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[摘 要]文书档案管理是档案管理工作的重要内容，在文书档案管理中应用自动化技术，不但符合时代发展的需求，同时还可以提升文书档案的办公效率。鉴于此，文章首先对文书档案应用办公自动化管理的优势进行了分析，并阐述了文书档案管理的办公自动化应用现状，最后对办公自动化在文书档案管理中应用的策略进行了探讨。
[关键词]办公自动化；文书档案管理；应用；优势；策略
中图分类号：S133 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）16-0168-01
在当前社会发展进步的过程中，我国文书档案管理工作进入了一个全新的阶段，那就是采用自动化的办公方式，文书档案的重要性已经不言而喻了，这项工作的开展对于制定重大决策以及对问题进行处理等都具有十分重要的意义，所以在当前市场经济发展的过程中，就需要进一步完善文书档案的地位，促进其管理水平的进一步提升，这样才能对今后的工作提供重要的帮助。所以在新时期的发展阶段，文书档案管理需要建立在档案发展的基础上，充分的应用计算机的相关知识，实现办公自动化的发展。
1 文书档案应用办公自动化管理的优势
1.1 办公效率高
在文书档案中应用自动化技术可以促进档案管理效率的有效提升。计算机的计算功能非常大，其可以在很短的时间内管理与分类档案材料，在计算机系统以及相关的软件帮助下，能够使档案材料的收集、储存以及查找变得更加的方便与快捷。
1.2 信息资源的交流更加便利
在文书档案管理中应用信息技术，可以使档案材料的交流更为方便与快捷。在传统的文书档案管理模式下，文书档案的管理大多是以案卷为单位而进行的，在查阅相关文件时经常会需要经过一系列的查找，在查阅信息时需要将相应的文书找出来，这样就会耗用大量的时间与精力。而在信息技术的支持下，将档案材料的管理细化到了文件级别，在进行文件的查找时，通过信息管理平台能够在极短的时间内搜寻到所需要的资料信息，使得信息资源的交流变得更加的方便。
1.3 提高了文件传偷的速度
在传统文件传输的过程中，如果是短距离传输，其为直接送达，而远距离文件传输通常要依赖邮政系统来进行邮递。一般来说，文件的邮递需要耗用非常多的时间，而部分紧急文件需要在很短的时间内送达，为了实现在最短时间内送达文件往往需要耗费大量的人力与物力。而在信息技术的支持下，通过网络能够在极短的时间内实现文件的传递，有效的提高了文件的传输效率。
2 文书档案管理的办公自动化应用现状
2.1 电子文件的保密性缺乏保障
电子档案管理属于一种动态管理方式，在计算机网络中运行具有开放性与共享性的特点，这样就无法保障档案资料的保密性。尽管在处理电子档案的过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会致使文件内容产生一定程度的变化，无法保障其痕迹。在文书档案传输中会根据需求来修改排版，而盖印或签名无法添加，从而导致文书档案资料最初的形态无法保持。随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而威胁电子文书档案的保密性。
2.2 档案综合管理人员的技术水平较低
电子文书档案管理属于一项具有较高技术性与专业性的工作，要想做好文书档案管理工作，就要求档案人员充分掌握档案管理技术与计算机操作技术，并要对档案的信息管理软件进行熟悉。对于档案管理人员来说，其应具备较高的知识水平，拥有强烈的求知欲望与较高的业务素质，并要求其能够熟练使用先进技术，以更好地对档案信息进行处理，还要灵活应用传统档案的管理方法、管理理念、管理技术。从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3 办公自动化在文书档案管理中应用的策略
3.1 健全文书档案管理的制度
现阶段，社会得到了不断的发展，文书档案管理工作的特征也得以更新，为了更好地在文书档案管理工作中应用办公自动化技术，就要与文书档案管理的具体情况相结合，促进文书档案管理效率的有效提升。对于相关部门来说，其应当构建完善的文书档案管理制度，以确保文书档案管理工作有一定的制度保障，以使文书档案管理更为规范化与标准化。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，小利于文书档案的整体效果实现，而且部门问缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。
3.2 技术处理电子档案
