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【摘 要】本文结合全国最大的易地安置暨保障住房项目——民生尚都，开展工程档案管理实践为例，着重分析了工程档案在民生重点项目实际应用的现状、存在的问题，提出了相应的对策，得出民生重点项目应加强工程档案管理的结论。
【关键词】民生；重点项目；工程档案
工程档案作为项目建设全过程原始、真实的记录，是宝贵的信息资源，更是一种潜在的生产力[1]。通过对它的管理、开发和利用，可极大地推动以民生重点项目为代表的城市建设发展，在民生重点项目建设中发挥了无可替代的作用。
群力西区易地安置暨保障住房项目——民生尚都，作为全国最大的棚改易地安置暨保障性住房项目，占地面积2.32平方公里，规划总建筑面积447万平方米。概算总投资193.96亿元。项目分两期实施，全部建成后可提供各类保障性住房3.8万余套。本人有幸参与了民生尚都项目的工程档案管理工作，结合实际谈些工作体会。
1.工程档案的实际应用
1.1加强组织领导
项目一期工程建设规模达200栋、231万平方米。9家设计单位，62家建筑企业，9家监理公司和7家开发企业作为代建单位参与项目建设，项目工程档案管理难度巨大。为使项目工程档案管理工作规范化、长期化，项目建设推进办（以下简称推进办）成立工程档案领导小组，统筹项目档案管理工作。同时，抽调专业人员组建工程档案室，负责工程档案专项管理工作，划拨一座建筑面积500平方米的单体楼作为工程档案室办公场所。制定并先后出台了《民生尚都项目工程档案管理方案》和《民生尚都项目工程档案管理规定》，要求各参建单位主要领导作为负责人，配齐内业档案人员，在经费、办公场所和办公设备上予以倾斜。定期召开由推进办工程部及各参建单位主要负责人参加的工程档案专项会议，确保工程档案管理工作顺利进行。
1.2强化过程管理
项目建设体量巨大，而受地域气候因素的影响，建设工期十分紧迫。为保证今后档案整理和移交工作的顺利进行，将过程管理作为工程档案管理的重点来抓。要求相关各单位注意收集，前期手续、施工记录、竣工验收资料及维修保养记录等档案材料。为方便档案整理，将整个项目划分为可行性研究报告报批阶段、初设批复阶段、施工图审查及完善阶段、施工阶段及后续验收竣工阶段等，分阶段整理归类各类型档案。[2]按照各个阶段编制项目工程档案目录，并印发《关于统一民生尚都项目工程档案目录格式的通知》，要求各单位按照通知要求整理相关档案、编写目录信息。同时，购置专业工程档案管理系统。录入各类档案信息，建立项目档案信息库，方便档案的查询与使用，使档案管理工作更加的科学化、规范化。
1.3做好档案移交工作
工程档案移交至市城建档案馆，是项目工程档案管理的一项重要工作。为做好此项工作，推进办先期与市城建档案馆进行沟通，共同商定档案移交的原则、标准、程序和计划。邀请市城建档案馆专家来现场指导，按照市城建档案馆提出的标准，整理一整套完整的工程档案，并以此为样本指导全项目的档案整理工作。对那些填写不规范、装订粗糙、缺项漏项、分类不科学的工程档案，要求各相关责任单位立即按要求予以整改，并确定整改期限。对未按时完成档案移交工作的单位，延后其工程决算。
2.存在的问题
2.1缺乏對工程档案的前端管理
项目一期工程建设任务繁重、建建设工期紧迫，部分分项工程是在同步设计同步施工的情况下完成的。由于现场状况复杂，存在部分图纸档案归类混乱甚至遗失的情况发生。为了应付工程竣工，建设单位想方设法补齐相关资料，而这些资料往往不能体现工程施工时的实际情况，给后续档案整理工作带来极大地困难。同时，也给今后的维修保养带来了极大地不便。
2.2缺乏对工程项目的跟踪
项目建设始终处在一个不断变化的过程。从项目的规划、设计到施工、验收，档案一直处于”活跃”的状态，直到竣工验收后才能处于稳定状态。[3]项目土建、装饰、消防、给排水等分项工程涉及众多施工队伍，这些施工队伍对档案工作重要性的认识十分肤浅，对档案工作的有关规定、要求一知半解。工程建设文件材料及图纸的管理工作杂乱无章，没有按照相关法规、制度来管理工程档案，导致工程档案的完整度、准确度降低，造成工程档案材料的系统性差，严重影响了重点项目工程档案质量。
