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[摘要]高校教育教学和管理活动都离不开沟通,沟通的关键在于信息传递。高校管理沟通中科学有效的信息传递机制,是高校管理与决策的基础和关键环节。本文试图揭示当前高校管理沟通中信息传递机制存在的缺陷,分析机制不完善的成因,探究如何构建高校管理沟通中信息传递科学有效的机制。
[关键词]高校管理沟通 信息传递 高校管理沟通中信息传递机制 措施
赫伯特·西蒙认为:没有信息沟通和传递就没有组织,因为没有信息沟通和传递集体就无法影响个人行为。[1]同样地,高校教育教学和管理活动也离不开沟通和信息传递。高校管理沟通是指为了达成某种目标,高校管理者与师生之间、师生与师生之间、管理者与管理者之间以及高校与社会之间的信息多元交流和传递的过程。这种交互流动的过程实际上体现在高校管理沟通中的信息传递。这里的信息传递主要是指高校管理者与管理者、师生以及社会之间的信息交流和传递的过程。信息在高校内部科学传遞,有助于高校做出科学决策,提高管理效率,实现人才培养和管理目标;信息在高校外部有效传递,有益于高校组织及时与政府、兄弟院校和其他社会团体沟通,准确获取信息,让他们了解并支持自身教育管理目标与发展战略。可见,高校组织的科学管理和健康发展离不开信息传递作用的发挥,它与完善的信息传递机制密切相关。然而,由于种种因素影响,高校管理沟通在信息传递机制方面仍存在信息传递途径不通畅、信息素养不高等缺陷,严重影响高校管理沟通科学有效性,阻碍高校实现教育管理目标。因此,很有必要探究如何构建科学有效的高校管理沟通中信息传递机制。
一、当前高校管理沟通中信息传递机制的缺陷
(一)高校管理层级过多导致信息传递途径不通畅。我国高校决策机构一般是党委常委会与校级行政会议。在党委行政系统中有众多中层管理机构和职能部门,且设置学院或系部,并在院系下设院系办、研究室等科室。在这个组织系统中,由于信息传递过程复杂,传递环节过多或重叠。在信息传递过程中,基层人员会揣摩上级管理层意图,增加信息量,导致信息膨胀;上级管理者常会整合或压缩信息,有目的选择信息传递,造成信息删减和失真现象,致使信息传递受干扰较大,传递信息途径不畅通。
(二)信息传递意识欠缺和信息素养不高。管理沟通依托的是人与人、组织间的信息传递、反馈,这需要管理沟通各方要有一定的信息传递意愿和素养。高校既有教学科研人员,又有行政管理和后勤服务人员,不同角色使得各部门工作人员在教育管理和服务中往往只关注自身或本部门工作内容和职责,有目的选择高校发出的管理信息,接收对自己有利或与自己想法一致的信息,对其他信息充耳不闻,造成部门间信息传递和沟通匮乏,出现阻隔。同时,管理者面基层向上传递、反馈的信息,容易因信息素养不高和管理沟通信息传递意识不强而没有重视和及时处理,主动与下属沟通,搜集来自基层的信息,造成高校管理沟通出现障碍。
(三)信息传递机制不健全。在高校管理沟通中一般设置通知、文件、会议、信箱等渠道来传递与反馈信息,但形式单一老化,缺乏合理的双向或多向的信息传递与反馈机制。通知、文件、会议交流的参与者主要局限于高校内各部门中层以上领导,目前师生员工越级向上汇报或提出意见的文化风气还未形成,导致信息很难通过正常的传递途径向上反馈和传递。
二、高校管理沟通中信息传递机制不完善的成因分析
(一)高校管理结构及权力结构层面原因。在管理结构规模越来越大,机构设置日趋复杂,人员构成日益多元的高校组织中,信息从管理层传递到基层要经过校领导→职能部门或院系有关负责人→职能部门或院系相关科室→普通师生员工等诸多环节,容易造成信息丢失或失真;在高校管理沟通中,信息通常是以文件、会议、电话、邮件等下行传递为主,这种信息沟通方式易使组织形成一种“权力习惯”和“权力气氛”,造成信息逐渐被减少、歪曲或丢失现象;高校内不同系统人员因分工、工作内容和工作方式方法的差异容易产生本位主义、小团体主义现象,造成部门间分化僵化,信息横向传递出现障碍。
