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全国现有独立学院326所。在校生达186.6万人，承担全国三分之一本科人才培养的重任，已成为全国高等教育的一支重要生力军。随着独立学院招生规模逐年扩大、内外交流的增多和教学科研管理体制及人事管理体制改革的不断深化，系办公室的任务越来越重，工作越来越复杂。恰当地处理好各方面的关系，解决好相关问题，提高工作质量与工作效率，直接关系到院、系各项工作的及时到位和顺利完成，更关系到院、系的社会形象与信誉。
一、影响独立学院系办公室工作质量和效率的因素
1 机构设置不合理，事务庞杂
独立学院经过近十年的跨越式发展，新专业陆续开办，在校师生逐年增长，使得系办公室的职能范围不断扩大，管理事务不断增加，增强了系办公室工作的难度和复杂性。现在系办公室不仅负责整个系的教学、教务、科研的管理，还要负责人才引进、教师考评、职称评定等人事工作，另外还有接待、宣传、经费、内外协调、后勤保障等行政工作，工作面广且事务庞杂。
2 忙于应付工作，重使用、轻培养、少交流
系办公室人员大多未经任何培训，直接参加办公室工作，多属半路出家，缺乏管理专业训练。而平时忙于应付处理各类事务，难以进行系统的理论学习。在实际工作中，办公室人员的业务培训也往往容易被领导忽视，或流于形式，存在着重使用、轻培养的现象。在高校，教学科研人员的学术交流活动日益频繁，但办公室工作人员的院系间交流却很少。领导们往往忽略了办公室工作其实也是一门学问，做好这门学问交流是必不可少的，没有交流就看不到自身差距，就会满足于现状，不利于提高。
3 办公室内部人员缺乏必要的协调
在高校院系办公室中，由于分工的原因、工作季节性阶段性的原因，在某一段时间内，经常会出现一部分人工作很忙，而另一部分人工作却相对较轻闲的局面。由于缺乏协调，经常会形成抱怨，加上学校一般行政人员的刚性工资和年终津贴实行系数法，导致干多干少一样的局面，甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。
4 工作辛苦待遇低，导致工作热情不高
系办公室工作的服务职能，决定了这一特殊岗位的辅助性、从属性、被动性等特点，进而决定了办公室人员在工作中遭遇心理挫折的不可避免性及较高的挫折概率值。长期从事繁重、琐碎、辛苦的工作，工作缺乏成就感，在进修、评职称、晋升、评优等方面没有优先，觉得低人一等，使工作人员容易产生压抑感。产生这种心理后就会在工作上缺乏主动和热情。
二、提高独立学院系办公室工作质量和效率的对策
1 提高思想素质，加强心理保健
办公室工作任务重责任大，这种特殊性要求办公室人员要爱岗敬业，继承和发扬不图名利、甘于奉献、艰苦奋斗的优良作风，全心全意为人民服务。正确处理得与失、苦与乐、主角与配角的关系。做到重事业、轻得失、少索取、多贡献、甘当无名英雄，为人处世要诚实、正派、本分，增强做好办公室工作的责任感和使命感。同时要加强系办公室人员的心理保健。系办公室工作面广，遇到的困难多、紧急情况多，更容易成为领导、各职能部门、教职工以及学生之间等诸多矛盾的焦点，工作人员的心理负担较重，容易产生烦恼、急躁、不安等心理，影响工作效率。因此，系办公室人员必须善于调节自己的情绪，养成良好的心理素质。心境宽松平和，以一颗平常心对待工作中的任何事情；善于调整心态，具备较强的挫折承受能力；在复杂的环境中，能冷静、高效地处理各种关系，不急不躁：具有宽广的心胸，甘为人梯，愿“为他人做嫁衣裳”。
2 加强学习，提高业务素质
系办公室管理人员，除了要按部就班地组织实施正常的日常工作外，还要随时准备处理突发性、临时性的工作，而工作常常是千头万绪。因此，办公室管理人员要有较强的管理水平：要建立和谐的人际关系，学会科学管理和利用时间，掌握现代化办公手段，掌握一定的管理学、教育学、心理学、公共关系学等相关知识，工作分清主次缓急，角色转换要快，从l一种活动到另一种活动的转移过程，要拿得起放得下；还要不断吸收借鉴先进的管理经验，并注意创新意识的培养，使管理工作既务实又有创新，真正做到管理科学化。同时院系领导要重视办公室工作人员业务素质的培训，给予时间上和物质上的支持，使他们学习科学管理方法，给他们创造同兄弟院校交流的机会。
3 切实转变工作方式方法，培养良好工作作风
