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摘要：互联网信息技术目前在各个领域都有所涉及，其为人们的生活提供了便利。档案工作在这种形势下也发生了变化，改变了传统的信息存储方式，实现了信息化的发展和建设。电子档案的应用就是信息化建设的重要体现，但是在对电子档案进行管理，发现了许多问题，这些问题对档案信息化的进一步发展有着抑制作用，有关部门需要采取有效的应对措施，对电子档案进行科学化的管理，才能保证电子档案的安全。
关键词：电子档案；管理工作；问题；建议
一、保存电子文件和电子资料工作中存在的问题
1、没有重视纸质文档的归档工作
许多单位在新时代的影响下，在进行档案工作时都趋向于无纸办公，而且许多电子档案与纸质档案的内容相同，工作人员认为只使用电子档案就可以，不但操作方便，而且也不用安装专门的储存位置，所以部分单位就没有注重纸质档案的保存，但是电子档案在使用时容易被修改，在网络上操作安全性和稳定性也无法保证，这就会对档案资料的真实性造成一定的影响。
2、电子文件容易出现安全问题
电子文档在操作过程中需要在网络平台上用计算机进行操作，都是工作者直接文档中打出来，可以随时进行更改和操作。如果没有在电子文档上设置相关设定，那么就可以对电子文档中的内容进行随意更改，而且也没有操作痕迹。而传统的纸质档案在使用的过程中，原始文件是不容易被修改的，如果进行了修改也会留下痕迹，所以，两者相比，电子文档在使用的过程中安全性比较差。
3、电子文件不需要专门保管
电子档案可能在任何部门产生或者是保留，其储存的位置也不是固定的，在想要查找档案时，直接进行检索就可以得到所需档案，这类档案是不需要专门进行保管的，但是电子文件是电子档案的重要表现形式，由于其的特殊性，不能使用传统的文件保护方法对电子档案进行保护，所以不能对电子文件中的信息是数据进行有效的管理和保护。
二、对电子档案管理工作的相关建议
1、要制定完善的电子档案归档制度
一定要结合单位发展的实际情况，建立完善的电子文件归档制度，只有实现对所有电子档案进行统一的归档工作，才能进一步加强对电子档案的管理。每个单位在经营的过程中都会开展相关业务，在这一过程中就会产生许多的信息资料，要想将这些资料进行科学收集、管理，就需要依靠完善的归档制度。单位中每个部门都要专门安排一个工作人员，其主要是负责对该部门中档案信息的收集和归档，要提前对其进行培训工作，使其了解到电子档案信息资料对单位发展的重要性，同时也要让这名工作人员详细掌握归档制度，使其在工作中可以按照相关制度进行业务资料收集。另外，还可以将相关工作纳入到考核中，对每个部门的信息管理人员进行全面的考核，了解每个人的工作能力，并结合实际情况采取针对性的措施，这样才能保证电子档案管理工作的顺利完善。相关信息在进行归档处理的过程中，一定重视资料的真实性和完整性，在整理好电子文档之后，需要将其上交到档案室进行保管，还需要将可以对这些资料进行相关操作的系统和软件进行上交。
2、实现电子档案与纸质档案并存
虽然档案管理工作趋向于信息化发展和建设，但是电子档案在使用的过程中都是基于互联网平台来实现的，主要就是使用计算机来进行一系列的操作，在日后使用电子文档的过程中，也需要在该平台上进行操作，对指定的软件依赖性比较强，那么一旦更换软件和计算机，可能就会出现不兼容的情况，内部的文字数据无全部体现出来，这样就无法进行使用，如果出现这种情况就会对后续的工作造成影响。另外，网络平台的安全性有待提高，很容易在进行电子文档的传输时，出现信息丢失的情况，也有可能受到病毒的攻击，导致信息泄露、丢失或者破坏，影响电子档案的实际应用。而纸质档案的载体是纸张，相关信息资料直接在上面体现出来，如果有人篡改也会留下痕迹，所以安全性比较高，为了保证档案信息资料的安全性，可以同时使用两种形式的档案。
3、严格控制电子文件的可转换性
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章在内，通过复制、粘贴达到完全一致，使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管这样，我们还是可以充分利用计算机技术对电子文件和电子资料加以保护。同时我们还应注意计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
4、加强电子文件的存储管理
电子档案也需要像纸质档案一样进行统一的管理和储存，但是电子档案与纸质档案的形式是不一样的，存储的方式和存储的位置也需要进行合理的选择，一定要与档子文档的性质相匹配。对于不同用途的电子文件，也可以选择不同的载体。如果在线存储电子文件，选择移动硬盘应是不二选择。移动硬盘具有存储容量大和随机存储方便、快捷、数据传输率高、可靠性高的特点，可以很好地满足多人在线并发访问，安全性能稳定，能够避免单块硬盘故障所带来的毁灭性后果。如果选择经济实惠，可采用磁带进行存储，磁带的存储量较大，成本低，但存储速度较慢，通常作为磁盘可靠又经济的大容量备份。
结语：
我们不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，构建、完善文档一体化办公格局，充分适应信息化建设需要，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度、电子文件归档制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。电子文件一经产生，就应按照制度严格要求妥善管理，确保电子文件在我们手中不散失、不损毁、不失真。只有这样，才能顺应时代的发展，做到既能节约开發资源，又能提升我们的档案管理层次和工作效率。
参考文献：
[1]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.电子档案管理相关问题研究[J].办公室业务，2013（11）：91-92.
