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摘要：高校图书馆中藏有丰富的档案类文献，原始的古籍档案、各时期出版的档案文献汇编等等，蕴涵着丰富的科学、人文价值。档案类书籍的入藏量日益增长，而利用率却不高，本文分析了造成这种局面的原因并提出了加强档案文献利用的具体措施。
关键词：古籍档案 档案文献出版物 开发 利用
高校图书馆中藏有丰富的档案文献，如各朝实录、奏折谕档、尺牍、年谱等，具有较高的历史、艺术和科学价值，是我国文化遗产中引人注目的瑰宝。但档案文献由于目前尚未实现信息共享、管理方式落后等原因，利用率低，没有充分发挥其价值。此外，近年来出版了大量档案文献汇编，这些文献入藏图书馆后，多数闲置于书架上，没有为读者发现和使用，这些问题都有待于找出原因并采取相应的措施以提高档案文献的利用。
一、档案文献利用率低的原因
在我国古代，历朝政府均重视档案文献的编纂、收藏和利用，留下了卷帙浩繁的各类档案文献。民国时期，整理出版了大量档案文献，如故宫博物院文献馆编辑出版的《文献丛编》、《清代文字狱档》、《筹办夷务始末》等档案史料汇编，为当时的史学研究提供了很多新的材料。新中国成立以来，档案文献的编纂工作发展迅速、硕果累累，其中《义和团档案史料》、《戊戌变法档案史料》、《洋务运动》、《第二次鸦片战争》、《清代档案史料丛编》等都是非常有影响的档案史料集。档案文献汇编多以精装本发行，既方便读者利用，又保护了现存的古籍档案，有着极高的学术研究价值。但是，高校图书馆的档案文献利用率却很低。据调查，我国高校图书馆档案文献的利用率不足5%，个别的不足10%。而笔者对本馆新印档案文献的使用做以统计，从2007年至今，约90%的档案类文献借阅率为0。本馆所购的档案文献以文史、政经为主，文学、历史学、政治学是我校的重点学科，在国内外有很大影响，而此类档案文献的利用率之低，与学科发展很不协调。图书馆档案文献利用率低，不仅使价值不匪的国家财产闲置浪费，也使大量的读者信息需求得不到满足，进而间接地影响了学校的教学和科研。因此，有必要探讨档案文献利用率低的原因，并采取相应的措施以改变这种状况。高校图书馆档案文献利用率低的原因大概有以下几点：
1.传统服务观念和管理模式的限制
高校图书馆的古籍档案一般归属于古籍阅览室阅览，由于传统“重藏轻用”思想的影响，图书馆较重视古籍档案的保护，并且对读者阅览做出一定限制，如笔者所在的首都师范大学图书馆，善本古籍不提供阅览，清代普通古籍，只对研究生提供阅览，并需有院系证明。这种措施是现阶段对古籍原生性保护的重要方式，但也限制了有潜在需求的读者，使内涵丰富的古籍档案资源藏于密室，无法充分发挥其价值。
2.信息化程度落后
古籍档案由于编目著录难度较大，专业性较强，各馆古籍档案的专业管理人员不足，古籍档案的信息化程度也普遍落后于普通图书，许多图书馆还在使用传统的卡片目录检索。这种落后的检索方式使得当今习惯于使用电脑及网络的读者忽略了它的存在，而且卡片目录的著录项不全，特别是古籍丛书、古籍档案，没有子目分析目录，即使是新印档案文献汇编，也存在着编目著录不完整、子目检索点少等不足，众多收在古籍档案中的文献不为人知，丰富的馆藏资源没有得到充分的提示，这也是大量古籍档案资源利用率低的原因之一。
3.档案类文献的检索问题
