抓好“四位一体”长效管控,推进档案服务提质增效

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  [摘 要]档案是一个企业各种工作的有效记录,对于企业经营发展有着十分重要的意义,近年来,随着中海油经营形势的不断变化,面对着低油价对于企业发展带来的极端困难,企业广大档案从业人员不等不靠,积极转变观念,克服重重困难,按照中海油对于档案管理的工作部署,紧紧围绕中海油及管道工程安装分公司中心工作部署和年度档案工作重点,围绕企业改革的中心任务转移档案工作重心,在规范档案流程管理、档案馆室建设(改造)、档案安全保护措施的硬落实、档案开发利用等方面继续深化,在科学管理和工作创新等方面狠下功夫,采取多种形式,扩大档案开发利用规模与深度,进一步提升企业档案工作整体水平和服务能力。
  [关键词]档案服务;“四位一体”;提质增效;海油企业
  中图分类号:G279.27 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)46-0172-01
  0 前言
  近年来,在中海油及能源发展公司档案主管部门的关心指导,和公司主管部门的大力支持下,管道工程安装分公司档案从业人员坚持“常规工作创一流,重点工作求突破”的工作思路,紧紧围绕公司转型发展、从严管理、提质增效的总体要求,认真开展“转型发展创效益,立足岗位比作为,凝心聚力我行动”主题活动,抓好“四位一体”长效管控,推进档案服务提质增效,档案管理、档案安全、开发利用等工作得到进一步加强。取得了良好的成绩,连续多年被评为档案工作先进单位。
  1.强化运行保障机制建设,全力促进档案工作良性循环
  为适应当前档案工作的新形势,公司成立领导小组,健全三级管理机构,到执行到位,由分管领导严格把关,办公室具体运作,业务部门积极配合,确保档案管理工作运行规范、扎实有效。尤其是创新实施了看单管理模式,根据公司要求对科室职责范围内的制度、流程进行梳理和完善,包括档案管理制度及业务细则标准、档案安全生产责任制,进一步推进了档案管理精细化进程。应用档案工作看单,将岗位职责、工作内容、工作流程、工作标准、自我评价通过一张表单体现,实现职责驱动下的工作落实。一方面通过看单统计档案员的工作量,另一方面通过看单评价其工作质量。通过实时对标,明白“干什么”“怎么干”“干到什么程度”。坚持一级带着一级干,理顺了考核内容,明确了具体考核要求,规范了工作流程,每周再对档案工作进行自我评价,有效发挥了档案工作看单的独特作用,促进了社区档案工作的良性循环。
  2.严格落实五个环节建设,不断夯实档案基础业务根基
  坚持深入学习贯彻中海油及能源发展公司《档案业务管理考核指标及评分细则》有关要求,逐一分析梳理,严格落实,通过“四实一细”做好档案工作。
  一是做实档案软硬件建设落实各单位、各部门兼职档案员10余名,投入资金20余万元,更新配备各类设备30余台(件),为系统应用建设提供了有力保障。
  二是完善档案制度建设。坚持每日办公室晨会制度,由相关领导讲评重点工作,形式内容短平快,工作执行从严要求。建有制度、台帐20余项。
  三是做实档案安全保管工作。先后多次开展库房专项安全检查、消防系统安全检查。严格落实各项措施,发现问题及时处理。
  四是做细档案信息资源建设。坚持把好档案“收集关”,多渠道征集档案资料,丰富和优化室藏资料,确保档案资料的完整性。采取跟踪收集、同步收集、随收随归的方式,深入各部门开展工作。组织职能部门修订完善《管道工程安装分公司职能部门管理性文件材料归档明细表》,进一步明确了文件材料的归档范围,做到归档范围有据可依。
  五是做实档案开发利用工作。坚持关注公司生产经营动态,主动提供有针对性的档案服务,积极为档案利用创造条件。提出了“每天24小时、节假日随到随查”的服务承诺,档案工作服务时效进一步增强,全面提升档案工作服务效能。