(二)信息传递渠道原因。当前高校管理沟通中各种信息的传递渠道未能科学有效结合形成信息传递系统,表现在:一是信息下行传递渠道多,上行传递渠道相对少,下行传递成为纵向管理沟通主要通道,不利于基层直接把信息反映给领导,影响管理沟通效率。二是下行传递较多,横向传递较少,缺乏跨越部门或同级教职工间的信息传递与沟通渠道,造成高校内部关系不协调,团队精神不强,影响高校实现教育管理目标。三是信息传递间接渠道多,直接渠道少,管理沟通的信息和教职工的基本信息都要通过高校组织机构层层传递或反映,造成沟通速度较慢,信息容易失真,影响高校正常运作。
(三)信息沟通媒介或传递手段方面原因。作为信息本身,只要双方能正确理解并如实传递,并不会造成阻碍,问题在于信息沟通媒介或传递手段会造成障碍。信息传递媒介一般是口头联络、信件、文件、报告、手册等,但由于信息接收者知识水平及筛选能力的不同,得到的信息也不同。如对一份含糊其词的信件,有人可能深得要领,有人可能一点也摸不着边际。又如电话或QQ等现代通讯手段传递信息的优点非常突出,但由于信息发送者和接收者没有面对面的沟通情境,双方在传递和接受信息时表情、动作、语气难以捕捉,导致在理解、选择、接受信息时出现偏差甚至错误等问题。
(四)信息发送者与接收者本身原因。在传递信息中,发送者和接收者兴趣、知识、能力和个人社会关系的不同,会影响信息传递有效进行。一是动机阻碍:信息传递各方动机趋向相同,就很容易传递信息,否则很难实现信息有效传递。二是价值取向阻碍:如果信息发送者与接收者价值取向不相同,就会在一定程度上阻碍信息正常传递。三是知识和经验方面的能力差异障碍:在信息传递中,双方只能在个人或组织的认知、经验及已有的决策水平和管理沟通范围内进行信息编码和传递信息,如果双方在传递信息方面的知识、认知不同或不具备这种能力,就容易出现信息传递障碍。此外,还存在着信任、态度、信息选择偏差等障碍。
三、构建高校管理沟通信息传递的科学有效机制
本文所研究的高校管理沟通信息传递机制,是指高校为在管理沟通中信息传递的通畅和高效而建立的专门机构及一系列配套的制度和措施。
(一)建立和拓宽信息传递渠道。
1.拓宽信息传递渠道以消除在高校管理沟通中信息传递存在的障碍。一是利用正式的沟通、信息传递渠道把高校教育目标和发展战略目标、工作计划等及时准确地传递到相关部门和师生员工当中;二是鼓励师生员工通过多种渠道积极反馈他们真实情况和建议;三是采用校园内新闻系统、电子邮件系统、信息门户系统等电子传媒手段,直接以邮件、电子公告等方式把信息传递给师生员工,提升传递信息效率。
2.拓展高校外部信息传递渠道。一是加强与上级主管部门交流与信息传递,让他们及时准确掌握高校实际情况,并从中获取更多有利信息,有的放矢预防和应对沟通管理中信息传递出现的障碍;二是时刻保持与社会大众传媒沟通与传递信息,可以通过各媒体传播高校内教育教学、科研和管理服务等工作,树立形象,提高知名度,为高校腾飞和持续发展创造广阔空间与环境;三是保持与学生家长沟通与交流信息,让他们及时掌握高校最新动态和学生最新状况,理解和支持高校各项工作,有促于实现高校教育管理目标。
(二)提高管理人员和师生员工信息素养。
1.提高高校管理人员信息素质,建构良好沟通环境与和谐人际关系网络。一是加强管理沟通、信息传递、信息素养等方面理论学习培训,组织相关专家开展专门培训、讲座,或为管理人员提供进修学习机会,创造环境和条件让他们补习管理沟通、信息传递、信息素养等知识;二是开展管理人员、普通教职工与学生间的定期经验交流或座谈等各种层次和方式的沟通,让管理者获得基层工作最新最真实信息,让优秀管理经验、管理沟通方法和有效信息传递方式在管理沟通与信息管理工作中得到推广运用,加深彼此间沟通和了解,促成良好沟通环境与和谐人际关系网络。
