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【摘要】：“卷”改“件”的意义在于，可以充分发挥计算机在管理档案工作上的技术优势，在推行文档一体化管理的基础上，打破传统的文书立卷方法，对于档案材料以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计。
【关键词】：“卷”改“件” 文书档案;档案管理
2011年实施的《归档文件整理规则》，是目前我过档案行业的重要标准，它的实施是深入推进我国国家机关档案工作改革的重要举措，因此也成为我国档案管理工作的热点，一直以来受到重点关注。本文将以《归档文件整理规则》为切入点，研究“卷”改“件”工作中还存在的问题，及提出相应的改进的建议。
一、文书卷改件的实施背景
所谓文书立卷改革，是指在档案管理中，进行文件归档时，利用计算机对文件实行全文信息管理的前提条件下，取消传统的立卷工作，以“件”为基本单位。其实质就是将档案保管的基本单位进行改革，由原来的以“卷”为单位，改为以“件”为单位。当电子计算机进入办公领域之后， 相对于这种自动化程度很高的办事方式，原来的档案管理办法，已远远适应不了这样的办事氛围。[1]这就要求文书立卷工作要进行革命性变革，这种改革的意义在于，可以充分发挥计算机在管理档案工作上的技术优势，在推行文档一体化管理的基础上，打破传统的文书立卷方法，对于档案材料以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计。
“卷”改“件”工作，是在充分调研国内外文件归档整理方法的基础上，紧密结合我国机关档案的工作实际，根据当前信息技术的发展，积极适应档案管理现代化的需要，以“简化整理、深化检索”为工作宗旨，提出的一种完全不同于传统文书档案的立卷方法。《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的实施，标志着我国档案管理工作上，立卷改革进入一个新的阶段，为当前各单位档案管理上分散、无序的立卷改革逐步走向统一、规范的管理，提供了科学、合理的改进依据。
二、“卷”改“件”的优点
从长远和现实工作需求来看，“卷”改“件”的优点是很突出的，主要有以下几个方面：
1、“卷”改“件”减轻了档案工作的工作量，大大提高了工作效率。传统的文书立卷工作繁琐而艰巨，其内容包括划分类别、划分保管期限、抄写卷内目录、组卷、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、编制案卷目录等诸多流程，工作程序多，操作难度大，质量要求高，即便是从事档案工作多年的老档案员，也往往感到很吃力。同时，也大大限制了工作效率的提升，在现代档案要求越来越高的大背景下，显然影响了档案工作水平的提升。在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员即使在相对熟悉工作流程和要求的情况下，也要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》对整理方式进行大幅改革，以“件” 为单位进行整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，大大节省了的人力物力，使得传统意义上的分类、 组合、 编目“立卷三部曲”趋于统一和简约。 分类层次由原来的按照年度、机构、级别、问题、保管期限这五个层次，一次性简化为年度、机构 （或问题）、保管期限三个层次。此外，在组合案卷的方法上，原来的六种基本方法，在新的管理方式中失去了意义。编目由原来对案卷的单纯技术加工，演变为针对每份文件的逐份加工。这种改革方式，不仅简化了工作步骤，更重要的是，对文件内容与形式特征的揭示更具准确性，提高了档案工作的科学性。“卷”改“件”之后，文件的整理变得更为简单、准确和易操作， 尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲进行编制程序，从而省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等原来的一系列繁琐重复的工作，极大地提高了工作效率和工作质量。
