应付账款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等經济活动应支付的款项。传统观念是重应收轻应付，对于应付账款的管理仅限于对账和推迟付款，以利用对方的信用期降低自己的资金成本。相比之下，现代企业更关注企业信用评级，为建立良好的供应商战略合作关系，会努力提高应付账款管理水平，及时准确付款是维护企业与供应商之间的良好合作关系，保证企业可持续发展的重要途径。本文从财务管理角度，阐述如何基于ERP系统做好应付账款管理。
　　ERP系统：又叫企业资源管理系统，是现代企业管理的运行模式。它是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统，覆盖了客户、项目、库存和采购供应生产等管理工作，通过优化企业资源达到资源效益最大化。
　　发票校验：就是将收到的发票记录到系统中，达到记录应付账款的目的。发票校验有基于收货的，也有不基于收货的，两种情形都需要将发票与收货相对应，以便中间过渡科目的清理。
　　一、有效构建ERP系统环境
　　ERP系统环境下，应付账款的入账分成了两部分，分别在物流模块和财务模块完成，物流部门收到货物后， 在系统中操作收货，而此操作会自动生成一张财务凭证，关联到财务模块，借：原材料， 贷：GR/IR（中转科目）。财务人员在收到发票后，就进行发票校验，会计凭证是，借：GR/IR， 贷：应付账款，发票校验有两种方式，有基于收货的，也有不基于收货的， 对于基于收货的发票校验，要找到对应的收货，对其进行发票录入，对于不基于收货的发票校验，也要标记相应信息，比如发运单号，以便跟日后的收货相对应。GR/IR科目为需要进行未清项管理的科目，即该科目的借贷方发生额要进行匹配和清账，未清理的贷方余额代表已经收货但还未收到发票，未清理的借方余额代表发票已经入账但货物未收到，对这些未清理的项目也要进行账龄分析，以发现管理中的问题。一般来说，基于收货的发票校验风险较小，因为应付账款入账同时已经对应好了收货，而且这种情况也便于GR/IR科目的清理，而不基于收货的发票校验就比较麻烦，首先应该将系统设置为这种情况入账的AP自动锁定，只有对应的收货完成后才可以释放即进行支付，这样能降低企业风险。另外，财务人员还要加强对GR/IR科目的管理，对于账龄偏长的一定要及时清理。在此强调GR/IR科目清账是因为此科目的余额也是应付账款的一部分，而且，往往该科目未清理项目最多，金额巨大，所以此科目管理得不好，应付账款管理效果就会很差。
　　如果能做到收货与发票入账记录准确对应，GR/IR科目的管理就变得清晰简单了，而这又会涉及到另一个模块的设置即采购模块。采购订单基本上有两种解决方案，一是建立敞口合同（以下简称SA），另一种是建立采购订单（以下简称PO），两者的区别是SA只列明所要采购的材料种类、单价，没有数量，每次具体要货数量通过发送详细需求给供应商完成，而PO的特点是采购材料的种类、单价、数量都是固定的，执行完就可以关闭，相对于SA，PO有很多优点，一是合同小，便于查找和发现问题，二是PO执行完毕后就要关闭，可以避免误操作，三是便于GR/IR清理，因为收货和发票入账都可以对应到合同具体项目。而SA因为同一供应商对于同一物料，可能几年都用同一SA，如果在系统配置方面没有很好的方法对应，GR/IR清账会非常困难。SA这种合同形式最好是建立在供需双方有电子数据交换系统（以下简称EDI）的条件下，这样供应商发货后就给采购方发通知，每批次货物有唯一的批次号，收货时需要输入此批次号，对应的发票上也有此号码，财务人员入账发票时，也要在指定的地方输入此号码，通过系统设置，使此号码体现在GR/IR科目明细账的指定字段中，方便财务人员根据此信息清账。但实物中，EDI系统可能会有很多问题，信息传输不及时或传输错误时有发生，物流如果收不到EDI数据，就会手工创建批次号，而财务人员并不能及时收到此信息，仍按发票入账，最终造成GR/IR科目借贷方匹配困难，大量未清项无法及时清理，或者即使能清理，也要花费很多人力，所以，建议在采购模块设计时采用PO方式。 需要强调的是，无论是SA还是PO，EDI系统都是需要的，只是在PO环境下，即使EDI有问题，清账也好处理，因为问题查询的范围小得多。
