公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的,具有法定效力和规范体式的公务文书,是进行公务活动的重要工具。公文在办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定,及时将公文形成过程中的正本、定稿等有关材料进行整理、归档,亦即会形成归档文件。所谓归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
　　公文整理,也称归档文件整理,是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。进行归档文件整理首先要明确整理单位“件”的概念。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发件与被转发件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
　　
　　进行归档文件整理的主要程序是:
　　
　　1.修整
　　为保证档案能够长期保存和有效提供利用,装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易退变的文件进行复制、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行折叠。
　　2.装订
　　归档文件修整完毕后,需要使用符合档案保护要求的装订材料对其进行重新装订,从实体上最终确定“件”的形态,以起到固定文件页次、防止文件张页丢失、便于保管利用的作用。
　　
　　3.分类
　　归档文件装订后,需要将归档文件按某些特征进行归类,一般可以按照年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类,或将上述特征进行结合分类。一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法,推荐使用保管期限——年度——机构(问题)或年度——机构(问题)——保管期限的分类方法。
　　
　　4.排列
　　归档文件分类后,应将归档文件依据分类,结合事由按时间顺序进行排列。一般会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件可集中排列。同一份文件的不同稿本排列次序一般为:发文稿纸(文件处理单)、正本、附件(被转发文)、定稿、复制件。
　　
　　5.编号
　　归档文件的排列次序确定后,应对归档文件逐件编号。并在每份文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页号、机构(问题)等七项。
　　全宗号:即档案馆给立档单位编制的代码。本单位档案未列入档案馆接收计划时,此项可空置。
　　年度:即文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如:1978。
　　保管期限:归档文件保管期限的简称或标识年限。
　　件号:文件的排列顺序号,包括室编件号(在归档文件整理时编制)、馆编件号(档案移交进馆时编制)。室编件号的编制方法为:以机构为单位,按文件排列顺序从“1”开始标注。
　　机构(问题):即作为分类方案类目的机构(问题)名称或代字、代号。
　　页号:即每一份归档文件的页码。文件中有图文信息的页面为一页。当归档文件上有页码时,无需重编;当归档文件上无页码时,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从“1”开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。
　　
　　6.编目
　　编目是指编制归档文件目录。应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
　　件号:填写室编件号。
　　责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。一般应使用全称或通用简称。
　　文号:填写文件的发文字号,一般应照抄实录。
　　题目:填写文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,并加“[ ]”。
　　日期:填写文件的成文日期,以8位阿拉伯数字标注,如“20080808”。
　　页数:填写每一件归档文件的总页数。
　　备注:填写文件需说明的情况。
　　
　　7.装盒
　　归档文件应按照室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。