2.提高师生员工信息素养。一是高校不仅要加强校园网络、办公数字化和自动化等硬件设施的投入与建设,更要重视与管理沟通、信息传递等硬件相适应的软件建设,营造管理沟通信息化、人性化的和谐氛围;二是增强师生员工管理沟通和信息传递意识,树立终身学习观念,加强学习选择信息技巧,提高信息选择能力,学会筛选和判别信息,准确选取信息;三是依托高校发达的信息网络、丰富的信息教育资源,对师生员工进行教育培训,让他们在较短时间内掌握常用的信息知识和沟通、传递信息的基本技能;四是建立评价机制,把对广大师生员工信息能力的评价纳入高校教育管理工作考核体系中去,促使他们信息素养实现良性发展。
(三)规范和完善信息传递规章制度。
1.健全信息传递机制,提高高校教育管理水平。一是建立专门信息传递综合管理部门,制定规章制度,明确信息传递与反馈权责,促成信息有效传播传递。建立权威信息发布平台,及时发布准确教育管理信息。成立信息网络监督委员会,让信息网络传递与反馈得到有效监管;二是人员配备采取专职兼职并行,引进信息管理专业能力人才,聘请相关专家作为重大信息管理与决策顾问,配备专门或经过培训的信息管理负责人,确保信息准确上传下达,决策信息得到有效传递和充分执行;三是在机制完善、人员素质提升和人员配备完整基础上,制定岗位职责制度,颁布信息管理工作奖惩制度,使高校管理沟通信息传递各项管理工作做到规范化、制度化与法制化。
2.進一步规范信息传递过程,消除传递信息的障碍。一是保障信息传递渠道畅通,及时处理过时或残缺的信息,保持疏通信息传递渠道,提高信息传递有效性;二是在传递信息的任何时段、任何环节上,要采取相应措施,建立完善机制、制度来保证信息的准确性、科学性;三是规范与整合信息传递纷繁复杂的内容和多样化的形式息,让在高校管理沟通中所传递的信息能被准确全面地接收。
(四)强化信息反馈机制。
1.建设信息反馈制度。在制定高校管理条例和制度过程中,体现管理信息反馈思想,保障信息反馈理念有效实施;改善管理沟通制度,加强管理信息过程的控制、监督制度,保障高校实现教育管理目标。
2.建立反馈信息系统。改善落后的沟通方式和信息传递途径,建立一个全校共享的信息数据库,开设信息服务公共平台,让广大师生员工可以及时获取各种动态信息,并通过它监督、评价高校管理沟通工作绩效。
3.增强管理者信息反馈意识。转变高校管理者管理观念,强化他们信息管理能力,增强信息反馈意识,树立全面反馈信息理念,及时反馈各种信息,并采取措施予以纠正管理沟通中信息传递的偏差,提高管理沟通中信息传递准确性和接受率。
4.营造民主和谐的校园文化氛围。构建高校信息反馈机制,需要建设全面参与的民主氛围和全员参与、全过程的管理理念,营造民主和谐的校园文化氛围---因为在这种氛围中广大师生员工才乐意并积极反馈信息,提高信息传递科学有效性。
总之,本文在分析高校管理沟通信息传递机制不完善的成因基础上,探讨构建高校管理沟通信息传递科学有效机制的具体措施,提出高校只有建立和拓宽信息传递渠道;提高管理人员和师生员工信息素养;规范和完善信息传递规章制度;强化信息反馈机制,才能构建科学有效的信息传递机制,实现高校教育管理目标和发展战略。
[参考文献]
[1]Dodgson M.Organizational Learning:A Review of Some Literature.Organization Studies,1993,3-14
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[12]商荣华,杨萍.浅析企业管理沟通中的问题及对策[J].时代经贸.2008,(2).
