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完成了“全景演习”的测试运行,作业成本法迎来了最后的“水到渠成”,正式上线。
测试运行毕竟不是正式运行,作业成本法要正式上线运行,彻底替换掉旧的成本核算体系,项目组必须让企业高层对作业成本核算体系有充足的信心,这是正式上线所面临的最大难点。
正式上线条件
核算体系是否能够正式上线,需要对核算体系整体做过至少两次测试运行,核算的工作量在可以接受范围内,从数据采集、数据汇总统计,以及成本核算过程的工作量能够为各个环节操作人员认可。
核算结果经过讨论是合理的,且报表容易为人理解。新核算体系提供的成本必须接受置疑,对于与原有成本核算体系报表的差异必须能够给出合理解释。其次,核算报表格式很容易阅读理解,一般来说,财务人员比较容易理解报表,但是最关键的是业务部门人员能够理解报表,他们是成本核算报表的使用者,如果业务部门经理人员还不能够阅读新的成本报表,则需要补上这一课,项目组需要详细讲解阅读方法。
企业运作节拍:财务的变更一般在年初进行,以便计算当月发生金额,各月累计金额,并确保各月数据可以比较。如果在年中对成本核算体系变更,则会增加财务报表的工作量, 做大量的账务调整。是否在年中变更核算体系,这需要高层做出判断,如果通过新旧核算体系对比,传统的成本核算结果是无法容忍的,那么需要及时变更核算体系。高层一般坚持财务要为业务服务,所以从高层的角度,会倾向于尽早实施新的核算体系,哪怕是要增加财务部门的工作量。
另外核算体系实施要符合企业节拍:如果企业处于销售旺季,财务人员比较繁忙,或者处在年末,财务人员忙着做预算等等,都是确定切换时机需要考虑的。还有一些需要考虑的因素,我们的一个项目根据项目进展,可以在10月进行核算体系的正式切换,但是因为10月长假,财务部门进行成本核算时间相当紧张,所以把正式切换工作推迟到11月。
重组的准备
测试运行总结:从项目管理角度上,需要对测试运行阶段做出总结。总结的最关键的结论是作业成本核算体系的核算结果是否满足成本信息需求,能否解决原有成本核算体系存在的问题,核算过程是否可行。同时,作为总结,要对核算体系在试算过程收到各个部门的建议和意见,对这些建议和意见的解决方式进行系统说明,总结是给高层拍板用的。高层不仅要看到结果的合理,而且要看到方法可行。这样一个步骤确保各个部门能够参与项目工作,提出意见。细致的工作能够给高层以信心。
财务调整:在核算体系设计中,应尽量与原核算体系上保持口径一致。这样可以减少财务调整的工作量。作业成本法设置了作业,细分了资源,这些核算的过程可以通过科目来实现,也可以不通过科目来实现。建议选择不通过科目实现方式,这样财务调整的工作量比较小。有一些介绍ABC的书籍,其中介绍了如何根据核算体系的设计设置会计科目,其中包括对资源、作业以及成本对象的科目设置。而我们的经验,科目基本上不用改动,核算过程在excel中实现,不影响财务数据。
核算体系定稿:在测试运行过程中,会对核算体系的不断调整,在正式上线之时,需要对核算体系最后定稿,把所有分歧和争论都明确下来。
数据采集体系定稿:数据采集体系也会在测试过程中不断调整,为减少采集工作量以及采集难度,对采集的内容、格式、数据传递方式不断优化。在正式上线运行之时,要对数据采集体系定稿。
编制一份核算体系简化版本:详细的核算体系设计比较复杂,通常会有上百页,不便于阅读,为使得核算体系便于理解,项目组应编制一份简化的核算体系文档,除去所有分析解释性质的内容,保留核算体系设计中最为关键的内容:资源 作业 成本对象定义,以及分配动因。
编制一份新旧核算体系的差异对照表:做出新旧核算体系差异对照表,便于相关人员理解阅读,并对新成本核算体系与原有成本核算体系差异明确,以此知道需要做出的改变。对于项目组成员来说,通过对差异进行汇总,有利于预估新核算体系上线难度,明确项目控制重点,确保上线成功。
核算工具确定:除了核算体系定稿,核算工具也需要确定。实施作业成本法,有专用软件,大型ERP软件,也可以采用Excel。测试运行的过程,既是检测核算体系的实施过程,也是对核算工具完善的过程。在正式上线之前,确保核算工具都正确配置。
明确成本报表:在新的核算体系下,明确未来需要保送的成本报表以及这些报表的格式。
形成成本核算流程和制度:为了使得新的核算体系顺利推进,有序运作,必须形成正式的成本核算流程文件。成本核算流程明确每个会计期间成本核算的过程,核算过程中各个部门人的责任,以及时间先后关系。流程涵盖了原始数据采集、数据统计、成本核算到成本分析各个步骤,明确规定每个阶段工作的责任人、完成时间、对该阶段工作的详细要求、传递给下一阶段的工作成果等。流程以及流程的详细说明形成成本核算制度,交由企业高层签署以使得制度具有权威性。
培训:对于成本信息的使用者以及成本核算过程的参与者就核算体系,数据采集、报表格式、核算流程等做一次全面培训。
上线过程
真正的上线过程与测试运行差别不大,不同的是正式运行的时间相比测试运行提前进行。与测试运行不同的是,正式运行的核算结果没有可以对比数据,因此项目组必须对核算结果的真实可靠有充足的信心,这是通过详尽的准备和测试过程来保证的。同时,作业成本法的实施上线不会对业务造成影响,上线的风险较小。因此,经过前述作业成本的各个实施步骤,能够走到正式上线这一步,作业成本法的成功实施已经成为定局了。
