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摘 要：在社会信息化迅猛发展的今天，人事档案管理工作也产生了新的需求，信息化管理成为人事档案管理发展的必然趋势。本文将在分析传统人事档案管理模式存在的问题基础上，探讨加强高校人事档案工作创新管理的一些策略。
关键词：人事档案；信息化管理；问题及对策
一、人事档案及信息化管理的概述
1.人事档案的概念及特征
人事档案是准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料，是给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录，是个人信息的储备库，它为考核每一个人提供了最有利的依据。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。
2.人事档案信息化管理的概念及发展
（1）人事档案信息化管理的概念。人事档案信息化管理是在人事部门的统一规划和组织下，应用现代信息技术对人事档案信息资源进行组织、管理、提供和利用的计算机辅助管理活动。在人事档案信息化管理活动中，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，实现高校干部人事档案纸质与数据格式的并存，根据需要实现纸质与屏幕的人事档案查阅，进而完全实现高校干部人事档案管理的科学化、信息化和网络化。
（2）人事档案信息化管理的发展。在人事档案信息化发展过程中，大致经历了以下几个阶段：
第一阶段是20世纪80年代的单机检索阶段。采用dbase、basic、c、foxpro等语言作为编程工具，以单机为处理工具，在dos操作系统下建立起人事档案信息检索系统。这一时期信息管理系统管理流程几乎完全模仿在一个单位内部的人工管理模式，管理的数据简单，通用性差，没有建立充分的信息共享机制，检索内容单一，没有统一格式，数据处理能力局限性大。
第二阶段是20世纪末单机与局域网相结合的阶段。档案部门的计算机应用水平有了较大的提高，人事档案管理从单机的档案功能环节管理发展到网络化的综合业务管理，这时的档案软件多以C/S结构的网络版为主从目录管理到全文管理，建设起档案信息资源库，各级档案部门的大批量数据可以在单位内部实现信息共享，为单位内各个部门用户提供档案信息服务。
第三阶段是从2006年至今的人事档案信息管理系统。在这一阶段，我国档案信息化建设已纳入各级政府发展规划，档案信息化的推动促使各单位和机构开发人事档案信息管理系统用于管理人事档案，局域网、政务网和互联网网络平台被充分运用到各级档案部门，形成区域性的集中分布式档案信息资源库，信息来源大大拓展，B/S结构的档案软件开始涌现，服务水平大大提升，实现各级档案部门的互联互通、数据交换和共享，人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等都有更大的改善
二、高校人事档案管理信息化建设中存在的问题
高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革，实现了高校人力资源的最大配置，有利于对实体档案的保护，但在人事档案管理信息化建设的过程中还存在着一些问题。
1.观念意识薄弱
从事人事档案管理的人员很多都习惯了手工操作模式，对信息化建设不清楚、不明白，认识程度也不够，在计算机处于飞速发展的时代，仍用传统的手工管理模式开展人事档案管理工作，用纸质形式保存档案信息，没有很好地利用计算机技术实现档案信息的数字化。人事档案的存放也存在问题，在高校的机构设置中有人事处、教务处、学生处等，高校下又设置二级院校，人事档案在多处存放，上下级之间人事管理相对独立，人事信息收集不及时也对档案信息化系统的构建产生深远影响。当然高校在人事档案信息化建设中配制的硬件相对来说比较短缺，扫描仪、照相机的配置率都不高，只是配置电脑、打印机等基础设备，对人事档案信息化建设重视程度不高。
2.人事档案信息管理系统功能性低下
各高校借助信息技术的平台支持，都建立起来人事档案信息管理系统，但从信息管理系统的功能及运行效果上看还存在一些问题。主要表现在数据库应用相对简单，对数据的处理不及时，影响工作效率；另外数据库管理系统没有建立开放式链接，系统应用程序滞后，建设标准滞后，不能兼容原始信息，也无法兼容某类文件格式，造成人事档案管理系统的利用率低下。
3.信息安全问题