　　二、利用ERP系统生成账龄分析表
　　ERP系统可以生成账龄分析表，但此类报表是按照凭证记账日期来归集账龄的，比如一笔应付账款发生在上年末，金额假设为100元，本年月份支付了20元，剩余80元，到今年6月末，系统给出的账龄表是一笔应付余额80元，其中100元账龄6个月，-20元账龄5个月，这种账龄表显然不是我们预期的结果。如何避免出现此类的问题呢？这就要求财务人员要及时、正确地进行往来清账，这样才能得出正确的账龄分析表，以供管理人员进行分析。对于清账，SAP提供了三种逻辑，标准清账，部分清账以及剩余清账。标准清账就是完全清账，应付账款一次支付，即可对清。部分清账适用于一笔应付分次付款，每次付完款作部分清账，其结果是清账凭证以及原凭证在查询未清项时都可以显示出来。部分清账不会生成新的应付账款，不会影响账期。剩余清账在每次清账后系统会把剩余的未清项金额计算出来，对剩余金额另外产生一条新的记录。优点是能随时反映某供应商未清的金额。但是生成的明细账无法真实反映未清项业务分批处理的交易记录，且产生新的应付账款，不符合事实，不建议使用。对于非标准清账，建议用部分清账。
　　三、ERP系统使应付账款集中化管理成为可能
　　由于系统做了标准化的设置，应付账款的入账以及付款操作就可以做成标准流程以及详尽的操作手册，ERP系统使应付账款集中管理成为可能。从集团公司角度出发，要想提高效率，降低成本，首先是各种流程都要标准化，其次，对于已经标准化且附加值小的业务，要么外包，要么集中管理。采用应付账款集中管理的公司很多，在此，以我公司为例，谈谈应付账款集中管理过程中的问题及解决方案，以供参考。在我国现行的金税系统环境下，首要的难题是增值税发票异地认证问题，比如我公司在张家口，应付账款集中到上海管理，我们就要把收到的增值税发票整理扫描给上海做账，待对方记账完毕再通知我们打印凭证，粘贴发票，认证进项税，如此一来，时间和人力上也没有太多节约，我们的解决方案是下一步变更发票邮寄地址，直接将发票寄到上海，由他们认证并作凭证，再邮寄给我们归档。但还有一点困难就是对于认证系统无法通过的发票，仍需到当地税务机关进行现场认证。不过相信这种情况会随着开票系统的升级，在不久的将来会解决掉的，所以应付账款集中管理还是将来的趋势，前景是光明的。另一个难题就是关于跟业务人员的沟通。比如预付账款，在申请时，业务人员往往不能一次性备齐所有资料，这就需要跟他们及时沟通，如果财务人员在异地，总不如在当地沟通方便、及时。想解决此问题，就要加强业务人员培训，让他们熟知各类付款的要求。
　　第三个问题，就是信息共享。比如重要的合同，一般都是保存在财务部门，应付账款集中化管理后，异地财务人员如果需要调阅合同，需要当地财务人员扫描，也会浪费一些时间。解决方案是建立网络共享盘，将重要的合同扫描建立电子文档，方便相关人员查阅及打印。提到信息共享， 还有一点要提示，对于国内发票，受限于金税系统的管理要求，纸质发票一定要邮寄的，但对于国外发票，要求就比较宽松，只要发票内容完整，形式没什么要求，电子版发票是普遍被接受的，无需邮寄发票。只要采购方给供应商提供专用电子邮箱接受发票，再保存到共享盘，无论是应付会计作发票入账还是资金付款，随时都可以去查询，所以对于国外供应商，应付账款集中管理更方便。
　　总之，在ERP环境下，只要我们做好系统配置及流程梳理，将操作流程标准化，就会大大提高应付账款管理效率，对于集团化公司，也可以采取外包或集中管理的方式提高效率降低成本。