测试运行毕竟不是正式运行,作业成本法要正式上线运行,彻底替换掉旧的成本核算体系,项目组必须让企业高层对作业成本核算体系有充足的信心,这是正式上线所面临的最大难点。
正式上线条件
核算体系是否能够正式上线,需要对核算体系整体做过至少两次测试运行,核算的工作量在可以接受范围内,从数据采集、数据汇总统计,以及成本核算过程的工作量能够为各个环节操作人员认可。
核算结果经过讨论是合理的,且报表容易为人理解。新核算体系提供的成本必须接受置疑,对于与原有成本核算体系报表的差异必须能够给出合理解释。其次,核算报表格式很容易阅读理解,一般来说,财务人员比较容易理解报表,但是最关键的是业务部门人员能够理解报表,他们是成本核算报表的使用者,如果业务部门经理人员还不能够阅读新的成本报表,则需要补上这一课,项目组需要详细讲解阅读方法。
企业运作节拍:财务的变更一般在年初进行,以便计算当月发生金额,各月累计金额,并确保各月数据可以比较。如果在年中对成本核算体系变更,则会增加财务报表的工作量, 做大量的账务调整。是否在年中变更核算体系,这需要高层做出判断,如果通过新旧核算体系对比,传统的成本核算结果是无法容忍的,那么需要及时变更核算体系。高层一般坚持财务要为业务服务,所以从高层的角度,会倾向于尽早实施新的核算体系,哪怕是要增加财务部门的工作量。
另外核算体系实施要符合企业节拍:如果企业处于销售旺季,财务人员比较繁忙,或者处在年末,财务人员忙着做预算等等,都是确定切换时机需要考虑的。还有一些需要考虑的因素,我们的一个项目根据项目进展,可以在10月进行核算体系的正式切换,但是因为10月长假,财务部门进行成本核算时间相当紧张,所以把正式切换工作推迟到11月。
重组的准备
测试运行总结:从项目管理角度上,需要对测试运行阶段做出总结。总结的最关键的结论是作业成本核算体系的核算结果是否满足成本信息需求,能否解决原有成本核算体系存在的问题,核算过程是否可行。同时,作为总结,要对核算体系在试算过程收到各个部门的建议和意见,对这些建议和意见的解决方式进行系统说明,总结是给高层拍板用的。高层不仅要看到结果的合理,而且要看到方法可行。这样一个步骤确保各个部门能够参与项目工作,提出意见。细致的工作能够给高层以信心。
财务调整:在核算体系设计中,应尽量与原核算体系上保持口径一致。这样可以减少财务调整的工作量。作业成本法设置了作业,细分了资源,这些核算的过程可以通过科目来实现,也可以不通过科目来实现。建议选择不通过科目实现方式,这样财务调整的工作量比较小。有一些介绍ABC的书籍,其中介绍了如何根据核算体系的设计设置会计科目,其中包括对资源、作业以及成本对象的科目设置。而我们的经验,科目基本上不用改动,核算过程在excel中实现,不影响财务数据。
核算体系定稿:在测试运行过程中,会对核算体系的不断调整,在正式上线之时,需要对核算体系最后定稿,把所有分歧和争论都明确下来。
数据采集体系定稿:数据采集体系也会在测试过程中不断调整,为减少采集工作量以及采集难度,对采集的内容、格式、数据传递方式不断优化。在正式上线运行之时,要对数据采集体系定稿。
编制一份核算体系简化版本:详细的核算体系设计比较复杂,通常会有上百页,不便于阅读,为使得核算体系便于理解,项目组应编制一份简化的核算体系文档,除去所有分析解释性质的内容,保留核算体系设计中最为关键的内容:资源 作业 成本对象定义,以及分配动因。
编制一份新旧核算体系的差异对照表:做出新旧核算体系差异对照表,便于相关人员理解阅读,并对新成本核算体系与原有成本核算体系差异明确,以此知道需要做出的改变。对于项目组成员来说,通过对差异进行汇总,有利于预估新核算体系上线难度,明确项目控制重点,确保上线成功。
核算工具确定:除了核算体系定稿,核算工具也需要确定。实施作业成本法,有专用软件,大型ERP软件,也可以采用Excel。测试运行的过程,既是检测核算体系的实施过程,也是对核算工具完善的过程。在正式上线之前,确保核算工具都正确配置。
明确成本报表:在新的核算体系下,明确未来需要保送的成本报表以及这些报表的格式。
形成成本核算流程和制度:为了使得新的核算体系顺利推进,有序运作,必须形成正式的成本核算流程文件。成本核算流程明确每个会计期间成本核算的过程,核算过程中各个部门人的责任,以及时间先后关系。流程涵盖了原始数据采集、数据统计、成本核算到成本分析各个步骤,明确规定每个阶段工作的责任人、完成时间、对该阶段工作的详细要求、传递给下一阶段的工作成果等。流程以及流程的详细说明形成成本核算制度,交由企业高层签署以使得制度具有权威性。
培训:对于成本信息的使用者以及成本核算过程的参与者就核算体系,数据采集、报表格式、核算流程等做一次全面培训。
上线过程
真正的上线过程与测试运行差别不大,不同的是正式运行的时间相比测试运行提前进行。与测试运行不同的是,正式运行的核算结果没有可以对比数据,因此项目组必须对核算结果的真实可靠有充足的信心,这是通过详尽的准备和测试过程来保证的。同时,作业成本法的实施上线不会对业务造成影响,上线的风险较小。因此,经过前述作业成本的各个实施步骤,能够走到正式上线这一步,作业成本法的成功实施已经成为定局了。