论文部分内容阅读
摘要：高校教学管理中教学秘书工作是的一个重要环节。高校教学秘书在教学管理中的作用和地位、外语系教学秘书应具备的素质和做好民办高校的系教学秘书的必要条件。
关键词：教学秘书；外语系；民办高校
一、民办高校教学秘书在教学管理中的作用
教学秘书工作繁杂琐碎活动范围宽广，在工作过程中必须认真仔细，稍有纰漏就有可能造成教学事故，造成不良后果，严重影响教学秩序。因此，必须重视教学秘书工作。
（一）助手参谋作用在教学管理工作中，教学秘书需要及时传达学院下发的各类信息及文件，为系主任出谋划策，提出合理化建议。在日常工作中能主动发现新情况、解决新问题、采取新措施，为领导的决策创造条件。所以说教学秘书工作起到了助手参谋作用。
（二）导演作用教学秘书工作起着“上情下达，下情上呈”的作用，是使教学管理信息畅通的一个重要渠道。首先，教学秘书应及时将学校教学管理的政策、任务传达给系领导，教师和学生，结合本系情况较好地贯彻、落实这些教学管理工作。其次，在日常的教学管理工作中，通过讨论和提议将系的教学管理、师生对教学管理的意见及时反馈给学校管理部门，对于教学管理中出现的问题，根据学院的精神提出科学的解决办法。
（三）管理服务作用
教学秘书的工作特点是：教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，其主要目的是维持正常的教学秩序，切实做好本职工作，保证教学任务的顺利完成。但是更重要的一个角色就是“服务教学、服务教师、服务学生”，教学秘书应该主动为广大师生着想，多与教师和学生沟通，对于提出的意见和建议及时修正工作中出现的问题，起到为日常教学活动保驾护航的作用。成为一名合格的管理者和服务者。
二、外语系教学秘书应具备的素质
（一）较强的外语听说能力
外语系中聘有一定数量的外籍教师，外籍教师的排课和调课安排，对于外籍教师授课的目的与要求，教学秘书应第一时间告知。外籍教师对系里的要求与愿望，学生对外籍教师的授课方法和内容是否接受、有什么意见。这些都要求教学秘书与外籍教师及时沟通，以保证教学秩序的正常进行。所以说作为外语系教学秘书必须有较强的外语听说能力。
（二）加强外语阅读能力
外语系经常收到外国友人的来信或求职信等，教学秘书要有较强的外语阅读能力，及时向领导汇报信件中的内容。在日常教学工作中一个最重要的工作环节就是收集外籍教师教师出的试题，对于这项工作就要求教学秘书必须有较强的外语阅读能力。外籍教师出的试题和中国教师有很大区别，试题一般全是外文的，教学秘书必须有审核试题的能力，及时发现问题反馈给出题教师，以保证教学工作的顺利进行。
（三）较好的沟通能力外籍教师的学习和生活与中国教师有诸多不同，教学秘书应
该掌握一些国家的文化基础和生活习俗。在日常教学中如遇突发情况的时候，教学秘书应做好与外籍教师的沟通工作，提出合理化安排，避免不愉快的事情发生，以保证教学工作的正常进行。教学秘书还应该熟知不同国家教师的生活习惯，在工作中和生活中多关心外籍教师和他们成为朋友，让外籍教师建立对中国的亲切感，以便能更好地为学生服务。
三、民办高校系教学秘书要件
结合民办高校体制灵活、教师聘用制度等灵活的特点，要求系秘书熟知学校办学思想、特点。熟悉掌握学生和老师，敏感对待突发事件。
（一）深刻了解学校的教学宗旨、办学理念、及管理特点民办高校不同于公办高校办学模式，办学灵活性，学院收入采用自负盈亏是民办高校的显著特点。由于民办高校教学方式灵活，可以随时依据社会需要自主变换课程的设置及专业增减。由于学生入学分数较公办院校有所降低，为了能缩短与公办院校学生差距，提高学生专业理论知识，所以民办高校在学生管理上相对较严格。同时，民办高校在办学经验上要取长补短，尽量做到充分利用优势和资源为民办教育提供更好的服务。作为民办高校系教学秘书必须了解学校的宗旨、社会地位、学生的状态、老师的水平，作为外语系秘书必须时刻认真学习本专业知识，提高自身能力，与时俱进，以便能有针对性的更好地开展、安排本职工作和创新工作，从而达到一种良好的工作效果。
