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摘要：长期以来，职业学院的档案管理工作对于保存学校的历史、促进教育教学水平和管理服务水平的提高等都有着非常重要的影响。特别在扩招背景下，学校的档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。因此，要使学校更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理部门及档案管理人员的整体素质、硬件设备等方面进行提高。本文将从职业院校档案管理工作存在的问题及解决办法，试做分析。
关键字：档案管理；存在问题；对策
档案工作是一项不容忽视的重要事业，能够最直接、最客观、最真实地反映政治、经济和社会各项事业发展的历史。档案事业的发展，与人的思想密切相关，思想的进步、观念的转变是档案工作增强服务意识，推陈出新的关键。职业学院的档案一般分为文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等四部分，对它们的管理不仅是职业教育学院管理工作的重要组成部分，还在职业教育学院的全面发展过程中发挥了重要的作用。
但在具体的档案管理过程中，往往存在着一些问题：
1.对档案管理的重视程度不够。职业院校中某些部门甚至是领导，对档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足院校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少院校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对档案管理难以做到按需足额投入。
2.管理手段落后，整理方法过于繁琐。相对于发达国家来说，当前我国职业学院档案馆理手段都明显落后。致使档案管理工作费时费力，管理方法过于繁琐，档案人员一天到晚都在忙着整理、收集、分类等工作，却无暇进行学校档案的信息开发与利用，极大地限制了档案工作人员的能动性。
3.档案管理人员专业素质不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作。档案管理人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强地专业素质。只有这样才能胜任档案管理工作。由于许多职业院校对档案管理工作的重视程度不高，在档案人员的配备上较为随意。没有经过档案专业的系统学习和培训，很难做到档案专业知识的及时更新，专业水平不高。目前，职业院校档案管理队伍中普遍存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理的现象，使得这个队伍的文化程度和专业素质不适应新时期开展档案工作的需要，特别是在扩招背景下，熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏，导致现在的档案工作人员工作服务缺少活力，工作效率和服务质量不能尽如人意，档案的作用得不到充分的发挥，造成档案资源和工作时间的极大浪费。
面对上述问题，本人提出如下解决方法及对策：
1. 提高对职业学院档案管理重要性的认识。（1）职业学院的档案管理工作既是记录学院教学工作的重要凭证，又是提高学校文书、教学、学籍、基建等综合水平的主要途径。学校档案有利于规范教学秩序，帮助完善学校管理过程，使学校教师在各环节工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对学校各方面工作起到一个很好的监督作用。（2）学校档案是学校管理及教学质量评估的重要依据。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，管理水平如何，主要看档案收集得是否齐全，档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
2. 提高档案管理水平、建立健全档案管理制度、创新档案管理模式。（1）建立健全各项档案管理规章制度。学校结合本校的实际情况，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，制定适合自身的档案管理办法和实施细则。这是做好学校档案工作的基础和保证。并根据形势发展的需要不断健全和完善。（2）创新档案管理模式。随着社会的进步和高校的发展，传统的档案管理模式已经滞后。为了适应新的需要，有必要对旧有的管理模式进行创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。（3）建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。
3. 提高档案工作人员专业技能和素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响档案工作的质量。为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。学校的教学、管理档案不得随意改动，如学生成绩、教师考核结果、评估内容、学籍异动等。作为档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。 其次，档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的培训再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。
总之：职业学院档案管理是广大师生员工在教学、管理实践活动中积累总结的结晶，在学校评估、教学改革中起到了一定的推动作用，特别是在教育改革不斷深化的今天，我们更应该加强学校文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等的科学化管理，树立正确的档案管理理念，建立完善管理制度，同时还要档案人员树立与时俱进的思想，不断的学习和研究探索提高管理工作的效率，优化档案管理方法及模式，做好档案信息资源开发利用工作，提升档案的利用与开发价值，推动学校发展进程，为学校的发展和改革服务。高校各项档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。
