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摘 要：文字说明是照片档案的重要组成，是照片内容的重要补充，是照片档案管理和利用的重要工具。照片档案文字说明的撰写主要涉及业务申请部门、拍摄部门和档案部门，三者共同撰写和补充文字说明的各项信息。在文字说明的撰写过程中，要妥善处置好照片与文字的主次关系、文字说明各要素之间的点面关系、文字说明内容的繁简关系。
关键词：照片；照片档案；文字说明；撰写
文字说明是照片档案的重要组成部分。随着信息技术所带来的图像地位的强势崛起，文字说明大有弱化之势。从“无图无真相”“一图胜千言”，无不昭示着文字说明成为被“遗忘的角落”。究其原因，主要是对照片档案中文字说明的认识和研究不够深入。因此，深入挖掘文字说明的深层价值，充分发挥文字说明对照片档案价值和意义的构建作用十分必要。
1 照片档案中文字说明的作用
1.1 文字说明是照片档案的重要组成。无论是《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）还是《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014），都明确提出文字说明是照片档案的重要组成，这主要是从档案内容信息具有清晰性和确定性角度考虑的。档案所记录的信息是清清楚楚、明明白白的，而这些清晰、确定的信息内容又是依附于一定的载体形式而存在的，二者缺一不可。对于单独的照片而言，它很难提供作为档案保存所必须具备的清晰、确定的信息内容，因此具有“结构性缺陷”而无法单独作为档案保存，必须辅以文字固化。文字与照片的结合，使它们各自的名称、性质和效果发生了质变。它们不再仅仅只是一张照片、一段文字，而是共同作为照片档案不可分割的一部分。
1.2 文字说明是照片内容的重要补充。对于“毕其功于一瞬”的照片而言，它所提供的仅仅只是人或物一种瞬间即逝的外在形态，而无法提供作为照片档案所必需的完整性信息。与之对应，文字作为对抽象思维的演绎和记录，能够实现感性视觉图像到理性认识的转化和定位，使人能够系统、清晰地明白所传达的信息。因此，文字与照片是意形结合的整体，照片以视觉形式让人有身临其境之感，文字则以逻辑形式让受众跳出画面，实现感性认识的升华。两者是互相依存、互相印证、互相补充的关系，两者的结合能够产生增值效应，更好地反映和记录客观事物。通过使用文字说明，可以扩充或点明照片所表达的信息，补充和完善照片本身所很难表达出来的深层内容和画外之音，从而减少“理解的障碍”，获得“思想的共识”。
1.3 文字说明是照片档案管理和利用的重要工具。照片中既无文字又无声音，其信息获取和输出完全依赖于人们直观的自我解读，难免出现偏差乃至错误。因此，不同于其他载体或门类档案，照片档案的管理和利用极为依赖文字说明来进行限定和纠偏。若一张照片没有文字说明，不知何时何地所为何事，利用时全凭猜想，那么这张照片就失去了照片档案真实性的作用，也就没有保存和利用价值。而如若文字说明不准确，文字说明与照片事实大相径庭，那么档案整理人员的工作将变得毫无意义，甚至将利用者带入歧途。
2 照片档案中文字说明的撰写主体
当前，归档的照片档案中，“有图无真相”的情形越来越多。照片档案文字说明要么不够齐全，要么根本就没有。究其原因，主要是照片档案所涉及的业务部门之间职责不清所造成的。追溯照片档案文字说明最终形成前的业务流程，主要涉及三大部门，分别为申请部门、拍摄部门、档案部门。
2.1 申请部门。申请部门作为拍摄任务提出部门，对拍摄任务细节最为熟悉，如拍摄任务名称、时间地点、主要人物等，因此拍摄申请部门是文字说明撰写的主要负责部门。申请部门不仅需要向拍摄部门提供相应的文字说明材料，方便拍摄部门完整、准确地拍摄到所需内容，还需要在拍摄完整后对待归档的照片材料进行系统整理，以规范的形式填写、补充相关文字说明材料。因此，申请部门作为任务发起和归档部门，对照片档案文字说明的撰写起着决定性的作用。
