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[摘要]档案是记录历史、传承历史、查阅历史的重要依据。高校档案更是记录学校发展历史、师生活动、教学科研、基建设施、人文历史、外事活动等重要的依据，是见证学校发展最直接最有效的证明，所以加强高校档案管理是新时期高校发展的重要环节。而档案管理工作的首要环节就是加强档案的收集工作，只有档案的收集齐、收集好、收集全才能保证档案工作的顺利开展，所以研究如何加强高校档案收集工作是很有必要的。
[关键词]高校档案 收集工作
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）11-0103-02
档案的收集工作，是现代档案管理工作的重中之重，任何档案的保存、查询乃至编演最基本最必需的就是档案的收集，只有档案收集工作规范，高校各部门按照《高校档案管理办法》及时向学院档案管上交档案，确保档案的齐全，才能使档案后续工作得以开展，所以档案的收集工作是一项十分重要的工作。收集档案是否齐全、收集档案是否及时等都直接影响档案的管藏率和查询利用率，所以在实际工作中我们应该加强对档案的收集管理工作，做好各种档案的收集，才能使是档案馆管藏档案数量多、品种齐、保管规范化。但是在实际工作中，由于各种原因使得档案的收集工作不尽如人意，一些应该及时上交档案馆的档案没有及时上交，上交的档案资料不齐、类别错误，等等，这就给档案规范化管理带来很大的不便。而且随着科技的发展，档案品种将越来越多，除了传统的纸质档案外，还有磁盘、光盘、U盘等各种多媒体数字档案，这么多不同品种、不同载体的档案如何做好合理规范化收集，笔者通过工作经验，试从以下几个方面来研究。
一、提高认识、充分了解做好档案收集工作的重要意义
档案收集工作是整个档案管理工作的首要环节，所以，做好档案收集工作对加强整个档案规范化管理是有着十分重要的意义的。首先，收集工作是为了确保档案工作的顺利开展，确保应上交档案馆的档案全部及时上交，只有通过多种渠道有效的收集，把档案集中到高校档案馆，由高校档案馆统一保管，才能形成统一的档案信息保管基地。第二，收集档案是为了保证档案的原始性，见证历史本来面貌，如果各部门的档案不及时归档，散落在部门或者个人手中，不仅不能保证学校档案的有效利用，也容易造成档案的损坏和丢失，难以反映社会本来面貌，让档案失去了利用价值。同时《国家档案法》和《高校档案办法》严格规定高校档案馆（室）是高校唯一有保存档案资格的地方，任何个人不能私自保管档案。第三，高校管理者要对档案收集工作加强领导，统一管理。高校应建立档案管理领导小组，把档案管理工作放在重要的位置上，并把档案上交情况同部门综合考评挂钩，只有在源头上加强了领导，认识档案收集工作的重要性，才能在日常工作中真正做好这一项工作。
二、明确应收集档案的范围
依据《高校档案管理办法》的相关规定，高校档案主要是反映本单位职能活动，并且具有能反映历史参考价值和科学研究价值的各种门类、各种载体的档案。各部门上交的档案应该资料收集齐全，并能形成内容丰富、载体多样、特色鲜明、参考价值高的档案。因此，高校档案的收集就应该把高校档案划分成一定类别，从而使学校档案库藏形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。
依据这个分类原则，高校档案的收集：一要体现档案收集的思想性。高等学校档案的分类体系、项目设置、种类分类、序列排列，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家档案工作的法规标准为依据。从实际出发，重点突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政档案管理统率全局的作用，基建、设备全力确保教学活动顺利开展为原则，所收集的档案要全方面反映学校各项职能活动。二要符合科学性：高等学校档案分类的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案基本理论原理和逻辑形式，还要注重馆藏档案的种类等多方考虑、统筹协商，争取所收集的档案具有较强的科学性。三要重视实用性，在收集档案的过程中，除了要多渠道、全方面收集档案外，还应该注重档案的有效筛选，力求做到收集准确、简明。
1.纸质档案；一般高校纸质档案的分类有DQ党群XZ行政、JX教学、KY科学研究、CP产品生产与科技开发、JJ基本建设、SB仪器设备、CB出版、WS外事、CK财会。2.照片、录音、录像和实物档案；高校实物的主要分为照片档案和录音、录像档案。这类档案主要收集：主要反映高校重要职能活动、记录上级领导和著名人物来校视察活动；反映学校领导人重要的外事活动和重大公务照片和录音、录像；记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；其他具有保存价值的照片和录音、录像。3.实物档案主要分为：学校获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；票证颁发机关颁发的各类票证；帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等；反映本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等；学校公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；其他与学校社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物。4.电子文件；电子档案包括纸质档案中永久、长期保管的数字化。拍摄的关于学校发展变化的照片档案电子版及数码相机拍摄的数字照片、其他音频、视频形式的电子文件。
