论文部分内容阅读
摘 要：民营企业职工在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业职工在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用，这些档案资料对于民营企业和社会发展都具有重要意义。
关键词：民营企业；职工档案管理；信息资源
改革开放以来，民营企业空前发展，已经成为解决就业的主渠道。但目前，这支极其庞大的职工队伍的个人档案管理，却处于比较粗放甚至严重缺失的“初级阶段”。
民营企业职工档案是记录一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，它关系到职工的切身利益，是职工享受各种社会待遇的凭据，是解决劳动纠纷、接续保险、享受各项待遇的重要依据。实施民营企业职工档案管理，对记载民营企业历史的真实情况，维护企业历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。本文针对民营企业职工档案管理中存在的问题提出了几点建议。
1民营企业职工档案管理方式
目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托管理，二是企业自管。
1.1委托管理
委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市（县）的人才交流中心。
1.2企业自管
主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部
2 民营企业职工档案管理存在的问题
2.1档案的内容不全。
首先，企业在招聘员工时，没有及时给员工设立一份个人档案，由此导致招工登记表等材料的欠缺；其次，企业在设立职工养老保险档案时，忽视了职工的定职定级表等材料的归档，导致个人材料内容不尽完善；三是部分企业在改制之后，没有与职工签订相关的劳动合同，致使职工的档案中缺少了《劳动合同书》等法律材料。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。
2.2档案在流转中丢失。有的企业由于资不低债面临倒闭的风险，在人力资源部门被迫解散以及档案管理人员的事业之后，职工档案由于得不到有序的管理，往往导致职工档案遗失情况的发生，威胁职工养老保险的领取和享用。
2.3该建的档案根本未建。职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。
3民企职工档案需要综合管理
3.1广泛宣传，突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作內容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导（与法律法规强制结合）的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。
3.2整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等等的不同，内部管理的差异非常大。因此应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：1职工档案管理的责任制度，2职工档案资料的归档范围；3职工档案收集、整理、定期检查的规定；4职工档案保管、调阅的规定，5职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理，得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。
3.3分工负责，把好进出关。首先要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。其次要抓好职工档案的收集和整理：一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、。考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏，二是要把好“人口”，坚持“人来档到”，三是要及时补充，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；四是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化（如建立职工档案数据库），同时做好补救、补建（特别是对未按常规手续进入企业的高管人员）工作，提高职工档案的使用价值。再次要搞好衔接，把好转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管，对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。程序虽然有点烦琐，但因此既利于保证职工档案的完整安全，保障员工本人的切身利益，又利于企业有效规避潜在的劳务纠纷和法律风险，效用是很大的。
总之，民企职工档案管理还有很长的路要走，要做好这项工作并充分发挥其作用，作为民企的档案工作者任重道远，需要不懈努力。
参考文献
[1]苗菁基于知识管理的企业档案管理模式研究[D].山西大学.2010.06.
[2]肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究[D].华东师范大学.2010.11.
[3]张玉凤.如何加强企业职工养老保险档案管理工作[J].工作指导，2013.03.
（作者单位：山东省菏泽市牡丹区人力资源和社会保障局
山东菏泽 274000）
关键词：民营企业；职工档案管理；信息资源
改革开放以来，民营企业空前发展，已经成为解决就业的主渠道。但目前，这支极其庞大的职工队伍的个人档案管理，却处于比较粗放甚至严重缺失的“初级阶段”。
民营企业职工档案是记录一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，它关系到职工的切身利益，是职工享受各种社会待遇的凭据，是解决劳动纠纷、接续保险、享受各项待遇的重要依据。实施民营企业职工档案管理，对记载民营企业历史的真实情况，维护企业历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。本文针对民营企业职工档案管理中存在的问题提出了几点建议。
1民营企业职工档案管理方式
目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托管理，二是企业自管。
1.1委托管理
委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市（县）的人才交流中心。
1.2企业自管
主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部
2 民营企业职工档案管理存在的问题
2.1档案的内容不全。
首先，企业在招聘员工时，没有及时给员工设立一份个人档案，由此导致招工登记表等材料的欠缺；其次，企业在设立职工养老保险档案时，忽视了职工的定职定级表等材料的归档，导致个人材料内容不尽完善；三是部分企业在改制之后，没有与职工签订相关的劳动合同，致使职工的档案中缺少了《劳动合同书》等法律材料。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。
2.2档案在流转中丢失。有的企业由于资不低债面临倒闭的风险，在人力资源部门被迫解散以及档案管理人员的事业之后，职工档案由于得不到有序的管理，往往导致职工档案遗失情况的发生，威胁职工养老保险的领取和享用。
2.3该建的档案根本未建。职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。
3民企职工档案需要综合管理
3.1广泛宣传，突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作內容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导（与法律法规强制结合）的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。
3.2整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等等的不同，内部管理的差异非常大。因此应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是：1职工档案管理的责任制度，2职工档案资料的归档范围；3职工档案收集、整理、定期检查的规定；4职工档案保管、调阅的规定，5职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理，得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。
3.3分工负责，把好进出关。首先要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。其次要抓好职工档案的收集和整理：一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、。考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏，二是要把好“人口”，坚持“人来档到”，三是要及时补充，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；四是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化（如建立职工档案数据库），同时做好补救、补建（特别是对未按常规手续进入企业的高管人员）工作，提高职工档案的使用价值。再次要搞好衔接，把好转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管，对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。程序虽然有点烦琐，但因此既利于保证职工档案的完整安全，保障员工本人的切身利益，又利于企业有效规避潜在的劳务纠纷和法律风险，效用是很大的。
总之，民企职工档案管理还有很长的路要走，要做好这项工作并充分发挥其作用，作为民企的档案工作者任重道远，需要不懈努力。
参考文献
[1]苗菁基于知识管理的企业档案管理模式研究[D].山西大学.2010.06.
[2]肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究[D].华东师范大学.2010.11.
[3]张玉凤.如何加强企业职工养老保险档案管理工作[J].工作指导，2013.03.
（作者单位：山东省菏泽市牡丹区人力资源和社会保障局
山东菏泽 274000）