近年来，由于历史档案及古籍整理工作的发展迅速，各档案及古籍收藏单位出版了大量新印档案资料汇编、丛书，这些文献入藏图书馆后，在编目环节存在着一定纰漏，也影响了档案文献的利用。由于图书馆普通图书的编目普遍实行外包制，编目员对一种文献的编目细节及细化程度标准不一，而档案文献汇编又不同于普通图书，因此，很多档案类的文献汇编的编目记录，仅仅是完成了基本的著录项，或者主题标引不准确、不完全，没有子目信息，比如一些多卷本的资料汇编没有具体条目的著录，甚至几十册上百册的大套书仅有一条记录，读者在使用时往往不知哪里有自己需要的资料，也不知如何查找。
4.图书馆宣传不够
现在图书馆越来越重视宣传自己的资源，通过各种手段使读者了解本馆的资源概况和优势，但重点多侧重于数字资源，忽略了纸本资源的宣传。从目前高校图书馆的馆藏情况来看，主体还是纸本文献。从读者的利用情况来看，数字资源虽然方便快捷，但受各种因素的制约，读者所利用的资源主要还是纸本文献。但图书馆把宣传重点放在数字资源上，对本馆纸本资源的宣传不够，在一定程度上导致读者没有得到相应的信息，制约了档案文献的利用。
二、提高档案文献利用率的措施
1.对档案文献进行资源整合，构建信息共享空间
档案文献的使用者一般以历史研究为主，因此，图书馆应以读者群划分，对图书馆的档案文献进行整合，合理地规划藏书布局。如将档案类的文献汇编、影印本、排印本、点校本等，与古籍档案划归同一阅览区域。高校图书馆可根据本校学生规模、藏书规模，在古籍阅览室构建一个集藏书、阅览于一体的多功能服务空间，同时，在古籍阅览室增加电脑网络等设施，便于读者利用各种数字资源。同时，阅览室增设开放的新印档案文献、影印古籍的区域，在古籍档案和新印档案文献实行开架阅览，这使得读者在浏览书架时会得到意外的收获和线索。
2.依据档案文献的特殊性， 提高其检索深度
“藏书的目的在于用”，离开为广大读者服务的根本目的去谈文献的收集、加工和保管是没有任何意义的。因此，编制科学的文献检索工具，成为图书情报部门的主要工作环节。在图书馆检索体系中，书名和著者是最重要的检索点。而档案类文献有其特殊性，除正式文件有标题外，其余自拟标题文献就连固定标题也没有，立卷人或是编者拟加的标题往往是因人而异。因此，档案文献的书名（或篇名目录）系统就并不十分重要，很少作为检索的出发点。对于档案文献而言，分类和主题是重要的检索点。因此，图书馆在对档案类文献汇编进行编目时，要对档案文献进行深度的主题标引，提高检索深度，增加多途径检索功能。近年来，档案文献出版物更多是以多卷本甚至丛书形式出版，因此，有必要增加330字段，增加提要信息，注明档案史料的时间，增加327字段，详细著录篇目等内容，这样有助于读者查到并利用。
3.树立主动服务的理念，加强对档案文献的推介和信息服务
图书馆与档案馆编辑出版的档案史料汇编，既是对档案文献的再生性保护，也为研究者提供了丰富的资源。因此，向读者进行推介宣传是提高档案文献利用率的必要手段。对新入藏的档案文献出版物予以充分宣传，如通过图书馆主页、编制新书报导、展览、网上咨询等方式，向读者介绍馆藏档案文献资源，以开阔读者视野、启迪思路，提高读者鉴别力和利用率。另一方面，加强咨询和情报开发工作，根据读者所提问题直接或间接地帮助读者查找科研资源，如借阅咨询、检索咨询和情报咨询。根据用户需求以专题形式浓缩、汇集有关知识信息，编辑成指导面更集中、针对性更强、信息密集的文摘刊物。多途径指导读者利用档案文献，帮助读者选读档案文献，及时解答读者在利用古籍文献中遇到的难题。
4.加快古籍档案的开发