首先要变被动服务为主动参与。办公室工作有一定的被动性，但也要发挥主动性，形成超前性和预见性，在被动中争取主动。主动服务的关键是总结和探索院系管理工作的规律，发挥创造性，增强预见性。对有固定范围和程序的周期性工作，事先做好计划安排，按例行程序把工作做在前面。对没有固定范围和程序的突发性工作。尽量做到事先有预见和准备，减少盲目性，避免措手不及。
其次是变办事服务型为参谋助手型。事务性工作是系办公室工作的重要组成部分，但系办公室工作不能只满足于简单事务性工作的处理，要在认真做好文件收发、教务安排、来访接待等事务工作的同时，积极参与政务，充分发挥办公室的参谋助手作用。
再次是变工作滞后为工作超前。要提高办公室的工作层次，还必须变工作滞后为工作超前，即：不但想领导之所想、急领导之所急。还要想领导之未想、急领导之来急。并做到三个及时：当领导有决策意向时，及时协助领导理清思路；当领导思路逐渐明朗时，及时提出切合实际的工作预案；当领导决策付清实施后，及时跟踪反馈，督查督办。
同时要克服粗心大意的倾向，培养严谨细致的作风；克服杂乱无章的倾向，培养有条不紊的作风；克服贸然行事的倾向，培养三思而行的作风；克服办事拖拉的倾向，培养高效快捷的作风。
4 健全完善各项规章制度。增强管理的规范性
俗话说，没有规矩何以成方圆。建立健全行之有效的各项规章制度，是促进、工作正常开展、提高工作效率和工作质量的首要保证。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文、办事、办会都有章可循、衔接有序，从而保证系办公室工作高效运转。
(1)明确岗位责任制。从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，逐项落实分解到各个科室和每位员工头上，做到事事有人管，人人有事干，以防止因职责不清而出现推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。同时还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，应在明确岗位职责的同时加强团结协作，形成工作合力。
(2)规范工作程序。对教学、教务、接待、印章、文件、档案等各项具体工作，要明确基本操作程序和要求，做到忙中有序，忙而不乱，有条不紊。
(3)引入竞争和激励机制。要根据岗 位的不同，明确任职条件，建立合理的考核评估体系，形成正常的竞争形式和价值导向，把考核结果同评优评先、津贴分配、晋升职称挂钩，促使办公室人员积极进取和锐意创新，逐步形成相互竞争、自我激励的机制。
，
(4)加大制度的约束力度。制度制定出来后，不能只是“嘴上说说，墙上挂挂”。否则，再先进再完备的制度也是一纸空文，只能使管理陷入更加混乱无序的状态。因此，要增强照章办事的自觉性，严格执行所制定的各项规章制度，增强规章制度本身的约束力和透明度，以制度来约束人教育人，并诚恳接受广大师生员工和社会各界的监督。只有这样才能更有效地避免工作中的不必要失误，促进依法办公，做到行之有据，处之有法。
5 营造良好的工作氛围，加强人员团结协作
工作氛围对提高人员工作效率影响很大，营造良好的工作氛围，是提高工作效率的重要条件。办公室是做服务性工作的，服务性工作本身就是做人的工作。坚持以人为本做好服务性工作，有两点至关重要：一是要弘扬团队精神。力公室是一个整体，既要有每个人个性自由发展的空间和每个人心情舒畅的工作平台，又要发挥1+1>2的系统效应。二是要体现人文关怀。关心办公室的每位同志，及时主动解决他们在工作生活中的困难，只有大家互相关心、相互帮助、和睦相处，才能把人心凝聚起来，把大家的积极性调动起来，形成一种奋发有为昂扬向上的精神动力，营造出办公室充满人情味、充满朝气和活力的工作氛围。
6 建立信息化管理平台，提高管理效能
在信息产业飞速发展的今天，各行各业都在向信息化发展，独立学院系办公室工作也不例外。办公室工作信息化管理可以加快信息传递的速度，降低信息传递、处理与贮存的成本；增进院系与相关部门和社会各界的信息沟通以及与师生员工之间的互动；分担部分事务性工作，降低办公室人员的工作强度。并促使办公室人员不断更新观念、树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能。推进无纸化办公，提高校园网应用水平，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