2.3档案管理队伍亟待加强
大多数建设单位没有配备专职工程档案管理人员，档案从业人员往往是由内业管理人员兼职，或是即将竣工验收时临时聘用的人员，从业人员在数量上无法保证。而工程档案管理对人员素质上也有较高的要求，既要精通档案管理法规与技术标准和工作程序，熟练运用计算机和工程档案管理软件；更要了解规划、土建、配套工程及设备安装等知识。就目前看，现有从业人员还无法完全达到上述标准。
3.改进措施
针对项目一期工程档案管理实践中出现的问题，在项目二期建设伊始就采取了一系列措施予以改进。
3.1加强队伍建设
在项目二期招标文件中明确约定：各投标单位要配备档案管理专职人员。对工程档案管理人员，定期开展工程档案业务培训。讲解相关政策法规、技术标准，分析工作中遇到的共性问题，并就提出解决方法。同时，对在工程档案管理实践中摸索出的经验进行交流。有效利用项目冬休期，组织项目工程档案管理人员到市城建档案馆和工程档案先进单位进行观摩学习，开拓眼界，更新知识结构。
3.2完善工作流程
在项目规划设计之初，就要求工程档案管理人员提前介入，全程跟踪收集相关档案材料。对施工过程中的变更设计，采取备案制。未进行备案的视为无效变更，不予进行签证。同时要求档案管理人员，对相关变更既要保留图纸等技术资料又要注意留存相关声像档案。在竣工验收时，严格按照《民生尚都项目工程档案管理规定》对相关单位提报的档案材料进行查验，不合格的坚决不予验收。
3.3落实工作责任
严格按照《民生尚都项目工程档案管理方案》中的有关规定，落实档案管理责任制。要求各参建单位一把手，对本单位的工程档案管理工作负总责；相关工程档案管理人员具体负责的两级责任体系。定期对项目工程档案展开检查、监督，对发现的问题限期进行整改。对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，在项目建设范围内予以通报批评，并停止进行工程决算。
4.结论
在每一次物质成果丰收的背后，都矗立着一座体现人文精神的丰碑，而工程档案就是这座丰碑的基石。我们要充分认识工程档案对项目建设重要意义，不断提高工程档案的管理水平，使工程档案发挥更大地经济效益和社会效益，为民生重点项目和城市建设留下一笔宝贵的精神财富。
【关键词】民生；重点项目；工程档案
工程档案作为项目建设全过程原始、真实的记录，是宝贵的信息资源，更是一种潜在的生产力[1]。通过对它的管理、开发和利用，可极大地推动以民生重点项目为代表的城市建设发展，在民生重点项目建设中发挥了无可替代的作用。
群力西区易地安置暨保障住房项目——民生尚都，作为全国最大的棚改易地安置暨保障性住房项目，占地面积2.32平方公里，规划总建筑面积447万平方米。概算总投资193.96亿元。项目分两期实施，全部建成后可提供各类保障性住房3.8万余套。本人有幸参与了民生尚都项目的工程档案管理工作，结合实际谈些工作体会。
1.工程档案的实际应用
1.1加强组织领导
项目一期工程建设规模达200栋、231万平方米。9家设计单位，62家建筑企业，9家监理公司和7家开发企业作为代建单位参与项目建设，项目工程档案管理难度巨大。为使项目工程档案管理工作规范化、长期化，项目建设推进办（以下简称推进办）成立工程档案领导小组，统筹项目档案管理工作。同时，抽调专业人员组建工程档案室，负责工程档案专项管理工作，划拨一座建筑面积500平方米的单体楼作为工程档案室办公场所。制定并先后出台了《民生尚都项目工程档案管理方案》和《民生尚都项目工程档案管理规定》，要求各参建单位主要领导作为负责人，配齐内业档案人员，在经费、办公场所和办公设备上予以倾斜。定期召开由推进办工程部及各参建单位主要负责人参加的工程档案专项会议，确保工程档案管理工作顺利进行。
1.2强化过程管理
项目建设体量巨大，而受地域气候因素的影响，建设工期十分紧迫。为保证今后档案整理和移交工作的顺利进行，将过程管理作为工程档案管理的重点来抓。要求相关各单位注意收集，前期手续、施工记录、竣工验收资料及维修保养记录等档案材料。为方便档案整理，将整个项目划分为可行性研究报告报批阶段、初设批复阶段、施工图审查及完善阶段、施工阶段及后续验收竣工阶段等，分阶段整理归类各类型档案。[2]按照各个阶段编制项目工程档案目录，并印发《关于统一民生尚都项目工程档案目录格式的通知》，要求各单位按照通知要求整理相关档案、编写目录信息。同时，购置专业工程档案管理系统。录入各类档案信息，建立项目档案信息库，方便档案的查询与使用，使档案管理工作更加的科学化、规范化。