要想在文书档案管理中应用办公自动化技术，就要构建电子档案，以确保档案数据内容的准确性与完整性，从而确保高效地工作，对电子档案进行技术处理。目前，办公自动化技术的应用不断深入，为了适应时代的发展，在档案管理中应用办公自动化技术就显得十分必要。在对电子档案进行技术处理时，需要将接收、处理以及储存等工作做好，为文档内容的真实性提供保障，在技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，對档案信息进行备份，加密处理，防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
3.3 加强档案人员队伍建设
为了在文书档案管理中更好地应用办公自动化技术，就要加强档案人员队伍建设，以保证档案管理的质量与效率。在档案管理部门中，计算机硬件设备得到了进一步的完善，档案管理的技术水平不断提升。所以，对于档案管理人员来说，其应当对档案管理技术与计算机操作技术进行熟练地掌握，并要充分了解相关的设备，与传统的档案管理方式与计算机管理相结合，以促进档案管理的自动化办公效率的有效提升。加强档案人员队伍建设，不但需要相关单位对档案管理人员开展集中培训，还要注重提升档案管理人员的自主学习意识，以让档案管理人员可以按照业务的需求，对自身知识结构进行完善，不断提升自身的综合技能。除此之外，单位要建立激励机制，将档案人员学习质量与学习成果作为年终考核的衡量标准之一，从而充分激发档案管理人员的学习意识，更好地满足文书档案办公自动化的发展需要。由于档案管理部门中涉及的部门及内容较多，在档案管理过程中不可避免会与其他部门进行交流与协作。因此，档案管理人员需要具备较高的沟通能力与协调能力，并根据自身的工作经验进行不断创新与完善，确保档案资料收集的完整性。
结束语
总的来说，在文书档案管理工作中应用自动化技术，实现了文书档案管理的办公自动化，能够对档案进行规范性与系统性的管理，进而提高文书档案管理工作的效率与水平。
参考文献
[1] 肖冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J].办公室业务，2017（14）：173.
[2] 张玉梅.办公自动化在文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2017（10）：175.
[3] 王菁梅.文书档案管理的办公自动化应用[J].中外企业家，2017（15）：223+225.
[4] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017（10）：82.
[关键词]办公自动化；文书档案管理；应用；优势；策略
中图分类号：S133 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）16-0168-01
在当前社会发展进步的过程中，我国文书档案管理工作进入了一个全新的阶段，那就是采用自动化的办公方式，文书档案的重要性已经不言而喻了，这项工作的开展对于制定重大决策以及对问题进行处理等都具有十分重要的意义，所以在当前市场经济发展的过程中，就需要进一步完善文书档案的地位，促进其管理水平的进一步提升，这样才能对今后的工作提供重要的帮助。所以在新时期的发展阶段，文书档案管理需要建立在档案发展的基础上，充分的应用计算机的相关知识，实现办公自动化的发展。
1 文书档案应用办公自动化管理的优势
1.1 办公效率高
在文书档案中应用自动化技术可以促进档案管理效率的有效提升。计算机的计算功能非常大，其可以在很短的时间内管理与分类档案材料，在计算机系统以及相关的软件帮助下，能够使档案材料的收集、储存以及查找变得更加的方便与快捷。
1.2 信息资源的交流更加便利
在文书档案管理中应用信息技术，可以使档案材料的交流更为方便与快捷。在传统的文书档案管理模式下，文书档案的管理大多是以案卷为单位而进行的，在查阅相关文件时经常会需要经过一系列的查找，在查阅信息时需要将相应的文书找出来，这样就会耗用大量的时间与精力。而在信息技术的支持下，将档案材料的管理细化到了文件级别，在进行文件的查找时，通过信息管理平台能够在极短的时间内搜寻到所需要的资料信息，使得信息资源的交流变得更加的方便。
1.3 提高了文件传偷的速度
在传统文件传输的过程中，如果是短距离传输，其为直接送达，而远距离文件传输通常要依赖邮政系统来进行邮递。一般来说，文件的邮递需要耗用非常多的时间，而部分紧急文件需要在很短的时间内送达，为了实现在最短时间内送达文件往往需要耗费大量的人力与物力。而在信息技术的支持下，通过网络能够在极短的时间内实现文件的传递，有效的提高了文件的传输效率。
2 文书档案管理的办公自动化应用现状
2.1 电子文件的保密性缺乏保障
