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【摘要】在当前高校职工住房形式多样化，信息量越来越大的情况下，运用现代化的管理技术，科学地做好住房档案的收集整理工作，加强档案管理的规范化、标准化和信息化，提高档案信息的利用水平，是高校房产管理工作的重要任务。
【关键词】高校职工；住房档案；信息化管理
一、高校住房档案信息化管理的背景
随着国家住房制度改革的深化，高校职工的住房呈现出多样化形式，伴随而来的则是住房档案日益增多。高校住房档案包括有个人住房信息、职工与配偶个人信息、个人住房凭证，房屋土地证、不同时期与教职工签订的各种类型的承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议；领取住房货币化补贴时，教职工填写的住房补贴申请表、领导批示、相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等数以万计的文字材料；关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、使用面积、建筑面积、房租、物业、包烧费、住户居住基本信息等各类档案材料。在网络信息化时代，信息化是保存、管理和利用好职工住房档案，提高高校房产管理水平的方便、有效的好方式。
二、住房档案整理的主要方法
1、整理单位
住房归档文件整理以“件”为单位，进行文件级整理。所谓“件”就是“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。
2、装订
以自然件为整理单位的文件装订前不需要排序。例如职工与配偶个人信息、公寓和住宅的房屋坐落、平面图等；密不可分的文件作为一件整理时，装订前需要对其进行排序。排序方法为：文件正本与不同稿本为一件时，正本在前，定稿在后，例如房产法规政策性文件材料等；同一事项的文档应按照工作流程依次排序：如领取货币化补贴的档案可以按照职工住房补贴申请表、相关单位开具的住房证明材料、审批表、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等顺序排列；正文与文件处理单等为一件时，文件处理单等放在文件最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。如关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
3、分类方法
（1）职工编号分类法
即职工编号分类法是指将归档文件以职工个人为单位建立住房档案编号。档案编号由6位数字组成，前2位为各院系及部处的单位编号，后4位为顺序号。即使职工去世、调离、变更单位，其职工编号也不再变更。按照此类方法归类的文档一般以个人名下的各类住房文档为主。如：个人住房凭证、职工与配偶个人信息、承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议、住房补贴申请表、领导批示、相关单位开具的住房证明材料、住房补贴审核确认表、借款协议等。
（2）年度—问题—保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。其分类方案为：
永久 永久 永久
2011年：住房补贴类 30年 公寓类30年房改类30年
10年10年 10年
永久永久 永久
2012年：住房補贴类 30年公寓类30年 房改类 30年
10年10年10年
2013年：……
4、档案信息整合
当前，我校房产档案信息化管理工作首先是在手工工作的基础上，通过计算机的帮助，由专人将手工整理的信息档案输入电脑汇总，保存；然后在基础数据使用运行的基础上产生新的电子档案文档。为了进一步优化职工档案管理系统的功能，我们计划将人事管理系统、后勤收费管理系统与住房档案管理系统结合起来，集中整合学校的人员、住房、收费信息资源。及时地实现信息共享与交流，最大程度减少重复性地信息维护工作，提高管理水平。
5、档案信息的利用
住房档案信息化的管理不仅仅是简单的档案电子化，还应该实践一种新型的管理模式。首先，档案的查询和利用，往往需要从职工、房屋、工号等多角度进行查询的，以人查房、查补贴；以房查人，查住房历史记录等等，按照时间、空间多方位对信息进行组合和分析。另外，在住房制度改革进程中，经常会遇到职工的利益诉求与国家、学校的房改政策有矛盾的情况，此时快速准确地调阅到相关的原始历史档案文件材料等事实依据是解决矛盾问题的迫切需要，因此将数万件文档进行科学合理的分类、归纳整理，是实现住房档案信息有效利用的关键。
三、档案信息化建设面临的问题
当前职工档案信息化建设还普遍存在缺少中长期规划的问题，“走一步看一步”的现象比较突出。因此，加强战略规划的制定就十分必要。信息化是一个动态过程，必须有一个持续的滚动支持规划。
1、制度建设
