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档案管理现代化是适应时代发展的必然选择
现代化是科技发展的必然趋势。现代化科学技术在世界范围内迅速发展。随着计算机技术、网络技术、声像技术、电子通信技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用，办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势。在这种情况下，形成了各种新载体、新介质的档案形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战。档案工作必须适应时代发展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，实现档案管理现代化。
科技进步和知识经济的到来为档案管理提出了新的更高的要求。科技进步日新月异，知识经济快速发展。一切先进的科学技术和管理手段必将取代传统的管理手段，档案载体将由传统的“白纸黑字”转变成“电子数字”，档案的收集、存储、管理和利用等各项工作都将发生质的改变。特别是电子档案自身的机读性、档案信息与载体的可分离性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化和集成性等特性，都需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去重新建构档案学的理论基础和档案工作的实践原则。所有这些，都为加快档案管理现代化步伐提供了难得的契机。
实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，现有的档案保护条件和管理手段还存在很多漏洞和问题。据抽样调查显示，新中国成立初期形成的档案由于载体材料差，加上保持手段跟不上等多种原因，已有20％左右的档案出现褪变现象，褪变严重的已变成了“无字”档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了挑战，迫切需要用现代化管理手段提高管理质量。
实现档案管理现代化，是减轻工作人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率的有效手段。在每年文件归档之际，档案人员都要进行收集分类、分析鉴定、编目整理、立卷保管等工作，运用计算机等现代科学技术手段可减少许多手工劳动。机关档案实现自动化，从文件的收发、传阅，年终的分类、鉴定、立卷归档一气呵成，随即打印出卷内目录、案卷目录，既减少人力，减轻工作强度，又做到立卷整洁美观，提高了档案保管质量。
检索速度迅速、准确，提高档案的查准率和查全率。其一，计算机检索虽然比较复杂，但它具有高速运算的特点。手检速度与电子计算机的检索速度是根本无法比拟的。其二，查全的可能性大。计算机检索档案可以同时在若干个数据库中进行搜索，遗漏的可能性小。而在手检中，因受人力、时间、地区和其他条件的限制是不可能办到的。其三，查准率高。电子计算机数据表达、逻辑运算都能以很高的精确度进行，只要标引准确，是不会发生差错的。
输入存储全文档案，有利于保护档案原件。计算机存储档案，主要目的在于保护档案原件，提高利用效率。利用扫描仪和光盘进行全文输入存储，就起到了很好的保护原件的作用。
因此，建立现代化的档案管理系统，实现档案管理的根本性转变，是档案工作适应时代和社会发展的必然选择。
实现档案管理现代化的思路和方法
实现管理思想的现代化。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。
实现管理方式方法的现代化。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要，档案馆要按用户的要求提供文件和有关的事实材料，以此证明自身的存在，这一点日益关键。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
实现馆藏资源的现代化。档案馆藏资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案馆藏资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。
实现人员素质的现代化。档案管理的现代化对人员结构和知识结构提出了更高的要求：一方面，面对各种计算机、网络等现代技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修；各种应用管理软件的升级、更新，也需要相应的软件开发人员的开发研制。同时，档案管理人员的知识结构也要相应做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识以及电子文件的管理知识，并具备一定的适应数字化建设发展需求的基本技能。只有这样，才能处理好数字化档案信息，提高档案信息资源的利用服务水平。
（作者单位：泰山学院综合档案室）
编校：郑艳
现代化是科技发展的必然趋势。现代化科学技术在世界范围内迅速发展。随着计算机技术、网络技术、声像技术、电子通信技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用，办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势。在这种情况下，形成了各种新载体、新介质的档案形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战。档案工作必须适应时代发展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，实现档案管理现代化。
科技进步和知识经济的到来为档案管理提出了新的更高的要求。科技进步日新月异，知识经济快速发展。一切先进的科学技术和管理手段必将取代传统的管理手段，档案载体将由传统的“白纸黑字”转变成“电子数字”，档案的收集、存储、管理和利用等各项工作都将发生质的改变。特别是电子档案自身的机读性、档案信息与载体的可分离性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化和集成性等特性，都需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去重新建构档案学的理论基础和档案工作的实践原则。所有这些，都为加快档案管理现代化步伐提供了难得的契机。
实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，现有的档案保护条件和管理手段还存在很多漏洞和问题。据抽样调查显示，新中国成立初期形成的档案由于载体材料差，加上保持手段跟不上等多种原因，已有20％左右的档案出现褪变现象，褪变严重的已变成了“无字”档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了挑战，迫切需要用现代化管理手段提高管理质量。
实现档案管理现代化，是减轻工作人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率的有效手段。在每年文件归档之际，档案人员都要进行收集分类、分析鉴定、编目整理、立卷保管等工作，运用计算机等现代科学技术手段可减少许多手工劳动。机关档案实现自动化，从文件的收发、传阅，年终的分类、鉴定、立卷归档一气呵成，随即打印出卷内目录、案卷目录，既减少人力，减轻工作强度，又做到立卷整洁美观，提高了档案保管质量。
检索速度迅速、准确，提高档案的查准率和查全率。其一，计算机检索虽然比较复杂，但它具有高速运算的特点。手检速度与电子计算机的检索速度是根本无法比拟的。其二，查全的可能性大。计算机检索档案可以同时在若干个数据库中进行搜索，遗漏的可能性小。而在手检中，因受人力、时间、地区和其他条件的限制是不可能办到的。其三，查准率高。电子计算机数据表达、逻辑运算都能以很高的精确度进行，只要标引准确，是不会发生差错的。
输入存储全文档案，有利于保护档案原件。计算机存储档案，主要目的在于保护档案原件，提高利用效率。利用扫描仪和光盘进行全文输入存储，就起到了很好的保护原件的作用。
因此，建立现代化的档案管理系统，实现档案管理的根本性转变，是档案工作适应时代和社会发展的必然选择。
实现档案管理现代化的思路和方法
实现管理思想的现代化。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。
实现管理方式方法的现代化。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要，档案馆要按用户的要求提供文件和有关的事实材料，以此证明自身的存在，这一点日益关键。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
实现馆藏资源的现代化。档案馆藏资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案馆藏资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。
实现人员素质的现代化。档案管理的现代化对人员结构和知识结构提出了更高的要求：一方面，面对各种计算机、网络等现代技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修；各种应用管理软件的升级、更新，也需要相应的软件开发人员的开发研制。同时，档案管理人员的知识结构也要相应做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识以及电子文件的管理知识，并具备一定的适应数字化建设发展需求的基本技能。只有这样，才能处理好数字化档案信息，提高档案信息资源的利用服务水平。
（作者单位：泰山学院综合档案室）
编校：郑艳