  3.狠抓数字化信息化建设,有效推动档案工作高效运转
  主要措施有:组建信息化建设工作领导小组,由公司领导亲自负责,办公室与计划基建办公室分工负责、紧密协作,保证系统应用的规范、全面铺开。档案数字信息化建设与日常管理已成为各级重点基础目标任务,社区每季度绩效考核同步跟进,督促指导,形成了工作合力。坚持依托公司網上办公系统,加强与该系统的有效对接,实现了网上办公和档案管理信息资源共享,利用数字档案管理系统创建档案专题网页,增设档案规章制度、大事记、网上荣誉展厅、动态新闻、在线查询等栏目,使得公司档案数字化质量和服务水平进一步提升。抓好系统应用的规范运转,专人负责,熟练操作,确保系统配置信息完整、档案数据入库齐全完整。形成“全文检索”、“全库检索”、“简单检索”和“高级检索”等多种查询服务模式;实现收集的电子档案目录数据及电子原文数据可同步迁移到中海油系统中,与上级单位监管所需的档案电子数据无缝对接。
  4.着力加强队伍素质建设,全面提高干部队伍综合水平
  人是企业最宝贵的资源,由于企业的性质,在企业内部普遍都认为档案工作是没有多少意义的辅助工作,导致企业档案工作队伍都是些年龄偏大,综合技能水平偏低的职工,年轻职工都不愿意从事这方面的工作,导致企业档案工作人员缺乏,青黄不接,工作也就谈不上优质了,因此,面对这个实际存在的情况,在现有人员基础上进行队伍素质建设,全面提高干部队伍综合水平,侧重“两个着力于”:一是着力于强化专职档案管理人员的技能培养。积极组织参加上级业务部门培训、技术比武等活动,档案人员持证上岗率达100%。二是着力于强化兼职档案管理人员队伍建设。坚持以针对性岗位培训为主,积极搭建平台,通过兼职档案员跟班锻炼的形式,做好业务上的传帮带,实现了零距离沟通交流。
  5.下一步工作
  以中海油集团公司“十三五”规划为引领,紧紧围绕管道工程安装分公司中心工作主题,全面贯彻海油企业档案管理中心总体要求,以服务海油、服务生产为宗旨,以档案资源建设为重点,以档案信息化、数字化为抓手,以档案服务利用为载体,以机关作风建设为保障,不断提高档案公共服务能力和水平,努力推动企业档案事业持续稳定发展。同时就下一步公司档案工作主要从以下三个方面展开:
  首先是抓好档案工作看单运行,扎实做好基础工作,提升档案工作质量。对照工作看单,认真做好2017年度各类档案的归档工作,严格按照档案标准和要求立卷归档,保证案卷质量。抓好系统落实,促进档案工作实现新提升。
  其次是推进档案信息化建设,提升档案数字化水平。一是做好2017年档案实时录入及原文上传工作。对库藏条目进行自查整改。二是完成全部基建档案原文上传工作。三是加强档案工作的网上宣传和信息发布工作。充分发挥档案兼职信息员作用,积极撰写档案利用事例、档案论文、编研成果,宣传档案工作。
  第三是强化档案安全工作,确保库藏档案安全。一是严格按照档案“八防”要求,落实档案库房安全巡查制度,定期组织检查电源、设施设备运转情况,及时发现和排除安全隐患,保障档案实体安全。二是不断加强档案信息保密工作,认真学习档案保密法律法规,提升档案保密意识。三是严格执行借阅、保密制度,按照程序办理借阅手续,保证档案不丢失、不损坏,档案信息不失密不泄密,确保案卷出入库安全。
  参考文献
  [1] 张晓波.浅谈档案工作者需要具备的五种意识[J].中小企业管理与科技.2015,13(1):106-108.
  [2] 王昌平.依靠自身力量实现档案工作规范化[J].科技创新导报.20114,17(5):129-131.
  [3] 刘晓斌.企业档案管理工作的重要意义[J].中国档案建设.2016,19(4):101-105.
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