（二）树立正确工作认识，充分了解工作职责教学秘书是民办学院最基层的教学系统管理人员，是系主任的得力助手，是连接教务处和师生的桥梁。因此，教学秘书一职非常重要，起着不容忽视的作用。教学秘书受教务处和系主任双重领导，是较学活动组织和安排的执行者。对教务工作进行日常管理。协助制定学期教学计划、教学任务落实及征订教材，及时发放课程表、校历表；协助教务处检查上课秩序、教师教学质量评估及核实教师工作量；做好学生有关考试的各项工作；协助教务处组织计算机等级考试、英语等级考试和发放等级证书工作。
四、提高外语教学秘书工作能力和效率的措施
（一）摆正教学秘书的位置，管理服务双提高教学秘书在教学管理中起着助手参谋、桥梁枢纽的重要作用，但是从其秘书的属性而言，服务性、从属性是工作的本份。因而全面服务教学、服务教师（包括外教）、服务学生是教学秘书的中心任务和本质工作。所以教学秘书要树立起为教师学生服务的意识，同时不断提高自己的管理理论修养水平，使得管理服务双提高。
（二）要熟悉并运用外语院系的专业知识
作为外语院系的教学秘书，除了具备其他院系的教学秘书所具备的素质和工作能力以外，还必须有扎实的外语基本功：较强的英语听力、口语表达能力以及一定的翻译能力。只有这样才能直接和外教沟通交流，同时也提高自己的实际听说能力，从而提高工作的效率。
（三）与他人进行良好的互动合作
良好的互动合作在教学管理工作中非常重要。教学秘书的工作既要与教务处，学校各院系部门，本院系师生联系，也需要和外校联系工作。不与他人进行良好的合作，不善于协调人与人之间的关系，就可能会发生一系列的不和谐事件，就无法做好工作。如果以谦虚谨慎、耐心细致的互动方式与教师包括外教交流，都能事半功倍。最终就能在这种和谐的氛围中大大提高工作效率。
（四）培养良好的心理素质，保持清醒的头脑
外语院系的教学秘书工作复杂，在同一时间点处理同时发生的几件事情，或者是在处理有外教参与的事情，都要求教学秘书保持清醒的头脑，沉着地应对，只有这样才能保持教学秩序正常有序地进行。
参考文献：
[1]王淑娟.高校外语院系教学秘书工作的职能与作用[J].佳木斯大学社会科学学报，2006（1）.
[2]颜金玲.论高校教学管理与教学秘书自身素质的培养[J].科技咨询导報，2007（13）.
[3]李欣.秘书工作[M].北京：高等教育出版社，1991（32）.
作者简介：许艳艳（1985-），女，汉族，黑龙江人，工作于黑龙江工商学院，长期从事科研与本科生管理工作的实践与研究。
关键词：教学秘书；外语系；民办高校
一、民办高校教学秘书在教学管理中的作用
教学秘书工作繁杂琐碎活动范围宽广，在工作过程中必须认真仔细，稍有纰漏就有可能造成教学事故，造成不良后果，严重影响教学秩序。因此，必须重视教学秘书工作。
（一）助手参谋作用在教学管理工作中，教学秘书需要及时传达学院下发的各类信息及文件，为系主任出谋划策，提出合理化建议。在日常工作中能主动发现新情况、解决新问题、采取新措施，为领导的决策创造条件。所以说教学秘书工作起到了助手参谋作用。
（二）导演作用教学秘书工作起着“上情下达，下情上呈”的作用，是使教学管理信息畅通的一个重要渠道。首先，教学秘书应及时将学校教学管理的政策、任务传达给系领导，教师和学生，结合本系情况较好地贯彻、落实这些教学管理工作。其次，在日常的教学管理工作中，通过讨论和提议将系的教学管理、师生对教学管理的意见及时反馈给学校管理部门，对于教学管理中出现的问题，根据学院的精神提出科学的解决办法。
（三）管理服务作用
教学秘书的工作特点是：教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，其主要目的是维持正常的教学秩序，切实做好本职工作，保证教学任务的顺利完成。但是更重要的一个角色就是“服务教学、服务教师、服务学生”，教学秘书应该主动为广大师生着想，多与教师和学生沟通，对于提出的意见和建议及时修正工作中出现的问题，起到为日常教学活动保驾护航的作用。成为一名合格的管理者和服务者。
二、外语系教学秘书应具备的素质
（一）较强的外语听说能力
外语系中聘有一定数量的外籍教师，外籍教师的排课和调课安排，对于外籍教师授课的目的与要求，教学秘书应第一时间告知。外籍教师对系里的要求与愿望，学生对外籍教师的授课方法和内容是否接受、有什么意见。这些都要求教学秘书与外籍教师及时沟通，以保证教学秩序的正常进行。所以说作为外语系教学秘书必须有较强的外语听说能力。
（二）加强外语阅读能力
