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当前的城建档案收集工作,存在着归档意识不强、收集渠道不畅、收集制度不健全手段不力等问题。面对这些问题和困难笔者以为需要采取如下对策来加以解决：
一、加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识
一是通过宣传档案法规使全社会充分认识城建档案资料在城市规划、建设及管理中的地位、作用，克服重工程建设质量、进度，轻城建档案归档的倾向，不断提高对城建档案归档工作重要性的认识；二是要利用有的建设施工单位忽视城建档案收集工作，造成档案资料残缺不全，致使工程不能验收交付使用的典型事例进行教育，使工程建设部门、施工单位明确城建档案是建设工程的一个重要组成部分，一时疏忽将会造成无法弥补的损失，以不断提高对城建档案归档工作必要性的认识；三是要利用当前普遍存在的因归档意识不强、收集渠道不畅、收集手段不力等突出问题造成的重大经济损失的事实，剖析忽视城建档案归档工作的危害性，以增强全社会做好城建资料归档工作、管好城建档案的紧迫感和责任感，促进城建档案事业健康有序的发展。
做好城建档案的宣传教育工作，要抓好以下三个环节：
一是内部环节。首先要从建设系统内部及其专业部门入手，利用会议、培训、业务指导等方式向他们讲授城建档案工作的意义、作用，同时培养大批的技术骨干，形成网络，依靠他们多方位推动工作。
二是社会环节。城建档案工作者要不失时机的利用电视、报纸、广播等各种宣传手段进行广泛宣传，并结合普法教育，对工作中的成果及时报道，使社会全体成员都认识到不论从建设单位、设计施工单位自身需要，还是从社会整体需要来看，城建档案工作都可发挥相当大的经济效益和社会效益，促动形成全社会支持城建档案工作的良好局面。
三是服务环节。城建档案工作者也要利用参加竣工验收、接待查阅、办理施工手续时进行宣传，加深人们对城建档案工作的理解，扩大工作辐射面。
二、充分利用法律法规授权，依法治档
城建档案保证金被取消后，城建档案馆对建设报送城建档案的控制更难了，尤其是建设系统以外的单位所产生的城建档案，其接收难度更大，更谈不上履行行业业务指导职责。因此，我们只有充分运用法律法规赋予的权力，对城建档案管理工作中出现的各种矛盾进行调整、处理，强化法规、制度的行政干预手段，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。才是解决存在问题的根本出路。
要充分、灵活、大胆的运用《档案法》、国家《城建档案管理暂行规定》等法律法规所赋予的收集档案的职责和权利，主动地开展工作。一方面，在城建档案馆内成立监察机构，争取城市有关行政主管部门授予相应的执法监督权，以建设工程档案移交情况作为监察的对象，对建设工程单位的档案移交情况实施执法监察、监督乃至处罚；另一方面，对有城建档案管理处机构的城建档案馆可根据《档案法》规定的统一领导、分级管理的原则，根据与地方档案行政管理部门的分工和建设行政主管部门的授权，对建设工程单位档案的移交情况进行执法监督和检查，而无城建档案管理处牌子的城建档案馆，应积极争取城市建设主管部门和档案行政管理部门的支持，尽快落实管理职能权限，或取得临时授权。
三、积极争取领导支持，协调好与有关部门关系，加强行政干预，改革城建档案收集管理模式
要做好城建档案收集工作，在充分利用国家授权，强化自身职能的同时，要求城建档案馆一方面充分利用原来的渠道和方法，做好建设工程的登记工作，建立建设工程信息库，及时掌握建设工程信息，做好建设工程档案的跟踪指导工作；另一方面，要充分利用城建档案馆隶属于建设、规划主管部门的行业管理优势，争取支持，改革目前的城建档案收集模式，加强行政手段，改革和完善城建档案收集管理模式，采用登记制、合同制、正副本制、竣工验收签字制等制度措施，运用合法的执法监督权力，作为工作的监督保障，形成严格的登记、管理、指导、监督、制约手段，使收集工作实现平稳安全转轨。
