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当今时代,档案信息化、利用网络化和内容数字化是机构档案管理的共同诉求;档案数字化和数字档案馆的建设是资源建设和资源利用的基础性工程。 然而,数字化作为档案管理的一种手段,与档案管理的基础环节——长久保存、鉴定处置关联度不够;数字化应该服务于档案管理和档案利用,应该服务于管理效率提升和业务持续运作。档案数字化成果是成套对应的传统档案和电子文件,典型实例就是包含纸质和电子载体在内的双套文件。本文借力于数字化成果凭证价值判定、保管方案的研究,探索实体档案的提前处置,研究主题是数字化后档案处置政策,特别是文件销毁处置的可能性及其实施条件。 论文基于不同国家档案数字化政策环境,研究数字化后档案处置标准。所依托的基本假设是:实体档案与已被认定为转换型电子文件的数字化成果可进行不同的处置行为,例如:提前销毁实体档案而留存转化型电子文件。技术转化完成后两种档案的处置直接影响着数字化成本效益的衡量。 论文按照“典型政策分析→理论框架构建→核心问题探索”思路开展研究,综合运用文献研究、案例研究和比较研究的方法,收集国内外国家和地方指导档案数字化行为的标准、指南和程序进行比较和归纳,明确数字化后档案处置的共同难题。勾勒出档案数字化政策体系,厘清数字化后档案提前处置的判定要素。 论文尝试解答的一个问题是:数字化成果可以在何种条件下替代实体档案,数字化后实体档案能否提前销毁。在数字化后档案处置方面带来如下新观点:实体档案与数字化成果可适用不同的处置行为,例如提前销毁实体档案而留存电子文件。数字化后实体档案的处置依赖于完善的法律环境和制度体系设计,这包括电子文件法律效力认定规则、数字化技术规范、文件管理系统规范和数字化程序规范;勾勒出实体档案提前处置的条件要素:数字化目的、时机、过程记录;实体档案的特殊价值、数字化成果的质量以及法律法规要求;描摹了数字化后实体档案提前处置的行动路线,遵照暂存、质量验证、风险评估、法律审查、系统评估、权限协商和处置执行的步骤,实施销毁、移交或许村等处置行为;数字化后档案处置政策的实施需要衡量机构档案管理水平,完善机构档案管理制度,评估司法诉讼需求和业务风险,以充分的成文记录完善过程管理。 论文尝试通过数字化成果效力的判定引导机构处置保管期限较短、数量庞大的实体档案,使机构向档案的高效保管逐步靠拢,夯实机构档案资源体系建设的基础。使档案数字化与档案处置构成衔接较好的机构档案管理方案。