外语系经常收到外国友人的来信或求职信等，教学秘书要有较强的外语阅读能力，及时向领导汇报信件中的内容。在日常教学工作中一个最重要的工作环节就是收集外籍教师教师出的试题，对于这项工作就要求教学秘书必须有较强的外语阅读能力。外籍教师出的试题和中国教师有很大区别，试题一般全是外文的，教学秘书必须有审核试题的能力，及时发现问题反馈给出题教师，以保证教学工作的顺利进行。
（三）较好的沟通能力外籍教师的学习和生活与中国教师有诸多不同，教学秘书应
该掌握一些国家的文化基础和生活习俗。在日常教学中如遇突发情况的时候，教学秘书应做好与外籍教师的沟通工作，提出合理化安排，避免不愉快的事情发生，以保证教学工作的正常进行。教学秘书还应该熟知不同国家教师的生活习惯，在工作中和生活中多关心外籍教师和他们成为朋友，让外籍教师建立对中国的亲切感，以便能更好地为学生服务。
三、民办高校系教学秘书要件
结合民办高校体制灵活、教师聘用制度等灵活的特点，要求系秘书熟知学校办学思想、特点。熟悉掌握学生和老师，敏感对待突发事件。
（一）深刻了解学校的教学宗旨、办学理念、及管理特点民办高校不同于公办高校办学模式，办学灵活性，学院收入采用自负盈亏是民办高校的显著特点。由于民办高校教学方式灵活，可以随时依据社会需要自主变换课程的设置及专业增减。由于学生入学分数较公办院校有所降低，为了能缩短与公办院校学生差距，提高学生专业理论知识，所以民办高校在学生管理上相对较严格。同时，民办高校在办学经验上要取长补短，尽量做到充分利用优势和资源为民办教育提供更好的服务。作为民办高校系教学秘书必须了解学校的宗旨、社会地位、学生的状态、老师的水平，作为外语系秘书必须时刻认真学习本专业知识，提高自身能力，与时俱进，以便能有针对性的更好地开展、安排本职工作和创新工作，从而达到一种良好的工作效果。
（二）树立正确工作认识，充分了解工作职责教学秘书是民办学院最基层的教学系统管理人员，是系主任的得力助手，是连接教务处和师生的桥梁。因此，教学秘书一职非常重要，起着不容忽视的作用。教学秘书受教务处和系主任双重领导，是较学活动组织和安排的执行者。对教务工作进行日常管理。协助制定学期教学计划、教学任务落实及征订教材，及时发放课程表、校历表；协助教务处检查上课秩序、教师教学质量评估及核实教师工作量；做好学生有关考试的各项工作；协助教务处组织计算机等级考试、英语等级考试和发放等级证书工作。
四、提高外语教学秘书工作能力和效率的措施
（一）摆正教学秘书的位置，管理服务双提高教学秘书在教学管理中起着助手参谋、桥梁枢纽的重要作用，但是从其秘书的属性而言，服务性、从属性是工作的本份。因而全面服务教学、服务教师（包括外教）、服务学生是教学秘书的中心任务和本质工作。所以教学秘书要树立起为教师学生服务的意识，同时不断提高自己的管理理论修养水平，使得管理服务双提高。
（二）要熟悉并运用外语院系的专业知识
作为外语院系的教学秘书，除了具备其他院系的教学秘书所具备的素质和工作能力以外，还必须有扎实的外语基本功：较强的英语听力、口语表达能力以及一定的翻译能力。只有这样才能直接和外教沟通交流，同时也提高自己的实际听说能力，从而提高工作的效率。
（三）与他人进行良好的互动合作
良好的互动合作在教学管理工作中非常重要。教学秘书的工作既要与教务处，学校各院系部门，本院系师生联系，也需要和外校联系工作。不与他人进行良好的合作，不善于协调人与人之间的关系，就可能会发生一系列的不和谐事件，就无法做好工作。如果以谦虚谨慎、耐心细致的互动方式与教师包括外教交流，都能事半功倍。最终就能在这种和谐的氛围中大大提高工作效率。
（四）培养良好的心理素质，保持清醒的头脑
外语院系的教学秘书工作复杂，在同一时间点处理同时发生的几件事情，或者是在处理有外教参与的事情，都要求教学秘书保持清醒的头脑，沉着地应对，只有这样才能保持教学秩序正常有序地进行。
参考文献：
[1]王淑娟.高校外语院系教学秘书工作的职能与作用[J].佳木斯大学社会科学学报，2006（1）.
[2]颜金玲.论高校教学管理与教学秘书自身素质的培养[J].科技咨询导報，2007（13）.
[3]李欣.秘书工作[M].北京：高等教育出版社，1991（32）.
作者简介：许艳艳（1985-），女，汉族，黑龙江人，工作于黑龙江工商学院，长期从事科研与本科生管理工作的实践与研究。