论文部分内容阅读
【摘 要】 随着我国经济的不断发展，对高校的建设也在不断的进步。教学秘书是高等院校基层教学管理人员，在教学管理工作中处于重要地位。本文将对办公室管理工作中秘书必备素质和能力进行分析，以期提升教学秘书的整体素质和工作效率，使基层教学管理有条不紊地进行。
【关键词】 办公室管理；秘书素质和能力；分析
引言：
教学秘书是教学管理工作的主力军，是高等学校院（部）级教学管理中极其重要的岗位，肩负保障正常教学秩序，促进教育教学质量稳步提高的重要职责。建立一个素质优良、爱岗敬业、勇于创新的教学管理队伍是提高高校教学质量和人才培养质量的基本前提。教学秘书在教学管理工作中担负着较为琐碎的工作，其工作强度也是相当大的。教学秘书工作的开展都是以教学内容为中心的，它是学生、老师与学校教务处之间的枢纽，也是学生、老师与学校教务处之间沟通的桥梁。
一、教学秘书的重要作用
（一）教学秘书是基层的教育管理者
教学秘书受院（部）和教务处的直接领导，负责所属部门的日常教学管理工作，是基层的教育管理者。由于教学秘书面向院（部）领导、教务处、各学院、教研室主任、教师、学生等服务对象，其工作范围涉及广泛，千头万绪，如：教材征订、教师工作量核算、调停课办理、各类等级考试报名、考试管理、成绩管理、教学档案管理、学籍管理、学生选课管理、毕业生事务管理等。教学秘书周而复始的进行这些周期性的、繁杂琐碎的管理工作。为保障教学井然有序地进行，教学秘书必须具备良好的协调能力、过硬的专业素养，这样才能更好的处理庞杂的教学事务，达到事半功倍的效果。
（二）教学秘书是教学过程与教学质量的监控者
教学秘书作为基层的教学管理者，必须对教学过程、教学质量进行监控，依据教学评估指标体系和学校相关要求，认真审查教师上交的教学文件，严把质量关，经常深入课堂了解教师的教学情况，检查教师的教学计划执行情况，以及学生学习状况，协助学院（部）领导、教研室主任、教务处进行监督检查，随时做好信息记录，评估教学效果，善于找出教学管理中的问题，为领导、教师提出意见和建议，促进教学质量的不断提高。
（三）教学秘书是院（部）级领导的参谋和助手
就岗位性质来说，教学秘书并非决策者，而是执行者。在处理日常教学工作时，教学秘书要对自己进行准确的定位，做好领导的参谋，提出建设性意见，协助完成各项任务，认真贯彻执行各项教学文件，做好监督与管理工作，保证教学秩序的良好运行，及时准确的将第一手信息反馈给领导，为其作出正确决策提供依据。
（四）教学秘书队伍是桥梁和纽带
从行政隶属关系上来看，教学秘书受其所在院（部）的领导，而业务内容主要由教务处下达，既要服务教师也要面向学生。教学秘书是联系学校各职能部门、各学院、教务处的纽带，也是教师与学生之间的桥梁，要及时将教育信息上传给相关领导，并把各项决策下达给师生，是保障教学工作正常运行的重要枢纽。
二、高校教学秘书的专业能力
高校教学秘书在高校教学管理中为了更好的发挥作用，对教学管理岗位有相适应的能力，教学秘书要具备一定职业素质。这种素质既表现为德、智、才等方面的个人能力，又表现为团队精神和团队管理，使整个教学管理过程能正常有效的开展。
（一）教学秘书应具备较强的协调和交流能力
有效的沟通可以减少工作中一些不必要的阻力，从而增强我们工作的执行和运转能力，提高教学管理工作的效率。教学秘书是保证整个学校教学系统得以顺利开展的参谋和助手，在工作中需要和学生、教师、学校领导以及合作单位等服务对象进行沟通。同时在传递信息时要及时、准确，这些都要求教学秘书需要具备较强的沟通协调能力。良好的沟通协调能力主要包括语言表达能力和组织协调能力。
（二）日常教学管理能力
教学秘书的主要工作就是进行教学管理工作，所以管理能力直接影响教学秘书的专业素质和业务能力水平。高校的教学管理工作涉及的范围非常广泛，包括教学运行管理、档案管理及学生的学籍管理等日常工作，此外还包括外语四六级、计算机等级考试、重修课程、选修课选课、期中、期末考试、毕业论文的答辩等和教学环节相关的临时工作。这些都需要我们教学秘书及时准确地发送教学的各项通知，确保各项工作正常有序的进行。
（三）整理资料的能力