住房档案建设要加强制度建设，形成完整的规章制度。对电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档等要作出明确的规定：明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件版本、数据类型、格式等，以保证电子档案的质量。档案信息的内容安全包括纸质档案原件安全、档案信息数字化转换安全、档案存储安全和利用安全等多个方面。房产档案管理部门在信息化工作中应制定完善的档案信息安全保护制度，并明确安全问题发生后的补救措施和相关责任。
2、标准化因素
档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。在建设初始就应该按照《电子文件管理系统软件通用标准》、《档案信息平台数据通用标准》，规范档案数据来源、编码方法和数据交换格式。建立业务性标准，包括与住房档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。技术标准规范包括电子文件、档案数据存储压缩格式数据交换标准规范、数据加水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。而随着时间的推移，现代化技术飞速发展，档案信息化的新旧技术之间如何求得平衡和整合，也是必须考虑的。
3、加强专业人才培养建设
住房档案信息化本身所具有的技术特点和技术要求，决定了新时期高校住房档案管理离不开一支既具有档案管理知识，又懂信息技术，同时还熟悉高校住房业务的人才队伍。因此在住房档案信息化建设中要科学合理的分工，在组织上密切协调，有固定的财力投入作为经费保障、加强对人员的业务培训，营造出主动学习档案管理知识的氛围和共同合作的精神。这是档案信息化建设优劣成败具有决定意义的重要因素。
总之，档案信息化建设是一个复杂的系统工程，在其组织实施中运用现代化信息管理技术处理住房档案信息，将传统的住房档案管理和现代化管理手段有机结合。因此，制定和研究科学的档案信息化策略就成为今后一段时期内高校住房档案管理工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张韩.论网络时代的高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2011.21(22)
[2]魏红英,王珊,王会仙.浅析高校职工住房档案建设与管理.兰台世界,2010(14)
[3]何毅东,王红武.论高校职工住房档案的信息化管理,高校后勤研究2010(2)
【关键词】高校职工；住房档案；信息化管理
一、高校住房档案信息化管理的背景
随着国家住房制度改革的深化，高校职工的住房呈现出多样化形式，伴随而来的则是住房档案日益增多。高校住房档案包括有个人住房信息、职工与配偶个人信息、个人住房凭证，房屋土地证、不同时期与教职工签订的各种类型的承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议；领取住房货币化补贴时，教职工填写的住房补贴申请表、领导批示、相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等数以万计的文字材料；关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、使用面积、建筑面积、房租、物业、包烧费、住户居住基本信息等各类档案材料。在网络信息化时代，信息化是保存、管理和利用好职工住房档案，提高高校房产管理水平的方便、有效的好方式。
二、住房档案整理的主要方法
1、整理单位
住房归档文件整理以“件”为单位，进行文件级整理。所谓“件”就是“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。
2、装订
以自然件为整理单位的文件装订前不需要排序。例如职工与配偶个人信息、公寓和住宅的房屋坐落、平面图等；密不可分的文件作为一件整理时，装订前需要对其进行排序。排序方法为：文件正本与不同稿本为一件时，正本在前，定稿在后，例如房产法规政策性文件材料等；同一事项的文档应按照工作流程依次排序：如领取货币化补贴的档案可以按照职工住房补贴申请表、相关单位开具的住房证明材料、审批表、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等顺序排列；正文与文件处理单等为一件时，文件处理单等放在文件最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。如关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
3、分类方法
（1）职工编号分类法
