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档案，是人们在社会活动中形成并保存起来以备查考的文件。可是如果档案备而不用，只是应付上级检查，那就失去了档案的真正价值。因为我们“需要通过查阅档案记录，了解历史、制订计划、处理公务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性。可以说，档案为工作开展提供可靠凭据，起着重要的参谋助手作用”[1]15。
教学档案，“是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系”[1]15。如何使教学档案在当前的教师培训工作中充分发挥作用，为教育发展服务，这是笔者作为一名档案管理员一直在思考的问题。
一、现状分析
教育大计，教师为本，教师培训作为教师继续教育的一种重要形式，越来越受到关注。《浙江省中小学教师专业发展培训若干规定》明确规定：中小学教师专业发展培训每5年为一个周期，在职教师在周期内累计培训不少于360学时，每年培训不低于24学时（简称全员培训）。笔者所在的单位嘉兴教育学院，是一所集基础教育教学研究、职业与成人教育教学研究、中小学教师与校长培训、教育科学研究、成人高等学历教育、各类社会培训于一体的市级高等院校，具有培训、教研、科研和指导的职能，承担着全市中小学（幼儿园）及职业类教师培训的任务。学院的各类培训班主要分为五大类型：一是全员培训，即90学时脱产培训等；二是岗位培训，即新教师上岗前培训、校长（园长）任职资格培训、德育教师培训、班主任培训、办公室主任培训、教务主任培训、总务主任培训、入党积极分子培训等；三是学科专题培训，即新课程培训、职业教育学科培训等；四是专项提高培训，即名师名校长培训、学科带头人培训、教研员培训等；五是域外培训（外接培训），即承担省级部分学科的“农村教师素质提升工程”培训、“领雁工程”培训、对口支援项目培训（新疆和田幼儿园教师培训、丽水莲都区教师培训等）。培训项目广，培训人数多，培训任务繁重，而这些都要有据可查才行。
以前的教师培训由教育局下发培训文件，由学院组办培训班，培训人数和培训内容有所局限，往往出现短期内有部分教师进行了两次培训，而部分教师却没能享受到培训这一福利。所以，如何统筹安排，做到不重复培训，不浪费培训资源？如何规划下一步的办班时间、办班类别、办班人数？这些都需要科学规范的档案管理工作的支持。
二、思考与实践
“档案工作是一项科学管理性的工作，不仅是对档案实体的管理，还需要对档案信息进行管理并开发利用。”[1]22在各类培训中产生的大量材料，如培训方案、开班通知、班级课程及授课师资安排、学员登记表、学员通讯录、培训论文、培训成果集、培训证书验印表、培训班总结等，如果收集后不经整理，那就体现不出它们的价值。有鉴于此，笔者在工作中将这些材料系统整理、装订成档案，为今后培训计划的制订提供了参考佐证。
纸质文档能充分体现档案“原始记录性”的本质属性，数据不易被改动，但是数量庞大，占用空间大。特别是在培训档案中，由于每期培训班受训人员名单都是独立放在案卷中，而同一受训教师在一学年中可能参加过两次不同类型的培训，那就需要查询人员明确知道该受训教师受训项目的名称，再根据案卷名一一查阅。如果查询人员不清楚其受训项目名，就需要查阅整学年的全部案卷，大大增加查询人员的工作量。而且，年年月月培训，日积月累，大量的纸质档案保存还需要较大的实体空间，再加上各类培训档案之间联系不明显，查询时就会有所不便。这样，建立电子文档、开发数字化档案信息库势在必行。
起初，为了给验印工作人员提供方便，笔者尝试在教师培训档案整理的过程中，按受训者的工作单位、任教学科、培训项目进行梳理，并汇成电子数据库。这样只要搜索该教师的基本情况，就能清楚地知道其是否参加了这一年的培训以及属于何种类型的培训。这一实践，让笔者尝到了甜头，所以将之扩大到各种培训项目整理中。如在每年的常规性纸质档案整理的基础上，笔者辅之以电子数据库，将一学年新增或曾受训人员的名单、班次等受训信息录入。这样做，虽然前期的工作比较烦琐，工作量大增，但是产生的成效还是非常明显的。它为培训部门了解教师培训的现状，掌握培训的周期、人数、经费及开支情况，制订下一步的培训计划提供了支持，大大提高了办班的效果。
当然，电子文档也有弊端。“对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证明和确认，原件成为集两种原始性于一体的代表。而电子文件便于修改、便于拷贝的特点使人们对其原始性的确认有了很大的难度。人们可以根据需要对电子文件进行复制，当生成电子文件的软硬件平台升级或更换时，需要将原文件迁移到新的系统中，以保证其可读性。这样一来，‘原件’的概念就变得难以定义。”[2]再加上电子数据库保管期限有限，需要定期复制，如果计算机感染病毒或出现漏洞，数据容易丢失。