2、“卷”改“件”在方法上操作简单，有利于档案员快速掌握。我国档案工作的现实是，基层档案员由于各种原因，调动频繁，由此也带来专业技能参差不齐、责任心有强有弱的问题。传统的立卷方法，不仅要求基层档案员要具备档案专业的档案理论知识，而且还要对立卷工作的规范和各种要求比较熟悉，此外，还要求具备一定的综合分析、发现问题解决问题的能力。由于档案人员调动频繁，往往造成各基层单位的档案质量提不高。为了提高档案人员的能力素质，档案行政部门疲于开展各类业务培训培训和指导，由于人员频繁调动，造成培训、调离、培训的不良循环局面，造成行政资源的浪费。《规则》在操作流程和工作要求上进行了大幅度的改革，大大简化了档案文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，基层档案员也容易理解和掌握，便于档 案工作的顺利开展。
3、“卷”改“件”有助于提高档案实际利用的简便性。随着信息技术的改进，以及办公自动化的发展，在档案工作中，由计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更有利于于档案管理系统的科学化、便利化。在县、乡一级的基层档案管理单位中，由于档案管理和工作经费等多种原因，有少数边远单位甚至没有配备相应的计算机。另一方面，由于其形成档案数量相对少，内容相对较为单一，也可根据《规则》进行手工管理。文件按相关问题分类，取消了“卷”的概念，工作重点转移到检索、提供信息等方面。使用“卷”改“件”，大大方面了档案的利用方便性，可以较好的实现快速检索、快速保存等功能。
4、“卷”改“件”有利于档案的整理和利用工作。“卷”改“件”工作对于提高档案工作的效率具有明显的促进作用，由于整理流程相对简化，整体工作量得到减轻，由此，也让基层档案员从繁杂的工作中解脱出来，有更多的精力從事档案其他工作，例如档案的编研和利用，能较好地协调了档案的整 理、保护和利用的关系。反复拆卷装订容易造成脱落，给档案带来不必要的人为损害。此外，在传统的立卷方法中，档案的案卷往往是由多份文件构成，并进行整理后装订成独立的一卷，这样的优点是集中管理，美观，但是缺点是过于集中，不利于查找。在日常利用中，查阅者只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密工作。档案的整卷调出，也导致了其他没有用到的档案文件受到无端损耗，缩短档案的自然寿命。 实行档案按“件”管理后，档案利用者可以根据查档需求，需要哪份调哪份，既方便查阅，又做到了安全保密，减轻了档案员的调档工作量。此外，查档过程中，即使是完成归档后发现了部分零散文件，也无需再进行拆卷、再装订，只需插入相应卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。
三、“卷”改“件”对档案工作带来的深远影响和积极意义
公文归档的“卷”改“件”，从根本上看，是现代化办公要求的一种管理方式的改革。[2]随着“卷”改“件”工作的推行，档案工作内容从传统的手续繁杂、操作复杂，逐步发生较大的变化，对于提升我国档案工作的整体水平有较大的促进作用。
1、档案交接的手续由复杂向细致转变。档案按“件”管理后， 各单位向档案馆移交档案时，交接人员必须认真清点核对档案实体与纸质文件级别目录、机读目录是否一致，是否有较大变化， 这与案卷级管理相比，工作流程减少了，但是工作量有一定的增长，要求档案接收人员工作更加细致，要具有较高的技术水平和责任心， 档案馆也要求有计算机硬件、软件等良好的设备支持。在“件”的确定过程中，应根据实际正确把握，不能任意扩大组件的范围，防止出现概念性错误。[3]
2、由“卷”改“件”管理方式的变革， 对档案检索和利用造成较大的影响。档案实体在空间上具有惟一性， 如何满足档案工作多角度、多途径的利用需求，对于数量庞大、内容纷繁的档案管理工作，无疑是个巨大的挑战。传统工作中，档案以“卷”为基本管理单位，档案管理人员可以运用手工检索满足一般的档案利用需求。实行按“件”管理后，分类逐步细化，数量逐渐增大，如果继续使用传统的手工检索方法，难以满足查询需求。这就要求档案管理与现代信息技术结合起来，建立档案馆计算机检索系统，运用数据检索功能进行查阅。因此，档案管理由“卷”改“件”，前提条件是可以实现档案的计算机检索，将档案信息通过著录、标引等工作程序，建立相应的档案工作数据库，配置软件检索系统， 用计算机检索代替手工检索，加快检索速度，提高检索效率。
