论文部分内容阅读
摘 要：对重大通信建设项目档案验收模式进行研究，以确保工程档案的完整、准确、系统、安全为目标，提出验收前多维度超前介入、验收时进行全面质量评估、验收后跟踪服务和后评价的闭环管理工作模式，以保证重大通信建设项目档案验收工作的质量。
关键词：通信建设项目；工程档案；验收模式
重大通信建设项目是通信企业生产经营和提升服务水平的基石，项目档案是对通信线路、基站等进行维护、管理的依据。但由于重大通信建设项目投资大、分布广、工期长、参建单位多、一些参建人员档案意识相对薄弱等原因，项目档案的科学有效管理问题一直困扰着通信企业档案部门。为“确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全”，[1]笔者结合多年的重大通信建设项目档案验收工作实践，提出了验收前多维度超前介入、验收时进行全面质量评估、验收后跟踪服务和后评价的闭环管理工作模式，以提升项目档案管理水平。下面以中国联通河南2009年WCDMA网新建工程（以下简称“WCDMA工程”）为例进行探讨。
1 验收前多维度超前介入
2009年立项建设的WCDMA工程投资4.7亿多元人民币，历时近4年，参建的设计、施工、监理、供货等单位50余家，施工地点遍布全省且地形多样，线路具有架空、直埋、管道等多种敷设方式，设备来自多个国家和地区。针对重大通信建设项目的特点，如果不提前提出统一的业务规范和归档要求，验收时就难以达到标准，甚至造成无法弥补的损失。因此，为避免造成竣工验收后“人去档空，不知所终”的结局，[2]企业档案部门改变了过去只在竣工时参加档案验收的被动工作模式，并从以下四个方面构建多维度超前介入作业模式。
1.1 掌握动态，制定预案。企业档案部门与计划管理、物资采购等部门保持良性互动，以便及时掌握项目建设动态，及早对项目档案进行源头控制，并在项目招标书中明确项目档案形成、积累、整理的职责和归档要求，作为中标单位签订合同的依据。同时，档案部门借助自身管理企业信息资源的优势，根据掌握的固定资产投资计划和重大工作安排信息，提前制定验收预案。
1.2 合同约束，固化职责。通信企业档案部门积极参与重大通信建设项目合同签订工作，在设计、施工、监理、设备采购、技术服务等合同中提出档案管理的具体要求，把应移交档案的数量、档案用纸规格、字迹材料种类和要求、非纸质载体档案的质量要求、档案整理标准等写进合同相关条款，明确各参建单位在项目档案管理工作中的责任。由于监理单位负责对项目进行质量、投资和进度控制，在监理合同中明确并落实其在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]核心是将参建单位合同总额的1%作为尾款，尾款支付和档案评定结果挂钩，有助于提高其对项目档案的重视程度。
1.3 以会代训，提高技能。召开协调会议，是建设项目管理的重要手段之一。通信企业档案部门借参会机会，针对项目所处阶段档案工作现状和特点，加强对相关人员的业务培训，并编写了项目档案管理手册供其参考。通过以会代训的方式，不断提高其档案意识和业务技能，在项目档案验收中起到了事半功倍效果。
1.4 监督指导，过程管控。《重大建设项目档案验收办法》第六条第四款规定“项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检”。[4]企业档案部门及时向项目主管部门、档案行政管理部门报送《国家重点建设项目档案管理动态登记表》，并邀请其定期对建设项目专（兼）职档案人员配备、档案专用设备购置、安全保管条件、管理制度建设及落实情况等进行检查指导，排除隐患，通过档案执法检查和业务指导强化对重大通信建设项目档案验收前的过程管控，防患于未然。
2 验收时进行全面质量评估
竣工验收是对投资效果的全面检验，档案评定是否合格直接影响验收结果。验收时应严格按照国家和通信行业标准，对项目档案的完整、准确、系统、安全情况进行全面评估。
2.1 检查项目档案的完整性。完整性是确保项目档案质量的前提，检查完整性时应做到：首先，从整体上把握项目档案的完整性。纵向应全面检查从工程立项到竣工投产各个阶段形成的文件材料是否齐全，横向应检查各参建单位形成的与项目有关的文件是否完整，并依据归档范围做到不重不漏。
其次，重点检查容易忽视的细节问题。①项目论证阶段由于尚未正式纳入建设程序，形成的文件材料容易散失，应检查项目论证文件是否齐全。②设计基础材料中的地质、地形、水文、气象等材料在完成正式设计后容易被忽视，应齐全完整。③由于光盘、移动硬盘等新型载体在工程建设中广泛应用，应检查这些非纸质载体文件是否已转化为纸质载体，并一并归档。④设备随机资料和安装调试记录，常由维护人员个人保管，应把原件归档，复印件供维护人员参考。⑤对大型设备的操作、维护及管理工作进行培训考察，特别是引进设备的出境、出国培训考察材料，应在培训结束后及时收集，避免个人据为己有。