高等学校整个教学管理过程包括了各类教学日常工作，如课堂教学材料和学籍管理材料等，而这一系列的教学活动都会产生大量的纸质和电子版的材料。面对这些庞大且种类繁多的信息，教学秘书一方面必须学会如何快速和准确地对资料进行筛选，把无关且不符合实际的信息剔除；另一方面，还需对各种信息进行整理和归纳，为以后的教学工作提供信息支持和保障。
（四）专研创新能力
教学管理工作自诞生之日起就是不断变化的。为适应教改中的教学管理工作，教学秘书应在平时强化自身应对突发情况的能力，适当调整管理模式，创新性地开展工作，提升管理质量，对与当代教育改革不相符的旧办法、旧模式进行改良，以适应科技发展的要求，并为促进社会经济的发展、国内教育的发展和高校教学事业的发展添砖加瓦。唯有如此，才能紧跟教改的“步伐”，并为高校的人事体制改良和社会经济的发展做好铺垫。在将来的教学管理工作中，教学秘书应具备应对突发情况的能力，这有助于学校拓展思维，遇到问题可以实时解决问题，并缓解实际困难。
（五）应具备现代化办公经验
21世纪是数字化时代，无论是从经济性还是从时效性方面去考虑，这些都促使了计算机在各行各业的快速发展，高校教学系统亦是如此，计算机的运用将会极大地提高教学管理工作的办事效率，且把原先很多纸质版的资料转化成电子信息，这一方面节约了教学管理成本，加快了我们搜索信息的速度；另一方面，减轻了教学管理工作中的工作量，为师生和各级教学管理部门提供更为快捷优质的服务。 三、加强教学秘书专业素质的对策
（一）加强业务进修与培训
随着教育教学改革步伐的日益加快，各高校纷纷提高办学层次，拓宽专业方向，教学管理的业务量和信息量也不断增加，传统的管理方式已难以满足新形势发展的需要。为提高学校的整体管理水平，建立规范性、科学性的管理模式，教学秘书必须扩宽教学管理思路，更新管理方法，提高业务技能。校领导应为教学秘书提供更多的进修与培训机会，系统学习专业的管理知识，了解前沿管理理念，掌握最新的管理技能，更多的组织教学秘书到各大知名院校访问学习，引进先进高效的管理办法，提高整体业务素质，实现教学管理质量的提升。
（二）完善绩效管理系统
绩效管理系统的完善可以对教学秘书的业绩做出公正的评价，绩效考核结果直接体现在薪酬水平，使相同岗位的优秀人员获得更高相应的奖励，激发民办高校教学秘书队伍自身工作能力的创新，提高队伍自身的工作积极性，便于更加稳定民办高校教学秘书队伍。
（三）提高对教学秘书的认识
教学秘书队伍现存的根本问题在于学校对教学秘书工作的重要性没有足够认识。教学秘书是教学管理过程中的核心人物，是教学正常运转的枢纽，脱离高效有序的教学管理，即使再好的师资水平、教学设施也不能开展卓有成效的教学活动。学校应从根本上改变对教学秘书的传统观念，提高对其的重视程度。教学秘书队伍的建设与学校发展息息相关。
（四）深化教学管理职员制度改革
在高校管理系列中没有专门的行政管理方法，教学秘书可以同时拥有行政职务和专业技术职务，但级别均不高，由于行政职务工作的限制，教学秘书常常需要花费较多的时间、精力用于申请高一级别的专业技术职务，而这些准备工作与教学秘书本职工作内容丝毫没有关系，如科研成果、教学内容，这对教学秘书队伍素质提高和队伍建设产生了较大程度的负面影响。
（五）营造积极和谐的人际关系氛围
管理不仅仅是一门科学，更是一门艺术。为了给高校教学秘书创造强烈的归属感和高度的责任感，必须要积极营造民主、宽松、和谐的人际关系环境，降低角色冲突产生的消极影响，给予教学秘书足够的理解和尊重，减少各方对教学秘书的不必要责难，建立互助共进的校园文化，引导教学秘书在合作中缓解压力，在和谐的人际环境中正面、积极地开展工作，提升其职业认同感和成就感，给教学秘书带来职业幸福，为其工作激情创造良性循环。若工作压力长期得不到释放，很可能导致心理上的崩溃。
四、结束语
总之，教学秘书应充分意识到提高专业素养和技能的关键性，学会利用现代化的办公技术和先进的教学管理观念，使自身的素质和能力能够跟上教改发展的步伐。而教学秘书并不仅仅代表了个人，他更代表了高校形象。相信随着办公室教学秘书素质和能力的提升，我国高校的教学质量将有质的飞跃。
参考文献：
[1]张静，赵则红.新时代下机关单位秘书工作必备道德素养探讨[J].现代营销，2012，（9）：192-192.