3、由“卷”改“件”带来查询方式的变革。以“卷”改“件”之后，出库的档案只需要把整份档案登记即可，无需像以往的那样，把整卷档案借阅出库。这样的有点，在于维护了档案的完整性，同时也保护了档案的工作信息。另一方面，由于以“件”为单位管理数量庞大，传统的登记方式也需要相应的做出改变，否则难以适应现代工作方式。此外，由于档案工作涉及机关企事业单位的内部信息，具有高度的保密要求，要求档案管理部门定期对利用部门所提供的全宗档案利用的状况，进行全面检查。检查内容主要针对档案是否有损坏，是否有错位现象，是否存在安全隐患等内容。由于以往是装订好的组卷档案，一般来说，不容易出现错位现象。以“件”单位进行管理之后，由于借阅档案的频率提高，，可能会出现返还档案时出现错位等现象，需要在日常管理中制定相应的管理办法，防止此类事情的发生。
《规则》规定，档案实行文件级管理，文件改用盒装，这样的弊端在于文件容易被撕破或者丢失。对于利用频繁的全宗档案，可适当缩短清点时间间隔，这将是保管工作最主要的任务之一。为了维护档案的正常秩序， 管理人员应做好档案出入库登记，例如档案利用部门通过计算机调档时应同时出具工作清单， 交由管理人员作为出库依据，利用结束后， 管理人员需要根据工作清单进行再次核对， 并将抽出的档案准确、及时、快速地归位。在每个月底，根据利用部门提供的各类全宗档案利用情况一览表，检查档案是否存在错位、脱页等现象， 发现问题及时进行调整纠正。
注释：
[1]康维克：《“卷”改“件”是机关档案工作的发展趋势》，《档案工作》2004年1月。
[2]景建民：《浅谈文书档案中的“卷”改“件”》，《农场经济管理》2005年3月。
[3]迟玉福：《高校档案文件实行“卷”改“件”整理浅见》，《决策与信息旬刊》，2015年8月
參考文献：
[1]景建民，徐静：《浅谈文书档案中的“卷”改“件”》， 《农场经济管理》，2005年3月
[2]张素歌：《浅谈文书档案以“件”代“卷”管理的实施》，《黑龙江档案》， 2013年1月
[3]朱惠君：《浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊》，《档案天地》， 2014年第1期
【关键词】：“卷”改“件” 文书档案;档案管理
2011年实施的《归档文件整理规则》，是目前我过档案行业的重要标准，它的实施是深入推进我国国家机关档案工作改革的重要举措，因此也成为我国档案管理工作的热点，一直以来受到重点关注。本文将以《归档文件整理规则》为切入点，研究“卷”改“件”工作中还存在的问题，及提出相应的改进的建议。
一、文书卷改件的实施背景
所谓文书立卷改革，是指在档案管理中，进行文件归档时，利用计算机对文件实行全文信息管理的前提条件下，取消传统的立卷工作，以“件”为基本单位。其实质就是将档案保管的基本单位进行改革，由原来的以“卷”为单位，改为以“件”为单位。当电子计算机进入办公领域之后， 相对于这种自动化程度很高的办事方式，原来的档案管理办法，已远远适应不了这样的办事氛围。[1]这就要求文书立卷工作要进行革命性变革，这种改革的意义在于，可以充分发挥计算机在管理档案工作上的技术优势，在推行文档一体化管理的基础上，打破传统的文书立卷方法，对于档案材料以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计。
“卷”改“件”工作，是在充分调研国内外文件归档整理方法的基础上，紧密结合我国机关档案的工作实际，根据当前信息技术的发展，积极适应档案管理现代化的需要，以“简化整理、深化检索”为工作宗旨，提出的一种完全不同于传统文书档案的立卷方法。《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的实施，标志着我国档案管理工作上，立卷改革进入一个新的阶段，为当前各单位档案管理上分散、无序的立卷改革逐步走向统一、规范的管理，提供了科学、合理的改进依据。
二、“卷”改“件”的优点
从长远和现实工作需求来看，“卷”改“件”的优点是很突出的，主要有以下几个方面：