2.2 拍摄部门。拍摄部门是拍摄任务实施部门，指定专人全程负责任务拍摄工作，对拍摄照片的质量负责。拍摄部门作为具体实施部门，对所拍摄照片的过程、细节等最为清楚，如该组照片的拍摄者、产生顺序、主要场景等。有些信息属于照片档案文字说明“六要素”的直接内容，有些信息虽不属于文字说明“六要素”，但作为文字说明的重要补充，能够更好地从其他侧面反映拍摄主体，从而更加全面、系统地反映客观事实。因此拍摄部门在向申请部门移交照片档案的同时，应尽可能地向申请部门提供更多的信息，从而方便申请部门更加完整、准确地填写相关文字说明。
2.3 档案部门。档案部门作为本单位照片档案的管理部门，负责对照片材料拍摄申请部门和拍摄部门进行业务指导和检查，而这其中，必然也包括文字说明的撰写。档案部门作为对文字说明撰写要求和规则最为熟悉的部门，不仅需要结合单位实际，制定照片档案文字说明的填写标准，从源头上规范文字说明填写，还需要在照片材料拍摄和整理过程中对文字说明填写提供具体指导。此外，在照片材料归档后，档案部门还需要结合会议通知、宣传报道等对照片档案的文字说明进行复核和更正，从而更好地揭示照片事实。
总之，在照片档案的产生过程中，它涉及多个部门和流程，在这个过程中不断地产生新的信息，共同构成了照片档案文字说明的“元数据”。因此，照片档案文字说明的撰写绝非某个部门所能完成的，它需要各个部门站在维护档案真实性、完整性、确定性的基础上，通力合作，根据照片档案管理的相关制度和规则，共同提供所需要的各种信息。
3 照片档案中文字说明的撰写原则
3.1 照片档案文字说明存在的问题。一份好的文字说明应当是“字唯其少，意唯其多”，做到文字与照片珠联璧合、相得益彰。而现实情况是，在收集和整理照片档案时，我们更多地关注照片本身，而不同程度地忽視文字说明，主要表现为：
3.1.1 要素不全。在照片档案文字说明的编写过程中，文字说明要素不齐全的情况较为普遍。尤其是一些老照片，往往只有题名一个要素。若干年后，对此类照片的管理和利用将无从着手。此时，档案人员花费巨大精力所保存的照片将是一堆“死档”。 3.1.2 内容偏差。有些作者对照片中所涉及的时间、地点、人物等要素全凭自己的主观猜测甚至故意更改，对不明要素未做具体考证，严重影响了照片档案的真实性与可靠性，也给利用者造成错误的导向，做出错误的判断。例如，第47届世界新闻摄影比赛三等奖《非典时期的婚礼》，其人物在作品中被标注为“一对情侣”，而实际上主人公只是“一对模特”。因文字与事实不符，作者被告上法庭。
3.1.3 脱离主题。一张或一组照片，总是围绕某一主题或人物记录其历史瞬间。文字说明的意义在于，通过诸要素组合，揭示和反映照片主题，补充照片背景信息。当前照片档案中文字说明与照片割裂乃至两张皮的现象越来越多，造成信息损耗，影响信息传播。例如，一张车水马龙的照片，既可以反映城市繁华，亦可突出城市拥堵，此时文字说明对照片意义的构建起着关键作用，需要作者结合主题具体撰写。
3.1.4 文字空洞。照片档案文字说明有其鲜明特点，讲究完整简短、清晰直接。有些作者没有把照片档案的文字说明与新闻摄影的解释、注释区别开来，文字空洞繁琐、华而不实。例如，有些文字说明照搬新闻报道，过多地强调其价值、意义，对照片档案本身的内容、背景等言之不详，让人不知所谓。
3.2 照片档案文字说明撰写的几组关系。照片档案不是图片与文字简单的拼凑，而是力求使两者的“整体价值”大于“各部分相加之和”。此时，就必须妥善处置好几组关系。
