[摘 要]档案管理工作是事业管理工作的基础，是事业信息系统的重要组成部分，是提高事业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。本文在此对档案管理工作提出了几点可靠性建议措施。
　　[关键词]档案管理 问题 信息化
　　中图分类号：Z88 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）08-126-01
　　引言：随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
　　一、档案信息网络化管理
　　实现档案信息网络是一项复杂的系统工程，必须具备一定的条件才能实现。
　　1、档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网，一要有输入、输出的终端设备计算机；二要有储存、管理档案信息的中央处理器；三要有编辑档案信息的管理软件；四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。
　　2、制定统一的档案信息网络化管理规范。第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则，形式各异的检索目录，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系，对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理，涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求，对重要的、保密的程序和数据要加密并备份，随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，规范重要的场所的出入规则，制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三，檔案信息资源保管单位利益的保护，也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触，该收取的一切费用，就只好在网上进行，这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费，都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
　　3、建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。
　　二、提高对档案工作重要性的认识
　　领导重视是档案规范化管理的关键。要让领导者和决策者充分认识到事业档案是“知识资产和信息资源的重要组成部分”，是事业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入事业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
　　三、加强有效防控，确保网络档案信息安全
　　事业已建立了统一的事业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。
　　1、在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。
　　2、登陆事业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开。
　　3、非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质。
　　4、计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新。
　　5、电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。
　　四、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
　　工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
　　1、加强工程档案信息化建设，选用适合事业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
　　2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
　　3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
　　4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
　　五、加快档案信息化进程，提高工作效率
　　如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。
　　六、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
　　现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。
　　七、总结
　　综上所述，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。