[2]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养[J].湖南人文科技学院学报，2006，（1）：123-126.
【关键词】 办公室管理；秘书素质和能力；分析
引言：
教学秘书是教学管理工作的主力军，是高等学校院（部）级教学管理中极其重要的岗位，肩负保障正常教学秩序，促进教育教学质量稳步提高的重要职责。建立一个素质优良、爱岗敬业、勇于创新的教学管理队伍是提高高校教学质量和人才培养质量的基本前提。教学秘书在教学管理工作中担负着较为琐碎的工作，其工作强度也是相当大的。教学秘书工作的开展都是以教学内容为中心的，它是学生、老师与学校教务处之间的枢纽，也是学生、老师与学校教务处之间沟通的桥梁。
一、教学秘书的重要作用
（一）教学秘书是基层的教育管理者
教学秘书受院（部）和教务处的直接领导，负责所属部门的日常教学管理工作，是基层的教育管理者。由于教学秘书面向院（部）领导、教务处、各学院、教研室主任、教师、学生等服务对象，其工作范围涉及广泛，千头万绪，如：教材征订、教师工作量核算、调停课办理、各类等级考试报名、考试管理、成绩管理、教学档案管理、学籍管理、学生选课管理、毕业生事务管理等。教学秘书周而复始的进行这些周期性的、繁杂琐碎的管理工作。为保障教学井然有序地进行，教学秘书必须具备良好的协调能力、过硬的专业素养，这样才能更好的处理庞杂的教学事务，达到事半功倍的效果。
（二）教学秘书是教学过程与教学质量的监控者
教学秘书作为基层的教学管理者，必须对教学过程、教学质量进行监控，依据教学评估指标体系和学校相关要求，认真审查教师上交的教学文件，严把质量关，经常深入课堂了解教师的教学情况，检查教师的教学计划执行情况，以及学生学习状况，协助学院（部）领导、教研室主任、教务处进行监督检查，随时做好信息记录，评估教学效果，善于找出教学管理中的问题，为领导、教师提出意见和建议，促进教学质量的不断提高。
（三）教学秘书是院（部）级领导的参谋和助手
就岗位性质来说，教学秘书并非决策者，而是执行者。在处理日常教学工作时，教学秘书要对自己进行准确的定位，做好领导的参谋，提出建设性意见，协助完成各项任务，认真贯彻执行各项教学文件，做好监督与管理工作，保证教学秩序的良好运行，及时准确的将第一手信息反馈给领导，为其作出正确决策提供依据。
（四）教学秘书队伍是桥梁和纽带
从行政隶属关系上来看，教学秘书受其所在院（部）的领导，而业务内容主要由教务处下达，既要服务教师也要面向学生。教学秘书是联系学校各职能部门、各学院、教务处的纽带，也是教师与学生之间的桥梁，要及时将教育信息上传给相关领导，并把各项决策下达给师生，是保障教学工作正常运行的重要枢纽。
二、高校教学秘书的专业能力
高校教学秘书在高校教学管理中为了更好的发挥作用，对教学管理岗位有相适应的能力，教学秘书要具备一定职业素质。这种素质既表现为德、智、才等方面的个人能力，又表现为团队精神和团队管理，使整个教学管理过程能正常有效的开展。
（一）教学秘书应具备较强的协调和交流能力
有效的沟通可以减少工作中一些不必要的阻力，从而增强我们工作的执行和运转能力，提高教学管理工作的效率。教学秘书是保证整个学校教学系统得以顺利开展的参谋和助手，在工作中需要和学生、教师、学校领导以及合作单位等服务对象进行沟通。同时在传递信息时要及时、准确，这些都要求教学秘书需要具备较强的沟通协调能力。良好的沟通协调能力主要包括语言表达能力和组织协调能力。
（二）日常教学管理能力
教学秘书的主要工作就是进行教学管理工作，所以管理能力直接影响教学秘书的专业素质和业务能力水平。高校的教学管理工作涉及的范围非常广泛，包括教学运行管理、档案管理及学生的学籍管理等日常工作，此外还包括外语四六级、计算机等级考试、重修课程、选修课选课、期中、期末考试、毕业论文的答辩等和教学环节相关的临时工作。这些都需要我们教学秘书及时准确地发送教学的各项通知，确保各项工作正常有序的进行。
（三）整理资料的能力
高等学校整个教学管理过程包括了各类教学日常工作，如课堂教学材料和学籍管理材料等，而这一系列的教学活动都会产生大量的纸质和电子版的材料。面对这些庞大且种类繁多的信息，教学秘书一方面必须学会如何快速和准确地对资料进行筛选，把无关且不符合实际的信息剔除；另一方面，还需对各种信息进行整理和归纳，为以后的教学工作提供信息支持和保障。