3.2.1 主次关系。文字说明虽然是照片档案的重要组成，但主要是围绕照片展开，对照片档案起着提示和补充作用，不能完全以文字说明代替照片来揭示历史。因此，在文字说明的撰写过程中，应该紧密结合照片主题，而不是“离图千里”“以文害图”，让文字说明削弱照片的主体地位。与此同时，我们也不能忽视文字说明的作用，虽不能“以文胜图”，却也要做到“图因文而增色”。
3.2.2 点面关系。照片档案文字说明的内容应做到点面结合，在保证完整性的前提下突出照片特色。一方面，照片档案文字说明综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括解释照片档案所反映的主要内容，六个说明要点缺一不可，不得随意省略。与此同时，针对不同类型照片，应结合其拍摄意图、管理利用要求等，有针对性地撰写文字说明。以产品照片为例，针对产品全景照，应重点标注拍摄地点及背景介绍；而针对产品下线仪式活动照片，应重点标注拍摄地点、参与单位、人员及背景介绍等。
3.2.3 繁简关系。照片档案作为历史“瞬间的凝固”，它已经以永恒的方式记录了历史的诸多事实。此时，文字说明只需要突出照片的隐藏信息，力求简洁、清楚地通过文字传递出照片档案的“画外音”，而不是看图识字式的说明。例如，一些会议照片档案中，已有横幅和席卡揭示了会场情景，此时，我们应将更多篇幅用于记录会议内容等。又如，一个事件如果用单张照片或照片组来记录，其文字说明也要区别对待。如果由单张照片来记录整个事件的来龙去脉，其文字说明应完整详细。对于照片组，如果该组第一张照片已经详细揭示了本组照片的主要内容，那么在该组其他照片中，文字说明只需针对本张照片的具体场景即可，而非面面俱到繁冗累赘。
对于照片档案而言，照片与文字说明的关系不是简单相加或对立博弈，而是在整合中重新分布形成一种秩序和规则。因此我们的研究视角虽是文字说明，但不是为了解构照片档案，实现文字说明的“强势回归”，而是寻求照片档案的自我构建，其核心理念是“关系”。文字和照片各有所长，厚此薄彼对照片档案的收集、管理和利用极为不利。对于照片档案工作者而言，如何实现不同语境中文字与照片“关系”的均衡，更好地推動文字说明对照片档案的意义构建，是我们需要认真思考的一个问题。
（作者单位：中国商飞上海飞机设计研究院 来稿日期：2016-11-12）
关键词：照片；照片档案；文字说明；撰写
文字说明是照片档案的重要组成部分。随着信息技术所带来的图像地位的强势崛起，文字说明大有弱化之势。从“无图无真相”“一图胜千言”，无不昭示着文字说明成为被“遗忘的角落”。究其原因，主要是对照片档案中文字说明的认识和研究不够深入。因此，深入挖掘文字说明的深层价值，充分发挥文字说明对照片档案价值和意义的构建作用十分必要。
1 照片档案中文字说明的作用
1.1 文字说明是照片档案的重要组成。无论是《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）还是《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014），都明确提出文字说明是照片档案的重要组成，这主要是从档案内容信息具有清晰性和确定性角度考虑的。档案所记录的信息是清清楚楚、明明白白的，而这些清晰、确定的信息内容又是依附于一定的载体形式而存在的，二者缺一不可。对于单独的照片而言，它很难提供作为档案保存所必须具备的清晰、确定的信息内容，因此具有“结构性缺陷”而无法单独作为档案保存，必须辅以文字固化。文字与照片的结合，使它们各自的名称、性质和效果发生了质变。它们不再仅仅只是一张照片、一段文字，而是共同作为照片档案不可分割的一部分。