最后，关注项目档案内容是否完整。项目档案本身不能缺张少页，其印章、签字等法律手续要完备，责任人的全称、签字日期、签署意见不能随意省略，应清楚、规范、完整。
2.2 检查项目档案的准确性。准确性是项目档案的灵魂，验收准确性时应做到：①检查竣工图是否图物相符，技术数据准确可靠。②检查是否存在设计变更的情况，变更部分是否附设计变更通知单，是否履行了法定变更程序，是否在竣工图上准确体现出来。③隐蔽工程是指在施工过程中将被下一工序掩盖工作结果的工程，[5]无论由于设备老化或人为原因造成的各类事故处理，都需要通过隐蔽工程档案确定位置和构造，找出治理对策，验收时切莫忽视隐蔽工程档案准确性。
2.3 检查项目档案的系统性。系统性是项目档案便于保管和检索利用的重要标志，验收时从以下三方面着手：①检查分类是否科学，体现工程档案的形成规律；组卷是否合理，保持各部分之间的有机联系，避免张冠李戴，出现杂卷现象。②检查案卷排列是否有序，宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列，[6]线路在前，设备在后，综合性文件在前，单项工程文件在后。③检查卷内文件排列是否有序，将前期依据及管理性文件按问题或重要程度排列，其他文件依据时间顺序排列。 2.4 检查项目档案的安全性。安全性是对项目档案的最基本要求，由于项目档案在建设过程中利用频繁，保管条件难以达到相关规定，其安全性受到严峻挑战，验收时应予以高度关注。首先，项目档案应有安全保护设施和安全管理制度，不能在施工现场随意堆放。其次，应确保项目档案实体安全，对于有损毁、污渍的情况应及时修复。最后，应确保档案信息安全，对电子档案信息进行加密处理，严格履行借阅登记手续，严禁非正当传播、复制，无失密、泄密事故。
通过对以上四个方面的全面检查和评估，在过程管控基础上进行查漏补缺，进一步保证了项目档案验收的质量。
3 验收后跟踪服务和后评价
尽管在验收前做了精心准备，验收时进行了严格审查，但由于WCDMA工程作为重大通信建设项目，形成的档案数量大、种类多、成分杂、来源广，相关人员缺乏系统、专业的档案知识，难以完全按照档案管理要求进行文件的收集、整理和归档。因此，竣工验收后，通信企业档案部门应继续跟踪服务，并对项目档案验收工作进行后评价。
3.1 督办落实整改意见，履行合同承诺。通信企业档案部门针对竣工验收报告、会议纪要等文件中有关项目档案的遗留问题，及时督办落实整改意见，严守项目档案质量的最后一道防线。同时，履行合同承诺，根据合同相关条款，及时办理档案交接手续，作为向相关参建单位支付尾款的依据。[7]
3.2 补充归档后续文件，确保项目档案完整成套。由于建设项目通过竣工验收后，还要进行竣工决算的编制、资产交付和工程审计等收尾工作，在此期间将继续形成需归档保存的项目档案。我们应跟踪服务，把竣工验收时形成的竣工报告、会议纪要、验收证书，以及之后形成的资产交付通知、审计报告、报奖材料等文件收集整理，及时补充归档，确保建设项目档案完整成套。
3.3 推行后评价制度，积累建设项目档案验收工作经验。为促进重大通信建设项目档案验收工作模式日臻完善，企业档案部门应积极推行档案验收后评价制度，对验收目标、执行过程、验收效果等进行全面系统的总结，审视各环节的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，提高各项措施的有效性和可操作性，完善作业模式，确保建设项目档案验收管理机制的运行活力，为今后建设项目档案验收工作提供经验和借鉴。
结论：WCDMA工程验收实践证明，通过采取上述重大通信建设项目档案验收模式，可以有效避免验收前不了解情况、验收时“走过场”和验收后无人问津的情况发生，有利于实现重大通信建设项目档案完整、准确、系统、安全的目标，保证了档案验收的质量，进而提升了项目档案科学化、规范化管理的水平。
参考文献：
[1][4]国家档案局，国家发展和改革委员会发布.重大建设项目档案验收办法[DB/OL].[2006-06-14].
http：//61.135.203.75/xxgk/2006-06/14/content_13400.htm.
[2]许歆懿.工程项目档案工作必须做到“三同步”[J].山西档案.2000（6）.30.
[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案.2008（3）.25～26.
[5]黄玉明.谈隐蔽工程验收资料的归档[J].档案工作.1991（7）.26.
[6] DA/T 28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].