（作者简介：田 宏（1972.10-）， 女，辽宁大连人，本科，图书馆馆员，黑龙江农业职业技术学院，研究方向：档案。）
关键字：档案管理；存在问题；对策
档案工作是一项不容忽视的重要事业，能够最直接、最客观、最真实地反映政治、经济和社会各项事业发展的历史。档案事业的发展，与人的思想密切相关，思想的进步、观念的转变是档案工作增强服务意识，推陈出新的关键。职业学院的档案一般分为文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等四部分，对它们的管理不仅是职业教育学院管理工作的重要组成部分，还在职业教育学院的全面发展过程中发挥了重要的作用。
但在具体的档案管理过程中，往往存在着一些问题：
1.对档案管理的重视程度不够。职业院校中某些部门甚至是领导，对档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足院校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少院校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对档案管理难以做到按需足额投入。
2.管理手段落后，整理方法过于繁琐。相对于发达国家来说，当前我国职业学院档案馆理手段都明显落后。致使档案管理工作费时费力，管理方法过于繁琐，档案人员一天到晚都在忙着整理、收集、分类等工作，却无暇进行学校档案的信息开发与利用，极大地限制了档案工作人员的能动性。
3.档案管理人员专业素质不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作。档案管理人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强地专业素质。只有这样才能胜任档案管理工作。由于许多职业院校对档案管理工作的重视程度不高，在档案人员的配备上较为随意。没有经过档案专业的系统学习和培训，很难做到档案专业知识的及时更新，专业水平不高。目前，职业院校档案管理队伍中普遍存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理的现象，使得这个队伍的文化程度和专业素质不适应新时期开展档案工作的需要，特别是在扩招背景下，熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏，导致现在的档案工作人员工作服务缺少活力，工作效率和服务质量不能尽如人意，档案的作用得不到充分的发挥，造成档案资源和工作时间的极大浪费。
面对上述问题，本人提出如下解决方法及对策：
1. 提高对职业学院档案管理重要性的认识。（1）职业学院的档案管理工作既是记录学院教学工作的重要凭证，又是提高学校文书、教学、学籍、基建等综合水平的主要途径。学校档案有利于规范教学秩序，帮助完善学校管理过程，使学校教师在各环节工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对学校各方面工作起到一个很好的监督作用。（2）学校档案是学校管理及教学质量评估的重要依据。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，管理水平如何，主要看档案收集得是否齐全，档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
2. 提高档案管理水平、建立健全档案管理制度、创新档案管理模式。（1）建立健全各项档案管理规章制度。学校结合本校的实际情况，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，制定适合自身的档案管理办法和实施细则。这是做好学校档案工作的基础和保证。并根据形势发展的需要不断健全和完善。（2）创新档案管理模式。随着社会的进步和高校的发展，传统的档案管理模式已经滞后。为了适应新的需要，有必要对旧有的管理模式进行创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。（3）建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。
3. 提高档案工作人员专业技能和素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响档案工作的质量。为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。学校的教学、管理档案不得随意改动，如学生成绩、教师考核结果、评估内容、学籍异动等。作为档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。 其次，档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的培训再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。
总之：职业学院档案管理是广大师生员工在教学、管理实践活动中积累总结的结晶，在学校评估、教学改革中起到了一定的推动作用，特别是在教育改革不斷深化的今天，我们更应该加强学校文书档案、教学档案、学籍档案和基建设备档案等的科学化管理，树立正确的档案管理理念，建立完善管理制度，同时还要档案人员树立与时俱进的思想，不断的学习和研究探索提高管理工作的效率，优化档案管理方法及模式，做好档案信息资源开发利用工作，提升档案的利用与开发价值，推动学校发展进程，为学校的发展和改革服务。高校各项档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。
（作者简介：田 宏（1972.10-）， 女，辽宁大连人，本科，图书馆馆员，黑龙江农业职业技术学院，研究方向：档案。）