1.2 文字说明是照片内容的重要补充。对于“毕其功于一瞬”的照片而言，它所提供的仅仅只是人或物一种瞬间即逝的外在形态，而无法提供作为照片档案所必需的完整性信息。与之对应，文字作为对抽象思维的演绎和记录，能够实现感性视觉图像到理性认识的转化和定位，使人能够系统、清晰地明白所传达的信息。因此，文字与照片是意形结合的整体，照片以视觉形式让人有身临其境之感，文字则以逻辑形式让受众跳出画面，实现感性认识的升华。两者是互相依存、互相印证、互相补充的关系，两者的结合能够产生增值效应，更好地反映和记录客观事物。通过使用文字说明，可以扩充或点明照片所表达的信息，补充和完善照片本身所很难表达出来的深层内容和画外之音，从而减少“理解的障碍”，获得“思想的共识”。
1.3 文字说明是照片档案管理和利用的重要工具。照片中既无文字又无声音，其信息获取和输出完全依赖于人们直观的自我解读，难免出现偏差乃至错误。因此，不同于其他载体或门类档案，照片档案的管理和利用极为依赖文字说明来进行限定和纠偏。若一张照片没有文字说明，不知何时何地所为何事，利用时全凭猜想，那么这张照片就失去了照片档案真实性的作用，也就没有保存和利用价值。而如若文字说明不准确，文字说明与照片事实大相径庭，那么档案整理人员的工作将变得毫无意义，甚至将利用者带入歧途。
2 照片档案中文字说明的撰写主体
当前，归档的照片档案中，“有图无真相”的情形越来越多。照片档案文字说明要么不够齐全，要么根本就没有。究其原因，主要是照片档案所涉及的业务部门之间职责不清所造成的。追溯照片档案文字说明最终形成前的业务流程，主要涉及三大部门，分别为申请部门、拍摄部门、档案部门。
2.1 申请部门。申请部门作为拍摄任务提出部门，对拍摄任务细节最为熟悉，如拍摄任务名称、时间地点、主要人物等，因此拍摄申请部门是文字说明撰写的主要负责部门。申请部门不仅需要向拍摄部门提供相应的文字说明材料，方便拍摄部门完整、准确地拍摄到所需内容，还需要在拍摄完整后对待归档的照片材料进行系统整理，以规范的形式填写、补充相关文字说明材料。因此，申请部门作为任务发起和归档部门，对照片档案文字说明的撰写起着决定性的作用。
2.2 拍摄部门。拍摄部门是拍摄任务实施部门，指定专人全程负责任务拍摄工作，对拍摄照片的质量负责。拍摄部门作为具体实施部门，对所拍摄照片的过程、细节等最为清楚，如该组照片的拍摄者、产生顺序、主要场景等。有些信息属于照片档案文字说明“六要素”的直接内容，有些信息虽不属于文字说明“六要素”，但作为文字说明的重要补充，能够更好地从其他侧面反映拍摄主体，从而更加全面、系统地反映客观事实。因此拍摄部门在向申请部门移交照片档案的同时，应尽可能地向申请部门提供更多的信息，从而方便申请部门更加完整、准确地填写相关文字说明。
2.3 档案部门。档案部门作为本单位照片档案的管理部门，负责对照片材料拍摄申请部门和拍摄部门进行业务指导和检查，而这其中，必然也包括文字说明的撰写。档案部门作为对文字说明撰写要求和规则最为熟悉的部门，不仅需要结合单位实际，制定照片档案文字说明的填写标准，从源头上规范文字说明填写，还需要在照片材料拍摄和整理过程中对文字说明填写提供具体指导。此外，在照片材料归档后，档案部门还需要结合会议通知、宣传报道等对照片档案的文字说明进行复核和更正，从而更好地揭示照片事实。
总之，在照片档案的产生过程中，它涉及多个部门和流程，在这个过程中不断地产生新的信息，共同构成了照片档案文字说明的“元数据”。因此，照片档案文字说明的撰写绝非某个部门所能完成的，它需要各个部门站在维护档案真实性、完整性、确定性的基础上，通力合作，根据照片档案管理的相关制度和规则，共同提供所需要的各种信息。
3 照片档案中文字说明的撰写原则
3.1 照片档案文字说明存在的问题。一份好的文字说明应当是“字唯其少，意唯其多”，做到文字与照片珠联璧合、相得益彰。而现实情况是，在收集和整理照片档案时，我们更多地关注照片本身，而不同程度地忽視文字说明，主要表现为：
