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摘要:信息化条件下医院内部控制制度面临新的挑战,可以从营造以信息化为基础的内部控制氛围,完善以信息化为前提的内部控制制度,创新以信息化为手段的内部控制方法等方面进行制度创新。
关键词:信息化;医院;内部控制制度;
随着医改的推进以及新《医院会计制度》的实施,国家对医院内部控制的要求进一步细化和规范化,但从实际来看,部分医院内部控制制度还存在诸多不完善之处,特别是没有结合信息化这一时代背景,制定出符合时代要求的,具有高度可操作性的内部控制制度,从而未能在医院财务管理中发挥应有的作用。因此,探讨信息化条件下医院内部控制制度创新具有重要的意义。
一、信息化条件医院内部控制制度存在的主要问题
医院内部控制制度不仅要遵循国家有关法律法规,还要保证医院财务信息质量,监督医院经营管理的效率和效果。从这一目标来看,我国医院内部控制制度还存在不少问题。
1、内部控制制度内容有待完善
内部控制制度内容有待完善表现在两个方面,一方面,内部控制制度还没有实现全覆盖,部分业务领域还处于空白或者薄弱状态,这种业务领域主要是包括医院资产管理特别是非固定资产的管理,固定资产的维护与保存等方面。另一方面,内部控制制度还没有渗透到所有的操作环节,这种现象最明显的表现是医院出现各种腐败行为,如设备采购、财务舞弊等。
2、内部控制制度出现滞后
内部控制制度出现滞后表现为内部控制制度没有随着医院业务的发展,没有随着医院会计科目的变化而进行更新,从而导致内部控制制度难以在满足现实需求。如在信息化条件下,医院内部控制制度必须对信息化做出反应,对信息化条件下的财务审计与监督作出制度安排,但部分医院仅仅简单的提出要通过信息化手段来强化内部控制,却没有与时俱进的制定具体的方案。
3、内部控制制度有待细化
内部控制制度有待细化主要是指部分制度宏观性较强,难于指导现实操作。由于我国已经制定了《医疗机构财务会计内部控制规定》等法规文件,医院在具体执行这些文件时多根据这些制度制定自身的内部控制框架,但这些框架没有细化到操作层面,难以帮助内控人员根据操作手册来开展内控的工作。
二、信息化条件下医院内部控制制度不完善的现实表现及其成因分析
信息化条件下医院内部控制制度不完善在实践中会以各种形式表现出来,如岗位设置不合理与职工素质有待提升并存等,这些问题的解决也是内部控制制度完善必须面对的问题。
1、信息化条件下岗位设置不合理和职工素质有待提升并存
首先,医院内部存在岗位设置不合理的现象,这实际上也是内部控制制度不完善的表现。受制于医院管理体制、成本节约等因素的影响,部分医院存在一人兼多岗、一人管多岗的现象,并且医院内部职工之间存在复杂的隶属关系,这一方面使得内部控制出现部分岗位多人管理下的无人管问题,另一方面使得内部控制制度执行过程中会受到较多的外部干扰,可能出现敷衍了事等情况。其次,医院从事内部控制的职工素质有待提升,信息化对从事内部控制的职工提出了更高的要求,但受医院职工选人用人制度不全等因素的影响,内部控制职工继续教育难以真正深入推动,其业务素质难以获得有效的提升,从而限制了内部控制工作的开展。
2、信息化条件下内部控制重视不够与管理不到位并存
首先,部分医院对信息化条件下的内部控制重视不够,没有考虑信息化带来的财会信息安全受到挑战等因素的影响。此外,医院对内部控制的结果如审计结果也存在重视程度不够的问题,从而导致内控工作难以产生实效。其次,医院对内部控制的管理还存在不到位的现象,对内部控制的流程、内部控制中如何进行抽样审计等管理方式都还有待完善。导致这一现象的原因既有长期以来医院内部形成的管理模式的原因,也有缺乏外部监管等方面的原因。
3、信息化手段运用不广与不深并存
首先,信息化手段运用不广,这主要是指医院没有将信息化手段运用于内部控制的各个环节、各项业务,从而没有发挥信息化手段的全部功能。如医院在进行内部审计时没有充分利用医院信息管理系统带来的即时审计等功能,而是采取传统的抽查、事后审计等方式,没有将信息化手段进行拓展。其次,信息化手段运用不深,这主要是指没有充分挖掘信息化给内部控制带来的便利性,没有充分利用信息化系统用于计算、比较与分析的各项功能,从而人为的加大了工作量。总体来看,造成这种现象既与从事内部控制的职工特别是年龄较大的职工没有全面的掌握信息化这一工具有关,也与医院内部没有进行全面、深入的培训有关。
三、信息化条件下创新医院内部控制制度的对策建议
信息化条件下创新医院内部控制制度,可以从营造以信息化为基础的内部控制氛围,完善以信息化为前提的内部控制制度,创新以信息化为手段的内部控制方法等方面着手。
1、营造以信息化为基础的内部控制氛围
首先,要明确医院内部控制信息化的基本取向,要通过宣传信息化的必然性、必要性鼓励内部控制职工了解信息化给内部控制带来的影响,以此来营造内部控制氛围。其次,要建立以信息化为基础的内部控制文化,通过提炼出能够反映信息化条件下医院内部控制制度内涵与特征的文化来影响职工行为,并进而形成一种习惯,形成一种氛围。
2、完善以信息化为前提的内部控制制度
首先,要根据信息化的要求修改完善部分内部控制制度,针对部分已经较为成熟的内部控制制度,如审计制度等,可以在分析信息化对其影响的基础上,根据信息化的要求修改完善这些制度,如如何执行信息化条件的内部审计等。其次,要根据信息化要求新建立一些内部控制制度,如信息化条件下如何进行事前、事中、事后审计以提高审计的及时性等。通过新制度的建立和原有制度的修改构建完善的内部控制制度框架。
3、创新以信息化为手段的内部控制方法
首先,要加强培训帮助职工掌握信息化条件下内部控制方法,通过帮助职工了解信息系统(财务软件)内部的各个功能模块,信息系统内含的各种功能来提高职工对信息化工具的熟练程度。其次,要创新性的将信息化手段运用于所有的内部控制工作中,对于信息化还没有覆盖的领域,医院内部控制需要新增的功能模块等,可以通过外部采购等方式来进行解决,以此来推动信息化手段的运用。