三、不断加大收集工作宣传力度和拓宽收集渠道
随着高校档案的日益重要，人们对档案认识的广泛化、重要性，对历史文献资料的尊重程度也越来越高，今后高校档案工作将更进一步发展，所以，档案工作的第一步收集工作也更加重要。
（一）多种渠道宣传
长期以来，人们对档案工作的重要性认识不高，对档案收集的力度也不够。因此，在新形势下，高校档案工作者要以各种方式加大对档案工作的宣传，除了传统的打电话、发文件等方式外，还可以加大档案收集范围和收集力度，可以张贴布告在学院加大对档案工作的宣传。此外，学院还可以不定期举办反映学校建设发展、学生活动、科研发明、师资建设、工会活动等活动，以展示师生精神文明方面的各种风貌。通过这一系列的宣传，加强师生对档案工作的认识，进一步加深对档案的重要性认识，有利于以后收集档案工作的开展。同时还要深入到部门，及时和其他部门同时沟通和积极指导，明确收集工作的计划，研究工作中遇到的难题，求得其他同志的工作认可，从而使得档案收集工作经常化、制度化。
（二）重视档案真假调查研究
档案是记录历史发展的重要资料，也是查阅历史进程的重要证据，所以在收集档案的过程中还要对收集档案的真假性进行鉴定。特别是对于一些历史久远的档案，经手人员过多的档案尤为重要，档案管理人员在收集档案的同时还要通过深入细致的工作，调查了解档案在什么范围内，曾经有过什么样的机关，这些机关的职能和任务、成立和撤销的时间、档案处理和档案保管状况、出版过何种刊物，等等，这就要求档案工作人员不仅要对业务工作很熟练，还要对工作很细心、耐心。
（三）注意收集工作方法
高校在开展档案的收集工作中，由于涉及到有些档案的政策性、保密性，一定要注意收集方法。例如，向部门收集档案，要告知收集档案一定要提供原件，档案内容要齐全。如果是向个人收集荣誉证书或者发表的论文等个人资料，只有本人自愿，才能把保存的历史文件捐献出来，这些都要通过一定的沟通技巧来完成，切不可采取生硬方法，以致造成不良后果。
档案收集工作是档案工作的第一步，也是重要的一步，是关系到整个档案工作是否能顺利开展的关键，所以高校档案工作人员要多渠道、全面开展档案收集工作，把档案收集工作看成切实维护学院利益，保存历史真实性的重要工作。
【参考文献】
[1]王莉.谈学校档案管理现代化建设[J].镇江高专学报，
2003，16（04）.
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育，2005（17）.
[3]F·杰拉尔德·汉姆，刘越南（译）.档案边缘[J].山西档案，
1999（01）.
[4]瓦洛.在第十三届国际档案大会闭幕式上的致词[A].第十三届国际档案大会文件报告集[C].中国档案出版社，1997.
责任编辑：张丽
[关键词]高校档案 收集工作
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）11-0103-02
档案的收集工作，是现代档案管理工作的重中之重，任何档案的保存、查询乃至编演最基本最必需的就是档案的收集，只有档案收集工作规范，高校各部门按照《高校档案管理办法》及时向学院档案管上交档案，确保档案的齐全，才能使档案后续工作得以开展，所以档案的收集工作是一项十分重要的工作。收集档案是否齐全、收集档案是否及时等都直接影响档案的管藏率和查询利用率，所以在实际工作中我们应该加强对档案的收集管理工作，做好各种档案的收集，才能使是档案馆管藏档案数量多、品种齐、保管规范化。但是在实际工作中，由于各种原因使得档案的收集工作不尽如人意，一些应该及时上交档案馆的档案没有及时上交，上交的档案资料不齐、类别错误，等等，这就给档案规范化管理带来很大的不便。而且随着科技的发展，档案品种将越来越多，除了传统的纸质档案外，还有磁盘、光盘、U盘等各种多媒体数字档案，这么多不同品种、不同载体的档案如何做好合理规范化收集，笔者通过工作经验，试从以下几个方面来研究。
一、提高认识、充分了解做好档案收集工作的重要意义
档案收集工作是整个档案管理工作的首要环节，所以，做好档案收集工作对加强整个档案规范化管理是有着十分重要的意义的。首先，收集工作是为了确保档案工作的顺利开展，确保应上交档案馆的档案全部及时上交，只有通过多种渠道有效的收集，把档案集中到高校档案馆，由高校档案馆统一保管，才能形成统一的档案信息保管基地。第二，收集档案是为了保证档案的原始性，见证历史本来面貌，如果各部门的档案不及时归档，散落在部门或者个人手中，不仅不能保证学校档案的有效利用，也容易造成档案的损坏和丢失，难以反映社会本来面貌，让档案失去了利用价值。同时《国家档案法》和《高校档案办法》严格规定高校档案馆（室）是高校唯一有保存档案资格的地方，任何个人不能私自保管档案。第三，高校管理者要对档案收集工作加强领导，统一管理。高校应建立档案管理领导小组，把档案管理工作放在重要的位置上，并把档案上交情况同部门综合考评挂钩，只有在源头上加强了领导，认识档案收集工作的重要性，才能在日常工作中真正做好这一项工作。
二、明确应收集档案的范围