[7]范大为.对项目档案全过程管理的探讨[J].中国档案. 2012（1）.68～69.
（作者单位：中国联通河南省分公司档案馆 来稿日期：2013-02-18）
关键词：通信建设项目；工程档案；验收模式
重大通信建设项目是通信企业生产经营和提升服务水平的基石，项目档案是对通信线路、基站等进行维护、管理的依据。但由于重大通信建设项目投资大、分布广、工期长、参建单位多、一些参建人员档案意识相对薄弱等原因，项目档案的科学有效管理问题一直困扰着通信企业档案部门。为“确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全”，[1]笔者结合多年的重大通信建设项目档案验收工作实践，提出了验收前多维度超前介入、验收时进行全面质量评估、验收后跟踪服务和后评价的闭环管理工作模式，以提升项目档案管理水平。下面以中国联通河南2009年WCDMA网新建工程（以下简称“WCDMA工程”）为例进行探讨。
1 验收前多维度超前介入
2009年立项建设的WCDMA工程投资4.7亿多元人民币，历时近4年，参建的设计、施工、监理、供货等单位50余家，施工地点遍布全省且地形多样，线路具有架空、直埋、管道等多种敷设方式，设备来自多个国家和地区。针对重大通信建设项目的特点，如果不提前提出统一的业务规范和归档要求，验收时就难以达到标准，甚至造成无法弥补的损失。因此，为避免造成竣工验收后“人去档空，不知所终”的结局，[2]企业档案部门改变了过去只在竣工时参加档案验收的被动工作模式，并从以下四个方面构建多维度超前介入作业模式。
1.1 掌握动态，制定预案。企业档案部门与计划管理、物资采购等部门保持良性互动，以便及时掌握项目建设动态，及早对项目档案进行源头控制，并在项目招标书中明确项目档案形成、积累、整理的职责和归档要求，作为中标单位签订合同的依据。同时，档案部门借助自身管理企业信息资源的优势，根据掌握的固定资产投资计划和重大工作安排信息，提前制定验收预案。
1.2 合同约束，固化职责。通信企业档案部门积极参与重大通信建设项目合同签订工作，在设计、施工、监理、设备采购、技术服务等合同中提出档案管理的具体要求，把应移交档案的数量、档案用纸规格、字迹材料种类和要求、非纸质载体档案的质量要求、档案整理标准等写进合同相关条款，明确各参建单位在项目档案管理工作中的责任。由于监理单位负责对项目进行质量、投资和进度控制，在监理合同中明确并落实其在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]核心是将参建单位合同总额的1%作为尾款，尾款支付和档案评定结果挂钩，有助于提高其对项目档案的重视程度。
1.3 以会代训，提高技能。召开协调会议，是建设项目管理的重要手段之一。通信企业档案部门借参会机会，针对项目所处阶段档案工作现状和特点，加强对相关人员的业务培训，并编写了项目档案管理手册供其参考。通过以会代训的方式，不断提高其档案意识和业务技能，在项目档案验收中起到了事半功倍效果。
1.4 监督指导，过程管控。《重大建设项目档案验收办法》第六条第四款规定“项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检”。[4]企业档案部门及时向项目主管部门、档案行政管理部门报送《国家重点建设项目档案管理动态登记表》，并邀请其定期对建设项目专（兼）职档案人员配备、档案专用设备购置、安全保管条件、管理制度建设及落实情况等进行检查指导，排除隐患，通过档案执法检查和业务指导强化对重大通信建设项目档案验收前的过程管控，防患于未然。
2 验收时进行全面质量评估
竣工验收是对投资效果的全面检验，档案评定是否合格直接影响验收结果。验收时应严格按照国家和通信行业标准，对项目档案的完整、准确、系统、安全情况进行全面评估。
2.1 检查项目档案的完整性。完整性是确保项目档案质量的前提，检查完整性时应做到：首先，从整体上把握项目档案的完整性。纵向应全面检查从工程立项到竣工投产各个阶段形成的文件材料是否齐全，横向应检查各参建单位形成的与项目有关的文件是否完整，并依据归档范围做到不重不漏。
其次，重点检查容易忽视的细节问题。①项目论证阶段由于尚未正式纳入建设程序，形成的文件材料容易散失，应检查项目论证文件是否齐全。②设计基础材料中的地质、地形、水文、气象等材料在完成正式设计后容易被忽视，应齐全完整。③由于光盘、移动硬盘等新型载体在工程建设中广泛应用，应检查这些非纸质载体文件是否已转化为纸质载体，并一并归档。④设备随机资料和安装调试记录，常由维护人员个人保管，应把原件归档，复印件供维护人员参考。⑤对大型设备的操作、维护及管理工作进行培训考察，特别是引进设备的出境、出国培训考察材料，应在培训结束后及时收集，避免个人据为己有。
