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[摘 要]进入21世纪，信息技术在迅猛发展，电子信息化大潮席卷全球，计算机网络已延伸到社会的每一个角落，把社会推向信息化、网络化的时时代。就产生了大量的电千文件如何如何做好电子文件的归档管理，这是新时代向档案工作者提出的严峻挑战。
[关键词]电子文件 归挡 分类 途径
中图分类号：[N99] 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）08-124-01
在当今社会，电子文件的出现为我们的生活带来了很多的方便.同时它的档案管理问题也是我们必不可少的必须要关心的一件事。我们首先了解一下什么是电子文件：电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。
一、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读.磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。以“文件的不同用途”分. 又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加
工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE（动态数据基地）数据库、FOXPRO（“京通”软件应用的）数据库、ACCESS（通路）数据库、ORCAL（“灵通”软件应用的）数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件图形文件.动态影像文件与声音文件之分。
二、电子文件归档的重要性分析
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者混同于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿意承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉计算机操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就热，容易产生为难情绪。推动电子文件归档。着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单 位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立档案归档制度。电子文件的名称由文件的主名和扩展名两部分组成
一般来讲.文件主名反映文件的内容特征或责任者特征，扩展名反映文件的格式或属性。如一个名为READMEEXE的电子文件.其有如下含义：第一，在内容上它是一个自述性质的文件；第二，在类型上它是一个可执行性程序文件。再加一个名为wENJIANDOC
的電子文件，从其文件上可以知道：第一，在内容上，它是一个谈“文件”的文件；第二，在类型上.它是一个微软中文处理软件支持下的数据文件。这也就决定了电子文件的管理都需要管理哪些。
3电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量.也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
3.1借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换.在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件档案，应由电子文件形成部门编日整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之问开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存 价值的电子文件通过此系统传输给档案管理部门。档案管理部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的.应认可几种通用性较强的软件，如：DBF.TXT.EXE等文件。
3. 2选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划，统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点.又具有一定的技设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档.无是最佳归档途径之一。例如：清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统。正在筹建的教学管理系统与学生注册中心.财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。
注册中心负责学生注册、选课，排课、考表、成绩
等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理.经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求 ，进行鉴定.编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存人光盘.最好不用磁盘存贮。
3. 3依靠原纸质档案立卷工作骨干.实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍.有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人.负责督促检查立卷工作。开展电子文件归 档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归挡人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以.依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理员同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要.要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能.担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛.形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束.使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳人本单位的立卷归档制度.并列入信息管理工作程序，在布置.检查、总结.考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
合理的管理好电子文件，将会在以后的学习和生活中给我们带来许多的方便，使我们工作起来更容易。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法
[关键词]电子文件 归挡 分类 途径
中图分类号：[N99] 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）08-124-01
在当今社会，电子文件的出现为我们的生活带来了很多的方便.同时它的档案管理问题也是我们必不可少的必须要关心的一件事。我们首先了解一下什么是电子文件：电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。
一、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读.磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。以“文件的不同用途”分. 又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加
工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE（动态数据基地）数据库、FOXPRO（“京通”软件应用的）数据库、ACCESS（通路）数据库、ORCAL（“灵通”软件应用的）数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件图形文件.动态影像文件与声音文件之分。
二、电子文件归档的重要性分析
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者混同于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿意承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉计算机操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就热，容易产生为难情绪。推动电子文件归档。着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单 位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立档案归档制度。电子文件的名称由文件的主名和扩展名两部分组成
一般来讲.文件主名反映文件的内容特征或责任者特征，扩展名反映文件的格式或属性。如一个名为READMEEXE的电子文件.其有如下含义：第一，在内容上它是一个自述性质的文件；第二，在类型上它是一个可执行性程序文件。再加一个名为wENJIANDOC
的電子文件，从其文件上可以知道：第一，在内容上，它是一个谈“文件”的文件；第二，在类型上.它是一个微软中文处理软件支持下的数据文件。这也就决定了电子文件的管理都需要管理哪些。
3电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量.也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
3.1借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换.在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件档案，应由电子文件形成部门编日整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之问开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存 价值的电子文件通过此系统传输给档案管理部门。档案管理部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的.应认可几种通用性较强的软件，如：DBF.TXT.EXE等文件。
3. 2选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划，统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点.又具有一定的技设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档.无是最佳归档途径之一。例如：清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统。正在筹建的教学管理系统与学生注册中心.财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。
注册中心负责学生注册、选课，排课、考表、成绩
等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理.经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求 ，进行鉴定.编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存人光盘.最好不用磁盘存贮。
3. 3依靠原纸质档案立卷工作骨干.实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍.有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人.负责督促检查立卷工作。开展电子文件归 档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归挡人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以.依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理员同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要.要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能.担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛.形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束.使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳人本单位的立卷归档制度.并列入信息管理工作程序，在布置.检查、总结.考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
合理的管理好电子文件，将会在以后的学习和生活中给我们带来许多的方便，使我们工作起来更容易。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法