电子档案管理属于一种动态管理方式，在计算机网络中运行具有开放性与共享性的特点，这样就无法保障档案资料的保密性。尽管在处理电子档案的过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会致使文件内容产生一定程度的变化，无法保障其痕迹。在文书档案传输中会根据需求来修改排版，而盖印或签名无法添加，从而导致文书档案资料最初的形态无法保持。随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而威胁电子文书档案的保密性。
2.2 档案综合管理人员的技术水平较低
电子文书档案管理属于一项具有较高技术性与专业性的工作，要想做好文书档案管理工作，就要求档案人员充分掌握档案管理技术与计算机操作技术，并要对档案的信息管理软件进行熟悉。对于档案管理人员来说，其应具备较高的知识水平，拥有强烈的求知欲望与较高的业务素质，并要求其能够熟练使用先进技术，以更好地对档案信息进行处理，还要灵活应用传统档案的管理方法、管理理念、管理技术。从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3 办公自动化在文书档案管理中应用的策略
3.1 健全文书档案管理的制度
现阶段，社会得到了不断的发展，文书档案管理工作的特征也得以更新，为了更好地在文书档案管理工作中应用办公自动化技术，就要与文书档案管理的具体情况相结合，促进文书档案管理效率的有效提升。对于相关部门来说，其应当构建完善的文书档案管理制度，以确保文书档案管理工作有一定的制度保障，以使文书档案管理更为规范化与标准化。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，小利于文书档案的整体效果实现，而且部门问缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。
3.2 技术处理电子档案
要想在文书档案管理中应用办公自动化技术，就要构建电子档案，以确保档案数据内容的准确性与完整性，从而确保高效地工作，对电子档案进行技术处理。目前，办公自动化技术的应用不断深入，为了适应时代的发展，在档案管理中应用办公自动化技术就显得十分必要。在对电子档案进行技术处理时，需要将接收、处理以及储存等工作做好，为文档内容的真实性提供保障，在技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，對档案信息进行备份，加密处理，防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
3.3 加强档案人员队伍建设
为了在文书档案管理中更好地应用办公自动化技术，就要加强档案人员队伍建设，以保证档案管理的质量与效率。在档案管理部门中，计算机硬件设备得到了进一步的完善，档案管理的技术水平不断提升。所以，对于档案管理人员来说，其应当对档案管理技术与计算机操作技术进行熟练地掌握，并要充分了解相关的设备，与传统的档案管理方式与计算机管理相结合，以促进档案管理的自动化办公效率的有效提升。加强档案人员队伍建设，不但需要相关单位对档案管理人员开展集中培训，还要注重提升档案管理人员的自主学习意识，以让档案管理人员可以按照业务的需求，对自身知识结构进行完善，不断提升自身的综合技能。除此之外，单位要建立激励机制，将档案人员学习质量与学习成果作为年终考核的衡量标准之一，从而充分激发档案管理人员的学习意识，更好地满足文书档案办公自动化的发展需要。由于档案管理部门中涉及的部门及内容较多，在档案管理过程中不可避免会与其他部门进行交流与协作。因此，档案管理人员需要具备较高的沟通能力与协调能力，并根据自身的工作经验进行不断创新与完善，确保档案资料收集的完整性。
结束语
总的来说，在文书档案管理工作中应用自动化技术，实现了文书档案管理的办公自动化，能够对档案进行规范性与系统性的管理，进而提高文书档案管理工作的效率与水平。
参考文献
[1] 肖冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J].办公室业务，2017（14）：173.
[2] 张玉梅.办公自动化在文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2017（10）：175.
[3] 王菁梅.文书档案管理的办公自动化应用[J].中外企业家，2017（15）：223+225.
[4] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017（10）：82.