(作者单位:广西财经学院 广西南宁)
[关键词]高校管理沟通 信息传递 高校管理沟通中信息传递机制 措施
赫伯特·西蒙认为:没有信息沟通和传递就没有组织,因为没有信息沟通和传递集体就无法影响个人行为。[1]同样地,高校教育教学和管理活动也离不开沟通和信息传递。高校管理沟通是指为了达成某种目标,高校管理者与师生之间、师生与师生之间、管理者与管理者之间以及高校与社会之间的信息多元交流和传递的过程。这种交互流动的过程实际上体现在高校管理沟通中的信息传递。这里的信息传递主要是指高校管理者与管理者、师生以及社会之间的信息交流和传递的过程。信息在高校内部科学传遞,有助于高校做出科学决策,提高管理效率,实现人才培养和管理目标;信息在高校外部有效传递,有益于高校组织及时与政府、兄弟院校和其他社会团体沟通,准确获取信息,让他们了解并支持自身教育管理目标与发展战略。可见,高校组织的科学管理和健康发展离不开信息传递作用的发挥,它与完善的信息传递机制密切相关。然而,由于种种因素影响,高校管理沟通在信息传递机制方面仍存在信息传递途径不通畅、信息素养不高等缺陷,严重影响高校管理沟通科学有效性,阻碍高校实现教育管理目标。因此,很有必要探究如何构建科学有效的高校管理沟通中信息传递机制。
一、当前高校管理沟通中信息传递机制的缺陷
(一)高校管理层级过多导致信息传递途径不通畅。我国高校决策机构一般是党委常委会与校级行政会议。在党委行政系统中有众多中层管理机构和职能部门,且设置学院或系部,并在院系下设院系办、研究室等科室。在这个组织系统中,由于信息传递过程复杂,传递环节过多或重叠。在信息传递过程中,基层人员会揣摩上级管理层意图,增加信息量,导致信息膨胀;上级管理者常会整合或压缩信息,有目的选择信息传递,造成信息删减和失真现象,致使信息传递受干扰较大,传递信息途径不畅通。
(二)信息传递意识欠缺和信息素养不高。管理沟通依托的是人与人、组织间的信息传递、反馈,这需要管理沟通各方要有一定的信息传递意愿和素养。高校既有教学科研人员,又有行政管理和后勤服务人员,不同角色使得各部门工作人员在教育管理和服务中往往只关注自身或本部门工作内容和职责,有目的选择高校发出的管理信息,接收对自己有利或与自己想法一致的信息,对其他信息充耳不闻,造成部门间信息传递和沟通匮乏,出现阻隔。同时,管理者面基层向上传递、反馈的信息,容易因信息素养不高和管理沟通信息传递意识不强而没有重视和及时处理,主动与下属沟通,搜集来自基层的信息,造成高校管理沟通出现障碍。
(三)信息传递机制不健全。在高校管理沟通中一般设置通知、文件、会议、信箱等渠道来传递与反馈信息,但形式单一老化,缺乏合理的双向或多向的信息传递与反馈机制。通知、文件、会议交流的参与者主要局限于高校内各部门中层以上领导,目前师生员工越级向上汇报或提出意见的文化风气还未形成,导致信息很难通过正常的传递途径向上反馈和传递。
二、高校管理沟通中信息传递机制不完善的成因分析
(一)高校管理结构及权力结构层面原因。在管理结构规模越来越大,机构设置日趋复杂,人员构成日益多元的高校组织中,信息从管理层传递到基层要经过校领导→职能部门或院系有关负责人→职能部门或院系相关科室→普通师生员工等诸多环节,容易造成信息丢失或失真;在高校管理沟通中,信息通常是以文件、会议、电话、邮件等下行传递为主,这种信息沟通方式易使组织形成一种“权力习惯”和“权力气氛”,造成信息逐渐被减少、歪曲或丢失现象;高校内不同系统人员因分工、工作内容和工作方式方法的差异容易产生本位主义、小团体主义现象,造成部门间分化僵化,信息横向传递出现障碍。
