论文部分内容阅读
【摘要】随着经济的腾飞，国家越来越重视非物质文化遗产对增强软实力的作用，而档案则成为非物质文化遗产的永久性记忆。在我国，县级以上都设立有专门的档案管理机关和档案从业人员，可在基层镇村大量反映民族文化特色的档案却在灭失着，而且这些鲜活的记忆价值并不逊色。为此笔者草就此文论述如何收集管理基层档案，收集哪些档案，这些档案的作用。
【关键词】基层档案；收集；作用；培训
档案对镇村来说，大都是一个模糊的概念，认为可有可无，其实不然。档案是指镇村在民间艺术创作、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。而镇村文化站属国家设立的最基层的群众文化事业单位，那么，在收集管理档案中具有不可替代的作用。
1 镇村文化站是档案收集与管理的主体
1.1 现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础。在平时工作和交流中，每年几次群众文化活动，而且资料不全，没有什么资料可归档。其实，镇村档案材料的归档范围非常广泛，它包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。除公文、计划、讲话稿、记录、剧本、手稿等文字材料外，还有群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧、曲艺、美术、书法、摄影等活动及成型的舞臺美术、灯光音响、服装、造型艺术等的设计图谱，声乐与器乐的曲谱，舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片、画稿等等，不胜枚举。那么，怎样收集这些资料呢？我认为，主要要做好现场跟踪收集工作。
历史真迹是档案的本质特征。所谓“历史真迹”就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，而是“第一手材料”，是“历史的原始的记录”。档案要保证其真实性，就必须重视档案收集的现场跟踪。那么，何谓“现场跟踪收集”呢？所谓现场跟踪收集就是档案收集要与活动实施过程同步进行。群众活动一般不可能“复制”，许多活动离开了现场，就无真实可言。群众活动是为适应社会与群众需求而举办的，是人民群众自愿参加、自我实现、自我进行的。每次活动不是简单地重复，而是不断变化的动态过程，并不直接体现为文、形、声而“凝固”下来。因此，群众活动的档案，需要人们在活动过程中自觉地把流动的要素同步转化为多样化的档案形式。例如：镇上举办各类文艺活动，档案管理员同步收集筹备阶段整个策划活动的策划书、会议通知、会议照片、专家论证资料和活动现场照片、图像、录音带等，进行多角度、多方面的收集，使这项活动的档案保存更加完整，为以后举办同类活动提供有价值的参考资料。
档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。在一定范围内的同步收集是指：时空上限制在活动起止的全过程，内涵上不失去所收集材料的“第一手”性质。时空上的限制是内涵上不失去真实性的保证。
现场跟踪收集重点是体现活动的全貌，除了保证活动高潮部分的档案材料收集不失时机之外，还要保证整个活动轨迹的完整。往往在实际工作中会产生这样一种现象：一次活动过后，只注意收集了活动体现部分的档案材料，忽视了活动筹备阶段的材料收集、活动高潮过后社会舆论的反馈材料和活动总结材料的收集，这就很难使生动活泼、多姿多彩的群众活动全貌在档案中再现。因此，追踪活动的轨迹，及时收集全部有价值的档案，是保证档案完整性和真实性的基础。
1.2 加强管理是提高档案利用率的基础。构成档案全宗的结构主线有三条，一是以业务组织为基本单位，二是以活动为基本单位，三是以个人为基本单位。三条主线互相不能替代，而且工作实践也证明，为便于档案的利用，应将三条主线复合起来，有机地整合在一起。活动往往是一次性的，缺乏稳定与连续，所以个人为基本单位整理档案，具有很重要的现实意义。因此，档案的分类，应三条主线复合并立，辅之以分类检索系统予以相互补充。而且在整理档案时，应遵循材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。
1.3 首先要提高对档案重要性的思想认识。大家都重视活动而忽略档案收集管理工作，活动结束意味着所有工作的终结。所以，加强档案工作是所有镇村必须要补上的一门课。要加强《档案法》学习，文化站不但要建立规范的档案室，配备兼职档案人员，还要制订档案管理办法和规定，开展档案的收集、整理工作，实行档案的集中统一管理，积极为本镇村服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。
其次要加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。
2 加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训
现代化管理的形势要求档案管理员不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案管理员。这是推进镇村档案管理进程的一项关键性工作。
3 基层档案系统的作用
概括地讲，档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。对镇村来说主要体现在以下几个方面：
3.1 档案是文化或个人历史的真实、全面的反映。档案与每年编写大事记一样，它能全面、客观、真实地反映历史原貌，也是全镇全村工作实绩见证。
3.2 档案是维护社会稳定的重要工具。一旦发生纠纷，档案便成有力佐证。
3.3 档案是规范管理的基础。但没有规矩也难成方圆。有了档案作支撑，进行规范管理就有了基础。
3.4 档案是积累和传播知识的重要载体。档案不但能积累经验，更是传播知识的重要载体。如果能每年把文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料进行分类归档，那么下次搞活动就有了借鉴材料，对于创新活动载体意义重大。
3.5 档案在非物质文化遗产申报工作中有着不可忽视的重要作用。从非物质文化遗产保护工作的角度来看，申报名录已经成为一个不成文的保护手段。如何留住珍贵的文化记忆，是每个申报单位冥思苦想的事情。如果有了这个档案，一切问题就迎刃而解了。如安康市1987年完成了民间故事、民间音乐、民间舞蹈、民间器乐等集成的收集、整理、编辑等大量工作，并汇编成册，后来在“非遗”资料汇编和申报国家、省、市级名录中就起到了事半功倍的作用。
