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【摘要】 做好学校档案信息化建设工作是推动学校档案工作向前发展的重要组成部分，是学校档案工作适应时代和社会发展趋势的必然要求和选择，是提高学校档案管理、档案服务水平的重要途径。因此，如何加强学校档案信息电子化建设工作是每名档案工作者需要解决和思考的课题。
【关键词】 学校档案 信息化建设
学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。可以说，学校档案是学校树立自我形象和价值观，从而树立学校文化的载体。按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，档案信息化工作的总体指导思想是“以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。”做为学校档案工作者，要严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的相关要求，提高认识、转变观念，充分认识到加强档案信息化建设的重要性，明确实现档案信息化建设的工作目标，加强档案信息化人才的队伍建设，培养出档案部门自己的复合型专业人才，加快学校档案信息电子化工作的步伐。
一、档案信息电子化的现状
1、在一些学校档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、学校档案管理标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，学校档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，学校档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、加强学档案信息电子化建设工作的重要意义
在当今以信息技术为特征的时代，作为学校，必须站在档案信息化建设的前沿，加快推进档案事业现代化进程，为社会和学校提供高效优质的服务。由此可以得出，加强学校档案信息化电子化建设的重要意义就在于通过对学校档案的信息电子化，来展示档案的价值，实现档案信息资源的共享，提高档案信息利用服务水平，为学校的教学、科研和各项管理工作服好务。而信息技术作为新兴的社会生产力，代表着生产力的发展方向，与时俱进、大力推进学校档案工作的信息化进程，正是适应时代发展的具体体现。
三、如何加强学校档案信息电子化建设工作
1、是加强基础设施建设，搭建网络体系
档案信息化建设以计算机管理为前提，首先要提高运用计算机管理档案的应用程度，在保证了计算机管理档案的基础上，依托校园局域网，以网络技术为手段，逐步建立学校内部档案管理网站，实现网上归档和网上检索，为档案信息化建设搭建网络平台。
2、是加强电子文件的归档，规范管理体系
学校档案部门要依据《电子文件归档与管理规范》，加强电子文件的归档，对有价值的电子文件做到真实、完整、有效、及时的保存在档案部门。另一方面，结合工作实际，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定行之有效的电子档案管理办法，做到管理有依据，严格按照制度办事，形成完整、规范的电子文件归档管理体系。
3、是加强各项制度标准的制定，完善制度体系
不断完善、制定各项规章制度和标准是做好档案信息化的根本保证，在工作中要制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开、档案信息采集、档案信息化标准及上网安全、网站建设与管理等方面的规章制度和标准，形成有效的档案信息化建设制度保障，并严格实施，推动档案信息化建设健康开展。
4、是加强档案信息的安全保障，建立安全体系
在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防病毒软件及网络防火墙，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时、定期进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。
5、是加强专业人才队伍建设，开展培训体系
档案信息化建设的过程与新知识、新技术的普及是密不可分的，因此人才队伍建设才是学校档案信息化建设成败的关键。学校档案部门要把培养和锻炼一支现代化知识型的档案干部队伍作为一项重要工作来抓，要根据不同的人员类别进行合理的培养安排。另外，信息化建设离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络应用等等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合，所以应为档案部门配备计算机专业人员结合档案工作实际开展档案工作，这样才能更好地完成档案信息电子化建设任务。
【关键词】 学校档案 信息化建设
学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。可以说，学校档案是学校树立自我形象和价值观，从而树立学校文化的载体。按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，档案信息化工作的总体指导思想是“以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。”做为学校档案工作者，要严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的相关要求，提高认识、转变观念，充分认识到加强档案信息化建设的重要性，明确实现档案信息化建设的工作目标，加强档案信息化人才的队伍建设，培养出档案部门自己的复合型专业人才，加快学校档案信息电子化工作的步伐。
一、档案信息电子化的现状
1、在一些学校档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、学校档案管理标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，学校档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，学校档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、加强学档案信息电子化建设工作的重要意义
在当今以信息技术为特征的时代，作为学校，必须站在档案信息化建设的前沿，加快推进档案事业现代化进程，为社会和学校提供高效优质的服务。由此可以得出，加强学校档案信息化电子化建设的重要意义就在于通过对学校档案的信息电子化，来展示档案的价值，实现档案信息资源的共享，提高档案信息利用服务水平，为学校的教学、科研和各项管理工作服好务。而信息技术作为新兴的社会生产力，代表着生产力的发展方向，与时俱进、大力推进学校档案工作的信息化进程，正是适应时代发展的具体体现。
三、如何加强学校档案信息电子化建设工作
1、是加强基础设施建设，搭建网络体系
档案信息化建设以计算机管理为前提，首先要提高运用计算机管理档案的应用程度，在保证了计算机管理档案的基础上，依托校园局域网，以网络技术为手段，逐步建立学校内部档案管理网站，实现网上归档和网上检索，为档案信息化建设搭建网络平台。
2、是加强电子文件的归档，规范管理体系
学校档案部门要依据《电子文件归档与管理规范》，加强电子文件的归档，对有价值的电子文件做到真实、完整、有效、及时的保存在档案部门。另一方面，结合工作实际，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定行之有效的电子档案管理办法，做到管理有依据，严格按照制度办事，形成完整、规范的电子文件归档管理体系。
3、是加强各项制度标准的制定，完善制度体系
不断完善、制定各项规章制度和标准是做好档案信息化的根本保证，在工作中要制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开、档案信息采集、档案信息化标准及上网安全、网站建设与管理等方面的规章制度和标准，形成有效的档案信息化建设制度保障，并严格实施，推动档案信息化建设健康开展。
4、是加强档案信息的安全保障，建立安全体系
在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防病毒软件及网络防火墙，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时、定期进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。
5、是加强专业人才队伍建设，开展培训体系
档案信息化建设的过程与新知识、新技术的普及是密不可分的，因此人才队伍建设才是学校档案信息化建设成败的关键。学校档案部门要把培养和锻炼一支现代化知识型的档案干部队伍作为一项重要工作来抓，要根据不同的人员类别进行合理的培养安排。另外，信息化建设离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络应用等等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合，所以应为档案部门配备计算机专业人员结合档案工作实际开展档案工作，这样才能更好地完成档案信息电子化建设任务。