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［摘 要］ 档案管理工作作为当前医院管理工作的重要组成部分，在市场经济飞速发展的现代社会，有其独特而重要的作用。本文总结了目前基层医院档案管理中存在的诸多问题，并提出了具有创新性的解决方案和思路，对于医院档案管理和内涵建设具有现实的指导意义。
［关键词］ 基层医院；档案管理；存在问题；对策
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 022
［中图分类号］ G271；R197.32 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）03- 0044- 02
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。笔者所在医院是一所专科三乙医院，随着医院的发展，形成的档案门类、数量在不断增加，档案利用率也在不断提高。如何加强对医院档案的科学化、规范化管理，以适应医疗卫生事业发展的需要尤为关健。因为医院档案是医院管理的基础条件，是医院文化建设的生动教材。准确把握新时期医院发展的特点，适时调整加强医院档案管理，是医院档案现代化管理的根本任务。因此，医院档案管理是医院科学管理中的重要一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗卫生改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，新形势下的医院档案管理工作如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。
１ 现行医院档案管理中存在的问题
随着现代信息管理技术的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越为人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在以下几个方面：
（1）档案意识不强，档案利用率不高。在具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，档案利用率相对不高。
（2）管理制度不健全，档案收集效率不高。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员岗位职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理制度。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，一些工作人员为图方便，将档案材料随意丢放或存放在自己的办公桌里，导致部分档案资料丢失或损坏。造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，破坏了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，无法适应医院新时期发展的需要，不利于科学管理。
（3）档案管理人员兼职多、素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，档案专业出身的人员较少甚至根本没有，且多为兼职、流动性大，缺乏专业的档案管理知识，业务水平不高，平时很少组织有关人员学习相关的档案法规，缺少档案管理的相关知识培训，思想观念和管理水平相对滞后，与时代发展的要求相差悬殊，难以适应新形势下的档案事业发展。
（4）重保管轻利用，档案开发利用率低。由于受档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然存在 “重管轻用”的观念，重视档案的收集与管理，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。
（5）硬件投入不足，存档条件差。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后。虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中被广泛运用，但运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索方式，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
２ 改善医院档案管理的对策
（1）加强组织领导，增强档案意识。建立档案管理领导小组和档案管理网络，实行专人负责和兼职管理相结合的原则。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是实现档案科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展规划，作为医院管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
（2）健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，并结合医院自身特点，规范病案记录、护理记录以及检验、检查报告等，建立各类台账制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
（3）加强档案的硬件建设。增加资金投入，更新档案管理硬件设备，根据医院的具体情况，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架。设置防火、防盗的自动监控系统。逐步配备照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，并采用档案管理专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，实现档案资源的合理配置和利用。以改变传统手工操作信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。将档案目录和部分内容纳入医院ＯＡ系统，加强资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的全面发展。
（4）加强培训提高档案管理人员素质。档案管理人员要有良好的素质和敬业精神，掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。提高档案管理人员的素质必须提高档案管理人员的专业技术水平，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到合理回报。定期组织档案人员专业知识培训，参加地方档案行政管理部门举办的档案业务知识培训班和学术交流活动，还可以走出去，参观考察一些在档案管理方面做得较好的兄弟医院，借鉴他们好的做法和经验，取长补短。作为档案管理人员平时要多阅读档案类杂志和书籍，深入开发档案信息，以高度的责任感研究医院档案利用的特点，从而提高工作效率，最大限度发挥档案的价值，为医院发展做出更大的贡献。
（5）强化档案交接工作，明确档案人员责任，维护档案安全完整。档案的齐全程度直接影响档案利用效果。档案交接是医院档案管理的重要环节，应引起医院领导的重视，纳入医院的议事日程和规章制度中。由于医院档案内容繁多复杂，部门多又分散，档案的专业性、技术性强，因此，必须建立健全完善的档案交接制度，完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交工作。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接单上注明交接时间、地点以及监交人、移交人和接收人的姓名等。移交清单一式三份，移交人、接收人、单位各执一份。档案管理人员要对保管的档案定期清理，对借出的档案及时催还，一时归还不了的要注明原因，对未整理的零散文件材料要分类存放，清理排序，从而保证档案管理工作正常有序开展。
3 更新观念，提高医院档案开发利用率
档案管理不能只停留在整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源。如医院档案管理人员要利用各种载体档案，编写内容丰富、形式多样的材料，为医院的文化建设提供素材。通过统计、分析、总结等方法编写资料给医院有关领导和有关部门，为医院整体发展提供借鉴和参考。总之，档案管理工作是医院各项工作的桥梁和纽带，是医院经营管理的重要环节，只有不断用新的理念、新的方法去强化档案管理，才能提高医院档案的有效利用率，才能更好地为社会、为病人服务。