依据《高校档案管理办法》的相关规定，高校档案主要是反映本单位职能活动，并且具有能反映历史参考价值和科学研究价值的各种门类、各种载体的档案。各部门上交的档案应该资料收集齐全，并能形成内容丰富、载体多样、特色鲜明、参考价值高的档案。因此，高校档案的收集就应该把高校档案划分成一定类别，从而使学校档案库藏形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。
依据这个分类原则，高校档案的收集：一要体现档案收集的思想性。高等学校档案的分类体系、项目设置、种类分类、序列排列，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家档案工作的法规标准为依据。从实际出发，重点突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政档案管理统率全局的作用，基建、设备全力确保教学活动顺利开展为原则，所收集的档案要全方面反映学校各项职能活动。二要符合科学性：高等学校档案分类的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案基本理论原理和逻辑形式，还要注重馆藏档案的种类等多方考虑、统筹协商，争取所收集的档案具有较强的科学性。三要重视实用性，在收集档案的过程中，除了要多渠道、全方面收集档案外，还应该注重档案的有效筛选，力求做到收集准确、简明。
1.纸质档案；一般高校纸质档案的分类有DQ党群XZ行政、JX教学、KY科学研究、CP产品生产与科技开发、JJ基本建设、SB仪器设备、CB出版、WS外事、CK财会。2.照片、录音、录像和实物档案；高校实物的主要分为照片档案和录音、录像档案。这类档案主要收集：主要反映高校重要职能活动、记录上级领导和著名人物来校视察活动；反映学校领导人重要的外事活动和重大公务照片和录音、录像；记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；其他具有保存价值的照片和录音、录像。3.实物档案主要分为：学校获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；票证颁发机关颁发的各类票证；帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等；反映本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等；学校公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；其他与学校社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物。4.电子文件；电子档案包括纸质档案中永久、长期保管的数字化。拍摄的关于学校发展变化的照片档案电子版及数码相机拍摄的数字照片、其他音频、视频形式的电子文件。
三、不断加大收集工作宣传力度和拓宽收集渠道
随着高校档案的日益重要，人们对档案认识的广泛化、重要性，对历史文献资料的尊重程度也越来越高，今后高校档案工作将更进一步发展，所以，档案工作的第一步收集工作也更加重要。
（一）多种渠道宣传
长期以来，人们对档案工作的重要性认识不高，对档案收集的力度也不够。因此，在新形势下，高校档案工作者要以各种方式加大对档案工作的宣传，除了传统的打电话、发文件等方式外，还可以加大档案收集范围和收集力度，可以张贴布告在学院加大对档案工作的宣传。此外，学院还可以不定期举办反映学校建设发展、学生活动、科研发明、师资建设、工会活动等活动，以展示师生精神文明方面的各种风貌。通过这一系列的宣传，加强师生对档案工作的认识，进一步加深对档案的重要性认识，有利于以后收集档案工作的开展。同时还要深入到部门，及时和其他部门同时沟通和积极指导，明确收集工作的计划，研究工作中遇到的难题，求得其他同志的工作认可，从而使得档案收集工作经常化、制度化。
（二）重视档案真假调查研究
档案是记录历史发展的重要资料，也是查阅历史进程的重要证据，所以在收集档案的过程中还要对收集档案的真假性进行鉴定。特别是对于一些历史久远的档案，经手人员过多的档案尤为重要，档案管理人员在收集档案的同时还要通过深入细致的工作，调查了解档案在什么范围内，曾经有过什么样的机关，这些机关的职能和任务、成立和撤销的时间、档案处理和档案保管状况、出版过何种刊物，等等，这就要求档案工作人员不仅要对业务工作很熟练，还要对工作很细心、耐心。
（三）注意收集工作方法
高校在开展档案的收集工作中，由于涉及到有些档案的政策性、保密性，一定要注意收集方法。例如，向部门收集档案，要告知收集档案一定要提供原件，档案内容要齐全。如果是向个人收集荣誉证书或者发表的论文等个人资料，只有本人自愿，才能把保存的历史文件捐献出来，这些都要通过一定的沟通技巧来完成，切不可采取生硬方法，以致造成不良后果。
档案收集工作是档案工作的第一步，也是重要的一步，是关系到整个档案工作是否能顺利开展的关键，所以高校档案工作人员要多渠道、全面开展档案收集工作，把档案收集工作看成切实维护学院利益，保存历史真实性的重要工作。
【参考文献】
[1]王莉.谈学校档案管理现代化建设[J].镇江高专学报，
2003，16（04）.
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育，2005（17）.
[3]F·杰拉尔德·汉姆，刘越南（译）.档案边缘[J].山西档案，
1999（01）.
[4]瓦洛.在第十三届国际档案大会闭幕式上的致词[A].第十三届国际档案大会文件报告集[C].中国档案出版社，1997.
责任编辑：张丽