实现古籍档案的电子化，建立古籍档案特色文献库，并与其他资源实现共享。随着网络信息技术的发展，图书馆古籍档案数字化逐渐成为可能，这也正是当代不可抗拒的趋势之一。它有效地提高了古籍的利用效率，使异地间的利用成为可能。但由于各图书馆水平的不一，许多图书馆间还不能实现这种资源的共享，急需要解决这一问题。建立古籍档案文献库，可以根据馆藏古籍资源的内容来深度挖掘。比如本馆在明清时期的文献档案较丰富，就应做好这方面的开发利用。此外，还应该运用当代先进的多媒体技术尝试对古籍档案声像形式的开发。
5.加强古籍档案管理的人才建设
古籍工作是一项系统性的工程，涉及到古汉语文学、训诂学、版本目录学、鉴定学等多个学科。因此需要既有广博的知识，又有高度责任感与持久的意志力的人才。图书馆在选拔人才时既要注重考察他们在古籍方面的知识，同时也要考察他们其他方面的素质。要尽量创造更多的机会培训古籍工作人员，同馆外专业人员多交流，努力提高他们的业务素质。要注重加强他们的理论修养，加大对古籍档案人才的培养与引进。
6.研究读者需求及利用状况
高校图书馆在日常工作中，保持记录读者的信息需求并及时处理反馈信息，真正将读者看作档案文献传播过程的重要组成部分，档案文献的价值实现最终在用户身上完成。利用用户反馈进一步改进档案文献的服务工作，以吸引更多、更广泛的用户群，以大幅度提高档案文献的利用率。
古籍作为图书馆的一种档案，与现代的档案管理有共同之处，档案管理的许多经验与方法都值得借鉴。把现代档案管理的方法应用到图书馆工作中，促进古籍档案的有序管理，加强对档案文献的信息开发，是改变当前档案文献利用效率低的途径之一。
参考文献:
1.刘杰,马小艳.我国古代档案文献编纂公布制度特点及规律[J].兰台世界,2010(3月上).
2.刘清华.高校图书馆古籍的管理及利用[J].兰台世界,2006(12).
3.董桂琴.论高校图书馆古籍阅览室对大学生的拓展性服务[J].大学图书情报学刊,2003(12).
4.赵影.略论高校科研档案文献资源的开发利用[J].大学图书情报学刊,2002(5).
作者单位：首都师范大学图书馆
关键词：古籍档案 档案文献出版物 开发 利用
高校图书馆中藏有丰富的档案文献，如各朝实录、奏折谕档、尺牍、年谱等，具有较高的历史、艺术和科学价值，是我国文化遗产中引人注目的瑰宝。但档案文献由于目前尚未实现信息共享、管理方式落后等原因，利用率低，没有充分发挥其价值。此外，近年来出版了大量档案文献汇编，这些文献入藏图书馆后，多数闲置于书架上，没有为读者发现和使用，这些问题都有待于找出原因并采取相应的措施以提高档案文献的利用。
一、档案文献利用率低的原因
在我国古代，历朝政府均重视档案文献的编纂、收藏和利用，留下了卷帙浩繁的各类档案文献。民国时期，整理出版了大量档案文献，如故宫博物院文献馆编辑出版的《文献丛编》、《清代文字狱档》、《筹办夷务始末》等档案史料汇编，为当时的史学研究提供了很多新的材料。新中国成立以来，档案文献的编纂工作发展迅速、硕果累累，其中《义和团档案史料》、《戊戌变法档案史料》、《洋务运动》、《第二次鸦片战争》、《清代档案史料丛编》等都是非常有影响的档案史料集。档案文献汇编多以精装本发行，既方便读者利用，又保护了现存的古籍档案，有着极高的学术研究价值。但是，高校图书馆的档案文献利用率却很低。据调查，我国高校图书馆档案文献的利用率不足5%，个别的不足10%。而笔者对本馆新印档案文献的使用做以统计，从2007年至今，约90%的档案类文献借阅率为0。本馆所购的档案文献以文史、政经为主，文学、历史学、政治学是我校的重点学科，在国内外有很大影响，而此类档案文献的利用率之低，与学科发展很不协调。图书馆档案文献利用率低，不仅使价值不匪的国家财产闲置浪费，也使大量的读者信息需求得不到满足，进而间接地影响了学校的教学和科研。因此，有必要探讨档案文献利用率低的原因，并采取相应的措施以改变这种状况。高校图书馆档案文献利用率低的原因大概有以下几点：