怎么解决这一问题？笔者采用的是“纸质、电子档案双套保管法”。比如档案的整理，从2011年起，省、市档案局开展了档案数字化工作，要求将历年的档案全部数字化扫描入电脑。虽然由于对集中式系统及扫描程序的不熟悉，工作进度相当缓慢，但笔者还是利用整整一个暑假的时间扫描了2010年的10401页档案，并在上挂集中式系统后，还打包刻录光盘进行了备份。这样就实现了“纸质、电子双套保管法”的运用。
当然也不是所有的纸质档案都要不分巨细地统统进库保管，有些档案需要分级别处理。比如90学时全员培训，需要收集整个培训过程中的一系列材料，如培训方案、培训开班文件、课程及导师安排表、学员名单、学员作业、论文等，这些内容需要用不同的方式分级别保存。培训方案、培训开班文件、课程及导师安排表、学员名单等可采用“纸质、电子档案双套保管法”，这是因为纸质档案保存时间长，也是日后台账检查的重要依据，而电子档案有利于数据加工，方便查询。而其他的全员培训所产生的学员作业、实践培训、蹲点调研活动材料等，具有的保存价值并不是很高，也不具代表性，所以可要求各处室兼职档案员自行整理，留存各处室保管备查，而不再进档案室存档。又如名师培训，其培训周期为3年，在此过程中产生的材料非常多，如何才能合理保管呢？前期的相关文件、各次活动安排及名单保存可与90学时培训材料整理一样，采用“纸质、电子双套保管法”。由于名师培训周期长，所产生的论文作业相当多，如果全部入库存档，只会占用库房空间，不尽合理，所以对于其中利用价值不高的论文作业，可由各处室兼职档案员自行保管备查，而其中质量比较高集结成册的，或经正规出版社出版的论文集，则进入档案室存档。论文集存档的方式主要采用纸质保存，这是因为纸质论文集查阅相对便利，而论文目录则进行电子存档。这样，只要输入文章名称或作者，再从纸质档案中一查，便能一目了然。
不同类型的培训班档案采用不同级别的保管，既满足了各培训部门对材料完整收集、留存的要求，又使各处室的兼职档案员提高了对材料保管的收集、鉴定能力，还使进库档案更具代表性，剔除了一些不需要长期保管但仍具查考价值的台账，减轻了档案室的库存压力。而在长期的档案管理工作中，笔者也更坚定了让教师培训档案为教育事业服务的信念。
参考文献：
[1] 浙江省档案局.档案事业概论[M].北京：中国档案出版社，2009.
[2] 冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：113.
教学档案，“是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系”[1]15。如何使教学档案在当前的教师培训工作中充分发挥作用，为教育发展服务，这是笔者作为一名档案管理员一直在思考的问题。
一、现状分析
教育大计，教师为本，教师培训作为教师继续教育的一种重要形式，越来越受到关注。《浙江省中小学教师专业发展培训若干规定》明确规定：中小学教师专业发展培训每5年为一个周期，在职教师在周期内累计培训不少于360学时，每年培训不低于24学时（简称全员培训）。笔者所在的单位嘉兴教育学院，是一所集基础教育教学研究、职业与成人教育教学研究、中小学教师与校长培训、教育科学研究、成人高等学历教育、各类社会培训于一体的市级高等院校，具有培训、教研、科研和指导的职能，承担着全市中小学（幼儿园）及职业类教师培训的任务。学院的各类培训班主要分为五大类型：一是全员培训，即90学时脱产培训等；二是岗位培训，即新教师上岗前培训、校长（园长）任职资格培训、德育教师培训、班主任培训、办公室主任培训、教务主任培训、总务主任培训、入党积极分子培训等；三是学科专题培训，即新课程培训、职业教育学科培训等；四是专项提高培训，即名师名校长培训、学科带头人培训、教研员培训等；五是域外培训（外接培训），即承担省级部分学科的“农村教师素质提升工程”培训、“领雁工程”培训、对口支援项目培训（新疆和田幼儿园教师培训、丽水莲都区教师培训等）。培训项目广，培训人数多，培训任务繁重，而这些都要有据可查才行。
以前的教师培训由教育局下发培训文件，由学院组办培训班，培训人数和培训内容有所局限，往往出现短期内有部分教师进行了两次培训，而部分教师却没能享受到培训这一福利。所以，如何统筹安排，做到不重复培训，不浪费培训资源？如何规划下一步的办班时间、办班类别、办班人数？这些都需要科学规范的档案管理工作的支持。
二、思考与实践