1、“卷”改“件”减轻了档案工作的工作量，大大提高了工作效率。传统的文书立卷工作繁琐而艰巨，其内容包括划分类别、划分保管期限、抄写卷内目录、组卷、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、编制案卷目录等诸多流程，工作程序多，操作难度大，质量要求高，即便是从事档案工作多年的老档案员，也往往感到很吃力。同时，也大大限制了工作效率的提升，在现代档案要求越来越高的大背景下，显然影响了档案工作水平的提升。在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员即使在相对熟悉工作流程和要求的情况下，也要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》对整理方式进行大幅改革，以“件” 为单位进行整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，大大节省了的人力物力，使得传统意义上的分类、 组合、 编目“立卷三部曲”趋于统一和简约。 分类层次由原来的按照年度、机构、级别、问题、保管期限这五个层次，一次性简化为年度、机构 （或问题）、保管期限三个层次。此外，在组合案卷的方法上，原来的六种基本方法，在新的管理方式中失去了意义。编目由原来对案卷的单纯技术加工，演变为针对每份文件的逐份加工。这种改革方式，不仅简化了工作步骤，更重要的是，对文件内容与形式特征的揭示更具准确性，提高了档案工作的科学性。“卷”改“件”之后，文件的整理变得更为简单、准确和易操作， 尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲进行编制程序，从而省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等原来的一系列繁琐重复的工作，极大地提高了工作效率和工作质量。
2、“卷”改“件”在方法上操作简单，有利于档案员快速掌握。我国档案工作的现实是，基层档案员由于各种原因，调动频繁，由此也带来专业技能参差不齐、责任心有强有弱的问题。传统的立卷方法，不仅要求基层档案员要具备档案专业的档案理论知识，而且还要对立卷工作的规范和各种要求比较熟悉，此外，还要求具备一定的综合分析、发现问题解决问题的能力。由于档案人员调动频繁，往往造成各基层单位的档案质量提不高。为了提高档案人员的能力素质，档案行政部门疲于开展各类业务培训培训和指导，由于人员频繁调动，造成培训、调离、培训的不良循环局面，造成行政资源的浪费。《规则》在操作流程和工作要求上进行了大幅度的改革，大大简化了档案文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，基层档案员也容易理解和掌握，便于档 案工作的顺利开展。
3、“卷”改“件”有助于提高档案实际利用的简便性。随着信息技术的改进，以及办公自动化的发展，在档案工作中，由计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更有利于于档案管理系统的科学化、便利化。在县、乡一级的基层档案管理单位中，由于档案管理和工作经费等多种原因，有少数边远单位甚至没有配备相应的计算机。另一方面，由于其形成档案数量相对少，内容相对较为单一，也可根据《规则》进行手工管理。文件按相关问题分类，取消了“卷”的概念，工作重点转移到检索、提供信息等方面。使用“卷”改“件”，大大方面了档案的利用方便性，可以较好的实现快速检索、快速保存等功能。
4、“卷”改“件”有利于档案的整理和利用工作。“卷”改“件”工作对于提高档案工作的效率具有明显的促进作用，由于整理流程相对简化，整体工作量得到减轻，由此，也让基层档案员从繁杂的工作中解脱出来，有更多的精力從事档案其他工作，例如档案的编研和利用，能较好地协调了档案的整 理、保护和利用的关系。反复拆卷装订容易造成脱落，给档案带来不必要的人为损害。此外，在传统的立卷方法中，档案的案卷往往是由多份文件构成，并进行整理后装订成独立的一卷，这样的优点是集中管理，美观，但是缺点是过于集中，不利于查找。在日常利用中，查阅者只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密工作。档案的整卷调出，也导致了其他没有用到的档案文件受到无端损耗，缩短档案的自然寿命。 实行档案按“件”管理后，档案利用者可以根据查档需求，需要哪份调哪份，既方便查阅，又做到了安全保密，减轻了档案员的调档工作量。此外，查档过程中，即使是完成归档后发现了部分零散文件，也无需再进行拆卷、再装订，只需插入相应卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。