人事档案记述和反映了个人经历和德才表现，主要由人事、组织、劳资等部门在培养，选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历，学历，社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案在某种程度上说是要绝对保密的，实现人事档案信息化管理就要面临信息安全问题，但高校在人事档案信息系统应用中却往往忽视安全问题，管理者不愿意在安全防护方面投入更多的资金，而网络安全管理人员又不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，这不可避免地导致个人信息泄露事件的发生。
三、高校人事档案信息化建设的对策建议
提升高校人事档案信息化管理水平，完善信息管理系统，可以从以下几个方面着手。
1.强化信息化意识，加强信息化管理
首先是高校领导要加强对人事档案信息化的重视程度，增加对档案工作的资金投入，按照国家档案管理标准添置设施，改善基础设施条件，按照档案规范的统一标准进行操作运行，提高档案管理的工作效率。其次是人事档案管理人员要加强信息化意识，注重提升自身综合素质和专业化水平，积极参与专业技能培训，加强深层次学习，提高自己的政治意识和保密意识，增强责任心，这样才能保证信息化建设取得理想效果。最后是整个学校要有信息共享意识，建立人事档案网络化管理体系，通过身份验证系统，根据级别及授权的范围，实现对相关资料信息的不同权利，网络覆盖高校的各个环节，加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度。
2.加强硬软件开发，提高系统功能应用
硬件开发主要是建立在高校增加资金投入的基础上，完善计算机、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机等先进电子产品的采购力度，基础设施得到较大的改善，才能更好地开展档案管理工作，提高档案管理的工作效率。软件开发主要是建立数字化档案和人才信息库，提高系统功能应用水平，做好档案信息的综合分析及统计。
3.做好人事档案信息的安全工作
要加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施，通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全，要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。要严格遵照国家有关规定和要求，高度重视安全保密工作，要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性。
总体来说，借助现代信息技术手段加强对高校人事档案管理工作，实现人事档案信息化管理，对学校及至整个教育事业的发展都具有极其重要意义的。
关键词：人事档案；信息化管理；问题及对策
一、人事档案及信息化管理的概述
1.人事档案的概念及特征
人事档案是准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料，是给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录，是个人信息的储备库，它为考核每一个人提供了最有利的依据。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。
2.人事档案信息化管理的概念及发展
（1）人事档案信息化管理的概念。人事档案信息化管理是在人事部门的统一规划和组织下，应用现代信息技术对人事档案信息资源进行组织、管理、提供和利用的计算机辅助管理活动。在人事档案信息化管理活动中，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，实现高校干部人事档案纸质与数据格式的并存，根据需要实现纸质与屏幕的人事档案查阅，进而完全实现高校干部人事档案管理的科学化、信息化和网络化。
（2）人事档案信息化管理的发展。在人事档案信息化发展过程中，大致经历了以下几个阶段：
第一阶段是20世纪80年代的单机检索阶段。采用dbase、basic、c、foxpro等语言作为编程工具，以单机为处理工具，在dos操作系统下建立起人事档案信息检索系统。这一时期信息管理系统管理流程几乎完全模仿在一个单位内部的人工管理模式，管理的数据简单，通用性差，没有建立充分的信息共享机制，检索内容单一，没有统一格式，数据处理能力局限性大。
第二阶段是20世纪末单机与局域网相结合的阶段。档案部门的计算机应用水平有了较大的提高，人事档案管理从单机的档案功能环节管理发展到网络化的综合业务管理，这时的档案软件多以C/S结构的网络版为主从目录管理到全文管理，建设起档案信息资源库，各级档案部门的大批量数据可以在单位内部实现信息共享，为单位内各个部门用户提供档案信息服务。