独立学院经过跨越式发展，现已由注重规模转向重质量、塑品牌、创特色阶段。系办公室作为基层的综合办事机构和对外联络窗口。必须紧跟改革步伐，在强化服务意识的同时，要把管理工作当成一门科学，积极探索工作规律，理论联系实际，不断提高管理水平，提高工作效率和质量，更好地为全系师生服务。
一、影响独立学院系办公室工作质量和效率的因素
1 机构设置不合理，事务庞杂
独立学院经过近十年的跨越式发展，新专业陆续开办，在校师生逐年增长，使得系办公室的职能范围不断扩大，管理事务不断增加，增强了系办公室工作的难度和复杂性。现在系办公室不仅负责整个系的教学、教务、科研的管理，还要负责人才引进、教师考评、职称评定等人事工作，另外还有接待、宣传、经费、内外协调、后勤保障等行政工作，工作面广且事务庞杂。
2 忙于应付工作，重使用、轻培养、少交流
系办公室人员大多未经任何培训，直接参加办公室工作，多属半路出家，缺乏管理专业训练。而平时忙于应付处理各类事务，难以进行系统的理论学习。在实际工作中，办公室人员的业务培训也往往容易被领导忽视，或流于形式，存在着重使用、轻培养的现象。在高校，教学科研人员的学术交流活动日益频繁，但办公室工作人员的院系间交流却很少。领导们往往忽略了办公室工作其实也是一门学问，做好这门学问交流是必不可少的，没有交流就看不到自身差距，就会满足于现状，不利于提高。
3 办公室内部人员缺乏必要的协调
在高校院系办公室中，由于分工的原因、工作季节性阶段性的原因，在某一段时间内，经常会出现一部分人工作很忙，而另一部分人工作却相对较轻闲的局面。由于缺乏协调，经常会形成抱怨，加上学校一般行政人员的刚性工资和年终津贴实行系数法，导致干多干少一样的局面，甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。
4 工作辛苦待遇低，导致工作热情不高
系办公室工作的服务职能，决定了这一特殊岗位的辅助性、从属性、被动性等特点，进而决定了办公室人员在工作中遭遇心理挫折的不可避免性及较高的挫折概率值。长期从事繁重、琐碎、辛苦的工作，工作缺乏成就感，在进修、评职称、晋升、评优等方面没有优先，觉得低人一等，使工作人员容易产生压抑感。产生这种心理后就会在工作上缺乏主动和热情。
二、提高独立学院系办公室工作质量和效率的对策
1 提高思想素质，加强心理保健
办公室工作任务重责任大，这种特殊性要求办公室人员要爱岗敬业，继承和发扬不图名利、甘于奉献、艰苦奋斗的优良作风，全心全意为人民服务。正确处理得与失、苦与乐、主角与配角的关系。做到重事业、轻得失、少索取、多贡献、甘当无名英雄，为人处世要诚实、正派、本分，增强做好办公室工作的责任感和使命感。同时要加强系办公室人员的心理保健。系办公室工作面广，遇到的困难多、紧急情况多，更容易成为领导、各职能部门、教职工以及学生之间等诸多矛盾的焦点，工作人员的心理负担较重，容易产生烦恼、急躁、不安等心理，影响工作效率。因此，系办公室人员必须善于调节自己的情绪，养成良好的心理素质。心境宽松平和，以一颗平常心对待工作中的任何事情；善于调整心态，具备较强的挫折承受能力；在复杂的环境中，能冷静、高效地处理各种关系，不急不躁：具有宽广的心胸，甘为人梯，愿“为他人做嫁衣裳”。
2 加强学习，提高业务素质
系办公室管理人员，除了要按部就班地组织实施正常的日常工作外，还要随时准备处理突发性、临时性的工作，而工作常常是千头万绪。因此，办公室管理人员要有较强的管理水平：要建立和谐的人际关系，学会科学管理和利用时间，掌握现代化办公手段，掌握一定的管理学、教育学、心理学、公共关系学等相关知识，工作分清主次缓急，角色转换要快，从l一种活动到另一种活动的转移过程，要拿得起放得下；还要不断吸收借鉴先进的管理经验，并注意创新意识的培养，使管理工作既务实又有创新，真正做到管理科学化。同时院系领导要重视办公室工作人员业务素质的培训，给予时间上和物质上的支持，使他们学习科学管理方法，给他们创造同兄弟院校交流的机会。
3 切实转变工作方式方法，培养良好工作作风
首先要变被动服务为主动参与。办公室工作有一定的被动性，但也要发挥主动性，形成超前性和预见性，在被动中争取主动。主动服务的关键是总结和探索院系管理工作的规律，发挥创造性，增强预见性。对有固定范围和程序的周期性工作，事先做好计划安排，按例行程序把工作做在前面。对没有固定范围和程序的突发性工作。尽量做到事先有预见和准备，减少盲目性，避免措手不及。