最后，关注项目档案内容是否完整。项目档案本身不能缺张少页，其印章、签字等法律手续要完备，责任人的全称、签字日期、签署意见不能随意省略，应清楚、规范、完整。
2.2 检查项目档案的准确性。准确性是项目档案的灵魂，验收准确性时应做到：①检查竣工图是否图物相符，技术数据准确可靠。②检查是否存在设计变更的情况，变更部分是否附设计变更通知单，是否履行了法定变更程序，是否在竣工图上准确体现出来。③隐蔽工程是指在施工过程中将被下一工序掩盖工作结果的工程，[5]无论由于设备老化或人为原因造成的各类事故处理，都需要通过隐蔽工程档案确定位置和构造，找出治理对策，验收时切莫忽视隐蔽工程档案准确性。
2.3 检查项目档案的系统性。系统性是项目档案便于保管和检索利用的重要标志，验收时从以下三方面着手：①检查分类是否科学，体现工程档案的形成规律；组卷是否合理，保持各部分之间的有机联系，避免张冠李戴，出现杂卷现象。②检查案卷排列是否有序，宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列，[6]线路在前，设备在后，综合性文件在前，单项工程文件在后。③检查卷内文件排列是否有序，将前期依据及管理性文件按问题或重要程度排列，其他文件依据时间顺序排列。 2.4 检查项目档案的安全性。安全性是对项目档案的最基本要求，由于项目档案在建设过程中利用频繁，保管条件难以达到相关规定，其安全性受到严峻挑战，验收时应予以高度关注。首先，项目档案应有安全保护设施和安全管理制度，不能在施工现场随意堆放。其次，应确保项目档案实体安全，对于有损毁、污渍的情况应及时修复。最后，应确保档案信息安全，对电子档案信息进行加密处理，严格履行借阅登记手续，严禁非正当传播、复制，无失密、泄密事故。
通过对以上四个方面的全面检查和评估，在过程管控基础上进行查漏补缺，进一步保证了项目档案验收的质量。
3 验收后跟踪服务和后评价
尽管在验收前做了精心准备，验收时进行了严格审查，但由于WCDMA工程作为重大通信建设项目，形成的档案数量大、种类多、成分杂、来源广，相关人员缺乏系统、专业的档案知识，难以完全按照档案管理要求进行文件的收集、整理和归档。因此，竣工验收后，通信企业档案部门应继续跟踪服务，并对项目档案验收工作进行后评价。
3.1 督办落实整改意见，履行合同承诺。通信企业档案部门针对竣工验收报告、会议纪要等文件中有关项目档案的遗留问题，及时督办落实整改意见，严守项目档案质量的最后一道防线。同时，履行合同承诺，根据合同相关条款，及时办理档案交接手续，作为向相关参建单位支付尾款的依据。[7]
3.2 补充归档后续文件，确保项目档案完整成套。由于建设项目通过竣工验收后，还要进行竣工决算的编制、资产交付和工程审计等收尾工作，在此期间将继续形成需归档保存的项目档案。我们应跟踪服务，把竣工验收时形成的竣工报告、会议纪要、验收证书，以及之后形成的资产交付通知、审计报告、报奖材料等文件收集整理，及时补充归档，确保建设项目档案完整成套。
3.3 推行后评价制度，积累建设项目档案验收工作经验。为促进重大通信建设项目档案验收工作模式日臻完善，企业档案部门应积极推行档案验收后评价制度，对验收目标、执行过程、验收效果等进行全面系统的总结，审视各环节的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，提高各项措施的有效性和可操作性，完善作业模式，确保建设项目档案验收管理机制的运行活力，为今后建设项目档案验收工作提供经验和借鉴。
结论：WCDMA工程验收实践证明，通过采取上述重大通信建设项目档案验收模式，可以有效避免验收前不了解情况、验收时“走过场”和验收后无人问津的情况发生，有利于实现重大通信建设项目档案完整、准确、系统、安全的目标，保证了档案验收的质量，进而提升了项目档案科学化、规范化管理的水平。
参考文献：
[1][4]国家档案局，国家发展和改革委员会发布.重大建设项目档案验收办法[DB/OL].[2006-06-14].
http：//61.135.203.75/xxgk/2006-06/14/content_13400.htm.
[2]许歆懿.工程项目档案工作必须做到“三同步”[J].山西档案.2000（6）.30.
[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案.2008（3）.25～26.
[5]黄玉明.谈隐蔽工程验收资料的归档[J].档案工作.1991（7）.26.
[6] DA/T 28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].
[7]范大为.对项目档案全过程管理的探讨[J].中国档案. 2012（1）.68～69.
（作者单位：中国联通河南省分公司档案馆 来稿日期：2013-02-18）