——健全建设工程档案管理登记制度。城建档案馆可以利用原来收取建设工程保证金的渠道和方法，对建设工程档案管理进行登记，建立正常、稳定的登记制度，以取得建设工程有关建设信息，建立建设工程信息库，以便于对建设工程档案的形成全过程进行跟踪指导和及时收集。
——建立建设工程档案移交合同（协议）制度。可以根据上述法律、法规和规章，结合有关合同条例，制定一个建设工程档案移交（责任）合同，在合同中明确规定工程建设单位、城建档案馆在建设工程档案形成、移交工作中所应承担的责任和义务以及相应的权力，明确档案的移交义务和职责，确保在建设工程档案的收集过程中各自法律责任的有效实施。
——建立参加建设工程竣工验收签字制度。工程竣工验收，必须有城建档案馆参加，质检部门要给予协助，无城建档案人员签字盖章，不能交工验收。对无视城建档案工作，不接受城建档案业务工作者指导的建设施工单位，城建监察部门要配合城建档案馆予以经济处罚。
依法协调好与有关部门的关系，是落实城建档案接收范围的基本保证。城建档案的覆盖面宽，涉及的部门单位多，有的与其他门类档案内容相互交叉，只有协调好各方关系，才便于开展工作。第一，要严格依据档案法规办事，档案法规是规范一切国家机关、团体、企事业单位和组织的档案行为准则，具有强制的约束力，任何单位和个人都必须执行，不以任何主观意志为转移。城建档案馆要依据《城市建设档案管理规定》的管理范围，突出重点，抓好工程建设档案和城建档案的接收和管理工作，使那些可能散失的城建档案资料尽快收集进馆。第二，要尊重档案形成和保管的客观实际，城建档案与机关单位档案归档范围存在一定的重复，应当遵循谁形成谁归档，定期移交的原则。第三，城建档案馆应当做好经常性的接收城建档案的业务指导工作， 及时向移交城建档案的单位宣传城建档案的法规、规章，说明城建档案接收范围和移交要求，对存在问题给予指导和帮助，使之在文件材料形成时就注意收集和积累，避免平时散失、办理移交时残缺不全，不符合接收的要求。
四、 创新思维，改进方法，搞好服务，实现自身良性发展
一是要建立网络， 强化监督，扩大收集范围。建立网络，强化监督是扩大城建档案收集范围、提高收集文件质量、满足城市建设不断发展需要的重要途径和手段。要建立以城建档案馆为中心，各有关单位为网点的城建档案管理网络。各有关部门、单位的档案室是城建档案网络的基础，必须有的放矢地制定一套严谨、实用的收集办法和措施，通过网络和监督、检查、指导，使其落到实处，保证城建档案收集的完整、准确。
二是要采取综合手段，加大收集力度。城建档案面广量大，开展收集工作停留于一般的号召，那是不够的，要采取各种手段，综合运用，才能保证收集工作的力度。首先要运用行政、经济、法律等各种手段，保证收集工作的权威性，使违反城建档案收集有关法规的行为受到应有的惩处，这是城建档案管理工作走上规范化法制化的必由之路；其次要采取多种形式，开展城建档案收集工作。如开展城建档案工作竞赛评比活动，对城建档案移交工作做得好的单位进行表彰和奖励，以调动他们的积极性。
三是改进收集方法，搞好综合服务。工程项目建设是城建档案工作的对象，城建档案部门要努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。在业务指导方面，应认真履行自身职责，改善工作方法，上门服务，实行定组、定时、定人的业务指导工作责任制，进行全过程、全方位的跟踪指导。在具体工作中，要突出重点环节，主动参加工程竣工验收，把工作做到现场，把问题解决在档案接收进馆之前。在提供服务方面，必须立足服从、服务于城市建设这一中心任务，改善服务方式，变过去的“等人上门”为“送货上门”，开展专题服务、跟踪服务、咨询服务等形式，多层次、多方位、多功能地为社会广泛提供档案信息，真正为城市的各项建设服务。
