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摘要:科技的不断进步、信息技术的广泛应用为我国文书档案的管理变革打下了良好的基础,这场前所未有的改革,势必会对企业的文书档案管理产生巨大影响。将网络技术、计算机技术应用到对我国文书档案的管理中,是时代发展的需要,是社会进步的必然结果。这种具有正面意义的改变,使企业能够实现办公自动化,加快了工作效率、提升了工作质量,在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大。
关键词:办公自动化;文书;档案管理
1文书档案应用办公自动化管理的优点
1.1信息检索效率提高,档案利用更加快捷、高效
办公自动化实现了数据的一次输入多次利用,文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、发布等工作后,只需要一个归档点击操作,就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。只需根据访问权限进行在线检索,就可以浏览访问所需要的内容,档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能,可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。
1.2有利于档案信息资源的共享利用
运用办公自动化技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。在计算机中可直接读取原文,减少了档案取出查找的次数而造成的磨损,最大限度地延长档案的使用寿命。随着计算机办公自动化技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,进行信息的横向与纵向记录比较,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网,实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向,也为网络时代奠定了坚实的基础。
1.3提高文件传递的速度和安全性
日常公文辦理过程中,传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发,受到距离长短的限制,影响了传递速度,或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术,具有读取方便快捷、易于传递等特点,可直接通过网络进行文件信息传递,大大提高了文件传递的安全性和时效性。
1.4文书档案可以长久保存
传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体,不宜长久保存,且易损坏,造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下,文书档案可以用多种载体来进行保存,不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存,如果需要可以实时的进行查阅,方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性,也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤,这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。
2办公自动化工作环境下的文书档案管理策略
2.1办公自动化系统内外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离,以实现内外网隔离,是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一此地址进入办公自动化网络;第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
2.2提高档案管理人员的综合素质
首先,从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用,达到增强业务技能、提高管理水平的效果;其次,以“自学为主,培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分;最后,加大档案部门间、区域间系统合作的力度,不断扩大自身的交际面。通过交流,学习兄弟单位成功的经验方法,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
2.3提高电子档案管理的安全性
可以从以下方面提高电子档案的保密性和安全性:①采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件,以防止文件信息被篡改,从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外,通过这种方式还可以减少文档的储存空间,并且有利于实现文档的长期保存;②运用专用软件来加强对电子文档的保密处理;③采用验证和备份措施防止文件的失真和丢失,同要把需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件;④利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离,以增强文档的保密性。
3结束语
总而言之,文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准,应当不断强化各部门之间的合作,做好文书档案资料的收集工作,建立完善和管理机制和工作程序,树立文书档案管理的规范化和标准化,从根本上切实提高文书档案资料的利用率,保证单位的建设和发展。
关键词:办公自动化;文书;档案管理
1文书档案应用办公自动化管理的优点
1.1信息检索效率提高,档案利用更加快捷、高效
办公自动化实现了数据的一次输入多次利用,文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、发布等工作后,只需要一个归档点击操作,就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。只需根据访问权限进行在线检索,就可以浏览访问所需要的内容,档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能,可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。
1.2有利于档案信息资源的共享利用
运用办公自动化技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。在计算机中可直接读取原文,减少了档案取出查找的次数而造成的磨损,最大限度地延长档案的使用寿命。随着计算机办公自动化技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,进行信息的横向与纵向记录比较,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网,实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向,也为网络时代奠定了坚实的基础。
1.3提高文件传递的速度和安全性
日常公文辦理过程中,传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发,受到距离长短的限制,影响了传递速度,或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术,具有读取方便快捷、易于传递等特点,可直接通过网络进行文件信息传递,大大提高了文件传递的安全性和时效性。
1.4文书档案可以长久保存
传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体,不宜长久保存,且易损坏,造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下,文书档案可以用多种载体来进行保存,不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存,如果需要可以实时的进行查阅,方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性,也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤,这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。
2办公自动化工作环境下的文书档案管理策略
2.1办公自动化系统内外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离,以实现内外网隔离,是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一此地址进入办公自动化网络;第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
2.2提高档案管理人员的综合素质
首先,从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用,达到增强业务技能、提高管理水平的效果;其次,以“自学为主,培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分;最后,加大档案部门间、区域间系统合作的力度,不断扩大自身的交际面。通过交流,学习兄弟单位成功的经验方法,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
2.3提高电子档案管理的安全性
可以从以下方面提高电子档案的保密性和安全性:①采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件,以防止文件信息被篡改,从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外,通过这种方式还可以减少文档的储存空间,并且有利于实现文档的长期保存;②运用专用软件来加强对电子文档的保密处理;③采用验证和备份措施防止文件的失真和丢失,同要把需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件;④利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离,以增强文档的保密性。
3结束语
总而言之,文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准,应当不断强化各部门之间的合作,做好文书档案资料的收集工作,建立完善和管理机制和工作程序,树立文书档案管理的规范化和标准化,从根本上切实提高文书档案资料的利用率,保证单位的建设和发展。