J].办公室业务，2014，17：236.
（作者单位：黑龙江省建设农场 黑龙江 164035）
关键词：企业；档案管理；信息化建设
1 引言
企业档案管理信息化是指企业在档案管理活动中应用现代信息技术，以网络为基本平台，对档案信息资源进行分类、管理和开发，实现档案工作为企业生产、经營和管理提供优质高效利用服务的过程。企业档案管理信息化是一个复杂的工程，是档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上企业管理信息化的步伐，使之真正成为企业信息化不可分割的一部分，已经成为衡量企业档案管理工作成功与否的重要标志。同时，要求企业档案工作者强化信息意识，完善档案信息化制度，不断提升档案管理信息化水平，保证档案信息安全，及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供有效的以数字信息为主要形式的档案利用服务，真正实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。
2 企业档案管理信息化的意义
2.1 电子文件归档便捷
以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，只需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。
2.2 有利于档案的安全和保密
企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。
2.3 减轻劳动强度，提高工作效率
档案管理人员以手工方式进行档案收集、整编、保管、提供利用等工作，工作量大、效率低、费时费力。档案管理信息化可以实现一次录入数据多次利用，在档案管理内部进行数据共享。同时，传统的档案管理模式存在着效率低、查询速度慢等缺点，更为重要的是，档案因长期保存、查阅频繁，会出现纸张发黄变脆、边角磨损、图片模糊等现象；而且档案资料在查阅、利用中容易出现档案原件损坏或丢失等问题。实行档案管理信息化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，能够更好地从事档案收集和编研工作，充分提高档案管理工作效率。
3 加快企业档案管理信息化建设的方法
3.1 及时转变相关人员的思想观念
在实际的企业管理工作中，要求单位的领导人员对管理工作的重要性有一个充分的认识，并将档案管理作为企业管理的一项重要内容加强管理。与此同时，相关工作人员也应当及时端正态度，来认真履行自己的工作职责，强化自己的工作能力，提高对档案管理的充分重视，促使档案资料的作用能够得到充分发挥。此外，在实际的档案管理过程中，企业应当安排专业的工作人员，来对其进行管理与保护工作，并且，在入职时，需要管理人员签署保密协议，对公司的重要档案进行严格的监管，与管理无关的人员，不可以擅自进入到档案室中，若出现特殊情况，则需要经过领导批准，并进行实名登记之后，在管理人员的陪同下，才能够进入，强化对档案的保密管理。
3.2 传统管理与信息化管理同步发展
事实上，要想真正、系统性的实现企业档案管理的信息化建设，就必须要做到传统管理与信息化管理的同步发展。就针对于目前的实际情况来看，大部分企业在进行档案管理工作时，所采取的还是传统的管理模式，如果说，想要在很短的时间中，完全实现信息化管理，是非常困难的。所以，在管理的前期，应当以传统管理模式为基础，来慢慢向信息化方向过渡，来逐渐实现全面的信息化管理。在这个过程中，企业最需要做的，还是强化对管理人员的专业培训工作，来确保其能够对专业的档案管理知识有一个全面的掌握，引导其更好的运用硬件设施来进行档案管理工作。
3.3 加强档案信息化基础设施建设
从根本上来讲，基础设施的质量情况，将会对档案管理的信息化建设工作起到直接性的影响作用。因此，企业应当根据自身的实际情况，结合发展需求，来进行数字化档案馆的建设工作。在档案馆中，主要包括了档案馆库房、档案馆馆藏等方面的内容。通过运用计算机网络技术，来为档案管理工作提供服务，才能有效促进档案管理信息化水平的提升。因此，企业的档案管理部门应当制定相应的管理方案，来为档案管理人员提供一个科学的工作平台，加强企业部门与人员间的沟通交流。此外，企业也可以建立一个自己的网站，来实现相关资源信息的快速传递与资源共享等，在未来的发展过程中，这种信息化的管理模式，将会成为企业档案管理的一个主流模式。
4 结束语
总而言之，在经济全球化的背景下，将信息化技术运用到企业的档案管理工作中，既是大势所趋，同时，也能为企业带来更高的经济效益。因此，在日后的经营与发展过程中，企业要想实现更好的发展，就必须要进行全方位的管理工作，强化档案管理的专业化，并进行管理模式的不断创新，来实现对档案管理的信息化建设。只有这样，才能更好的提高企业档案管理工作的效率，降低管理成本投入，确保企业能够在新时代背景下更好的生存与发展。
参考文献
[1] 张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.
[2] 张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.
[3] 王玲.基于企业风险控制的档案信息安全保障体系探析[D].湖北大学，2014.
[4] 朱凤云.某投资管理企业数字化档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.
[5] 高晓玲.浅议煤矿企业档案信息化建设的影响因素及改进措施[J].办公室业务，2014，17：236.
（作者单位：黑龙江省建设农场 黑龙江 164035）