（四）专研创新能力
教学管理工作自诞生之日起就是不断变化的。为适应教改中的教学管理工作，教学秘书应在平时强化自身应对突发情况的能力，适当调整管理模式，创新性地开展工作，提升管理质量，对与当代教育改革不相符的旧办法、旧模式进行改良，以适应科技发展的要求，并为促进社会经济的发展、国内教育的发展和高校教学事业的发展添砖加瓦。唯有如此，才能紧跟教改的“步伐”，并为高校的人事体制改良和社会经济的发展做好铺垫。在将来的教学管理工作中，教学秘书应具备应对突发情况的能力，这有助于学校拓展思维，遇到问题可以实时解决问题，并缓解实际困难。
（五）应具备现代化办公经验
21世纪是数字化时代，无论是从经济性还是从时效性方面去考虑，这些都促使了计算机在各行各业的快速发展，高校教学系统亦是如此，计算机的运用将会极大地提高教学管理工作的办事效率，且把原先很多纸质版的资料转化成电子信息，这一方面节约了教学管理成本，加快了我们搜索信息的速度；另一方面，减轻了教学管理工作中的工作量，为师生和各级教学管理部门提供更为快捷优质的服务。 三、加强教学秘书专业素质的对策
（一）加强业务进修与培训
随着教育教学改革步伐的日益加快，各高校纷纷提高办学层次，拓宽专业方向，教学管理的业务量和信息量也不断增加，传统的管理方式已难以满足新形势发展的需要。为提高学校的整体管理水平，建立规范性、科学性的管理模式，教学秘书必须扩宽教学管理思路，更新管理方法，提高业务技能。校领导应为教学秘书提供更多的进修与培训机会，系统学习专业的管理知识，了解前沿管理理念，掌握最新的管理技能，更多的组织教学秘书到各大知名院校访问学习，引进先进高效的管理办法，提高整体业务素质，实现教学管理质量的提升。
（二）完善绩效管理系统
绩效管理系统的完善可以对教学秘书的业绩做出公正的评价，绩效考核结果直接体现在薪酬水平，使相同岗位的优秀人员获得更高相应的奖励，激发民办高校教学秘书队伍自身工作能力的创新，提高队伍自身的工作积极性，便于更加稳定民办高校教学秘书队伍。
（三）提高对教学秘书的认识
教学秘书队伍现存的根本问题在于学校对教学秘书工作的重要性没有足够认识。教学秘书是教学管理过程中的核心人物，是教学正常运转的枢纽，脱离高效有序的教学管理，即使再好的师资水平、教学设施也不能开展卓有成效的教学活动。学校应从根本上改变对教学秘书的传统观念，提高对其的重视程度。教学秘书队伍的建设与学校发展息息相关。
（四）深化教学管理职员制度改革
在高校管理系列中没有专门的行政管理方法，教学秘书可以同时拥有行政职务和专业技术职务，但级别均不高，由于行政职务工作的限制，教学秘书常常需要花费较多的时间、精力用于申请高一级别的专业技术职务，而这些准备工作与教学秘书本职工作内容丝毫没有关系，如科研成果、教学内容，这对教学秘书队伍素质提高和队伍建设产生了较大程度的负面影响。
（五）营造积极和谐的人际关系氛围
管理不仅仅是一门科学，更是一门艺术。为了给高校教学秘书创造强烈的归属感和高度的责任感，必须要积极营造民主、宽松、和谐的人际关系环境，降低角色冲突产生的消极影响，给予教学秘书足够的理解和尊重，减少各方对教学秘书的不必要责难，建立互助共进的校园文化，引导教学秘书在合作中缓解压力，在和谐的人际环境中正面、积极地开展工作，提升其职业认同感和成就感，给教学秘书带来职业幸福，为其工作激情创造良性循环。若工作压力长期得不到释放，很可能导致心理上的崩溃。
四、结束语
总之，教学秘书应充分意识到提高专业素养和技能的关键性，学会利用现代化的办公技术和先进的教学管理观念，使自身的素质和能力能够跟上教改发展的步伐。而教学秘书并不仅仅代表了个人，他更代表了高校形象。相信随着办公室教学秘书素质和能力的提升，我国高校的教学质量将有质的飞跃。
参考文献：
[1]张静，赵则红.新时代下机关单位秘书工作必备道德素养探讨[J].现代营销，2012，（9）：192-192.
[2]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养[J].湖南人文科技学院学报，2006，（1）：123-126.