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摘 要：当前高职院校档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断完善档案服务机制，积极主动地为学院的事业发展服务。通过计算机网络为用户提供优质服务，加强各项档案事务管理，促使档案管理现代化。
关键词：档案管理
档案既是高职院校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。档案重要的内容是社会发展历史，它通过历史的客观记录，来反映在某一时刻领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等过程和成果。
一、档案管理在高职院校的价值和意义
高职院校档案是高职院校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高职院校最宝贵的信息财富之一。学校领导要进行科学的决策，就要进行详细研究，档案可以作为重要依据。档案详实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。
档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微。其中档案材料的收集在档案工作中占重要地位，是档案管理工作的前提和基础。这就要求我们档案管理人员要广泛深入了解学校各部门的工作情况，对学校工作活动和应该归档的材料了如指掌，确保收集档案材料的完整，力争做到对教学档案的收集有计划性和实效性。档案的整理也是一项复杂细致的工作，必须按照严格的标准和要求进行，每份档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码等。
二、高职院校档案管理信息的电子化应用
档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，真正实现了思想理念创新与技术方法创新：
一是档案的使用、检索创新。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短，办公效率大大提高。
二是档案的保管创新。电子档案使用高科技材料制成，与纸质载体相比，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。而且存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
三是档案电子传输，实现资源共享的创新。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
三、档案管理工作创新途径
建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破：
一是建立档案馆网页，开展网上利用服务。随着档案馆内部局域网的建立，档案部门将充分利用学院的网络，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
二是建立“电子档案数据管理中心”。将其设在档案馆，是学院信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
三是电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。
四是开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
四、档案管理工作者应具备的能力素质
档案管理者必须做到服务手段多元化，服务技术智能化，而达到这一要求就必须具备多元化知识背景，从根本上说，档案管理人员的素质高低决定了学校档案管理水平的高低。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍就显得尤为重要。
院校档案管理人员应具备的知识能力培养要求：一是精于档案管理专业知识。一个合格的档案管理人员不仅仅要钻研透自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力。
二是档案管理人员必须具备广博的知识。档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理更是无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力进行编录。从档案管理现代化发展趋势看，计算机、数学等学科的知识对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用，档案工作者可以及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。
三是档案管理人员要有良好的沟通能力。档案管理部门是一个集中很多内容的部门，同时也是一个严密性较强的部门。这就需要档案管理人员有善于沟通和处理事物的能力。
院校档案管理人员还应具备一定的政治、道德素质要求：必须坚定自己的政治立场，关心国家大事，关心社会动态，关心学校的发展，拥有良好的人生观和价值观。具备较强的服务意识和严谨细致的工作作风，工作态度上，尽职负责，待人接物上文雅和气，主动服务工作细致，细心。
关键词：档案管理
档案既是高职院校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。档案重要的内容是社会发展历史，它通过历史的客观记录，来反映在某一时刻领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等过程和成果。
一、档案管理在高职院校的价值和意义
高职院校档案是高职院校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高职院校最宝贵的信息财富之一。学校领导要进行科学的决策，就要进行详细研究，档案可以作为重要依据。档案详实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。
档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微。其中档案材料的收集在档案工作中占重要地位，是档案管理工作的前提和基础。这就要求我们档案管理人员要广泛深入了解学校各部门的工作情况，对学校工作活动和应该归档的材料了如指掌，确保收集档案材料的完整，力争做到对教学档案的收集有计划性和实效性。档案的整理也是一项复杂细致的工作，必须按照严格的标准和要求进行，每份档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码等。
二、高职院校档案管理信息的电子化应用
档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，真正实现了思想理念创新与技术方法创新：
一是档案的使用、检索创新。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短，办公效率大大提高。
二是档案的保管创新。电子档案使用高科技材料制成，与纸质载体相比，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。而且存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
三是档案电子传输，实现资源共享的创新。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
三、档案管理工作创新途径
建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破：
一是建立档案馆网页，开展网上利用服务。随着档案馆内部局域网的建立，档案部门将充分利用学院的网络，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
二是建立“电子档案数据管理中心”。将其设在档案馆，是学院信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
三是电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。
四是开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
四、档案管理工作者应具备的能力素质
档案管理者必须做到服务手段多元化，服务技术智能化，而达到这一要求就必须具备多元化知识背景，从根本上说，档案管理人员的素质高低决定了学校档案管理水平的高低。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍就显得尤为重要。
院校档案管理人员应具备的知识能力培养要求：一是精于档案管理专业知识。一个合格的档案管理人员不仅仅要钻研透自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力。
二是档案管理人员必须具备广博的知识。档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理更是无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力进行编录。从档案管理现代化发展趋势看，计算机、数学等学科的知识对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用，档案工作者可以及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。
三是档案管理人员要有良好的沟通能力。档案管理部门是一个集中很多内容的部门，同时也是一个严密性较强的部门。这就需要档案管理人员有善于沟通和处理事物的能力。
院校档案管理人员还应具备一定的政治、道德素质要求：必须坚定自己的政治立场，关心国家大事，关心社会动态，关心学校的发展，拥有良好的人生观和价值观。具备较强的服务意识和严谨细致的工作作风，工作态度上，尽职负责，待人接物上文雅和气，主动服务工作细致，细心。