摘 要：人事档案材料收集工作是人事档案管理工作中最重要的基础工作。收集档案材料、充实档案内容，是人事档案工作的一项长期的根本任务，也是整个人事档案工作的起点。只有不断地收集材料，并将所收集的材料进行去伪存真，才能为人事管理工作提供有效的服务。笔者通过研究分析人事档案材料产生形成的规律和特点，结合工作实践，就如何做好人事档案材料的收集工作进行了深入探讨，并总结归纳出具体的收集方法，以此进一步加强人事档案材料的收集工作，为人事档案打下坚实的基础，真正实现对人事档案的集中统一管理。
　　关键词：人事档案 材料收集 工作方法
　　人事档案是真实地记载和反映个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是组织人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。長期的实践工作证明，没有人事档案材料的收集工作，就没有人事档案工作的建立和发展，也就没有健全的人事档案工作。充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性工作。因此，人事档案工作者必须花大力气做好归档材料的收集工作，为充实人事档案的内容打下坚实的基础。
　　一、主动及时、深入细致、保质保量地做好档案材料的收集工作
　　要做好归档材料的收集工作必须要做到以下几点：
　　（一）、主动及时。档案人员要加强与形成人事档案材料的单位保持密切联系，要从“你来我装，来多少，收多少，不来就拉倒”的被动局面中解脱出来，掌握主动，做到“手勤、嘴勤、腿勤”，以积极主动和高度负责的精神做好收集工作。收集时还应注意，收集的材料应是历史材料与现实材料的集合，政治素质材料与业务能力材料的集合，内容充实，富有新意，只有这样才能使档案在为组织人事工作服务中发挥现实作用。在现实工作中，常出现由于人事档案材料短缺、内容老化，影响对人才的了解和使用的事例，给工作造成了不应有的损失。因此，任何拖拉迟缓、无所作为、消极等待的思想和行为都是有害的。
　　（二）、深入细致。它要求档案人员认真负责，踏实细致，不允许马马虎虎，粗枝大叶，否则会造成错收漏收，范围不清，鱼目混珠。所以，在收集工作中，不能满足于发文件、打电话、一般询问和等别人把材料送上门来，应当深入到有关部门调查研究，广泛进行宣传动员，疏通材料来源的渠道，摸清人事档案材料形成的规律，把握住收集工作主动权，做到有的放矢。
　　（三）、保质保量。收集档案材料时，决不能因为急于收集，而忽视在归档与接收前的审核和鉴别，使一些零星杂乱、无保存价值或不属于人事档案的材料归入档案。因此，必须强调优选，只收集属于人事档案范围的和有保存价值的材料，以保证人事档案的优化。
　　二、善于研究人事档案材料形成的规律和特点，努力掌握档案材料的收集方法
　　人事档案材料的产生和形成，有其自身的规律和特点，只有真正认识其特点，才能加强收集工作的预见性、计划性，把握档案材料收集工作的主动权。其特点：①产生的连续性。每个人从上学之日起，就在谱写自己的历史。随着时间的推移，个人的情况不断发生变化，也就会形成反映变化过程的档案材料。只要一个人的生命没有终止，就会产生新的档案材料。这也就决定了收集工作不可能一劳永逸，而是一项贯穿人事档案工作始终的经常性工作。②来源的广泛性。人事档案材料产生于人事管理活动中，例如：各类人员的选拔、培训、任用、奖惩等活动中都会形成人事档案材料。从形成的单位看，凡与人发生联系的一切单位和部门，都有可能产生人事档案材料。只有从横向和纵向方面加强人事档案材料的收集工作，才能实现档案材料从分散到集中。③形成的时间性。例如每年的“五一”劳动节就会表彰一批劳动模范、“七一”建党节就会表彰一批优秀党员等。另外，每当机构变动、员工工资调整，也会形成一大批人事任免和调整工资的材料。只有熟悉和掌握这些时间规律，及时收集，才能防止因时过境迁而造成人事档案材料的遗失和损坏。④相互的联系性。人事档案材料不是孤立的，它是围绕一定的工作、学习、实践等情况而形成。如一个人入了党，就自然会形成入党申请书、转正申请书、入党志愿书、政审材料等。因此，档案材料间的相互联系性，为收集工作提供了线索和踪迹，要想获取信息，就要“按图索骥”地追踪收集。
　　全面完整地收集材料，是做好人事档案管理工作的起点和前提，是档案的生命线，也是一项十分复杂艰苦的基础工作。在补充收集工作中，要针对不同情况采取不同方法。另外，在收集过程中还应注意，对每一份收集上来的材料都要进行归档前的审核和鉴别，确保档案内容的质量。一看档案材料是否真实。真实性是人事档案的生命，它直接关系到档案的使用价值。从这个意义上讲，人事档案工作不是简单的接接收收，而是要档案工作人员在这看似简单枯燥的工作中，体现出自己纯熟过硬的专业素质和认真、负责的敬业精神。特别是有关出生日期、参加工作时间、学历等情况要严格把关，避免假材料混入档案。二看档案材料手续是否健全。坚决杜绝缺公章、缺签字、缺文件号等手续不全的材料归入档案等问题的发生，使人事档案达到“完整”、“真实”、“精炼”、“实用”要求。
　　三、建立健全工作制度，确保人事档案材料收集工作规范化
　　（一）、递交制度。人事档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证人事档案部门能够及时地、源源不断地从形成单位获得人事档案材料。移交转递制度要明确规定移交范围、时间、要求和手续，任何组织和个人，不得以任何理由积压、滞留应归档材料。
　　（二）、联系制度。对于未能按时递交的人事档案材料，人事档案部门不能完全坐等有关单位主动送材料上门，送多少收多少，这是很不够的，应经常与有关部门保持密切的联系，捕捉所形成档案材料的信息，主动索要应归档材料，对于迟迟未交的，要及时发函、打电话或登门索要，避免漏收材料。
　　（三）、检查核对制度。人事档案部门为了对所管档案情况做到心中有数，应定期进行检查核对，发现由于同名同姓而错装材料的应及时纠正；不符合归档要求的材料，应退回形成单位重新制作；发现缺少的材料，应及时进行登记，以便继续收集补充。
　　（四）、登记制度。为了便于了解收集工作情况，应建立档案材料的收集登记制度。如收文登记、移交清单登记等，避免人事档案材料的遗失和散落。
　　总之，收集人事档案材料政策性强，涉及面广，难度较大，它不仅是人事档案部门的任务，也是形成人事档案材料部门的任务，更是人事档案部门取得和积累档案的一种手段，在人事档案管理工作中处于特殊地位，必须各方面密切配合才能做好。
　　作者简介：赵彦荣，中国石油乌鲁木齐石化公司人事处，政工师。