［关键词］ 基层医院；档案管理；存在问题；对策
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 022
［中图分类号］ G271；R197.32 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）03- 0044- 02
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。笔者所在医院是一所专科三乙医院，随着医院的发展，形成的档案门类、数量在不断增加，档案利用率也在不断提高。如何加强对医院档案的科学化、规范化管理，以适应医疗卫生事业发展的需要尤为关健。因为医院档案是医院管理的基础条件，是医院文化建设的生动教材。准确把握新时期医院发展的特点，适时调整加强医院档案管理，是医院档案现代化管理的根本任务。因此，医院档案管理是医院科学管理中的重要一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗卫生改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，新形势下的医院档案管理工作如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。
１ 现行医院档案管理中存在的问题
随着现代信息管理技术的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越为人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在以下几个方面：
（1）档案意识不强，档案利用率不高。在具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，档案利用率相对不高。
（2）管理制度不健全，档案收集效率不高。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员岗位职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理制度。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，一些工作人员为图方便，将档案材料随意丢放或存放在自己的办公桌里，导致部分档案资料丢失或损坏。造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，破坏了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，无法适应医院新时期发展的需要，不利于科学管理。
（3）档案管理人员兼职多、素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，档案专业出身的人员较少甚至根本没有，且多为兼职、流动性大，缺乏专业的档案管理知识，业务水平不高，平时很少组织有关人员学习相关的档案法规，缺少档案管理的相关知识培训，思想观念和管理水平相对滞后，与时代发展的要求相差悬殊，难以适应新形势下的档案事业发展。
（4）重保管轻利用，档案开发利用率低。由于受档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然存在 “重管轻用”的观念，重视档案的收集与管理，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。
（5）硬件投入不足，存档条件差。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后。虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中被广泛运用，但运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索方式，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
２ 改善医院档案管理的对策
（1）加强组织领导，增强档案意识。建立档案管理领导小组和档案管理网络，实行专人负责和兼职管理相结合的原则。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是实现档案科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展规划，作为医院管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
（2）健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，并结合医院自身特点，规范病案记录、护理记录以及检验、检查报告等，建立各类台账制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
（3）加强档案的硬件建设。增加资金投入，更新档案管理硬件设备，根据医院的具体情况，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架。设置防火、防盗的自动监控系统。逐步配备照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，并采用档案管理专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，实现档案资源的合理配置和利用。以改变传统手工操作信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。将档案目录和部分内容纳入医院ＯＡ系统，加强资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的全面发展。
（4）加强培训提高档案管理人员素质。档案管理人员要有良好的素质和敬业精神，掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。提高档案管理人员的素质必须提高档案管理人员的专业技术水平，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到合理回报。定期组织档案人员专业知识培训，参加地方档案行政管理部门举办的档案业务知识培训班和学术交流活动，还可以走出去，参观考察一些在档案管理方面做得较好的兄弟医院，借鉴他们好的做法和经验，取长补短。作为档案管理人员平时要多阅读档案类杂志和书籍，深入开发档案信息，以高度的责任感研究医院档案利用的特点，从而提高工作效率，最大限度发挥档案的价值，为医院发展做出更大的贡献。
（5）强化档案交接工作，明确档案人员责任，维护档案安全完整。档案的齐全程度直接影响档案利用效果。档案交接是医院档案管理的重要环节，应引起医院领导的重视，纳入医院的议事日程和规章制度中。由于医院档案内容繁多复杂，部门多又分散，档案的专业性、技术性强，因此，必须建立健全完善的档案交接制度，完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交工作。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接单上注明交接时间、地点以及监交人、移交人和接收人的姓名等。移交清单一式三份，移交人、接收人、单位各执一份。档案管理人员要对保管的档案定期清理，对借出的档案及时催还，一时归还不了的要注明原因，对未整理的零散文件材料要分类存放，清理排序，从而保证档案管理工作正常有序开展。
3 更新观念，提高医院档案开发利用率
档案管理不能只停留在整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源。如医院档案管理人员要利用各种载体档案，编写内容丰富、形式多样的材料，为医院的文化建设提供素材。通过统计、分析、总结等方法编写资料给医院有关领导和有关部门，为医院整体发展提供借鉴和参考。总之，档案管理工作是医院各项工作的桥梁和纽带，是医院经营管理的重要环节，只有不断用新的理念、新的方法去强化档案管理，才能提高医院档案的有效利用率，才能更好地为社会、为病人服务。