三、“卷”改“件”对档案工作带来的深远影响和积极意义
公文归档的“卷”改“件”，从根本上看，是现代化办公要求的一种管理方式的改革。[2]随着“卷”改“件”工作的推行，档案工作内容从传统的手续繁杂、操作复杂，逐步发生较大的变化，对于提升我国档案工作的整体水平有较大的促进作用。
1、档案交接的手续由复杂向细致转变。档案按“件”管理后， 各单位向档案馆移交档案时，交接人员必须认真清点核对档案实体与纸质文件级别目录、机读目录是否一致，是否有较大变化， 这与案卷级管理相比，工作流程减少了，但是工作量有一定的增长，要求档案接收人员工作更加细致，要具有较高的技术水平和责任心， 档案馆也要求有计算机硬件、软件等良好的设备支持。在“件”的确定过程中，应根据实际正确把握，不能任意扩大组件的范围，防止出现概念性错误。[3]
2、由“卷”改“件”管理方式的变革， 对档案检索和利用造成较大的影响。档案实体在空间上具有惟一性， 如何满足档案工作多角度、多途径的利用需求，对于数量庞大、内容纷繁的档案管理工作，无疑是个巨大的挑战。传统工作中，档案以“卷”为基本管理单位，档案管理人员可以运用手工检索满足一般的档案利用需求。实行按“件”管理后，分类逐步细化，数量逐渐增大，如果继续使用传统的手工检索方法，难以满足查询需求。这就要求档案管理与现代信息技术结合起来，建立档案馆计算机检索系统，运用数据检索功能进行查阅。因此，档案管理由“卷”改“件”，前提条件是可以实现档案的计算机检索，将档案信息通过著录、标引等工作程序，建立相应的档案工作数据库，配置软件检索系统， 用计算机检索代替手工检索，加快检索速度，提高检索效率。
3、由“卷”改“件”带来查询方式的变革。以“卷”改“件”之后，出库的档案只需要把整份档案登记即可，无需像以往的那样，把整卷档案借阅出库。这样的有点，在于维护了档案的完整性，同时也保护了档案的工作信息。另一方面，由于以“件”为单位管理数量庞大，传统的登记方式也需要相应的做出改变，否则难以适应现代工作方式。此外，由于档案工作涉及机关企事业单位的内部信息，具有高度的保密要求，要求档案管理部门定期对利用部门所提供的全宗档案利用的状况，进行全面检查。检查内容主要针对档案是否有损坏，是否有错位现象，是否存在安全隐患等内容。由于以往是装订好的组卷档案，一般来说，不容易出现错位现象。以“件”单位进行管理之后，由于借阅档案的频率提高，，可能会出现返还档案时出现错位等现象，需要在日常管理中制定相应的管理办法，防止此类事情的发生。
《规则》规定，档案实行文件级管理，文件改用盒装，这样的弊端在于文件容易被撕破或者丢失。对于利用频繁的全宗档案，可适当缩短清点时间间隔，这将是保管工作最主要的任务之一。为了维护档案的正常秩序， 管理人员应做好档案出入库登记，例如档案利用部门通过计算机调档时应同时出具工作清单， 交由管理人员作为出库依据，利用结束后， 管理人员需要根据工作清单进行再次核对， 并将抽出的档案准确、及时、快速地归位。在每个月底，根据利用部门提供的各类全宗档案利用情况一览表，检查档案是否存在错位、脱页等现象， 发现问题及时进行调整纠正。
注释：
[1]康维克：《“卷”改“件”是机关档案工作的发展趋势》，《档案工作》2004年1月。
[2]景建民：《浅谈文书档案中的“卷”改“件”》，《农场经济管理》2005年3月。
[3]迟玉福：《高校档案文件实行“卷”改“件”整理浅见》，《决策与信息旬刊》，2015年8月
參考文献：
[1]景建民，徐静：《浅谈文书档案中的“卷”改“件”》， 《农场经济管理》，2005年3月
[2]张素歌：《浅谈文书档案以“件”代“卷”管理的实施》，《黑龙江档案》， 2013年1月
[3]朱惠君：《浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊》，《档案天地》， 2014年第1期