综上所述，要做好镇村档案收集管理工作工作，收集是关键，管理是重点，只有做好了收集和管理工作，镇村档案才能发挥它应有的作用。
【关键词】基层档案；收集；作用；培训
档案对镇村来说，大都是一个模糊的概念，认为可有可无，其实不然。档案是指镇村在民间艺术创作、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。而镇村文化站属国家设立的最基层的群众文化事业单位，那么，在收集管理档案中具有不可替代的作用。
1 镇村文化站是档案收集与管理的主体
1.1 现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础。在平时工作和交流中，每年几次群众文化活动，而且资料不全，没有什么资料可归档。其实，镇村档案材料的归档范围非常广泛，它包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。除公文、计划、讲话稿、记录、剧本、手稿等文字材料外，还有群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧、曲艺、美术、书法、摄影等活动及成型的舞臺美术、灯光音响、服装、造型艺术等的设计图谱，声乐与器乐的曲谱，舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片、画稿等等，不胜枚举。那么，怎样收集这些资料呢？我认为，主要要做好现场跟踪收集工作。
历史真迹是档案的本质特征。所谓“历史真迹”就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，而是“第一手材料”，是“历史的原始的记录”。档案要保证其真实性，就必须重视档案收集的现场跟踪。那么，何谓“现场跟踪收集”呢？所谓现场跟踪收集就是档案收集要与活动实施过程同步进行。群众活动一般不可能“复制”，许多活动离开了现场，就无真实可言。群众活动是为适应社会与群众需求而举办的，是人民群众自愿参加、自我实现、自我进行的。每次活动不是简单地重复，而是不断变化的动态过程，并不直接体现为文、形、声而“凝固”下来。因此，群众活动的档案，需要人们在活动过程中自觉地把流动的要素同步转化为多样化的档案形式。例如：镇上举办各类文艺活动，档案管理员同步收集筹备阶段整个策划活动的策划书、会议通知、会议照片、专家论证资料和活动现场照片、图像、录音带等，进行多角度、多方面的收集，使这项活动的档案保存更加完整，为以后举办同类活动提供有价值的参考资料。
档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。在一定范围内的同步收集是指：时空上限制在活动起止的全过程，内涵上不失去所收集材料的“第一手”性质。时空上的限制是内涵上不失去真实性的保证。
现场跟踪收集重点是体现活动的全貌，除了保证活动高潮部分的档案材料收集不失时机之外，还要保证整个活动轨迹的完整。往往在实际工作中会产生这样一种现象：一次活动过后，只注意收集了活动体现部分的档案材料，忽视了活动筹备阶段的材料收集、活动高潮过后社会舆论的反馈材料和活动总结材料的收集，这就很难使生动活泼、多姿多彩的群众活动全貌在档案中再现。因此，追踪活动的轨迹，及时收集全部有价值的档案，是保证档案完整性和真实性的基础。
1.2 加强管理是提高档案利用率的基础。构成档案全宗的结构主线有三条，一是以业务组织为基本单位，二是以活动为基本单位，三是以个人为基本单位。三条主线互相不能替代，而且工作实践也证明，为便于档案的利用，应将三条主线复合起来，有机地整合在一起。活动往往是一次性的，缺乏稳定与连续，所以个人为基本单位整理档案，具有很重要的现实意义。因此，档案的分类，应三条主线复合并立，辅之以分类检索系统予以相互补充。而且在整理档案时，应遵循材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。
1.3 首先要提高对档案重要性的思想认识。大家都重视活动而忽略档案收集管理工作，活动结束意味着所有工作的终结。所以，加强档案工作是所有镇村必须要补上的一门课。要加强《档案法》学习，文化站不但要建立规范的档案室，配备兼职档案人员，还要制订档案管理办法和规定，开展档案的收集、整理工作，实行档案的集中统一管理，积极为本镇村服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。
其次要加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。
2 加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训
现代化管理的形势要求档案管理员不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案管理员。这是推进镇村档案管理进程的一项关键性工作。
3 基层档案系统的作用
概括地讲，档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。对镇村来说主要体现在以下几个方面：
3.1 档案是文化或个人历史的真实、全面的反映。档案与每年编写大事记一样，它能全面、客观、真实地反映历史原貌，也是全镇全村工作实绩见证。
3.2 档案是维护社会稳定的重要工具。一旦发生纠纷，档案便成有力佐证。
3.3 档案是规范管理的基础。但没有规矩也难成方圆。有了档案作支撑，进行规范管理就有了基础。
3.4 档案是积累和传播知识的重要载体。档案不但能积累经验，更是传播知识的重要载体。如果能每年把文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料进行分类归档，那么下次搞活动就有了借鉴材料，对于创新活动载体意义重大。
3.5 档案在非物质文化遗产申报工作中有着不可忽视的重要作用。从非物质文化遗产保护工作的角度来看，申报名录已经成为一个不成文的保护手段。如何留住珍贵的文化记忆，是每个申报单位冥思苦想的事情。如果有了这个档案，一切问题就迎刃而解了。如安康市1987年完成了民间故事、民间音乐、民间舞蹈、民间器乐等集成的收集、整理、编辑等大量工作，并汇编成册，后来在“非遗”资料汇编和申报国家、省、市级名录中就起到了事半功倍的作用。
综上所述，要做好镇村档案收集管理工作工作，收集是关键，管理是重点，只有做好了收集和管理工作，镇村档案才能发挥它应有的作用。