“档案工作是一项科学管理性的工作，不仅是对档案实体的管理，还需要对档案信息进行管理并开发利用。”[1]22在各类培训中产生的大量材料，如培训方案、开班通知、班级课程及授课师资安排、学员登记表、学员通讯录、培训论文、培训成果集、培训证书验印表、培训班总结等，如果收集后不经整理，那就体现不出它们的价值。有鉴于此，笔者在工作中将这些材料系统整理、装订成档案，为今后培训计划的制订提供了参考佐证。
纸质文档能充分体现档案“原始记录性”的本质属性，数据不易被改动，但是数量庞大，占用空间大。特别是在培训档案中，由于每期培训班受训人员名单都是独立放在案卷中，而同一受训教师在一学年中可能参加过两次不同类型的培训，那就需要查询人员明确知道该受训教师受训项目的名称，再根据案卷名一一查阅。如果查询人员不清楚其受训项目名，就需要查阅整学年的全部案卷，大大增加查询人员的工作量。而且，年年月月培训，日积月累，大量的纸质档案保存还需要较大的实体空间，再加上各类培训档案之间联系不明显，查询时就会有所不便。这样，建立电子文档、开发数字化档案信息库势在必行。
起初，为了给验印工作人员提供方便，笔者尝试在教师培训档案整理的过程中，按受训者的工作单位、任教学科、培训项目进行梳理，并汇成电子数据库。这样只要搜索该教师的基本情况，就能清楚地知道其是否参加了这一年的培训以及属于何种类型的培训。这一实践，让笔者尝到了甜头，所以将之扩大到各种培训项目整理中。如在每年的常规性纸质档案整理的基础上，笔者辅之以电子数据库，将一学年新增或曾受训人员的名单、班次等受训信息录入。这样做，虽然前期的工作比较烦琐，工作量大增，但是产生的成效还是非常明显的。它为培训部门了解教师培训的现状，掌握培训的周期、人数、经费及开支情况，制订下一步的培训计划提供了支持，大大提高了办班的效果。
当然，电子文档也有弊端。“对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证明和确认，原件成为集两种原始性于一体的代表。而电子文件便于修改、便于拷贝的特点使人们对其原始性的确认有了很大的难度。人们可以根据需要对电子文件进行复制，当生成电子文件的软硬件平台升级或更换时，需要将原文件迁移到新的系统中，以保证其可读性。这样一来，‘原件’的概念就变得难以定义。”[2]再加上电子数据库保管期限有限，需要定期复制，如果计算机感染病毒或出现漏洞，数据容易丢失。
怎么解决这一问题？笔者采用的是“纸质、电子档案双套保管法”。比如档案的整理，从2011年起，省、市档案局开展了档案数字化工作，要求将历年的档案全部数字化扫描入电脑。虽然由于对集中式系统及扫描程序的不熟悉，工作进度相当缓慢，但笔者还是利用整整一个暑假的时间扫描了2010年的10401页档案，并在上挂集中式系统后，还打包刻录光盘进行了备份。这样就实现了“纸质、电子双套保管法”的运用。
当然也不是所有的纸质档案都要不分巨细地统统进库保管，有些档案需要分级别处理。比如90学时全员培训，需要收集整个培训过程中的一系列材料，如培训方案、培训开班文件、课程及导师安排表、学员名单、学员作业、论文等，这些内容需要用不同的方式分级别保存。培训方案、培训开班文件、课程及导师安排表、学员名单等可采用“纸质、电子档案双套保管法”，这是因为纸质档案保存时间长，也是日后台账检查的重要依据，而电子档案有利于数据加工，方便查询。而其他的全员培训所产生的学员作业、实践培训、蹲点调研活动材料等，具有的保存价值并不是很高，也不具代表性，所以可要求各处室兼职档案员自行整理，留存各处室保管备查，而不再进档案室存档。又如名师培训，其培训周期为3年，在此过程中产生的材料非常多，如何才能合理保管呢？前期的相关文件、各次活动安排及名单保存可与90学时培训材料整理一样，采用“纸质、电子双套保管法”。由于名师培训周期长，所产生的论文作业相当多，如果全部入库存档，只会占用库房空间，不尽合理，所以对于其中利用价值不高的论文作业，可由各处室兼职档案员自行保管备查，而其中质量比较高集结成册的，或经正规出版社出版的论文集，则进入档案室存档。论文集存档的方式主要采用纸质保存，这是因为纸质论文集查阅相对便利，而论文目录则进行电子存档。这样，只要输入文章名称或作者，再从纸质档案中一查，便能一目了然。
不同类型的培训班档案采用不同级别的保管，既满足了各培训部门对材料完整收集、留存的要求，又使各处室的兼职档案员提高了对材料保管的收集、鉴定能力，还使进库档案更具代表性，剔除了一些不需要长期保管但仍具查考价值的台账，减轻了档案室的库存压力。而在长期的档案管理工作中，笔者也更坚定了让教师培训档案为教育事业服务的信念。
参考文献：
[1] 浙江省档案局.档案事业概论[M].北京：中国档案出版社，2009.
[2] 冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：113.