（作者单位：青岛开发区城建局）
一、加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识
一是通过宣传档案法规使全社会充分认识城建档案资料在城市规划、建设及管理中的地位、作用，克服重工程建设质量、进度，轻城建档案归档的倾向，不断提高对城建档案归档工作重要性的认识；二是要利用有的建设施工单位忽视城建档案收集工作，造成档案资料残缺不全，致使工程不能验收交付使用的典型事例进行教育，使工程建设部门、施工单位明确城建档案是建设工程的一个重要组成部分，一时疏忽将会造成无法弥补的损失，以不断提高对城建档案归档工作必要性的认识；三是要利用当前普遍存在的因归档意识不强、收集渠道不畅、收集手段不力等突出问题造成的重大经济损失的事实，剖析忽视城建档案归档工作的危害性，以增强全社会做好城建资料归档工作、管好城建档案的紧迫感和责任感，促进城建档案事业健康有序的发展。
做好城建档案的宣传教育工作，要抓好以下三个环节：
一是内部环节。首先要从建设系统内部及其专业部门入手，利用会议、培训、业务指导等方式向他们讲授城建档案工作的意义、作用，同时培养大批的技术骨干，形成网络，依靠他们多方位推动工作。
二是社会环节。城建档案工作者要不失时机的利用电视、报纸、广播等各种宣传手段进行广泛宣传，并结合普法教育，对工作中的成果及时报道，使社会全体成员都认识到不论从建设单位、设计施工单位自身需要，还是从社会整体需要来看，城建档案工作都可发挥相当大的经济效益和社会效益，促动形成全社会支持城建档案工作的良好局面。
三是服务环节。城建档案工作者也要利用参加竣工验收、接待查阅、办理施工手续时进行宣传，加深人们对城建档案工作的理解，扩大工作辐射面。
二、充分利用法律法规授权，依法治档
城建档案保证金被取消后，城建档案馆对建设报送城建档案的控制更难了，尤其是建设系统以外的单位所产生的城建档案，其接收难度更大，更谈不上履行行业业务指导职责。因此，我们只有充分运用法律法规赋予的权力，对城建档案管理工作中出现的各种矛盾进行调整、处理，强化法规、制度的行政干预手段，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。才是解决存在问题的根本出路。
要充分、灵活、大胆的运用《档案法》、国家《城建档案管理暂行规定》等法律法规所赋予的收集档案的职责和权利，主动地开展工作。一方面，在城建档案馆内成立监察机构，争取城市有关行政主管部门授予相应的执法监督权，以建设工程档案移交情况作为监察的对象，对建设工程单位的档案移交情况实施执法监察、监督乃至处罚；另一方面，对有城建档案管理处机构的城建档案馆可根据《档案法》规定的统一领导、分级管理的原则，根据与地方档案行政管理部门的分工和建设行政主管部门的授权，对建设工程单位档案的移交情况进行执法监督和检查，而无城建档案管理处牌子的城建档案馆，应积极争取城市建设主管部门和档案行政管理部门的支持，尽快落实管理职能权限，或取得临时授权。
三、积极争取领导支持，协调好与有关部门关系，加强行政干预，改革城建档案收集管理模式
要做好城建档案收集工作，在充分利用国家授权，强化自身职能的同时，要求城建档案馆一方面充分利用原来的渠道和方法，做好建设工程的登记工作，建立建设工程信息库，及时掌握建设工程信息，做好建设工程档案的跟踪指导工作；另一方面，要充分利用城建档案馆隶属于建设、规划主管部门的行业管理优势，争取支持，改革目前的城建档案收集模式，加强行政手段，改革和完善城建档案收集管理模式，采用登记制、合同制、正副本制、竣工验收签字制等制度措施，运用合法的执法监督权力，作为工作的监督保障，形成严格的登记、管理、指导、监督、制约手段，使收集工作实现平稳安全转轨。