即职工编号分类法是指将归档文件以职工个人为单位建立住房档案编号。档案编号由6位数字组成，前2位为各院系及部处的单位编号，后4位为顺序号。即使职工去世、调离、变更单位，其职工编号也不再变更。按照此类方法归类的文档一般以个人名下的各类住房文档为主。如：个人住房凭证、职工与配偶个人信息、承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议、住房补贴申请表、领导批示、相关单位开具的住房证明材料、住房补贴审核确认表、借款协议等。
（2）年度—问题—保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。其分类方案为：
永久 永久 永久
2011年：住房补贴类 30年 公寓类30年房改类30年
10年10年 10年
永久永久 永久
2012年：住房補贴类 30年公寓类30年 房改类 30年
10年10年10年
2013年：……
4、档案信息整合
当前，我校房产档案信息化管理工作首先是在手工工作的基础上，通过计算机的帮助，由专人将手工整理的信息档案输入电脑汇总，保存；然后在基础数据使用运行的基础上产生新的电子档案文档。为了进一步优化职工档案管理系统的功能，我们计划将人事管理系统、后勤收费管理系统与住房档案管理系统结合起来，集中整合学校的人员、住房、收费信息资源。及时地实现信息共享与交流，最大程度减少重复性地信息维护工作，提高管理水平。
5、档案信息的利用
住房档案信息化的管理不仅仅是简单的档案电子化，还应该实践一种新型的管理模式。首先，档案的查询和利用，往往需要从职工、房屋、工号等多角度进行查询的，以人查房、查补贴；以房查人，查住房历史记录等等，按照时间、空间多方位对信息进行组合和分析。另外，在住房制度改革进程中，经常会遇到职工的利益诉求与国家、学校的房改政策有矛盾的情况，此时快速准确地调阅到相关的原始历史档案文件材料等事实依据是解决矛盾问题的迫切需要，因此将数万件文档进行科学合理的分类、归纳整理，是实现住房档案信息有效利用的关键。
三、档案信息化建设面临的问题
当前职工档案信息化建设还普遍存在缺少中长期规划的问题，“走一步看一步”的现象比较突出。因此，加强战略规划的制定就十分必要。信息化是一个动态过程，必须有一个持续的滚动支持规划。
1、制度建设
住房档案建设要加强制度建设，形成完整的规章制度。对电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档等要作出明确的规定：明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件版本、数据类型、格式等，以保证电子档案的质量。档案信息的内容安全包括纸质档案原件安全、档案信息数字化转换安全、档案存储安全和利用安全等多个方面。房产档案管理部门在信息化工作中应制定完善的档案信息安全保护制度，并明确安全问题发生后的补救措施和相关责任。
2、标准化因素
档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。在建设初始就应该按照《电子文件管理系统软件通用标准》、《档案信息平台数据通用标准》，规范档案数据来源、编码方法和数据交换格式。建立业务性标准，包括与住房档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。技术标准规范包括电子文件、档案数据存储压缩格式数据交换标准规范、数据加水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。而随着时间的推移，现代化技术飞速发展，档案信息化的新旧技术之间如何求得平衡和整合，也是必须考虑的。
3、加强专业人才培养建设
住房档案信息化本身所具有的技术特点和技术要求，决定了新时期高校住房档案管理离不开一支既具有档案管理知识，又懂信息技术，同时还熟悉高校住房业务的人才队伍。因此在住房档案信息化建设中要科学合理的分工，在组织上密切协调，有固定的财力投入作为经费保障、加强对人员的业务培训，营造出主动学习档案管理知识的氛围和共同合作的精神。这是档案信息化建设优劣成败具有决定意义的重要因素。
总之，档案信息化建设是一个复杂的系统工程，在其组织实施中运用现代化信息管理技术处理住房档案信息，将传统的住房档案管理和现代化管理手段有机结合。因此，制定和研究科学的档案信息化策略就成为今后一段时期内高校住房档案管理工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张韩.论网络时代的高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2011.21(22)
[2]魏红英,王珊,王会仙.浅析高校职工住房档案建设与管理.兰台世界,2010(14)
[3]何毅东,王红武.论高校职工住房档案的信息化管理,高校后勤研究2010(2)