(二)信息传递渠道原因。当前高校管理沟通中各种信息的传递渠道未能科学有效结合形成信息传递系统,表现在:一是信息下行传递渠道多,上行传递渠道相对少,下行传递成为纵向管理沟通主要通道,不利于基层直接把信息反映给领导,影响管理沟通效率。二是下行传递较多,横向传递较少,缺乏跨越部门或同级教职工间的信息传递与沟通渠道,造成高校内部关系不协调,团队精神不强,影响高校实现教育管理目标。三是信息传递间接渠道多,直接渠道少,管理沟通的信息和教职工的基本信息都要通过高校组织机构层层传递或反映,造成沟通速度较慢,信息容易失真,影响高校正常运作。
(三)信息沟通媒介或传递手段方面原因。作为信息本身,只要双方能正确理解并如实传递,并不会造成阻碍,问题在于信息沟通媒介或传递手段会造成障碍。信息传递媒介一般是口头联络、信件、文件、报告、手册等,但由于信息接收者知识水平及筛选能力的不同,得到的信息也不同。如对一份含糊其词的信件,有人可能深得要领,有人可能一点也摸不着边际。又如电话或QQ等现代通讯手段传递信息的优点非常突出,但由于信息发送者和接收者没有面对面的沟通情境,双方在传递和接受信息时表情、动作、语气难以捕捉,导致在理解、选择、接受信息时出现偏差甚至错误等问题。
(四)信息发送者与接收者本身原因。在传递信息中,发送者和接收者兴趣、知识、能力和个人社会关系的不同,会影响信息传递有效进行。一是动机阻碍:信息传递各方动机趋向相同,就很容易传递信息,否则很难实现信息有效传递。二是价值取向阻碍:如果信息发送者与接收者价值取向不相同,就会在一定程度上阻碍信息正常传递。三是知识和经验方面的能力差异障碍:在信息传递中,双方只能在个人或组织的认知、经验及已有的决策水平和管理沟通范围内进行信息编码和传递信息,如果双方在传递信息方面的知识、认知不同或不具备这种能力,就容易出现信息传递障碍。此外,还存在着信任、态度、信息选择偏差等障碍。
三、构建高校管理沟通信息传递的科学有效机制
本文所研究的高校管理沟通信息传递机制,是指高校为在管理沟通中信息传递的通畅和高效而建立的专门机构及一系列配套的制度和措施。
(一)建立和拓宽信息传递渠道。
1.拓宽信息传递渠道以消除在高校管理沟通中信息传递存在的障碍。一是利用正式的沟通、信息传递渠道把高校教育目标和发展战略目标、工作计划等及时准确地传递到相关部门和师生员工当中;二是鼓励师生员工通过多种渠道积极反馈他们真实情况和建议;三是采用校园内新闻系统、电子邮件系统、信息门户系统等电子传媒手段,直接以邮件、电子公告等方式把信息传递给师生员工,提升传递信息效率。
2.拓展高校外部信息传递渠道。一是加强与上级主管部门交流与信息传递,让他们及时准确掌握高校实际情况,并从中获取更多有利信息,有的放矢预防和应对沟通管理中信息传递出现的障碍;二是时刻保持与社会大众传媒沟通与传递信息,可以通过各媒体传播高校内教育教学、科研和管理服务等工作,树立形象,提高知名度,为高校腾飞和持续发展创造广阔空间与环境;三是保持与学生家长沟通与交流信息,让他们及时掌握高校最新动态和学生最新状况,理解和支持高校各项工作,有促于实现高校教育管理目标。
(二)提高管理人员和师生员工信息素养。
1.提高高校管理人员信息素质,建构良好沟通环境与和谐人际关系网络。一是加强管理沟通、信息传递、信息素养等方面理论学习培训,组织相关专家开展专门培训、讲座,或为管理人员提供进修学习机会,创造环境和条件让他们补习管理沟通、信息传递、信息素养等知识;二是开展管理人员、普通教职工与学生间的定期经验交流或座谈等各种层次和方式的沟通,让管理者获得基层工作最新最真实信息,让优秀管理经验、管理沟通方法和有效信息传递方式在管理沟通与信息管理工作中得到推广运用,加深彼此间沟通和了解,促成良好沟通环境与和谐人际关系网络。
2.提高师生员工信息素养。一是高校不仅要加强校园网络、办公数字化和自动化等硬件设施的投入与建设,更要重视与管理沟通、信息传递等硬件相适应的软件建设,营造管理沟通信息化、人性化的和谐氛围;二是增强师生员工管理沟通和信息传递意识,树立终身学习观念,加强学习选择信息技巧,提高信息选择能力,学会筛选和判别信息,准确选取信息;三是依托高校发达的信息网络、丰富的信息教育资源,对师生员工进行教育培训,让他们在较短时间内掌握常用的信息知识和沟通、传递信息的基本技能;四是建立评价机制,把对广大师生员工信息能力的评价纳入高校教育管理工作考核体系中去,促使他们信息素养实现良性发展。
