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随着档案管理工作的现代化，作为储存并提供利用的档案工作，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下的“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在得到进一步的强化。本人根据多年的档案管理经验，就如何做好档案现代化管理工作作如下探讨：
1. 提高档案管理人员的素质，增强档案管理意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。
2. 健全管理制度，建立一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我校岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。 在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
3. 多渠道收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为校领导决策服务，为职工提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，總结经验教训，提高档案利用率。
4. 实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、着录和索引规则，文献编纂规则等。
这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
5. 加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，由于馆藏案卷多，着录工作不仅量大，而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在着录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得着录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
5.1 分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
5.2分级次着录，省时省力
在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件分级着录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少着录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
5.3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在着录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少着录环节，大大地提高着录速度。
6. 加强档案人员计算机知识和技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用；其次要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。
（作者单位：邹城市高级职业技术学校）
1. 提高档案管理人员的素质，增强档案管理意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。
2. 健全管理制度，建立一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我校岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。 在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
3. 多渠道收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为校领导决策服务，为职工提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，總结经验教训，提高档案利用率。
4. 实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、着录和索引规则，文献编纂规则等。
这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
5. 加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，由于馆藏案卷多，着录工作不仅量大，而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在着录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得着录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
5.1 分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
5.2分级次着录，省时省力
在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件分级着录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少着录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
5.3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在着录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少着录环节，大大地提高着录速度。
6. 加强档案人员计算机知识和技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用；其次要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。
（作者单位：邹城市高级职业技术学校）