3.1.1 要素不全。在照片档案文字说明的编写过程中，文字说明要素不齐全的情况较为普遍。尤其是一些老照片，往往只有题名一个要素。若干年后，对此类照片的管理和利用将无从着手。此时，档案人员花费巨大精力所保存的照片将是一堆“死档”。 3.1.2 内容偏差。有些作者对照片中所涉及的时间、地点、人物等要素全凭自己的主观猜测甚至故意更改，对不明要素未做具体考证，严重影响了照片档案的真实性与可靠性，也给利用者造成错误的导向，做出错误的判断。例如，第47届世界新闻摄影比赛三等奖《非典时期的婚礼》，其人物在作品中被标注为“一对情侣”，而实际上主人公只是“一对模特”。因文字与事实不符，作者被告上法庭。
3.1.3 脱离主题。一张或一组照片，总是围绕某一主题或人物记录其历史瞬间。文字说明的意义在于，通过诸要素组合，揭示和反映照片主题，补充照片背景信息。当前照片档案中文字说明与照片割裂乃至两张皮的现象越来越多，造成信息损耗，影响信息传播。例如，一张车水马龙的照片，既可以反映城市繁华，亦可突出城市拥堵，此时文字说明对照片意义的构建起着关键作用，需要作者结合主题具体撰写。
3.1.4 文字空洞。照片档案文字说明有其鲜明特点，讲究完整简短、清晰直接。有些作者没有把照片档案的文字说明与新闻摄影的解释、注释区别开来，文字空洞繁琐、华而不实。例如，有些文字说明照搬新闻报道，过多地强调其价值、意义，对照片档案本身的内容、背景等言之不详，让人不知所谓。
3.2 照片档案文字说明撰写的几组关系。照片档案不是图片与文字简单的拼凑，而是力求使两者的“整体价值”大于“各部分相加之和”。此时，就必须妥善处置好几组关系。
3.2.1 主次关系。文字说明虽然是照片档案的重要组成，但主要是围绕照片展开，对照片档案起着提示和补充作用，不能完全以文字说明代替照片来揭示历史。因此，在文字说明的撰写过程中，应该紧密结合照片主题，而不是“离图千里”“以文害图”，让文字说明削弱照片的主体地位。与此同时，我们也不能忽视文字说明的作用，虽不能“以文胜图”，却也要做到“图因文而增色”。
3.2.2 点面关系。照片档案文字说明的内容应做到点面结合，在保证完整性的前提下突出照片特色。一方面，照片档案文字说明综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括解释照片档案所反映的主要内容，六个说明要点缺一不可，不得随意省略。与此同时，针对不同类型照片，应结合其拍摄意图、管理利用要求等，有针对性地撰写文字说明。以产品照片为例，针对产品全景照，应重点标注拍摄地点及背景介绍；而针对产品下线仪式活动照片，应重点标注拍摄地点、参与单位、人员及背景介绍等。
3.2.3 繁简关系。照片档案作为历史“瞬间的凝固”，它已经以永恒的方式记录了历史的诸多事实。此时，文字说明只需要突出照片的隐藏信息，力求简洁、清楚地通过文字传递出照片档案的“画外音”，而不是看图识字式的说明。例如，一些会议照片档案中，已有横幅和席卡揭示了会场情景，此时，我们应将更多篇幅用于记录会议内容等。又如，一个事件如果用单张照片或照片组来记录，其文字说明也要区别对待。如果由单张照片来记录整个事件的来龙去脉，其文字说明应完整详细。对于照片组，如果该组第一张照片已经详细揭示了本组照片的主要内容，那么在该组其他照片中，文字说明只需针对本张照片的具体场景即可，而非面面俱到繁冗累赘。
对于照片档案而言，照片与文字说明的关系不是简单相加或对立博弈，而是在整合中重新分布形成一种秩序和规则。因此我们的研究视角虽是文字说明，但不是为了解构照片档案，实现文字说明的“强势回归”，而是寻求照片档案的自我构建，其核心理念是“关系”。文字和照片各有所长，厚此薄彼对照片档案的收集、管理和利用极为不利。对于照片档案工作者而言，如何实现不同语境中文字与照片“关系”的均衡，更好地推動文字说明对照片档案的意义构建，是我们需要认真思考的一个问题。
（作者单位：中国商飞上海飞机设计研究院 来稿日期：2016-11-12）