——健全建设工程档案管理登记制度。城建档案馆可以利用原来收取建设工程保证金的渠道和方法，对建设工程档案管理进行登记，建立正常、稳定的登记制度，以取得建设工程有关建设信息，建立建设工程信息库，以便于对建设工程档案的形成全过程进行跟踪指导和及时收集。
——建立建设工程档案移交合同（协议）制度。可以根据上述法律、法规和规章，结合有关合同条例，制定一个建设工程档案移交（责任）合同，在合同中明确规定工程建设单位、城建档案馆在建设工程档案形成、移交工作中所应承担的责任和义务以及相应的权力，明确档案的移交义务和职责，确保在建设工程档案的收集过程中各自法律责任的有效实施。
——建立参加建设工程竣工验收签字制度。工程竣工验收，必须有城建档案馆参加，质检部门要给予协助，无城建档案人员签字盖章，不能交工验收。对无视城建档案工作，不接受城建档案业务工作者指导的建设施工单位，城建监察部门要配合城建档案馆予以经济处罚。
依法协调好与有关部门的关系，是落实城建档案接收范围的基本保证。城建档案的覆盖面宽，涉及的部门单位多，有的与其他门类档案内容相互交叉，只有协调好各方关系，才便于开展工作。第一，要严格依据档案法规办事，档案法规是规范一切国家机关、团体、企事业单位和组织的档案行为准则，具有强制的约束力，任何单位和个人都必须执行，不以任何主观意志为转移。城建档案馆要依据《城市建设档案管理规定》的管理范围，突出重点，抓好工程建设档案和城建档案的接收和管理工作，使那些可能散失的城建档案资料尽快收集进馆。第二，要尊重档案形成和保管的客观实际，城建档案与机关单位档案归档范围存在一定的重复，应当遵循谁形成谁归档，定期移交的原则。第三，城建档案馆应当做好经常性的接收城建档案的业务指导工作， 及时向移交城建档案的单位宣传城建档案的法规、规章，说明城建档案接收范围和移交要求，对存在问题给予指导和帮助，使之在文件材料形成时就注意收集和积累，避免平时散失、办理移交时残缺不全，不符合接收的要求。
四、 创新思维，改进方法，搞好服务，实现自身良性发展
一是要建立网络， 强化监督，扩大收集范围。建立网络，强化监督是扩大城建档案收集范围、提高收集文件质量、满足城市建设不断发展需要的重要途径和手段。要建立以城建档案馆为中心，各有关单位为网点的城建档案管理网络。各有关部门、单位的档案室是城建档案网络的基础，必须有的放矢地制定一套严谨、实用的收集办法和措施，通过网络和监督、检查、指导，使其落到实处，保证城建档案收集的完整、准确。
二是要采取综合手段，加大收集力度。城建档案面广量大，开展收集工作停留于一般的号召，那是不够的，要采取各种手段，综合运用，才能保证收集工作的力度。首先要运用行政、经济、法律等各种手段，保证收集工作的权威性，使违反城建档案收集有关法规的行为受到应有的惩处，这是城建档案管理工作走上规范化法制化的必由之路；其次要采取多种形式，开展城建档案收集工作。如开展城建档案工作竞赛评比活动，对城建档案移交工作做得好的单位进行表彰和奖励，以调动他们的积极性。
三是改进收集方法，搞好综合服务。工程项目建设是城建档案工作的对象，城建档案部门要努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。在业务指导方面，应认真履行自身职责，改善工作方法，上门服务，实行定组、定时、定人的业务指导工作责任制，进行全过程、全方位的跟踪指导。在具体工作中，要突出重点环节，主动参加工程竣工验收，把工作做到现场，把问题解决在档案接收进馆之前。在提供服务方面，必须立足服从、服务于城市建设这一中心任务，改善服务方式，变过去的“等人上门”为“送货上门”，开展专题服务、跟踪服务、咨询服务等形式，多层次、多方位、多功能地为社会广泛提供档案信息，真正为城市的各项建设服务。
（作者单位：青岛开发区城建局）