1.3做好档案移交工作
工程档案移交至市城建档案馆，是项目工程档案管理的一项重要工作。为做好此项工作，推进办先期与市城建档案馆进行沟通，共同商定档案移交的原则、标准、程序和计划。邀请市城建档案馆专家来现场指导，按照市城建档案馆提出的标准，整理一整套完整的工程档案，并以此为样本指导全项目的档案整理工作。对那些填写不规范、装订粗糙、缺项漏项、分类不科学的工程档案，要求各相关责任单位立即按要求予以整改，并确定整改期限。对未按时完成档案移交工作的单位，延后其工程决算。
2.存在的问题
2.1缺乏對工程档案的前端管理
项目一期工程建设任务繁重、建建设工期紧迫，部分分项工程是在同步设计同步施工的情况下完成的。由于现场状况复杂，存在部分图纸档案归类混乱甚至遗失的情况发生。为了应付工程竣工，建设单位想方设法补齐相关资料，而这些资料往往不能体现工程施工时的实际情况，给后续档案整理工作带来极大地困难。同时，也给今后的维修保养带来了极大地不便。
2.2缺乏对工程项目的跟踪
项目建设始终处在一个不断变化的过程。从项目的规划、设计到施工、验收，档案一直处于”活跃”的状态，直到竣工验收后才能处于稳定状态。[3]项目土建、装饰、消防、给排水等分项工程涉及众多施工队伍，这些施工队伍对档案工作重要性的认识十分肤浅，对档案工作的有关规定、要求一知半解。工程建设文件材料及图纸的管理工作杂乱无章，没有按照相关法规、制度来管理工程档案，导致工程档案的完整度、准确度降低，造成工程档案材料的系统性差，严重影响了重点项目工程档案质量。
2.3档案管理队伍亟待加强
大多数建设单位没有配备专职工程档案管理人员，档案从业人员往往是由内业管理人员兼职，或是即将竣工验收时临时聘用的人员，从业人员在数量上无法保证。而工程档案管理对人员素质上也有较高的要求，既要精通档案管理法规与技术标准和工作程序，熟练运用计算机和工程档案管理软件；更要了解规划、土建、配套工程及设备安装等知识。就目前看，现有从业人员还无法完全达到上述标准。
3.改进措施
针对项目一期工程档案管理实践中出现的问题，在项目二期建设伊始就采取了一系列措施予以改进。
3.1加强队伍建设
在项目二期招标文件中明确约定：各投标单位要配备档案管理专职人员。对工程档案管理人员，定期开展工程档案业务培训。讲解相关政策法规、技术标准，分析工作中遇到的共性问题，并就提出解决方法。同时，对在工程档案管理实践中摸索出的经验进行交流。有效利用项目冬休期，组织项目工程档案管理人员到市城建档案馆和工程档案先进单位进行观摩学习，开拓眼界，更新知识结构。
3.2完善工作流程
在项目规划设计之初，就要求工程档案管理人员提前介入，全程跟踪收集相关档案材料。对施工过程中的变更设计，采取备案制。未进行备案的视为无效变更，不予进行签证。同时要求档案管理人员，对相关变更既要保留图纸等技术资料又要注意留存相关声像档案。在竣工验收时，严格按照《民生尚都项目工程档案管理规定》对相关单位提报的档案材料进行查验，不合格的坚决不予验收。
3.3落实工作责任
严格按照《民生尚都项目工程档案管理方案》中的有关规定，落实档案管理责任制。要求各参建单位一把手，对本单位的工程档案管理工作负总责；相关工程档案管理人员具体负责的两级责任体系。定期对项目工程档案展开检查、监督，对发现的问题限期进行整改。对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，在项目建设范围内予以通报批评，并停止进行工程决算。
4.结论
在每一次物质成果丰收的背后，都矗立着一座体现人文精神的丰碑，而工程档案就是这座丰碑的基石。我们要充分认识工程档案对项目建设重要意义，不断提高工程档案的管理水平，使工程档案发挥更大地经济效益和社会效益，为民生重点项目和城市建设留下一笔宝贵的精神财富。