其次是变办事服务型为参谋助手型。事务性工作是系办公室工作的重要组成部分，但系办公室工作不能只满足于简单事务性工作的处理，要在认真做好文件收发、教务安排、来访接待等事务工作的同时，积极参与政务，充分发挥办公室的参谋助手作用。
再次是变工作滞后为工作超前。要提高办公室的工作层次，还必须变工作滞后为工作超前，即：不但想领导之所想、急领导之所急。还要想领导之未想、急领导之来急。并做到三个及时：当领导有决策意向时，及时协助领导理清思路；当领导思路逐渐明朗时，及时提出切合实际的工作预案；当领导决策付清实施后，及时跟踪反馈，督查督办。
同时要克服粗心大意的倾向，培养严谨细致的作风；克服杂乱无章的倾向，培养有条不紊的作风；克服贸然行事的倾向，培养三思而行的作风；克服办事拖拉的倾向，培养高效快捷的作风。
4 健全完善各项规章制度。增强管理的规范性
俗话说，没有规矩何以成方圆。建立健全行之有效的各项规章制度，是促进、工作正常开展、提高工作效率和工作质量的首要保证。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文、办事、办会都有章可循、衔接有序，从而保证系办公室工作高效运转。
(1)明确岗位责任制。从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，逐项落实分解到各个科室和每位员工头上，做到事事有人管，人人有事干，以防止因职责不清而出现推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。同时还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，应在明确岗位职责的同时加强团结协作，形成工作合力。
(2)规范工作程序。对教学、教务、接待、印章、文件、档案等各项具体工作，要明确基本操作程序和要求，做到忙中有序，忙而不乱，有条不紊。
(3)引入竞争和激励机制。要根据岗 位的不同，明确任职条件，建立合理的考核评估体系，形成正常的竞争形式和价值导向，把考核结果同评优评先、津贴分配、晋升职称挂钩，促使办公室人员积极进取和锐意创新，逐步形成相互竞争、自我激励的机制。
，
(4)加大制度的约束力度。制度制定出来后，不能只是“嘴上说说，墙上挂挂”。否则，再先进再完备的制度也是一纸空文，只能使管理陷入更加混乱无序的状态。因此，要增强照章办事的自觉性，严格执行所制定的各项规章制度，增强规章制度本身的约束力和透明度，以制度来约束人教育人，并诚恳接受广大师生员工和社会各界的监督。只有这样才能更有效地避免工作中的不必要失误，促进依法办公，做到行之有据，处之有法。
5 营造良好的工作氛围，加强人员团结协作
工作氛围对提高人员工作效率影响很大，营造良好的工作氛围，是提高工作效率的重要条件。办公室是做服务性工作的，服务性工作本身就是做人的工作。坚持以人为本做好服务性工作，有两点至关重要：一是要弘扬团队精神。力公室是一个整体，既要有每个人个性自由发展的空间和每个人心情舒畅的工作平台，又要发挥1+1>2的系统效应。二是要体现人文关怀。关心办公室的每位同志，及时主动解决他们在工作生活中的困难，只有大家互相关心、相互帮助、和睦相处，才能把人心凝聚起来，把大家的积极性调动起来，形成一种奋发有为昂扬向上的精神动力，营造出办公室充满人情味、充满朝气和活力的工作氛围。
6 建立信息化管理平台，提高管理效能
在信息产业飞速发展的今天，各行各业都在向信息化发展，独立学院系办公室工作也不例外。办公室工作信息化管理可以加快信息传递的速度，降低信息传递、处理与贮存的成本；增进院系与相关部门和社会各界的信息沟通以及与师生员工之间的互动；分担部分事务性工作，降低办公室人员的工作强度。并促使办公室人员不断更新观念、树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能。推进无纸化办公，提高校园网应用水平，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
独立学院经过跨越式发展，现已由注重规模转向重质量、塑品牌、创特色阶段。系办公室作为基层的综合办事机构和对外联络窗口。必须紧跟改革步伐，在强化服务意识的同时，要把管理工作当成一门科学，积极探索工作规律，理论联系实际，不断提高管理水平，提高工作效率和质量，更好地为全系师生服务。