第三阶段是从2006年至今的人事档案信息管理系统。在这一阶段，我国档案信息化建设已纳入各级政府发展规划，档案信息化的推动促使各单位和机构开发人事档案信息管理系统用于管理人事档案，局域网、政务网和互联网网络平台被充分运用到各级档案部门，形成区域性的集中分布式档案信息资源库，信息来源大大拓展，B/S结构的档案软件开始涌现，服务水平大大提升，实现各级档案部门的互联互通、数据交换和共享，人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等都有更大的改善
二、高校人事档案管理信息化建设中存在的问题
高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革，实现了高校人力资源的最大配置，有利于对实体档案的保护，但在人事档案管理信息化建设的过程中还存在着一些问题。
1.观念意识薄弱
从事人事档案管理的人员很多都习惯了手工操作模式，对信息化建设不清楚、不明白，认识程度也不够，在计算机处于飞速发展的时代，仍用传统的手工管理模式开展人事档案管理工作，用纸质形式保存档案信息，没有很好地利用计算机技术实现档案信息的数字化。人事档案的存放也存在问题，在高校的机构设置中有人事处、教务处、学生处等，高校下又设置二级院校，人事档案在多处存放，上下级之间人事管理相对独立，人事信息收集不及时也对档案信息化系统的构建产生深远影响。当然高校在人事档案信息化建设中配制的硬件相对来说比较短缺，扫描仪、照相机的配置率都不高，只是配置电脑、打印机等基础设备，对人事档案信息化建设重视程度不高。
2.人事档案信息管理系统功能性低下
各高校借助信息技术的平台支持，都建立起来人事档案信息管理系统，但从信息管理系统的功能及运行效果上看还存在一些问题。主要表现在数据库应用相对简单，对数据的处理不及时，影响工作效率；另外数据库管理系统没有建立开放式链接，系统应用程序滞后，建设标准滞后，不能兼容原始信息，也无法兼容某类文件格式，造成人事档案管理系统的利用率低下。
3.信息安全问题
人事档案记述和反映了个人经历和德才表现，主要由人事、组织、劳资等部门在培养，选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历，学历，社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案在某种程度上说是要绝对保密的，实现人事档案信息化管理就要面临信息安全问题，但高校在人事档案信息系统应用中却往往忽视安全问题，管理者不愿意在安全防护方面投入更多的资金，而网络安全管理人员又不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，这不可避免地导致个人信息泄露事件的发生。
三、高校人事档案信息化建设的对策建议
提升高校人事档案信息化管理水平，完善信息管理系统，可以从以下几个方面着手。
1.强化信息化意识，加强信息化管理
首先是高校领导要加强对人事档案信息化的重视程度，增加对档案工作的资金投入，按照国家档案管理标准添置设施，改善基础设施条件，按照档案规范的统一标准进行操作运行，提高档案管理的工作效率。其次是人事档案管理人员要加强信息化意识，注重提升自身综合素质和专业化水平，积极参与专业技能培训，加强深层次学习，提高自己的政治意识和保密意识，增强责任心，这样才能保证信息化建设取得理想效果。最后是整个学校要有信息共享意识，建立人事档案网络化管理体系，通过身份验证系统，根据级别及授权的范围，实现对相关资料信息的不同权利，网络覆盖高校的各个环节，加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度。
2.加强硬软件开发，提高系统功能应用
硬件开发主要是建立在高校增加资金投入的基础上，完善计算机、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机等先进电子产品的采购力度，基础设施得到较大的改善，才能更好地开展档案管理工作，提高档案管理的工作效率。软件开发主要是建立数字化档案和人才信息库，提高系统功能应用水平，做好档案信息的综合分析及统计。
3.做好人事档案信息的安全工作
要加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施，通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全，要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。要严格遵照国家有关规定和要求，高度重视安全保密工作，要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性。
总体来说，借助现代信息技术手段加强对高校人事档案管理工作，实现人事档案信息化管理，对学校及至整个教育事业的发展都具有极其重要意义的。