(三)规范和完善信息传递规章制度。
1.健全信息传递机制,提高高校教育管理水平。一是建立专门信息传递综合管理部门,制定规章制度,明确信息传递与反馈权责,促成信息有效传播传递。建立权威信息发布平台,及时发布准确教育管理信息。成立信息网络监督委员会,让信息网络传递与反馈得到有效监管;二是人员配备采取专职兼职并行,引进信息管理专业能力人才,聘请相关专家作为重大信息管理与决策顾问,配备专门或经过培训的信息管理负责人,确保信息准确上传下达,决策信息得到有效传递和充分执行;三是在机制完善、人员素质提升和人员配备完整基础上,制定岗位职责制度,颁布信息管理工作奖惩制度,使高校管理沟通信息传递各项管理工作做到规范化、制度化与法制化。
2.進一步规范信息传递过程,消除传递信息的障碍。一是保障信息传递渠道畅通,及时处理过时或残缺的信息,保持疏通信息传递渠道,提高信息传递有效性;二是在传递信息的任何时段、任何环节上,要采取相应措施,建立完善机制、制度来保证信息的准确性、科学性;三是规范与整合信息传递纷繁复杂的内容和多样化的形式息,让在高校管理沟通中所传递的信息能被准确全面地接收。
(四)强化信息反馈机制。
1.建设信息反馈制度。在制定高校管理条例和制度过程中,体现管理信息反馈思想,保障信息反馈理念有效实施;改善管理沟通制度,加强管理信息过程的控制、监督制度,保障高校实现教育管理目标。
2.建立反馈信息系统。改善落后的沟通方式和信息传递途径,建立一个全校共享的信息数据库,开设信息服务公共平台,让广大师生员工可以及时获取各种动态信息,并通过它监督、评价高校管理沟通工作绩效。
3.增强管理者信息反馈意识。转变高校管理者管理观念,强化他们信息管理能力,增强信息反馈意识,树立全面反馈信息理念,及时反馈各种信息,并采取措施予以纠正管理沟通中信息传递的偏差,提高管理沟通中信息传递准确性和接受率。
4.营造民主和谐的校园文化氛围。构建高校信息反馈机制,需要建设全面参与的民主氛围和全员参与、全过程的管理理念,营造民主和谐的校园文化氛围---因为在这种氛围中广大师生员工才乐意并积极反馈信息,提高信息传递科学有效性。
总之,本文在分析高校管理沟通信息传递机制不完善的成因基础上,探讨构建高校管理沟通信息传递科学有效机制的具体措施,提出高校只有建立和拓宽信息传递渠道;提高管理人员和师生员工信息素养;规范和完善信息传递规章制度;强化信息反馈机制,才能构建科学有效的信息传递机制,实现高校教育管理目标和发展战略。
[参考文献]
[1]Dodgson M.Organizational Learning:A Review of Some Literature.Organization Studies,1993,3-14
[2]杨燕.沟通在高校管理中的作用[J].西安外国语学院学报,2001,(9).
[3]王媛.高校的管理沟通研究[J].现代企业文化,2010,(12).
[4]甄明友.浅谈影响教育行政沟通的因素及其沟通的策略[J].安徽教育论坛,2002.
[5]涂伟.高校行政管理者沟通障碍及改善之探讨[J].江西农业大学学报(社会科学版),2006,(2).
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[8]曾志英.高校内部管理沟通障碍及其消除[J].现代交际,2010,(1).
[9]朱炜.信息时代高校行政管理人员的信息素养[J].徐州建筑职业技术学院报,2003.
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(作者单位:广西财经学院 广西南宁)