1.传统服务观念和管理模式的限制
高校图书馆的古籍档案一般归属于古籍阅览室阅览，由于传统“重藏轻用”思想的影响，图书馆较重视古籍档案的保护，并且对读者阅览做出一定限制，如笔者所在的首都师范大学图书馆，善本古籍不提供阅览，清代普通古籍，只对研究生提供阅览，并需有院系证明。这种措施是现阶段对古籍原生性保护的重要方式，但也限制了有潜在需求的读者，使内涵丰富的古籍档案资源藏于密室，无法充分发挥其价值。
2.信息化程度落后
古籍档案由于编目著录难度较大，专业性较强，各馆古籍档案的专业管理人员不足，古籍档案的信息化程度也普遍落后于普通图书，许多图书馆还在使用传统的卡片目录检索。这种落后的检索方式使得当今习惯于使用电脑及网络的读者忽略了它的存在，而且卡片目录的著录项不全，特别是古籍丛书、古籍档案，没有子目分析目录，即使是新印档案文献汇编，也存在着编目著录不完整、子目检索点少等不足，众多收在古籍档案中的文献不为人知，丰富的馆藏资源没有得到充分的提示，这也是大量古籍档案资源利用率低的原因之一。
3.档案类文献的检索问题
近年来，由于历史档案及古籍整理工作的发展迅速，各档案及古籍收藏单位出版了大量新印档案资料汇编、丛书，这些文献入藏图书馆后，在编目环节存在着一定纰漏，也影响了档案文献的利用。由于图书馆普通图书的编目普遍实行外包制，编目员对一种文献的编目细节及细化程度标准不一，而档案文献汇编又不同于普通图书，因此，很多档案类的文献汇编的编目记录，仅仅是完成了基本的著录项，或者主题标引不准确、不完全，没有子目信息，比如一些多卷本的资料汇编没有具体条目的著录，甚至几十册上百册的大套书仅有一条记录，读者在使用时往往不知哪里有自己需要的资料，也不知如何查找。
4.图书馆宣传不够
现在图书馆越来越重视宣传自己的资源，通过各种手段使读者了解本馆的资源概况和优势，但重点多侧重于数字资源，忽略了纸本资源的宣传。从目前高校图书馆的馆藏情况来看，主体还是纸本文献。从读者的利用情况来看，数字资源虽然方便快捷，但受各种因素的制约，读者所利用的资源主要还是纸本文献。但图书馆把宣传重点放在数字资源上，对本馆纸本资源的宣传不够，在一定程度上导致读者没有得到相应的信息，制约了档案文献的利用。
二、提高档案文献利用率的措施
1.对档案文献进行资源整合，构建信息共享空间
档案文献的使用者一般以历史研究为主，因此，图书馆应以读者群划分，对图书馆的档案文献进行整合，合理地规划藏书布局。如将档案类的文献汇编、影印本、排印本、点校本等，与古籍档案划归同一阅览区域。高校图书馆可根据本校学生规模、藏书规模，在古籍阅览室构建一个集藏书、阅览于一体的多功能服务空间，同时，在古籍阅览室增加电脑网络等设施，便于读者利用各种数字资源。同时，阅览室增设开放的新印档案文献、影印古籍的区域，在古籍档案和新印档案文献实行开架阅览，这使得读者在浏览书架时会得到意外的收获和线索。
2.依据档案文献的特殊性， 提高其检索深度