[2]魏艳.现代企业电子档案管理相关问题的思考[J].黑龙江史志，2014（11）.
关键词：电子档案；管理工作；问题；建议
一、保存电子文件和电子资料工作中存在的问题
1、没有重视纸质文档的归档工作
许多单位在新时代的影响下，在进行档案工作时都趋向于无纸办公，而且许多电子档案与纸质档案的内容相同，工作人员认为只使用电子档案就可以，不但操作方便，而且也不用安装专门的储存位置，所以部分单位就没有注重纸质档案的保存，但是电子档案在使用时容易被修改，在网络上操作安全性和稳定性也无法保证，这就会对档案资料的真实性造成一定的影响。
2、电子文件容易出现安全问题
电子文档在操作过程中需要在网络平台上用计算机进行操作，都是工作者直接文档中打出来，可以随时进行更改和操作。如果没有在电子文档上设置相关设定，那么就可以对电子文档中的内容进行随意更改，而且也没有操作痕迹。而传统的纸质档案在使用的过程中，原始文件是不容易被修改的，如果进行了修改也会留下痕迹，所以，两者相比，电子文档在使用的过程中安全性比较差。
3、电子文件不需要专门保管
电子档案可能在任何部门产生或者是保留，其储存的位置也不是固定的，在想要查找档案时，直接进行检索就可以得到所需档案，这类档案是不需要专门进行保管的，但是电子文件是电子档案的重要表现形式，由于其的特殊性，不能使用传统的文件保护方法对电子档案进行保护，所以不能对电子文件中的信息是数据进行有效的管理和保护。
二、对电子档案管理工作的相关建议
1、要制定完善的电子档案归档制度
一定要结合单位发展的实际情况，建立完善的电子文件归档制度，只有实现对所有电子档案进行统一的归档工作，才能进一步加强对电子档案的管理。每个单位在经营的过程中都会开展相关业务，在这一过程中就会产生许多的信息资料，要想将这些资料进行科学收集、管理，就需要依靠完善的归档制度。单位中每个部门都要专门安排一个工作人员，其主要是负责对该部门中档案信息的收集和归档，要提前对其进行培训工作，使其了解到电子档案信息资料对单位发展的重要性，同时也要让这名工作人员详细掌握归档制度，使其在工作中可以按照相关制度进行业务资料收集。另外，还可以将相关工作纳入到考核中，对每个部门的信息管理人员进行全面的考核，了解每个人的工作能力，并结合实际情况采取针对性的措施，这样才能保证电子档案管理工作的顺利完善。相关信息在进行归档处理的过程中，一定重视资料的真实性和完整性，在整理好电子文档之后，需要将其上交到档案室进行保管，还需要将可以对这些资料进行相关操作的系统和软件进行上交。
2、实现电子档案与纸质档案并存
虽然档案管理工作趋向于信息化发展和建设，但是电子档案在使用的过程中都是基于互联网平台来实现的，主要就是使用计算机来进行一系列的操作，在日后使用电子文档的过程中，也需要在该平台上进行操作，对指定的软件依赖性比较强，那么一旦更换软件和计算机，可能就会出现不兼容的情况，内部的文字数据无全部体现出来，这样就无法进行使用，如果出现这种情况就会对后续的工作造成影响。另外，网络平台的安全性有待提高，很容易在进行电子文档的传输时，出现信息丢失的情况，也有可能受到病毒的攻击，导致信息泄露、丢失或者破坏，影响电子档案的实际应用。而纸质档案的载体是纸张，相关信息资料直接在上面体现出来，如果有人篡改也会留下痕迹，所以安全性比较高，为了保证档案信息资料的安全性，可以同时使用两种形式的档案。
3、严格控制电子文件的可转换性
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章在内，通过复制、粘贴达到完全一致，使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管这样，我们还是可以充分利用计算机技术对电子文件和电子资料加以保护。同时我们还应注意计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
4、加强电子文件的存储管理
电子档案也需要像纸质档案一样进行统一的管理和储存，但是电子档案与纸质档案的形式是不一样的，存储的方式和存储的位置也需要进行合理的选择，一定要与档子文档的性质相匹配。对于不同用途的电子文件，也可以选择不同的载体。如果在线存储电子文件，选择移动硬盘应是不二选择。移动硬盘具有存储容量大和随机存储方便、快捷、数据传输率高、可靠性高的特点，可以很好地满足多人在线并发访问，安全性能稳定，能够避免单块硬盘故障所带来的毁灭性后果。如果选择经济实惠，可采用磁带进行存储，磁带的存储量较大，成本低，但存储速度较慢，通常作为磁盘可靠又经济的大容量备份。
结语：
我们不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，构建、完善文档一体化办公格局，充分适应信息化建设需要，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度、电子文件归档制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。电子文件一经产生，就应按照制度严格要求妥善管理，确保电子文件在我们手中不散失、不损毁、不失真。只有这样，才能顺应时代的发展，做到既能节约开發资源，又能提升我们的档案管理层次和工作效率。
参考文献：
[1]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.电子档案管理相关问题研究[J].办公室业务，2013（11）：91-92.
[2]魏艳.现代企业电子档案管理相关问题的思考[J].黑龙江史志，2014（11）.