“藏书的目的在于用”，离开为广大读者服务的根本目的去谈文献的收集、加工和保管是没有任何意义的。因此，编制科学的文献检索工具，成为图书情报部门的主要工作环节。在图书馆检索体系中，书名和著者是最重要的检索点。而档案类文献有其特殊性，除正式文件有标题外，其余自拟标题文献就连固定标题也没有，立卷人或是编者拟加的标题往往是因人而异。因此，档案文献的书名（或篇名目录）系统就并不十分重要，很少作为检索的出发点。对于档案文献而言，分类和主题是重要的检索点。因此，图书馆在对档案类文献汇编进行编目时，要对档案文献进行深度的主题标引，提高检索深度，增加多途径检索功能。近年来，档案文献出版物更多是以多卷本甚至丛书形式出版，因此，有必要增加330字段，增加提要信息，注明档案史料的时间，增加327字段，详细著录篇目等内容，这样有助于读者查到并利用。
3.树立主动服务的理念，加强对档案文献的推介和信息服务
图书馆与档案馆编辑出版的档案史料汇编，既是对档案文献的再生性保护，也为研究者提供了丰富的资源。因此，向读者进行推介宣传是提高档案文献利用率的必要手段。对新入藏的档案文献出版物予以充分宣传，如通过图书馆主页、编制新书报导、展览、网上咨询等方式，向读者介绍馆藏档案文献资源，以开阔读者视野、启迪思路，提高读者鉴别力和利用率。另一方面，加强咨询和情报开发工作，根据读者所提问题直接或间接地帮助读者查找科研资源，如借阅咨询、检索咨询和情报咨询。根据用户需求以专题形式浓缩、汇集有关知识信息，编辑成指导面更集中、针对性更强、信息密集的文摘刊物。多途径指导读者利用档案文献，帮助读者选读档案文献，及时解答读者在利用古籍文献中遇到的难题。
4.加快古籍档案的开发
实现古籍档案的电子化，建立古籍档案特色文献库，并与其他资源实现共享。随着网络信息技术的发展，图书馆古籍档案数字化逐渐成为可能，这也正是当代不可抗拒的趋势之一。它有效地提高了古籍的利用效率，使异地间的利用成为可能。但由于各图书馆水平的不一，许多图书馆间还不能实现这种资源的共享，急需要解决这一问题。建立古籍档案文献库，可以根据馆藏古籍资源的内容来深度挖掘。比如本馆在明清时期的文献档案较丰富，就应做好这方面的开发利用。此外，还应该运用当代先进的多媒体技术尝试对古籍档案声像形式的开发。
5.加强古籍档案管理的人才建设
古籍工作是一项系统性的工程，涉及到古汉语文学、训诂学、版本目录学、鉴定学等多个学科。因此需要既有广博的知识，又有高度责任感与持久的意志力的人才。图书馆在选拔人才时既要注重考察他们在古籍方面的知识，同时也要考察他们其他方面的素质。要尽量创造更多的机会培训古籍工作人员，同馆外专业人员多交流，努力提高他们的业务素质。要注重加强他们的理论修养，加大对古籍档案人才的培养与引进。
6.研究读者需求及利用状况
高校图书馆在日常工作中，保持记录读者的信息需求并及时处理反馈信息，真正将读者看作档案文献传播过程的重要组成部分，档案文献的价值实现最终在用户身上完成。利用用户反馈进一步改进档案文献的服务工作，以吸引更多、更广泛的用户群，以大幅度提高档案文献的利用率。
古籍作为图书馆的一种档案，与现代的档案管理有共同之处，档案管理的许多经验与方法都值得借鉴。把现代档案管理的方法应用到图书馆工作中，促进古籍档案的有序管理，加强对档案文献的信息开发，是改变当前档案文献利用效率低的途径之一。
参考文献:
1.刘杰,马小艳.我国古代档案文献编纂公布制度特点及规律[J].兰台世界,2010(3月上).
2.刘清华.高校图书馆古籍的管理及利用[J].兰台世界,2006(12).
3.董桂琴.论高校图书馆古籍阅览室对大学生的拓展性服务[J].大学图书情报学刊,2003(12).
4.赵影.略论高校科研档案文献资源的开发利用[J].大学图书情报学刊,2002(5).
作者单位：首都师范大学图书馆